Suosituksia kuntajohtamisen kehittämiseksi
Tässä yleiskirjeessä käsitellään strategisen kunnanhallitustyöskentelyn vahvistamista sekä pätevien kunnanjohtajien saannin ja johtamistyön edellytysten varmistamista. Yleiskirjeessä halutaan korostaa kuntajohtamisen vaativuuden kasvua ja sen huomioonottamista kunnan poliittisen ja ammatillisen johtamisen kehittämisessä. Työskentelyn vaativuus korostuu entisestään mm. kunta- ja palvelurakenneuudistuksen toimeenpanon todella käynnistyessä.
Myös monet muut kuntien toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset, kuten kuntalaisten palvelutarpeiden muutokset, väestön ikärakenteen muutokset sekä globalisaatio vaikuttavat merkittävästi kuntajohtamiseen. Nämä ja muut nopeasti muuttuvat tekijät vaativat kunnanhallituksilta ja kuntajohtajilta sekä vahvaa muutosjohtajuutta että strategista näkemystä.
Kuntaliiton, Kunnallisen työmarkkinalaitoksen ja Suomen Kuntajohtajat ry:n yhteishankkeena on laadittu asiakirja kuntajohtamisen kehittämiseksi. Hyvä johtaminen on vahvan elinkeinopohjan, hyvän tulonmuodostuksen ja talouden, tehokkaiden palveluiden ja toimivan demokratian ohella keskeinen kunnan strateginen menestystekijä.
Kuntajohtaminen 2015 – suunta, sisältö ja välineet -kehittämisasiakirjassa esitetään analyysi kuntajohtamisen tilasta. Asiakirjassa annetaan suositukset strategisen hallitustyöskentelyn vahvistamiseksi sekä pätevien kuntajohtajien saannin ja johtamistyön edellytysten varmistamiseksi. Tähän yleiskirjeeseen sisältyvät suositukset ovat soveltuvin osin voimassa myös kuntayhtymissä.
Kuntajohtaminen 2015 – suunta, sisältö ja välineet -kehittämisasiakirja löytyy kokonaisuudessaan Kuntaliiton internet-sivuilta osoitteesta: kunnat.net > kuntakehitys ja tutkimus > johtaminen > kuntajohtaminen. Asiakirjaa voi myös tilata painettuna Kuntaliiton Kirjakaupasta.
Lisätietoja:
Kaija Majoinen, kehitysjohtaja, puh. (09) 771 2512, 0500 811 239, s-posti: etunimi.sukunimi@kuntaliitto.fi
Anni Jäntti, tutkija, puh. (09) 771 2681, 050 573 9200, s-posti: etunimi.sukunimi@kuntaliitto.fi
I Strategisen hallitustyöskentelyn vahvistamista koskevat suositukset
Hallitustyön arviointi
Kunnissa hallitustyön kehittäminen on toiminnallisesti hyvä aloittaa arvioimalla päättymässä olevan valtuustokauden hallitustyöskentelyä. Suomen Kuntaliitossa on tuotteistettu arvioinnin työkaluksi lomakkeisto, jonka avulla kunnat voivat toteuttaa hallitustyön arvioinnin. Sen avulla saadaan hallituksen puheenjohtajien ja jäsenten, valtuuston puheenjohtajiston sekä johtavien viranhaltijoiden näkemykset hallitustyön toimivuudesta ja kehittämis-tarpeista.
Kuntaliitto suosittelee, että hallitus- ja valtuustotyön arviointi otetaan osaksi kunnan johtamis- ja arviointijärjestelmää.
Hyvän hallitustyön periaatteiden käyttöönotto
Hyvän hallitustyöskentelyn ohjeistus tai Good Corporate Governance, kuten vastaava ulkomainen termi kuuluu, on ollut jo vuosia kannustamassa osakeyhtiöiden hallituksia parempiin suorituksiin omassa työskentelyssään. Kiteytetysti todeten hyvä hallitustyöskentely yrityksissä on ohjaamista, johtamista, valvomista, sitouttamista ja järjestelmällisyyttä.
Osana hallitustyöskentelyn periaatteita on hallituksen työnkuvan määritteleminen. Kunnallisvaalien jälkeen, ennen hallituksen valintaa, pohtimisen arvoinen asia on, mikä on tulevaisuuden haasteisiin vastaamaan kykenevän hallituksen työnkuva. Hallituksen tehtävä-määrittely voi olla myös perustana, kun kunnallisjärjestöissä ja valtuustoryhmissä valmistellaan hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten valintaa.
Toimintaympäristön muutospaineiden lisääntyessä myös kuntasektorilla suositus hyvästä hallitustyöstä on tarpeen. Kuntaliitto on keväällä 2008 käynnistänyt viiden kunnan kanssa pilottihankkeen, jossa prosessikonsulttina on FCG Efeko Oy. Työn tuloksena tullaan loppu-vuonna 2008 antamaan kunnille suositus hyvän hallitustyön periaatteiden käyttöönotosta kunnissa ja kuntayhtymissä. Lisäksi Kuntaliitto antaa ohjeistuksen kuntakonserniin hyvän hallinnon periaatteista alkuvuonna 2009. Kuntaliitto suosittelee myös, että vaalikauden alussa kunnissa sovitaan poliittisista pelisäännöistä ja määritellään hallituksen työnkuva.
