Yleiskirje 10/80/2008, Taisto Ahvenainen/eg, 7.3.2008

Salassa pidettävien asiakirjojen ja henkilötietojen käsittelystä

Suomen Kuntaliitto lähetti kunnille yleiskirjeen (16.9.2005, 19/80/2005) julkisuuslain muutoksista sekä kuntien www-viestinnän suositusten ja salassa pidettävien tietojen täsmennyksistä.

Lainvalvontaviranomaiset ovat eräissä ratkaisuissaan huomauttaneet kuntia virheistä salassa pidettävien tietojen ja yksityiselämän suojan piiriin kuuluvien henkilötietojen julkistamisessa ja hävittämisessä.

Tietosuojavaltuutettu on esittänyt toivomuksen, että kunnissa harkittaisiin esimerkiksi toimielinkohtaisesti erityisesti henkilötietoja sisältävien salassa pidettävien asiakirjojen ohjeistusta. Myös arkistolaitos on toivonut, että kunnallisille viranomaisille tähdennetään niiden velvollisuutta huolehtia asiakirjojen käsittelystä ja hävittämisestä ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

Salassa pidettäviä päätöksiä ja tietoja ei saa panna luvatta yleisesti nähtäväksi, kunnan internet-sivuille eikä sisäiseen verkkoon. Toimielimen jäsenet eivät saa muodostaa niistä kotiarkistoja. Salassa pidettävät asiakirjat on palautettava kunnan toimesta hävitettäväksi.

Asiakirjoja ei saa käsitellä, säilyttää eikä hävittää niin, että ne voivat joutua sivullisten käsiin. Jokainen on rangaistusvastuun uhalla vaitiolovelvollinen salassa pidettävistä tiedoista.

Eduskunnan oikeusasiamies on pitänyt tärkeänä, että kunnat laativat selkeät ohjeet asukkaidensa ja asiakkaidensa tietosuojan toteuttamisesta verkkoviestinnässä. Lainvalvontaviranomaisten ratkaisuissa yksityiselämän suojaa on pidetty julkisuutta ja sananvapautta painavampana perusoikeutena. Asiakohtaisesti on arvioitava, onko kuntalain tiedottamisvelvollisuus riittävä lakisääteinen velvoite henkilötietoja sisältävien asiakirjojen julkaisemiselle verkossa.

Kunnan yhteisten asioiden hoitoa sisältävistä päätöksistä ja niiden valmistelusta on tiedotettava. Yksityishenkilöitä ja – asioita koskevista päätöksistä ei yleensä ole tarpeellista tiedottaa yksityiskohtaisesti. Jokaisen tiedonsaantioikeus muista kuin salassa pidettävistä asiakirjoista on kuitenkin turvattava.

Suositeltavaa on, että kunnat pitävät henkilötietoja sisältäviä kokousasiakirjoja verkossa vain tehokkaan tiedottamisen vaatiman rajoitetun ajan.

Henkilötietojen ja salassa pidettävien tietojen käsittelyä on tarpeellista arvioida ja ohjeistaa kunnassa toimielinkohtaisesti.

Lisätiedot:

Taisto Ahvenainen, puh. (09) 771 2473

Maaret Botska (arkistotoimi), puh. (09) 771 2664

Varpu Laankoski, puh. (09) 771 207

Riitta Myllymäki, puh. (09) 771 2463

Mika Paavilainen, puh. (09) 771 2176

Tuuli Tarukannel, puh. (09) 771 2467

Salassa pidettävien asiakirjojen ja henkilötietojen käsittelystä

Yksityiselämän suoja julkisuutta painavampi

Suomen Kuntaliitto lähetti kunnille 16.9.2005 (19/80/2005) päivätyn yleiskirjeen julkisuuslain muutoksista ja kuntien www-viestinnän suositusten täsmennyksistä. Yleiskirje sisälsi myös täsmentävät ohjeet yksityisyyden suojan salaisuuksista.

