Julkisuuslain muutokset voimaan 1.10.2005

Julkisuuslain ja kuntalain 50 §:n muutokset tulevat voimaan 1.10.2005. Kunnallishallintoa koskevat lähinnä säännökset asiakirjan antamista koskevan päätösvallan siirrosta ja asiakirjoista perittävistä maksuista. Julkisuuslain 14 §:n muutos merkitsee, että valtuusto voi kunnan hallintosäännöllä tai muulla johtosäännöllä antaa kunnan toimielimelle oikeuden siirtää päättämässään laajuudessa asiakirjan antamista koskevaa ratkaisuvaltaa alaiselleen viranhaltijalle (ks. malli). 

Julkisuuslain 34 §:n mukaan tiedon saanti asiakirjoista on maksutonta, kun asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti, asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi, sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään sähköpostitse ja kun asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- ja tiedotusvelvollisuuden piiriin. Poikkeuksellista tiedonhakua vaativissa tietopyynnöissä voidaan periä tiedon esille hakemisesta aiheutuneita kustannuksia vastaava maksu, jollei kysymys ole neuvonta-, kuulemis- eikä tiedotusvelvollisuudesta. Kopiosta ja tulosteista voidaan periä maksu, joka vastaa tiedon antamisesta viranomaiselle aiheutuvien kustannusten määrää.

Kunnissa ei sovelleta valtion maksuperustelakia. Kuntien on tietopyynnöissä otettava huomioon julkisuuslain 34 §:n maksusäännökset. Valtuuston on hallintosäännössä annettava tarpeelliset määräykset asiakirjoista perittävistä lunastuksista sekä asiakirja- ja tietopyynnöissä perittävistä maksuista (ks. malli). Maksuissa noudatetaan kunnassa kustannusvastaavuuden periaatetta. Maksut ja lunastukset voivat olla tätä pienempiä. Kuntien maksut määrätään ja peritään siten kuin kuntalain nojalla päätetään. Maksut eivät saa vaarantaa julkisuusperiaatteen toteutumista. Kunnan on tarkistettava maksuja koskevat määräykset ja muut päätökset julkisuuslain vaatimusten mukaisiksi viimeistään 1.10.2006 mennessä.  

Oikeusministeriön julkisuuslainsäädäntöä koskeva Internet-sivusto on osoitteessa www.om.fi/julkisuus. Tiesuojavaltuutetun kotisivut ovat osoitteessa www.tietosuoja.fi.

Täsmennyksiä kuntien www-viestinnän ohjeet 2001 -suosituksiin

Henkilötietojen käsittelyssä yksityiselämän suojan vaatimukset ovat julkisuusperiaatetta painavampia perusteita. Henkilötietojen merkitsemistä kokous- ja muihin asiakirjoihin ja julkaisemista Internetissä on syytä välttää. Henkilötietoja sisältäviä kokousasiakirjoja tulisi julkaista Internetistä vain tehokkaan tiedottamisen vaatiman rajoitetun ajan, jolloin ne tulisi poistaa Internetistä ainakin viimeistään vuoden kuluttua julkaisemisesta. Salassa pidettäviä tietoja ja henkilörekisteritietoja ei saa luvatta julkaista avoimessa Internetissä. Kuntaliiton kuntien verkkoviestinnän ohjeistus on Internetissä www.kunnat.net > viestintä > verkkoviestintä.

Lisätiedot:

Taisto Ahvenainen, p. (09) 771 2473, Heikki Harjula, p. (09) 771 2070,

Tanja Mikkonen p. (09) 771 2308, Juha Myllymäki, p. (09) 771 2450,

Riitta Myllymäki, p. (09) 771 2463, Oiva Myllyntaus (maksut), p. (09) 771 2083 ja Satu Tyry-Salo (www-viestintä), p. (09) 771 2010



Tiedoksi

Eduskunnan oikeusasiamies

Oikeuskansleri

Tietosuojavaltuutettu



--------------------------------------------------------------------------------

Sisällysluettelo

Julkisuuslain muutokset voimaan 1.10.2005

Asiakirjan antamista koskevan päätösvallan siirtäminen

Hallintosäännön määräys (malli)

Asiakirjoista perittävät maksut

Hallintosäännön 29 §:n määräys ja kuvaus kunnanhallituksen päätöksen sisällöstä (malli)

Maksuhinnoittelu verkkoon

Uudet maksut voimaan viimeistään 1.10.2006 mennessä

Muut julkisuuslain muutokset

Oikeusministeriön julkisuusohjeistoa

Kuntien www-viestinnän ohjeet 2001 tarkistetaan

Avoimeen Internet-verkkoon ei salaisuuksia eikä ilman hyväksyttäviä perusteita muitakaan henkilötietoja 

Täsmentäviä ohjeita yksityisyyden suojan salaisuuksista

Täsmennyksiä kuntien www-viestinnän ohjeet 2001 -suosituksiin

Julkisuuslain muutokset voimaan 1.10.2005

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) tuli voimaan 1.12.1999. Julkisuuslakiin on tämän jälkeen tehty joitakin sisällöllisiä muutoksia (mm. 1151/2001, 1060/2002, 684/2003). Uusimmat julkisuuslain muutokset ja kuntalain 50 §:n muutos tulevat voimaan 1.10.2005 (HE 20/2005, HaVM 9/2005 ja säädöskokoelman numerot 495–496/2005). Muutoksista kunnallishallintoa koskevat lähinnä säännökset asiakirjan antamista koskevan päätösvallan siirrosta ja asiakirjoista perittävistä maksuista (14 §, 34 §).