Luottamushenkilökoulutus ja -valmennus
Muutostilanteessa luottamushenkilöiden koulutuksen ja valmennuksen merkitys korostuu erityisesti.
Kuntaliitto suosittelee, että kunnat varaavat riittävät resurssit luottamushenkilöiden koulutuksen toteuttamiseksi ja kannustavat luottamushenkilöitä osallistumaan koulutukseen ja valmennukseen.
Lisäksi Kuntaliitto suosittelee, että kunnanvaltuustojen ja -hallitusten puheenjohtajat osallistuisivat luottamushenkilöille tarkoitettuun johtamiskoulutukseen, kuten FCG Efekon Johtajuus akatemiaan.
II Pätevien kuntajohtajien saannin ja johtamistyön edellytysten varmistamista koskevat suositukset
Kuntajohtamisen tilaa arvioitaessa on esitetty huoli, miten varmistetaan pätevien kuntajohtajien saaminen kuntien palvelukseen ja johtamistyön edellytykset myös tulevaisuudessa. Rekrytoinnissa voidaan onnistua, kun kiinnitetään kuntajohtajan työolosuhteissa huomiota ainakin seuraaviin seikkoihin:
- erityistä huomiota nuorempiin kuntajohtajiin
- työkyvyn ylläpitämiseen ja työtyytyväisyyteen
- oikeantasoiseen palkkaukseen työmäärään nähden
- yhteistyön laatuun ja tuen saamiseen liittyen erityisesti kunnan poliittiseen johtoon
- tarpeettoman epävarmuuden vähentämiseen koskien palvelussuhteen jatkumista
- toimivaan yhteistyöhön ja tuen antamiseen hallituksen ja kuntajohtajan välillä
- organisaation sisäisen urakierron hyödyntämiseen.
Rekrytointiprosessin kehittäminen
Kuntajohtajan viran tullessa avoimeksi rekrytoinnin onnistumisen lopputulosta edesauttaa valinnan kriteerien huolellinen etukäteismäärittely: Mitä pätevyyden osa-alueita ja millä painotuksella valittavalta hakijalta odotetaan? Millaista johtajaa tarvitaan ottaen huomioon kunnan tilannetekijät (kehitysnäkymät, talous ym.) ja strategiset tavoitteet? Selvää on, että johtajiksi voidaan valita vain pätevän johtamisosaamisen perusteella.
Yksittäisenä asiana rekrytoinnin kehittämisessä nousi esiin myös rekrytointiin liittyvien pelisääntöjen muuttaminen julkisuuden osalta. Kun nyt suostumuksen antajien nimet annetaan hyvin aikaisessa vaiheessa julkisuuteen, pitäisi pelisääntöjä pystyä muuttamaan niin, että nimet tulisivat julkisuuteen vasta siinä vaiheessa, kun on tiedossa varsinaiset ns. loppusuoralle pääsijät.
Tuen antaminen kuntajohtajalle ja johtajasopimuksen käyttöönotto
Kuntajohtajien pysyvyys työtehtävissään ja uusien kuntajohtajien rekrytointi voidaan turvata, kun kuntajohtamisen edellytykset ovat kunnossa. Luottamus, selkeä työnjako, yhteinen näkemys muutostarpeiden suunnasta ja strategiasta sekä kuntajohtajan osaamisen ja motivaation ylläpito ovat oleellisia kysymyksiä, kun huolehditaan kuntajohtajatehtävän vetovoimaisuudesta koskien niin virassa jo olevia kuntajohtajia kuin tulevia rekrytointeja. Kunnat eivät pärjää kiristyvässä kilpailussa osaavasta ja kyvykkäästä ammattijohtajapotentiaalista, jos maine työskentelyolosuhteista on huono.
Kuntajohtajan ja kunnanhallituksen välillä tehdyllä johtajasopimuksella sovitaan kunnan johtamisen keskeisistä periaatteista, kuntajohtajan työn tavoitteista ja niiden arviointimenettelystä sekä työn edellytyksistä. Johtajasopimusta voidaan luonnehtia myös johtamisen pelisääntöasiakirjaksi. Tällöin ennakolta sovituilla säännöillä ja menettelytavoilla voidaan yksinkertaistaa monimutkaisia tilanteita, ennaltaehkäistä ristiriitoja sekä vahvistaa valmistelun ja päätöksenteon ennustettavuutta ja luotettavuutta.