Eduskunnan oikeusasiamies on katsonut (28.3.2007,dnro 44/2/05), ettei kunnan hallinnossa asioivien yksityisyyden suojaan ole aina kiinnitetty riittävää huomiota. Oikeusasiamies on pitänyt tärkeänä, että kunnat määrittelisivät omassa sisäisessä ohjeistuksessaan (esim. hallintosäännössä) selkeästi, miten kunnat toteuttavat verkkoviestinnässään asukkaidensa ja asiakkaidensa tietosuojan.

Eduskunnan oikeusasiamies on todennut, että esimerkiksi viranhaltijan, asukkaan tai asiakkaan korvaus- tai muita etuuksia koskevat hakemukset sisältävät usein sellaisia henkilötietoja, joissa tulee kussakin yksittäisessä asiassa punnita, oikeuttaako kuntalaissa säädetty tiedottamisvelvollisuus kysymyksessä olevien henkilötietojen julkaisemisen ja käsittelyn kunnan verkkosivuilla. Lisäksi arvioinnissa tulee ottaa huomioon myös julkisuuslain salassapitosäännökset.

Lainvalvontaviranomaiset ovat toimittaneet Suomen Kuntaliitolle tiedoksi eräitä päätöksiään, joissa yksityiselämän suojan piiriin kuuluvia salassa pidettäviä tietoja tai henkilötietoja ei olisi saanut tai ei olisi ollut syytä julkistaa, antaa sivullisille eikä laittaa verkkoon (ks. Kuntaliiton yleiskirje 16.9.2005, 19/80/2005, myös jäljempänä).

Kuntaliitto on lainvalvontaviranomaisten kannan mukaisesti ohjeissaan katsonut, että perustuslain yksityiselämän suojaa koskeva perusoikeus on julkisuutta ja sananvapautta koskevia perusoikeuksia painavampi. Tämä on syytä ottaa erityisesti huomioon myös, kun julkisia henkilötietoja käsitellään ja niiden julkistamista arvioidaan kunnassa.

Henkilötietojen käsittely verkossa on kunnan tiedottamisvelvollisuuden ja toiminnan avoimuusvaatimusten vuoksi tarpeellista, mutta henkilötietoja sisältävät asiakirjat on käytävä huolellisesti läpi ennen verkkoon laittamista.

Kunnan yhteisten asioiden hoitoa sisältävistä päätöksistä ja niiden valmistelusta on tiedotettava. Yksityishenkilöitä ja – asioita koskevista päätöksistä ei yleensä ole tarpeellista tiedottaa yksityiskohtaisesti. Esimerkiksi kunnan keskeisissä virkavalinnoissa tämä on sen sijaan tarpeellista.

Hyvän tiedonhallintatavan, hyvän tietojenkäsittelytavan ja tiedottamisen vaatimukset on pyrittävä yhteen sovittamaan niin, että viranomaisten velvollisuudet tiedottamisessa ja jokaisen tiedonsaantioikeuksien edistämisessä toteutetaan vaarantamatta perusteettomasti kenenkään yksityisyyttä. Tiedon saanti muista kuin salassa pidettävistä asiakirjoista on turvattava.

Salassa pidettävistä tiedoista

Jokaisella on oikeus saada pyytämänsä tieto viranomaisen hallussa olevasta asiakirjasta, jos tieto on julkinen. Tiedon antaminen muista kuin julkisista asiakirjoista on viranomaisen harkinnassa, mutta niistäkin on annettava tietoja, jos ne eivät ole salassa pidettäviä eikä tiedon saannin rajoittamiselle ole laista johtuvia perusteita.

Julkisuuslaissa on 32-kohtainen luettelo yleisimmistä salassa pitoperusteista (24 §). Esimerkiksi kaikki sosiaali- ja terveydenhuollon ja työhallinnon asiakastiedot, oppilaan ja hänen perheensä henkilökohtaisia oloja sekä oppilashuoltoa koskevat tiedot ovat aina salassa pidettäviä. Myös tiedot yksityiselämän piirissä esitetyistä mielipiteistä, elintavoista, yhdistys - tai harrastustoiminnasta, perhe-elämästä sekä niihin verrattavista henkilökohtaisista oloista ovat salassa pidettäviä. Esimerkiksi jokaisen perhesuhteet sekä yksityishenkilön tai työntekijän puoluekanta tai jäsenyys ammatti- tai muuhun yhdistykseen ovat salassa pidettävä tietoja.