Asiakirjan antamista koskevan päätösvallan siirtäminen

Kuntalain 14 §:n toimivallan siirtämistä koskevaa säännöstä ei sovelleta, jos viranomaisen toimivallasta on säädetty erityislaissa. Julkisuuslain 14 §:n mukaan asiakirjan antamista koskeva päätösvalta on säädetty sille viranomaiselle, jonka hallussa asiakirja on. Viranomaiset on säädetty julkisuuslain 4 §:ssä. Myös viranhaltijat ovat päätösvaltaansa kuuluvissa asioissa 4 §:n tarkoittamia viranomaisia. Viranhaltijat voivat päätösvaltaansa kuuluvissa asioissa päättää omia päätöksiään koskevien asiakirjojen antamisesta. Kunnan viranomaisen toimivaltaa päättää asiakirjan antamisesta ei voida kuntalain 14 §:n perusteella siirtää muille viranomaisille.

Julkisuuslain 14 §:n muutos merkitsee, että valtuusto voi kunnan hallintosäännöllä tai muulla johtosäännöllä antaa kunnalliselle toimielimelle oikeuden siirtää päättämässään laajuudessa toimialaansa kuuluvan asiakirjan antamista koskevaa ratkaisuvaltaa alaiselleen viranhaltijalle. Tämä mahdollistaa sen, että toimielimelle siirretään valta päättää kaikissa toimialaansa kuuluvissa asiakirjoissa, missä asiakirjoissa ja ketkä viranhaltijat saavat käyttää asiakirjan ja tiedon antamista koskevaa päätösvaltaa. Esimerkiksi hallintosäännön määräyksellä tämä päätösvalta voidaan antaa kaikille toimielimille.

Hallintosäännön määräys (malli)

XX §

Asiakirjojen antamisesta päättäminen

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslain) 4 ja 14.1 §:ssä tarkoitettu kunnallinen toimielin voi siirtää toimialaansa kuuluvan asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaa alaiselleen viranhaltijalle.

Perustelut:

Kuntalain 14 §:n toimivallan siirtämistä koskevaa säännöstä ei sovelleta, jos viranomaisen toimivallasta on säädetty erityislaissa. Julkisuuslain 14 §:n mukaan asiakirjan antamista koskeva päätösvalta on säädetty sille viranomaiselle, jonka hallussa asiakirja on. Julkisuuslain 14 §:n muutoksen johdosta valtuusto voi kunnan hallintosäännöllä tai muulla johtosäännöllä antaa kunnalliselle toimielimelle oikeuden siirtää päättämässään laajuudessa asiakirjan antamista koskevaa ratkaisuvaltaa alaiselleen viranhaltijalle.

Toimielimelle voidaan siis antaa oikeus määrätä, missä asiakirjoissa ja ketkä viranhaltijat saavat käyttää asiakirjan ja tiedon antamista koskevaa päätösvaltaa.  Malliin otetussa määräyksessä on lähdetty siitä, että oikeus ratkaisuvallan siirtämiseen on kaikilla kunnallisilla toimielimillä.

Julkisuuslain tarkoittamista viranomaisista säädetään julkisuuslain 4 §:ssä ja näihin kuuluvat myös kunnalliset toimielimet. Myös viranhaltijat ovat omaan päätösvaltaansa kuuluvissa asioissa julkisuuslain tarkoittamia viranomaisia ja voivat päätösvaltaansa kuuluvissa asioissa päättää asiakirjojen ja tiedon antamisesta ilman delegointimääräyksiä.

Toimielimen ja viranhaltijan päätöksistä tiedon ja asiakirjan antamisessa ei ole oikaisu- eikä otto-oikeutta, vaan niistä haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta hallintolainkäyttölain mukaisesti.

Asiakirjoista perittävät maksut

Julkisuuslain 34 §:n muutoksissa säädetään, milloin tiedon antamisesta ei peritä maksua ja minkälaisia maksuja voidaan periä. Kuntien maksuissa on otettava huomioon julkisuuslain 34 §:n säännökset. Kunnallisissa maksuissa voi olla kuntakohtaisia eroja sekä myös eroja kuntien ja valtion maksujen välillä.

Maksusäännökset koskevat julkisuuslain mukaista yleistä ja asianosaisen tietojensaantioikeutta. Asianosaisen tietojensaantioikeus voi koskea myös salassa pidettäviä tietoja. Maksusäännökset eivät koske esimerkiksi tietoaineiston tuottamista eivätkä tutkimuslupia ja viranomaisten välistä tietojen vaihtoa salassa pidettävissä asiakirjoissa, joten maksut ovat näissä tilanteissa esimerkiksi liiketaloudellisin perustein ja muutoinkin vapaammin hinnoiteltavissa (julkisuuslaki 21 §, 26–30 §). Maksut eivät saa vaarantaa julkisuusperiaatteen toteutumista (OKA 17.10.2002, Dnro 1207/1/01).

Kunnan palveluista ja muista suoritteista perittävien maksujen perusteista päättää kuntalain 13 §:n 4 kohdan mukaan valtuusto. Kuntalain 50 §:n 1 momentin 10 kohdan mukaan valtuusto antaa tarpeelliset määräykset asiakirjoista perittävistä lunastuksista hallintosäännössä. Kuntalain 50 §:n 10 kohdan muutoksen mukaan hallintosäännössä määrätään myös tiedon antamisesta julkisuuslain perusteella perittävistä maksuista.

Kuntaliiton hallintosäännön mallin 29 §:n määräys lähtee nyt siitä, että valtuusto antaa erillisen päätöksen lunastuksen perusteista. Hallintosäännön 23 §:n määräykset (malli) lähtevät siitä, että valtuusto päättää maksujen yleisistä perusteista. Viimeksi mainitut määräykset koskevat palveluista perittäviä maksuja, joita julkisuuslain 34 §:n ja kuntalain 50 §:n 10 kohdan muutokset eivät koske.

Hallintosääntöön voidaan ottaa määräykset (malli 29 §) tiedon antamisesta perittävien maksujen perusteista. Kunnanhallitus päättäisi tarkemmin julkisuuslain piiriin kuuluvien maksujen perusteista ja euromääristä (ks. jäljempänä malli määräyksistä ja kuvaus kunnanhallituksen päätöksen sisällöstä).

