12.07 Varhaiskasvatus
Muistio varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista
Ohje varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista
Hakemus varhaiskasvatukseen sekä avoimeen varhaiskasvatustoimintaan, muutoshakemukset
Kuntalisä ja kuljetushakemus
Merkintä/ilmoitus hoitosuhteen alkamisesta/päättymisestä
Tuloselvitys varhaiskasvatuksen asiakasmaksun määräämiseksi liitteineen
Kiinnipitämisilmoitukset
Pyydetyt ja annetut lasta koskevat lausunnot ja arvioinnit, voivat olla varhaiskasvatussuunnitelman liitteinä, esim. varhaiskasvatuksen erityisopettajan lasunnot.
1.8.2017 alkaen pysyvä digitaalinen säilytys digitaalisena muodossa olevilla.
Ennen 1.8.2017 muodostuneilla aineistoilla sekä 1.8.2017 jälkeen muodostuvilla analogisilla aineistoilla pysyvästi säilytetään 8, 18 ja 28 päivänä syntyneiden lasten asiakirjat. Muiden lasten osalta säilytysaika on 10 vuotta hoidon päättymisestä.
Sosiaali- ja terveydenhuollosta saapuvia lausuntoja ei säilytetä pysyvästi varhaiskasvatuksen asiakirjakokonaisuudessa
Varhaiskasvatuksen järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvät luvat ja suostumukset, kuten lupa kuljettaa lasta autolla, lupa vierailla/osallistua uskonnollisessa tilassa/tilaisuudessa, tiedonsiirtolupa, kuvaus- ja julkaisulupa sekä ilmoitus henkilöistä, jotka saavat hakea lapsen varhaiskasvatuksesta
Varhaiskasvatukseen ottamista koskeva päätös, siirto toiseen varhaiskasvatuspaikkaan, päätös tai sopimus käytettävästä varhaiskasvatuspaikasta ja -ajasta, päätös lapsen poissaolosta isyysvapaan aikana, päätös varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista.
Lapsen kasvukansio.
Kasvukansion tekeminen ei perustu mihinkään säädökseen ja toimintatavan osalta ei taida olla kovinkaan yhteneviä käytäntöjäkään. Asia ei ollenkaan oikeudellisena tai henkilöstön oikeusturvaan liittyvänä. Kasvunkansiot tms. annetaan lapselle mukaan kun hän varhaiskasvatuksesta lähtee, mikäli sellaisia erillisesti kootaan. (Jarkko Lahtinen, Kuntaliitto)
Kansallisarkiston päätöksen mukaan varhaiskasvatussuunnitelma voi sisältää liitteitä, lausuntoja ja mm. lapsen kasvunkansio materiaaleja. Tällöin ne kasvunkansion tiedot säilytetään pysyvästi vaikka ne on erillisenä määritelty määräajan säilytettäväksi.
Lapsiryhmän lasten läsnäolopäiväkirja
Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma oleellisine liitteineen (mm. lausuntoja ja lapsen kasvukansion materiaaleja).Suunnitelma arvioidaan vähintään kerran vuodessa.
1.8.2017 alkaen pysyvä digitaalinen säilytys kaikilla digitaalisessa muodossa olevilla.
Ennen 1.8.2017 muodostuneilla aineistoilla sekä 1.8.2017 jälkeen muodostuvilla analogisilla aineistoilla pysyvästi säilytetään 8, 18 ja 28 päivänä syntyneiden lasten asiakirjat. Muiden lasten asiakirjat säilytetään 10 vuotta hoidon päättymisestä.
Liitteeksi otettu asiakirja esim. lausunto tai lapsen kasvunkansion materiaalia säilytetään pysyvästi, vaikka se olisi erillisenä määritelty määräajan säilytettäväksi.
Lääkehoitosuunnitelma
Paikallinen varhaiskasvatussuunnitelma
Varhaiskasvatuksen järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvä varhaiskasvatuksen ja huoltajien välinen viestintä, esim. hoitoaikoihin liittyvät ilmoitukset