Salassa pidettäviä tietoja ei saa panna yleisesti nähtäväksi. Niitä ei saa laittaa myöskään kunnan internetiin eikä julkaista tai antaa sivullisille luvatta muullakaan tavoin. Salassa pidettäviä tietoja sisältäviä asiakirjoja ei saa luvatta laittaa myöskään kunnan sisäiseen verkkoon.

Esityslistaan ja pöytäkirjaan saa laittaa salassa pidettäviä tietoja ja henkilötietoja. Salassa pidettäviä tietojen ja henkilötietojen merkitsemistä esityslistaan ja pöytäkirjaan on kuitenkin syytä harkita, jollei asian käsittely sitä vaadi.

Salassa pidettävät tiedot ja henkilötiedot saattaa olla perusteltua merkitä esityslistan ja pöytäkirjan liitteisiin, kun niitä ei saa tai, kun niitä ei ole yksityiselämän suojan tarve ja tiedottamisen vaatimukset huomioon ottaen perusteltua panna yleisesti nähtäväksi eikä julkistaa muullakaan tavoin.

Lainvalvontaviranomaiset ovat eräissä päätöksissään todenneet, ettei yksityiselämän suojan piiriin kuuluvia salassa pidettäviä tietoja olisi saanut tai ei olisi ollut syytä julkistaa, antaa sivullisille eikä laittaa verkkoon. Viranomaiset katsoivat, ettei näitä tietoja olisi pitänyt julkistaa, vaikka ne eivät olleet riidatta salassa pidettäviä.

Tiedot, joita ei saa julkistaa, koskivat muun muassa

toimeentulotukea (mm. AOKA 7.2.2005, 168/1/04)
työttömyyttä, sairausaikaa (AOKA 18.5.2004,145/1/02)
juorukirjoitusta viranhaltijan vapaa-ajan käytöstä (EAOA 28.11.2002,941/4/01)
henkilöiden korvaus- ja muiden hakemusten sisältöä (EOA 28.3.2007, 44/2/05)
pankkitilin numeroa (AOKA 14.6.2005, 294/1/04)
yksityishenkilöitä koskevien kunnan saatavien poistamista (EAOA 9.10.2002, 1835/2/99 ja 2200/4/99)

Tulkintaongelmien välttämiseksi olemme pitäneet perusteltuna, että kunnissa katsotaan esimerkiksi henkilön sairauspoissaoloa, vanhempainlomaa, äitiyslomaa, adoptiota, hoitovapaata, työkyvyttömyyseläkettä ja muunkin eläkkeen perustetta ja pankkitilin numeroa koskevat tiedot salassa pidettäviksi.

Myös nimeltä mainittujen oppilaiden koulupaikka- ja koulukuljetushakemuksien sekä henkilöiden vahingonkorvaushakemuksien sisältämiä tietoja on vastaavasta syystä perusteltua käsitellä salassa pidettävinä. Myös tiedot henkilöiden vapaa-ajan piiriin kuuluvista asioista on syytä katsoa salassa pidettäviksi.

Kuntaliiton kotisivuille (lakiasiat) on kerätty oikeuskäytäntöä ja muuta aineistoa muun muassa julkisuus- ja salassapitoasioista (http://www.kunnat.net/k_peruslistasivu.asp?path=1;29;349;22080).

Henkilötietojen käsittelystä ja verkkoviestinnästä

Salassa pidettäviä henkilötietoja ei saa luvatta antaa sivullisille, laittaa verkkoon eikä julkistaa muullakaan tavoin.

Henkilötietolaki ei rajoita julkisten henkilötietojen antamista tiedotusvälineille toimituksellista tarkoitusta varten eikä yksityishenkilöille yksinomaan henkilökohtaisiin tai niihin verrattaviin tavanomaisiin yksityisiin käyttötarkoituksiin (ks. Henkilötietojen luovuttaminen viranomaisten henkilörekistereistä, Asiaa tietosuojasta, 10/1999, 16.10.2006, http://www.tietosuoja.fi/uploads/fkdjwcbogib.rtf).