Maksuttomuus

Tiedon saanti asiakirjoista on myös kunnissa maksutonta, kun

• asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti

• asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi

• sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään sähköpostitse

• asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin (ks. hallintolaki 8 §, 34 §).

Maksu erityistoimenpiteitä vaativasta tiedon hakemisesta, kun kysymys ei ole viranomaisen neuvonta-, kuulemis- eikä tiedottamisvelvollisuudesta

Viranomaisen asiakirjahallintajärjestelmien on oltava julkisuuslain hyvän tiedonhallintatavan vaatimusten mukaisia, jolloin viranomaisilta tulisi voida saada julkiset tiedot vaivattomasti. Tiedon pyytäjää on avustettava yksilöimään asiakirjoja, joihin hän haluaa tutustua. Puutteet viranomaisen asiakirjahallintajärjestelmissä eivät saa aiheuttaa tietopyynnöissä asiakkaalle lisäkustannuksia.

Maksu voidaan kuitenkin periä, kun tieto asiakirjasta annetaan suullisesti, antamalla asiakirja viranomaisen luona luettavaksi tai lähettämällä se sähköpostin välityksellä, jos on pyydetty asiakirjaa, joka ei ole julkisuuslain 13 §:n 1 momentissa tarkoitetulla tavalla yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä viranomaisen käyttämän asiakirjaluokittelun eikä asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti yllä pidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla. Näissä tarkoitetuissa tapauksissa voidaan periä tiedon esille hakemisesta aiheutuneita kustannuksia vastaava maksu (esim. kiinteä hinta). Hallintolain 8 §:n säännöksen mukaan neuvonta on maksutonta. Jos pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- ja tiedottamisvelvollisuuden piiriin, siitä ei saa periä maksua.

Erityistoimenpiteitä vaativissa maksullisissa tietopyynnöissä on kysymys tilanteista, joissa asiakirja ei löydy viranomaisen käytössä olevan asiakirjahallintajärjestelmän avulla, vaan sen esille hakeminen ja tiedon etsiminen edellyttää asiakirjojen seulontaa ja asiakirjakohtaista tarkastelua. Perustelujen mukaan ”tällaisissa asiakirjapyynnöissä asiakirjat yksilöidään usein käyttämällä sellaista kriteeriä, joka ei ole merkityksellinen viranomaisen tehtävien hoidon kannalta ja joka sen vuoksi ei ole käytössä viranomaisen asiakirjahallinnossa ja asiakirjojen luokittelussa. Esimerkkinä voidaan mainita pyyntö saada sellaiset viraston edustustilaisuuksia koskevat laskujäljennökset, joissa tietty virkamies on toiminut isäntänä”. Perusteluissa todetaan, että ”laskuja ei voida löytää tilinpitoaineistosta käymättä aineistoa läpi koko siltä ajanjaksolta, jolta aineistoa pyydetään” (s. 17). Viranomaiset eivät ole velvollisia ylläpitämään sellaisia luetteloita, joista viranomaisen asiakirja olisi löydettävissä minkä tahansa hakukriteerin perusteella. Lähinnä silloin, kun viranomaisen asiakirjahallintajärjestelmä on kunnossa, mutta se ei tunnista tiedon pyytäjän ilmoittamaa hakukriteeriä, kysymys on maksullisesta erityistilanteesta, jossa asiakirjan tai tiedon hakeminen vaatii epätavallisen suurta työpanosta (ks. HaVM 9/2005 vp, s. 3).

Eduskunnan apulaisoikeusasiamies on verohallinnon puhelinpalvelujen maksullisuutta arvioidessaan katsonut, ettei viranomainen saa periä neuvontapuhelusta palvelumaksua. Asiakkaalta voidaan periä puhelusta vain normaali hinta. Normaalilla puheluhinnalla EAOA tarkoittaa hintaa, jonka soittaja maksaa puhelusta oman liittymäsopimuksensa hinnaston mukaan. Tämä hinta riippuu siitä, soittaako asiakas matkaviestinverkon liittymästä vai kiinteän puhelinverkon liittymästä ja minkälainen liittymäsopimus asiakkaalla on oman teleyrityksensä kanssa. Normaali puheluhinta peritään esimerkiksi soitettaessa kiinteän puhelinverkon tavalliseen tilaajanumeroon eli viranomaisen tavalliseen lankapuhelinnumeroon. Lankapuhelimesta soittava maksaa siten oman liittymäsopimuksensa mukaisen hinnan ja vastaavasti matkapuhelimesta soittava oman liittymäsopimuksensa mukaisen hinnan puhelustaan viranomaiselle. Puhelinneuvonnan maksuttomuus edellyttää sitä, ettei viranomainen peri neuvonnasta palvelumaksua. Tämä merkitsee myös sitä, ettei neuvonnasta saa viranomaisesta johtuvasta syystä seurata asiakkaan maksettavaksi myöskään teleyritykselle normaalin puheluhinnan ylittäviä kustannuksia (EAOA 26.6.2005, Dnro 2069/4/04).

Kopion ja tulosteen maksullisuus

Kopiosta ja tulosteesta voidaan periä maksu, joka vastaa tiedon antamisesta viranomaiselle aiheutuvien kustannusten määrää.

Kopion tai tulosteen hinnoittelussa voidaan soveltaa sivukohtaista tai muuta yksikkökohtaista keskihintaa. Keskihinta voidaan määritellä erikseen tavanomaisia asiakirjapyyntöjä ja erikseen erityisiä toimenpiteitä vaativia asiakirjapyyntöjä varten. Maksu tavanomaisesta asiakirjapyynnöstä voidaan määrätä sivumäärän ja yksikköhinnan perusteella. Erityisiä toimenpiteitä vaativissa asiakirjapyynnöissä maksu voidaan määrätä kiinteänä perusmaksuna ja lisäksi sivumäärän ja yksikköhinnan perusteella määräytyvänä maksuna.