Kuntaliitossa tuotteistetaan vuoden 2008 aikana ajantasaistettu malli johtajasopimuksesta, mikä toimitetaan kuntiin työkaluksi johtajasopimusmenettelyn edelleen kehittämiseksi. Kuntaliitto suosittelee, että kaikissa kunnissa otetaan käyttöön johtajasopimus, joka tarkistetaan säännöllisesti.
Kehityskeskustelut
Johtamistyössä onnistumisen keskeinen edellytys on, että kuntajohtajalla on hallituksen puheenjohtajan kanssa käytävässä kehityskeskustelussa mahdollisuus säännöllisesti vuosittain täsmentää työhön kohdistuvia tulostavoitteita sekä työn edellytyksiä. Kehityskeskustelut yhdistettynä johtajasopimusmenettelyyn luovat hyvät edellytykset johtamistyölle. Kuntaliitto suosittelee, että kehityskeskustelumenettely vakiinnutetaan myös kunta-johtajalle ja johtaville viranhaltijoille. Kunnanhallituksen puheenjohtaja käy vuosittain kehityskeskustelun kuntajohtajan kanssa. Kuntajohtaja puolestaan käy kehityskeskustelut johtoryhmän ja muiden alaistensa kanssa.
Palkkaus ja palkitseminen
Ajantasainen ja kilpailukykyinen palkkausjärjestelmä on merkittävä keino kuntajohtajien työn vetovoimaisuuden lisäämiseksi. Kokemus siitä, että työstä saatu korvaus ei vastaa työn vaativuutta tai työtuloksia, voi johtaa alanvaihtoaikeisiin. Palkkauksen määrittelyperusteena tulisi olla työtehtävän vaativuus sekä henkilökohtaiset työtulokset ja ammatinhallinta.
Kuntajohtajien ja muiden johtoryhmän/työnantajan edustajien palkkauksen kehittämiseksi käynnistettiin keväällä 2008 hanke pilottikuntien, Kuntaliiton ja Kunnallisen työmarkkinalaitoksen kanssa. Pilottihankkeen toteuttaa Hay Group Oy (Palkitsemisen ja urasuunnittelun kehittäminen kaupungin- ja kunnanjohtajien tehtävissä). Pilottihankkeen kokemusten perusteella tehdään suunnitelma niistä toimenpiteistä, joilla kuntajohdon ja kunnan muiden johtavien viranhaltijoiden vaativuusarviointiin perustuva palkkausjärjestelmä laajennetaan muihin kuntiin ja soveltuvin osin myös kuntayhtymiin. Kunnallinen työmarkkinalaitos KT antaa kokeilun tulosten perusteella myöhemmin tarkemmat ohjeet kuntajohtajien ja muiden työnantajien edustajien palkkausjärjestelmän kehittämisestä.
Kunnallinen työmarkkinalaitos ja Kuntaliitto suosittelevat, että kuntajohtajan palkkaus perustuu työtehtävän vaativuuteen sekä henkilökohtaiseen ammatinhallintaan ja työtuloksiin. Kuntajohtajan palkkauksen arvioinnin ja tarkistamisen ajankohdista sovitaan ensisijaisesti johtajasopimuksessa ja ne toteutetaan kunta-alan yleisten palkkaratkaisujen mukaisesti tai muutoin erikseen sovittavalla tavalla. Kuntapäättäjien tulee huolehtia myös siitä, että kuntajohtajan pidemmän aikavälin ansiokehitys ei jää jälkeen yleisestä ansiokehityksestä.
Kuntajohdon mentorointi ja johtamiskoulutus
Kuntajohtajien ja muiden johtavien viranhaltijoiden johtamiskoulutus sekä mentorointi- ja työnohjausmenettelyn kehittäminen ovat tulevaisuudessa entistä tärkeämpiä. Tässä tulee ottaa huomioon niin alalle tulevat uudet johtajat kuin jo alalla pitkäänkin työskennelleiden erilaiset tarpeet.
Kuntaliitto suosittelee, että kunnat ja kuntayhtymät varaavat riittävät resurssit kunta-johtajien ja muiden johtavien viranhaltijoiden johtamiskoulutukseen. Kuntajohtajille suositellaan erityisesti FCG Efekon uudistunutta kuntajohtajille suunnattua Kuntajohtaminen 2015 -koulutusta.
Organisaation sisäisen urakierron hyödyntäminen
Kuntajohtajiksi hakevista suuri osa tulee kuntasektorin sisältä, esimerkiksi hallintojohtajan, talousjohtajan tai elinkeinojohtajan tehtävistä. Kuntien kannattaa hyödyntää omassa organisaatiossaan oleva johtamispotentiaali tarjoamalla mahdollisuuksia koulutukseen hyvissä ajoin.
Kuntaliitto suosittelee, että kunnat tarjoaisivat riittävän ajoissa kiinnostuneille, potentiaalisille tuleville kuntajohtajille mahdollisuuksia koulutukseen ja valmennukseen.
SUOMEN KUNTALIITTO
Risto Parjanne, toimitusjohtaja
Kaija Majoinen, kehitysjohtaja, kuntakehitys ja tutkimus