Henkilötietoja saa käsitellä ja käyttää henkilötietolain tarkoittamiin sallittuihin käyttötarkoituksiin (mm. nimenomainen suostumus, viranomaisen oma toiminta, tutkimus, tilastointi). Henkilötietoja pyytävältä on pyydettävä selvitys, mihin hän käyttää tietoja. Ennen henkilötietojen luovuttamista on kerrottava, että hän saa käyttää luovutettuja tietoja vain pyytämäänsä tarkoitukseen.

Päätökset, jotka koskevat kunnan yhteisten asioiden hoitoa, edellyttävät tiedottamista (mm. keskeiset virkavalinnat). Yksityishenkilöä ja – asioita koskevat päätökset eivät yleensä edellytä yksityiskohtaista tiedottamista, vaikka tiedot olisivat julkisia (mm. henkilöiden korvaushakemukset).

Henkilörekisteritietojen laittaminen avoimeen verkkoon on henkilötietojen sähköistä luovuttamista, joka edellyttää asianomaisten lupaa tai muuta laillista perustetta.

Luettelot yksityishenkilöistä, tiedot palkankorotusten saajista, valintaa varten tehty yhteenveto viranhakijoista ja asianhallintajärjestelmä (diaari) kunnassa ovat henkilörekistereitä eikä niitä saa laittaa verkkoon. Rakennusluvan saajia koskevista päätöksistä saattaa lakisääteisestä julkipanomenettelystä huolimatta muodostua henkilörekisteri, minkä vuoksi luetteloa ei pidä laittaa verkkoon julkipanoaikaa pidemmäksi ajaksi.

Yksityishenkilöiden henkilötietojen laittamista verkkoon tulee välttää. Henkilötunnuksia, yksityishenkilöitä koskevia osoite-, puhelinnumero- tai muita yhteystietoja ei saa laittaa verkkoon.

Kunnan henkilöstön työyhteystiedot saa laittaa verkkoon, jos se on kuntalaisten asioinnin kannalta perusteltua. Työntekijän kotiyhteystietojen laittaminen verkkoon edellyttää aina suostumusta. Myös luottamushenkilöiden kotiyhteystietojen laittaminen verkkoon edellyttää asianomaisen suostumusta.

Henkilötietoja sisältävät kunnan kokousasiakirjat eivät muodosta henkilörekisteriä eikä niiden laittaminen verkkoon ole sähköistä luovuttamista henkilörekisteristä. Tästä huolimatta henkilötietoja sisältävien kokousasiakirjojen laittaminen verkkoon on lähtökohtaisesti perusteltua vain siltä osin, kun asiaan ja tietoihin liittyy kunnan yhteisten asioiden hoitoa koskeva tiedottamisintressi.

Tällaisten kokousasiakirjojen pitäminen verkossa on perusteltua lähinnä tiedottamisintressin edellyttämän ajan. Tämän ajan pituudesta ei ole erikseen säädetty. Tietosuojavaltuutettu on pitänyt hyvänä ”johtoa” antavana lähtökohtana kunnallisten päätösten nähtävänä pitoa koskevia määräaikoja (TSV 18.5.2004, dnro 582/49/2004).

Kuntaliitto on suositellut, että kunnat pitävät tiedottamista edellyttäviä henkilötietoja sisältäviä kokousasiakirjoja verkossa vain tehokkaan tiedottamisen vaatiman rajoitetun ajan. Liitto on tukeutunut erääseen eduskunnan apulaisoikeusasiamiehen ratkaisuun ja pitänyt tärkeänä, että ne poistetaan verkosta ainakin viimeistään vuoden kuluttua niiden julkaisemisesta (EAOA 4.12.2002, dnro 2823/4/02). Muita pöytäkirjoja voi olla tarpeellista säilyttää verkossa pidempäänkin.

Vaikka kokousasiakirjat sisältäisivät sellaisia julkisia henkilötietoja, joita ei pidä laittaa verkkoon, jokaisella on oikeus saada niistä tieto (mm. pöytäkirja allekirjoitettu ja tarkastettu).