Tavanomaisena tietojen antamisena pidetään sellaisen asiakirjan kopion tai tulosteen antamista, joka on kokonaan julkinen tai josta salassa pidettävät osat ovat vaivatta poistettavissa. Asiakirjan on oltava lisäksi yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen käytössä olevan asiakirjaluokittelun ja asiakirjan tunnisteen avulla tai sähköisesti yllä pidetyn rekisterin hakutoimintojen avulla.

Erityistoimenpiteitä vaativista kopioista ja tulosteista on kysymys tilanteissa, joissa asiakirjan esille haku ei ole mahdollinen edellä kuvatuilla tavanomaisilla keinoilla (ks. edellä erityistoimenpiteitä vaativat maksulliset tietopyynnöt). Myös pyydetyn asiakirja-aineiston laajuus ja salassa pidettävien tietojen poistaminen saattavat vaatia tavanomaista enemmän työtä. Lisäksi erityistoimenpiteitä vaativia olisivat tilanteet, joissa tarvitaan erityisiä automaattisen tietojenkäsittelyn haku-, seulonta-, yhdistely- ja tulostusominaisuuksia. Perustelujen mukaan ”kysymys on tällöin sellaisista käsittelytehtävistä, jotka vaativat käsittelyssä käytettäviltä sovellutuksilta ja järjestelmiltä sellaisia erityisominaisuuksia, joita ei käytetä tavanomaisessa massakäsittelyssä” (s. 19).

Asiakirjaa ei voi antaa luettavaksi eikä jäljennettäväksi, jos asiakirjaan sisältyy salassa pidettäviä tietoja, vaan asiakirjasta on ensin poistettava salaisuudet ja siitä on annettava kopio. Myös tällaisesta kopiosta saa periä maksun.

Kustannusvastaavuus kuntien kopio- ja tulostemaksuissa

Kunnallisen maksun määräämisessä noudatetaan kustannusvastaavuuden periaatetta. Kustannusvastaavuus määritellään maksutulojen prosenttiosuutena kokonaiskustannuksista. Täydellinen kustannusvastaavuus vastaa omakustannusperusteista hinnoittelua. Valtuusto voi kuitenkin päättää yksittäisen palvelusuoritteen kohdalla tätä alemmasta maksusta, jolloin kustannusvastaavuus on 100 %:a pienempi. Kunnissa ei siis noudateta valtion maksuperustelakia, jossa maksun määrääminen on sidottu omakustannushintaan.

Kokonaiskustannuksiin otetaan mukaan palvelun tai tavaran tuotantokustannukset (ml. poistot), hallinnon kustannukset ja korko tuotantovälineisiin sitoutuneelle pääomalle. Kustannusvastaavuus lasketaan tavallisesti budjetoitujen menojen perusteella. Mahdollista on myös laskea kustannukset keskimäärin toteutuneiden kustannusten perusteella.

Keskimääräistä sivu- tai muuta yksikkökohtaista hintaa voidaan soveltaa tietosisällöltään erilajisiin kopioihin ja tulosteisiin. Samoin kiinteä perusmaksu voi olla saman määräinen erilaisissa erityistoimenpiteitä vaativissa tiedonhauissa.  Todellisen työajan ja materiaalien käyttöön perustuva kustannusten selvittäminen ja hinnoittelu tapauskohtaisesti ei yleensä ole kustannustehokasta ja saattaa johtaa yksittäistapauksessa kohtuuttomaan hinnoitteluun. Keskimääräisiin kustannuksiin perustuva maksu ei saa yksittäisen tiedonhaun osalta nousta kohtuullisena pidettäviä kustannuksia korkeammaksi.

Hallintosäännön 29 §:n määräys ja kuvaus kunnanhallituksen päätöksen sisällöstä (malli)

29 §

Asiakirjoista perittävät lunastukset sekä niiden antamisesta perittävät maksut

Tavanomaisesta tiedon antamisesta pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään sivukohtainen maksu.

Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään kiinteä perusmaksu, joka voidaan porrastaa tiedonhaun vaativuuden mukaan.

Perusmaksun lisäksi peritään sivukohtainen maksu.

Jos asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä ja tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativa tieto asiakirjasta annetaan suullisesti tai antamalla asiakirja viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi taikka lähettämällä se sähköpostin välityksellä, aiheutuneita kustannuksia vastaavana maksuna peritään vain kiinteä perusmaksu tiedonhaun vaativuuden mukaan porrastettuna.

Kunnanhallitus päättää tarkemmin julkisuuslain piiriin kuuluvien maksujen perusteista ja euromääristä.

Määräyksen perustelut:

Hallintosäännön määräykset (uusi 29 §) lähtevät siitä, että säännössä hyväksytään tiedon antamisesta perittävien maksujen perusteet ja kunnanhallitus päättää tarkemmin maksujen perusteista ja euromääristä.

Julkisuuslain 34 §:ssä säädetään, milloin tiedon antamisesta ei saa periä maksua ja minkälaisia maksuja voidaan periä. Kuntien maksuissa on otettava huomioon julkisuuslain 34 §:n säännökset. Maksuissa otetaan huomioon myös kustannusvastaavuuden periaate.  Viranomaisen asiakirjahallintajärjestelmien on oltava julkisuuslain hyvän tiedonhallintatavan vaatimusten mukaisia, jolloin viranomaisilta tulisi voida saada julkiset tiedot vaivattomasti. Tiedon pyytäjää on avustettava yksilöimään asiakirjoja, joihin hän haluaa tutustua. Puutteet viranomaisen asiakirjahallintajärjestelmissä eivät saa aiheuttaa tietopyynnöissä asiakkaalle lisäkustannuksia.

