12.07 Varhaiskasvatus

Tähän tietokantaan on koottu varhaiskasvatusta koskeva säilytysaikaohjeistus.

Ohjeistuksessa on huomioitu Kansallisarkiston 2.1.2019 antama määräys (AL/13089/07.01.01.01.01/2018) pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suositukset määräajan säilytettävistä asiakirjoista. 

Ohjeistusta noudatetaan niihin asiakirjatietoihin, jotka ovat muodostuneet 1.8.2017 alkaen. Kaikki digitaalisessa muodossa olevat pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjatiedot säilytetään pysyvästi digitaalisessa muodossa, mikäli ne ovat pitkäaikaissäilytykseen soveltuvassa muodossa tai ovat sellaiseen muotoon muunnettavissa. 

Valtionarkiston 1.9.1989 antamaa päätöstä ja otantaratkaisua sovelletaan kuitenkin edelleen varhaiskasvatuksessa ennen 1.8.2017 muodostuneisiin aineistoihin sekä myös 1.8.2017 jälkeen muodostuneisiin analogisiin aineistoihin, mikäli vastavia digitaalisia aineistoja ei ole tai digitaaliset aineistot eivät ole millään keinoin muunnettavissa pitkäaikaissäilytykseen sopivaan muotoon.

Ohjeistuksessa olevat määräaikaiset säilytysajat ovat suosituksia vähimmäissäilytysajoiksi. Työ on tehty yhteistyössä kuntien ja Kuntaliiton asiantuntijoiden kanssa. Arkistonmuodostajan tulee päättää oman organisaationsa käytännön toimintojen kannalta ja oikeudelliset näkökohdat huomioiden asiakirjojen täsmälliset säilytysajat. 

Varhaiskasvatuksen hallinnon asiakirjoihin sovelletaan edelleen myös arkistolaitoksen päätöstä 3.9.2001 KA 158/43/01 koskien Kunnalliset tuki- ja ylläpitotehtävien pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2001.

Tutustu myös:

• Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 Kunnalliset tuki- ja ylläpitotehtävät
• Valtionarkiston päätös 1.9.1989 Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat, kohta 1.4. Päivähoito ja lasten kotihoidontuki.