Kuntaliiton viestintäsuosituksia

Kuntaliiton kotisivuilla on muun muassa yleiskirje kuntien www-viestinnän suositusten ja yksityisyyden suojan salaisuuksien täsmennyksistä sekä muita viestinnän suosituksia. Jäljempänä ovat linkit myös Kuntaliiton lakimiesten kirjoituksiin verkkoviestinnästä ja tiedottamisesta.

http://www.kunnat.net/k_perussivu.asp?path=1;29;355;741;62233 
http://www.kunnat.net/k_peruslistasivu.asp?path=1;29;355;394
http://www.kunnat.net/k_perussivu.asp?path=1;29;63;375;75765;86906;86907
http://www.kunnat.net/k_perussivu.asp?path=1;29;66354;66363;119760:
http://www.kunnat.net/k_perussivu.asp?path=1;29;66354;66363;119760. 
http://www.kunnat.net/k_perussivu.asp?path=1;29;60;41305;114215;119788;…
http://www.kunnat.net/k_peruslistasivu.asp?path=1;29;355;394;123284
http://www.kunnat.net/k_perussivu.asp?path=1;29;63;375;75765;86906;86907

Muita linkkejä:

http://www.kunnat.net/k_perussivu.asp?path=1;29;349;22080;128058
http://www.kunnat.net/k_perussivu.asp?path=1;29;60;108920;114805;131294…

Kuntalehden artikkelit:

16/2007, s. 43 (Henkilötietojen verkkojulkaisuun on oltava peruste)
20/2007, s. 60 (Kunnalla on velvollisuus tiedottaa toiminnastaan)

Artikkelit Kuntalehden verkkosivuilla:

http://www.kuntalehti.fi/default.asp?sc=4862&year=2007  

Salassa pidettävien tietojen ja henkilötietojen käsittelyn toimielinkohtainen arviointi

Henkilötietojen ja salassa pidettävien tietojen käsittelyä on tarpeellista arvioida ja ohjeistaa kunnassa toimielinkohtaisesti. Tukea antavat tiedotuksesta, tietosuojasta ja arkistoimesta vastaavat viranhaltijat kunnassa.

Toimielinkohtaisesti on syytä päättää, kenelle muita kuin salassa pidettäviä tietoja sisältävät esityslistat ja muut kokousasiakirjat lähetetään, missä ne ovat kunnassa nähtävänä ja miten menetellään, kun niitä laitetaan verkkoon.

Myös siitä on syytä päättää, ketkä tiedottavat ja antavat tietoja esimerkiksi kokousasiakirjoista (esim. esittelijät).

Toimielinkohtaisesti on tarpeellista harkita myös salassapitovelvollisuutta korostavan vaitiolositoumuksen käyttöön ottamista.

Esityslistaan ja pöytäkirjaan voi laittaa salassa pidettäviä tietoja ja henkilötietoja eikä niiden käsittelylle kokouksessa ole estettä. Niiden merkitsemistä esityslistaan ja pöytäkirjaan on kuitenkin syytä harkita, jollei asian käsittely sitä vaadi.

Johtosäännöt sisältävät määräyksiä kokousmenettelystä (mm. kuntalaki 50 §, hallintosääntö). Salassa pidettäviä tietoja sisältävät esityslistat liitteineen lähetetään toimielimen jäsenille sekä niille, joilla on läsnäolo- ja puheoikeus kokouksessa. Heillä on oikeus osallistua kokouksessa myös salassa pidettävien asioiden käsittelyyn.

Toimielimen jäsenillä on oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja salassa pidettäviä tietoja koskevin rajoituksin. Käytännössä on katsottu, että toimielimen jäsenillä on oikeus saada myös salassa pidettäviä tietoja, jos ne liittyvät käsittelyssä olevaan tai käsittelyyn tulevaan asiaan. Yksittäisellä jäsenellä ei ole oikeutta saada muissa tilanteissa salassa pidettäviä tietoja.

Toimielimellä ja myös esimiehillä on oikeus saada valvonta- ja johtovastuunsa perusteella alaistaan toimintaa koskevia salassa pidettäviä tietoja.