Maksuperusteet on määrätty niin, että kopioista ja tulosteista määrätään erisuuruinen maksu riippuen siitä, onko kysymys tavanomaisesta vai erityistoimenpiteitä vaativasta tiedon antamisesta. Tavanomaisesta tiedon antamisesta kopiona tai tulosteena määrätään sivukohtainen maksu. Erityistoimenpiteitä vaativasta tiedon antamisesta kopiona tai tulosteena peritään kiinteä perusmaksu ja lisäksi sivukohtainen maksu.

Myös tiedon antamisesta muulla tavoin kuin kopiona tai tulosteena määrätään eräin rajoituksin kiinteä perusmaksu porrastettuna, jos pyynnön toteuttaminen ei ole mahdollinen käytössä olevan asiakirjarekisterin avulla, vaan se vaatii viranomaiselta erityistoimenpiteitä. Jos pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- ja tiedottamisvelvollisuuden piiriin, siitä ei saa periä maksua.

Kunnanhallitus voisi päättää myös niistä julkisuuslain piiriin kuuluvista maksuista, joihin ei sovelleta julkisuuslain 34 §:n säännöstä (mm. tietoaineiston tuottaminen).

Kuvaus kunnanhallituksen päätöksen sisällöstä

Kunnanhallitus päättäisi tavanomaisesta tiedon antamisesta pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta perittävän sivukohtaisen maksun määrän.

Kunnanhallitus päättäisi erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisen maksuista esimerkiksi seuraavalla tavalla:

Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään kiinteä perusmaksu, joka on porrastettu tiedonhaun vaativuuden mukaan:

Normaali tiedonhaku (työaika alle 2 h) ---- euroa

Vaativa tiedonhaku (työaika 2–5 h) ---- euroa

Hyvin vaativa tiedonhaku (työmäärä > 5 h) ---- euroa

Perusmaksun lisäksi peritään kultakin sivulta ---- senttiä

Mikäli tiedonhakua pyydetään kiireellisenä, porrastettu perusmaksu voidaan korottaa kaksinkertaiseksi.

Edellä mainitulla tavalla porrastettua kiinteää maksua sovelletaan myös tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamiseen asiakirjasta suullisesti sekä siihen, kun asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi ja kun tieto lähetetään sähköpostin välityksellä.

Kuvauksen perustelut:

Tavanomaisena tietojen antamisena pidetään sellaisen asiakirjan kopion tai tulosteen antamista, joka on kokonaan julkinen tai josta salassa pidettävät osat ovat vaivatta poistettavissa. Asiakirjan on oltava lisäksi yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen käytössä olevan asiakirjaluokittelun ja asiakirjan tunnisteen avulla tai sähköisesti yllä pidetyn rekisterin hakutoimintojen avulla.

Erityistoimenpiteitä vaativia ovat lähinnä tilanteet, joissa asiakirjan esille haku ei ole mahdollinen edellä kuvatuilla tavanomaisilla keinoilla. Jos pyydetty asiakirja-aineisto on laaja tai – pyydettyjen asiakirjojen määrästä riippumatta – siinä on paljon asiakirjan eri osissa salassa pidettävää tietoa, asiakirjan tuottaminen annettavaan muotoon voi vaatia tavanomaista enemmän työtä. Erityistoimenpiteitä vaativia olisivat lisäksi tilanteet, joissa tarvitaan erityisiä automaattisen tietojenkäsittelyn haku-, seulonta-, yhdistely- ja tulostusominaisuuksia.

Erityistoimenpiteitä vaativasta tiedon antamisesta aiheutuva perusmaksu määrättäisiin porrastetusti sen mukaan kuinka paljon työaikaa tiedonhakuun, käsittelyyn ja salassa pidettävien tietojen poistamiseen kuluu. Työajan perusteella määriteltyjä tiedonhaun vaativuusluokkia voisi olla 2–3, joille määriteltäisiin kiinteät hinnat.

Kiireellisenä hakuna pidettäisiin alle kahden työpäivän sisällä tapahtuvaa tiedon toimittamista. Perusmaksun korottamisen määräämisessä tulisi kuitenkin noudattaa kunnan ao. työyksikön työtilanteeseen liittyvää harkintaa.

Perusmaksun lisäksi määrättävä sivukohtainen maksu olisi korvausta asiakirjan, kopion tai tulosteen kopiointi- ja postituskustannuksista.

Porrastettua kiinteää maksua sovellettaisiin myös tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamiseen asiakirjasta suullisesti sekä siihen, kun asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi ja kun tieto lähetetään sähköpostin välityksellä. Erityistoimenpiteitä edellytetään tässä tilanteessa sen vuoksi, ettei asiakirja ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä. Perusmaksun lisäksi ei peritä sivukohtaista maksua eikä perusmaksua koroteta kiireellisen haun perusteella.

Maksuhinnoittelu verkkoon

Viranomaisen on määriteltävä asiakirjakopioista ja tulosteista perittävät maksut etukäteen ja julkaistava ne myös yleisessä tietoverkossa. Etukäteishinnoittelu ja ilmoitusvelvollisuus koskevat ensi sijassa samantyyppisenä, usein toistuvia suoritteita.

Uudet maksut voimaan viimeistään 1.10.2006 mennessä

Julkisuuslain voimaantulosäännös edellyttää, että kunnat saattavat maksuja koskevat säännön määräykset ja muut päätökset julkisuuslain vaatimusten mukaisiksi viimeistään 1.10 2006 mennessä.

Muut julkisuuslain muutokset

Julkisuuslain 15 §:n muutos koskee turvallisuusluokitusmerkintöjä sisältävien asiakirjojen luovutusvaltaa. Jos asiakirjaan on tehtävä turvallisuusluokkamerkintä, sellaista asiakirjaa koskeva tietopyyntö on siirrettävä kyseiselle viranomaiselle, jolla on merkintävalta. Muutos koskee käytännössä valtion hallintoa.

Julkisuuslain 18 §:n muutos koskee hyvän tiedonantotavan täsmentämistä. Muutos koskee valtion hallintoa.