Salassa pidettäviä tietoja sisältäviin kokous- ja muihin asiakirjoihin on tarpeellista laittaa salassapitomerkintä ja säännös, johon salassa pito perustuu (esim. sosiaalihuollon asiakastieto, salainen julkisuuslaki 24 § 25 kohta, 22 §, 23 §, sosiaalihuollon asiakaslaki 14 §, 15 §).

Asiakirjaan on aina laitettava salassapitomerkintä ja - säännös, jos siitä annetaan asianosaiselle tieto muita kuin häntä itseään koskevasta salaisuudesta.

Salassa pidettäviä tietoja sisältävät kokousasiakirjat on säilytettävä ja hävitettävä asianmukaisesti. Niistä ei saa muodostaa kotiarkistoja. Erityisen tärkeätä on, että kunnissa huolehditaan siitä, että tällaiset kokousasiakirjat jätetään kokouksen jälkeen kuntaan tai palautetaan myöhemmin kunnanvirastoon asianmukaisesti hävitettäväksi.

Asiakirjoja ei saa säilyttää eikä hävittää niin, että ne voivat joutua sivullisten käsiin. Jokainen, joka käsittelee salassa pidettäviä tietoja, on niistä rangaistusvastuun uhalla vaitiolovelvollinen. Salassa pidettäviä tietoja ei saa luvatta ilmaista sivullisille. Myös perheenjäsenet ja muut läheiset henkilöt ovat tällöin sivullisia.

Oikeuskansleri

06.11.1990 dnro 46/62/90

Huomautus asiakirjojen virheellisestä hävittämisestä

Julkisuudessa olleiden tietojen mukaan kaupunginviskaalinvirastosta oli hävitetty asiakirjoja viemällä ne roskalaatikkoihin, mistä ne olivat joutuneet kaatopaikalle ja sivullisten käsiin. Viraston päällikölle huomautettu vastaisen varalle siitä, että asiakirjoja hävitettäessä on noudatettava valtionarkiston yleisohjetta nro 8/17.5.1983 valtion virastojen ja laitosten arkistoihin kuuluvien erinäisten asiakirjojen hävittämisestä.

Apulaisoikeuskansleri
07.06.2004 dnro 4/50/04

Salassapito toimeentulotukihakemusten käsittelyssä

Apulaisoikeuskansleri otti lehtikirjoituksen perusteella omana aloitteena käsiteltäväkseen salassapitosäännösten noudattamisen toimeentulotukihakemusten käsittelyssä. Lehtikirjoituksen mukaan asiakkaan toimeentulotukihakemuksen liiteaineisto oli kadonnut sosiaalipalvelutoimistossa. Toisaalta asiakkaalle oli tukipäätöksen ohella palautettu toiselle henkilölle kuuluvat asiakirjat.

Sosiaaliviraston selvityksen mukaan kahden toimeentulotukiasiakkaan hakemusten liiteaineisto oli käsittelyn jossakin vaiheessa vaihtunut. Sittemmin asiakirjat oli saatu palautettua asiakkaalle. Hänelle oli myös korvattu asiasta aiheutuneet kulut.

Apulaisoikeuskansleri totesi asiassa antamassaan päätöksessä, että sosiaalihuollon asiakkaan ja perustuslain säännöksin suojatun jokaisen yksityisyyden kannalta on välttämätöntä, että asiakkaan asiaa hoidetaan sosiaalipalvelutoimistossa salassapitosäännösten edellyttämällä huolellisuudella ja siten, etteivät asiat tai asiakirjat joudu sivullisen tietoon. Tämä edellyttää myös sitä, että tukiasioiden käsittelyn viime vaiheessa eli asiakirjoja asiakkaalla postitettaessa varmistutaan siitä, että postitettavaan aineistoon sisältyy vain kysymyksessä olevalle asiakkaalle tarkoitettuja asiakirjoja.

Apulaisoikeuskansleri kiinnitti asianomaisen sosiaalipalvelutoimiston huomiota huolellisuuteen asiakirjojen käsittelyssä ja salassapitosäännösten noudattamisessa. Apulaisoikeuskansleri piti aiheellisena, että sosiaalivirasto alaistensa ohjeistuksessa ja koulutuksessa painottaa salassapitosäännösten huolellista noudattamista ja sen varmistamista, ettei salassa pidettäviä asiakkaan tietoja joudu sivullisen tietoon.

L viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 §
Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista
Suomen perustuslaki 10 §

Kuntaliiton arkistotoimen suosituksia

Arkistotoimen sisällöstä ja järjestämisestä säädetään arkistolaissa. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai niiden sisältämät tiedot säilytään pysyvästi. Muutoin arkistonmuodostaja määrää asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpitää niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa.

Määräajan säilytettävät asiakirjat tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu.

Rekisterinpitäjän on huolehdittava tarpeettomiksi käyneiden henkilötietojen poistamisesta henkilörekisteristä. Myös tarpeettomaksi käynyt henkilörekisteri on hävitettävä, jollei sitä ole määräysten mukaan edelleen säilytettävä eikä sitä siirretä arkistoon. Henkilörekistereiden hävittämisestä, siirtämisestä arkistoon sekä muun muassa arkistoon siirrettyjen henkilörekistereiden käytöstä ja tietojen luovuttamisesta noudatetaan henkilötietolakia.

Kuntaliitto on julkaissut toista kymmentä suositusta kunnallisten asiakirjojen säilytysajoista. Julkaisujen johdantoluvut sisältävät muun muassa asiakirjatietojen hävittämiseen liittyviä ohjeita.

http://www.kunnat.net/k_htmlimport.asp?path=1;29;145;38918
(”Etsi kirja” – ”Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat”)

Kuntien arkistoimen sisäisten toimintaohjeiden valmistelussa voi käyttää soveltuvin osin apuna valtionhallinnolle tarkoitettua valtiovarainministeriön ohjetta tarpeettomiksi tulleiden tietoaineistojen hävittämisestä. Kyseinen ohje ei enää ole voimassa, mutta sen periaatteita voidaan käyttää soveltuvin osin.
http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/8583_fi.pdf

Valtiovarainministeriön laatimia valtionhallinnon ohjeita ”Valtionhallinnon tietoaineiston käsittelyn turvallisuusohje” sekä ”Arkaluontoisten kansainvälisten tietoaineistojen ohje” voi myös tarvittaessa käyttää soveltuvin osin kunnissa.

http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/05_valtionhallinnon_tietoturvallisuus/3386/name.jsp
http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/05_valtionhallinnon_tietoturvallisuus/20021203Arkalu/name.jsp

Arkistolaitoksen suosituksia

Arkistolaitoksen kotisivuilla on muun muassa opas arkistonmuodostussuunnitelman laatimiseksi, opas säilytysaikojen määrittelyn periaatteiksi, määräykset pysyvästi säilytettävistä kunnallisista asiakirjoista ja ohje sähköisiin tietojärjestelmiin sisältyvien tietojen hävittämisestä.

http://www.ams-opas.fi/ams/ams-etusivu/
http://www.narc.fi/Arkistolaitos/a/tiedostot/PDF/opas02112005.pdf
http://www.narc.fi/Arkistolaitos/ohjeet/viranomaisohj/kunnallishallinto/kunnallishallinto_seu.htm
http://www.narc.fi/Arkistolaitos/sahkoinen/

Tietosuojavaltuutetun suosituksia ja kannanottoja

Tietosuojan vaatimukset henkilörekistereiden käytössä joudutaan arvioimaan kunnan oman toiminnan sekä palvelutuotannon ja toiminnan uudelleen järjestelyjen yhteydessä.

Tietosuojavaltuutetun kotisivuilla on muun muassa tietosuojavaltuutetun suosituksia ja ratkaisuja henkilötietolain soveltajille, vastauksia usein kysyttyihin asioihin sekä pari kymmentä opasta rekisterinpitäjille.

(http://www.tietosuoja.fi/1554.htm
http://www.tietosuoja.fi/27211.htm
http://www.tietosuoja.fi/27212.htm)

SUOMEN KUNTALIITTO

Kari Prättälä
lakiasiain johtaja

Taisto Ahvenainen
johtava lakimies

Löydä lisää sisältöä samoista teemoista

Laki