Julkisuuslain 23 §:n muutos koskee vaitiolovelvollisuuden laajentamista. Eräissä julkisuuslain 24 §:n salassapitosäännöksissä on vahinkoedellytyslausekkeen sisältämä julkisuus- tai salassapito-olettama. Salassapitovelvoitteen tarkoittamaa vahinkoa ei yleensä synny, kun salassa pidettäviä tietoja vaihdetaan salassapitovelvollisten viranomaisten välillä, minkä vuoksi viranomaisten välinen tiedon vaihto on joustavaa. 

Vaitiolovelvollisuus laajennetaan koskemaan myös sitä, jolle viranomainen on antanut julkisuus- tai salassapito-olettaman sisältävän salassapitosäännöksen osoittamissa rajoissa tietoja, jotka muutoin ovat salassa pidettäviä. Julkisuuslain 17 §:n muutos sisältää täsmennyksiä tiedonsaantioikeuksien huomioon ottamisessa päätöksenteossa. Kun julkisuus- tai salassapito-olettaman rajoissa annetaan tietoja muille kuin viranomaisille ja niissä toimiville, tiedon antamiselle on oltava painava yleinen syy.

Julkisuuslain 25 §:n muutos koskee salassapito- ja luokitusmerkintää. Asianosaiselle on kerrottava hänen salassapitovelvollisuudestaan myös, kun hänelle annetaan salassa pidettäviä tietoja suullisesti. Turvallisuusluokitusmerkinnät koskevat käytännössä valtion hallintoa.

Julkisuuslain 31 §:n muutos koskee salassapitoaikoja. Viranomaisen asiakirjan yleinen salassapitoaika on 25 vuotta. Eräiden asiakirjojen salassapitoaika jatkuu tämän jälkeenkin (kansainväliset tietoturvallisuusvelvoitteet, maanpuolustus, väestönsuojelu ja poikkeusolot).

Julkisuuslain 33 §:n muutos koskee maksuihin liittyvää muutoksenhakua. Muutos koskee valtion hallintoa. Kuntien maksuista haetaan nykyiseen tapaan muutosta kuntalain mukaisesti oikaisuvaatimuksella ja kunnallisvalituksella.

Julkisuuslain 36 §:n muutos koskee asetuksen antamista hyvän tiedonhallintatavan täsmentämiseksi. Asetus koskee valtion hallintoa.

Oikeusministeriön julkisuusohjeistoa

Oikeusministeriö on valmistellut muistion julkisuuslainsäädännön täytäntöönpanon kehittämisestä sekä julkisuuslain 1.10.2005 osittaistarkistusta selostavan muistion. Oikeusministeriö on nostanut esiin erityisesti seuraavia kysymyksiä:

• Tiedonsaantipyyntöjä ei kirjata silloinkaan, kun pyydettyjä asiakirjojen kopioita ei välittömästi toimiteta pyytäjälle eikä kielteisiä ratkaisuja välttämättä anneta kirjallisesti.

• Tiedonsaannin epäämistä koskevia päätöksiä ei perustella riittävän hyvin, mikä voi vaikuttaa myös päätöksen lopputulokseen.

• Huomiota ei kiinnitetä riittävästi oikeuteen saada tieto asiakirjan julkisesta osasta, mikä sekin heikentää tiedonsaantioikeuden toteutumista.

Tiivistäen asiakirjapyyntöjen käsittelyä ja ratkaisemista koskevista vaatimuksista: 

• Päätöksenteossa tulee ottaa huomioon julkisuusperiaate ja sen mukainen tiedonsaantioikeus perusoikeutena. Tämä edellyttää salassapidon rajoittamista siihen, mikä on kussakin tilanteessa laissa suojatun edun vuoksi välttämätöntä.

• Viranomaisen on arvioitava kysymys julkisuudesta tai salassapidosta asiakirjakohtaisesti ja konkreettiseen tilanteeseen liittyen ja ottaen huomioon, että tarve salassapitoon yleensä muuttuu ajan kulumisen myötä.

• Tiedonsaannin epäämistä koskevat päätökset on perusteltava huolellisesti ja riittävästi. Erityisesti silloin, kun sovelletaan salassapitosäännöstä, johon sisältyy julkisuusolettamalle rakentuva vahinkoedellytyslauseke, on selostettava ne tosiasialliset syyt, joiden vuoksi tiedon antamisesta aiheutuu säännöksessä tarkoitettua haittaa.

• Tieto on annettava asiakirjan julkisesta osasta silloin, kun vain osa asiakirjasta on pidettävä salassa. Tietojen poistaminen asiakirjasta on rajattava välttämättömimpään ottamalla huomioon julkisuuslain tarkoitus. Informaatio on oikeusministeriön kotisivuilla osoitteessa www.om.fi/julkisuus. Oikeuspoliittisen tutkimuslaitoksen julkaisu julkisuuslakia koskevasta oikeuskäytännöstä ”Julkisuuslakia koskevan oikeuskäytännön esittelyä ja erittelyä” (205, Helsinki 2003) on tutkimuslaitoksen kotisivuilla www.om.fi/optula.

Kuntien www-viestinnän ohjeet 2001 tarkistetaan

Avoimeen Internet-verkkoon ei salaisuuksia eikä ilman hyväksyttäviä perusteita muitakaan henkilötietoja

Kuntaliitto on Kuntien www-viestinnän ohjeet 2001 -suosituksissaan käsitellyt muun muassa kunnan asiakirjojen käsittelyä avoimessa Internet-verkossa. Olemme todenneet, että kunnan Internetiin voidaan laittaa myös asiakirjoja, jotka sisältävät yksityishenkilöiden nimiä, mikäli asiakirjat eivät kuulu henkilörekisteriin, muodosta tai sisällä henkilörekisteriä eivätkä ole salassa pidettäviä.

Suosituksissa ilmaistaan tietosuojavaltuutetun hyväksymä käsitys, jonka mukaan kunnan toimielimen kokousasiakirjat eivät muodosta henkilötietolain 3 §:n 3 kohdan tarkoittamaa henkilörekisteriä, vaikka ne sisältävät luottamushenkilöä ja muuta yksityishenkilöä koskevia henkilötietoja. Myöskään usean kokouksen kokousasiakirjat eivät sellaisenaan muodosta henkilörekisteriä (ks. oikeusministerin vastaus, kirjallinen kysymys 616/2000vp). 

Olemme todenneet, että tietosuojavaltuutetun toimiston neuvonnassa on suhtauduttu varauksellisesti kunnan luomiin, kokousasiakirjoihin kohdistuviin hakujärjestelmiin, joiden avulla päätöspöytäkirjoista voidaan hakea tietyn luonnollisen henkilön kaikki eri asiakirjoihin sisältyvät asiat ja asiayhteydet (ks. Tietosuojavaltuutetun julkaisut, Asiaa tietosuojasta 10/1999, s. 15, 16).

Valtuuston, kunnanhallituksen sekä lautakuntien pöytäkirjat on suositeltu pidettäväksi saatavilla Internetissä. Olemme katsoneet, että lähinnä yksityiselämän suojan vaatimusten takia henkilötietoja sisältäviä pöytäkirjoja ei ole asianmukaista säilyttää Internetissä pysyvästi. Olemme suositelleet, että kunnan toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat liitteineen pidetään esillä Internetissä rajoitetun ajan, esimerkiksi vuosi–kaksi vuotta.   

Esimerkiksi yksityishenkilöitä koskevat erilliset luettelot rakennusluvan saajista ja viranhakijoista muine henkilötietoineen ovat henkilörekistereitä eivätkä tiedot liity henkilön asemaan, tehtäviin tai niiden hoitoon kunnassa. Tällaisten henkilötietojen julkaiseminen Internetissä on henkilötietojen sähköistä luovuttamista, minkä vuoksi niitä ei henkilörekisteriin kuuluvina henkilötietoina pidä laittaa Internetiin ilman henkilön suostumusta (julkisuuslaki 16 § 3 mom).

Suosituksissa on todettu, että yksityishenkilöiden osoite-, puhelinnumero- ja muiden yhteystietojen merkitsemistä asiakirjoihin on syytä välttää. Jos niitä on poikkeuksellisesti katsottu tarpeelliseksi merkitä kokousasiakirjoihin, ne olisi hyvä poistaa ennen asiakirjojen laittamista Internetiin. Rekisterinpitäjän tulee aina varmistaa, etteivät henkilötunnukset tule asiattomien saataville. Olemme suosituksessa todenneet, että kunnan on syytä huolehtia siitä, ettei Internetissä julkaistavissa esityslistoissa tai muissa asiakirjoissa ole salassa pidettäviä tietoja eikä henkilötunnuksia ja ettei kokousasiakirjoihin merkitä yksityishenkilöiden osoite-, puhelinnumero- tai muita yhteystietoja eikä tarpeettomasti muitakaan henkilötietoja.

Täsmentäviä ohjeita yksityisyyden suojan salaisuuksista

Oikeus- ja lainvalvontaviranomaisten ratkaisuissa on käsitelty erityisesti yksityisyyden suojaa koskevia julkisuuslain 24 §:n 23 kohdan, 25 kohdan ja 32 kohdan salassapitosäännöksiä, minkä vuoksi esitämme näiden säännösten sisällöstä täsmennyksenä seuraavaa (ks. jäljempänä ratkaisut).

Taloudellista asemaa koskevat tiedot

Julkisuuslain 24 §:n 23 kohdan nojalla salassa pidettäviä ovat myös asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilön vuosituloista tai kokonaisvarallisuudesta taikka tuen tai etuuden perusteena olevista tuloista ja varallisuudesta taikka jotka muutoin kuvaavat hänen taloudellista asemaansa sekä ulosottoviranomaisen asiakirjat siltä osin kuin ne sisältävät sellaisia tietoja, jotka ulosottorekisteriin merkittyinä olisivat ulosottolain (37/1895) mukaan salaisia sekä tiedot luonnollisesta henkilöstä ulosottovelallisena ja ulosottoselvitys. Asianosaisen tiedonsaantioikeutta ulosottoasioissa rajoittaa julkisuuslain 11 §:n 5 kohdan säännös.

Henkilön taloudellista asemaa kokonaisuudessaan kuvaavia salassa pidettäviä tietoja ovat muun muassa hänen kokonaisvarallisuus ja kokonaispalkka. Esimerkiksi asiantuntijapalkkiot sekä kunnan luottamushenkilön palkkiot ovat luonteeltaan julkisia. Jos asiantuntija, luottamushenkilö tai muu palkkion saaja saa palkkioista pääasiallisen tulonsa, tiedot kuvaavat hänen taloudellista asemaansa kokonaisuudessaan, minkä vuoksi ne ovat salassa pidettäviä (ks. Julkisuus- ja salassapitolainsäädäntö, Anna-Riitta Wallin-Timo Konstari, Jyväskylä 2000, s. 165–170).

Myös tieto varattomuudesta tai maksukyvyttömyydestä kuvaa henkilön taloudellista asemaa. Tulo- ja varallisuustiedot, jotka viranomainen saa tuen tai etuuden myöntämisen yhteydessä, ovat aina salaisia. Valtion ja kunnan henkilöstön palkkaustiedot mukaan lukien kokonaispalkan määrä ovat nimikirjalain 7 §:n nojalla julkisia lukuun ottamatta konkreettisesti maksettavan palkan määrää (ns. nettopalkka), jota on syytä pitää salaisena. Myös julkisten henkilörekisteritietojen luovuttamisessa noudatetaan julkisuuslain 16 §:n 3 momentin säännöstä, mikä merkitsee sitä, että tällaisia henkilötietoja saa antaa kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa vain henkilötietolain sallimiin tarkoituksiin (mm. toimitukselliset tarkoitukset, tavanomaiset yksityiset tarkoitukset). Tietosuojavaltuutettu on antanut ohjeet mm. henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisten henkilörekistereistä (ks. Tietosuojavaltuutetun julkaisut, Asiaa tietosuojasta 10/1999, www.tietosuoja.fi). Kunnallinen työmarkkinalaitos on antanut yleiskirjeen palkkatietojen julkisuudesta ja nimikirjasta (3.11.1999, 19/1999, www.kuntatyonantajat.fi, ks. myös Ritva Liivala, Palkkatietojen luovuttaminen luottamusmiehelle, Kuntatyönantaja 6/2000 ja Kuntatyönantajan palkkausopas 2004, Palkkatietojen julkisuus, Kuntatyönantaja 2/2004).

Ulosottolain 30 ja 31 §:n säännösten nojalla jokainen voi saada paikalliselta ulosottoviranomaiselta nimetystä henkilöstä todistuksen, joka sisältää kahden vuoden ajalta ulosottorekisteristeriin merkityt tiedot. Tiedot sisältävät hakijan ja vastaajan nimen sekä vastaajan syntymäajan ja kotikunnan, ulosottoasian, sen vireilläoloajan ja passiivisaatavaksi rekisteröinnin, hakijan saatavan määrän ja hakijalle tilitetyn määrän sekä estetodistuksen laadun ja päivämäärän. Muut rekisterin tiedot ja ulosottoselvitys ovat salaisia. Esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja henkilökohtaisia oloja koskevat salaisuudet ovat salassa pidettäviä tietoja myös ulosoton yhteydessä. Tietoja koskevat samat salassapitosäännökset siitä riippumatta, ovatko tiedot ulosottorekisterissä vai muussa asiakirjassa. Jos tiedot olisivat salaisia ulosottorekisteriin merkittyinä, ne ovat salaisia myös muun viranomaisen hallussa. Ulosottotietojen julkisuus- ja salassa pito on syytä tarkistaa ulosottoviranomaisilta (ks. Tietosuoja 2/2004, Ulosottolain uudet säännökset ja tietosuoja, s. 10–13, Tuula Linna). Arvio henkilön velkaantumisen syistä on taloudellista asemaa koskevana tietona salainen (apulaisoikeuskansleri 14.6.2005, dnro 294/1/04).

Verotustietojen julkisuudesta ja salassa pidosta säädetään verotustietojen julkisuudesta ja salassa pidosta annetussa laissa (1346/1999, verotietolaki). Laki on ensisijainen ja täydentää julkisuuslain (631/1999) ja henkilötietolain (523/1999) säännöksiä. Verotietolakia sovelletaan muun muassa tulo- ja varallisuusveroon, yhteisöveroon, kunnallis- ja kiinteistöveroon. Verotietolakia sovelletaan myös kunnan viranomaiseen sen käsitellessä verohuojennusasiaa (ks. verohallinnon ohjeista mm. Dnro 2478/09/2002, 18.10.2002, www.vero.fi, haulla: julkiset tiedot). 

Verotustietojen osalta pääsääntönä on laaja salassapito. Verotuksen julkiset tiedot ovat säädetty verotietolaissa. Verotietolain 4 §:ssä säädetään salassa pidettävistä verotustiedoista. Verotusasiakirjat, jotka koskevat verovelvollisen taloudellista asemaa, sekä muut sellaiset verotusasiakirjat, joista ilmenee tunnistettavissa olevaa verovelvollista koskevia tietoja, ovat lain 5–9 ja 21 §:ssä säädetyin poikkeuksin pidettävä salassa. 

Verotietolain 5 §:n mukaan luonnollisten henkilöiden tulo- ja varallisuusverotuksessa verovelvollisen yksilöintitietoina julkisia ovat ainoastaan nimi, syntymävuosi ja kotikunta. Henkilötunnus ja osoite eivät sisälly julkisiin tietoihin. Muita julkisia tietoja ovat valtion verotuksessa verotettava ansiotulo, pääomatulo ja varallisuus, kunnallisverotuksessa verotettava tulo, tulo- ja varallisuusvero, kunnallisvero, maksuunpantujen verojen ja maksujen yhteismäärä, ennakoiden yhteismäärä, veronpalautus tai jäännösvero. Verotuksen julkisiin tietoihin ei enää sisälly kirkollisveroa, kansaneläkemaksua tai sairausvakuutusmaksua koskevia tietoja. Luettelolle ei myöskään merkitä veron koko määrästä vastuussa olevia henkilöitä.

Yhteisöjen julkisiin tietoihin merkitään verovelvollisten yksilöintitiedoiksi nimi, kotikunta ja liike- ja yhteisötunnus. Verovelvollisten osoite ei sisälly julkisiin tietoihin. Muut julkiset tiedot ovat verotettava tulo ja varallisuus, maksuunpannun veron yhteismäärä, ennakoiden yhteismäärä, veronpalautus tai jäännösvero. Luonnollisten henkilöiden ja yhteisöjen kyseiset verotiedot ovat julkisia verotuksen päättymishetken mukaisina. Verotuksen julkisten tietojen luettelot laaditaan kunnittain.

Verotietolain 14 §:n 1 momentin nojalla verohallinto voi antaa kunnanhallitukselle lakisääteisten tehtävien hoitamisessa tai sen veronsaajana tarvitsemat asianomaisen kunnan verovelvollista koskevat tulo- ja varallisuusverotuksen julkiset tiedot verovelvollista koskevine tunnistetietoineen. Kunnanhallitus voi antaa tiedot edelleen kunnan muille viranomaisille lakisääteisten tehtävien hoitamista varten. Verotietolain 14 §:n 2 momentin mukaan verohallinto voi antaa pyynnöstä kunnan viranomaisille lakisääteisten tehtävien hoitamista varten julkiset tiedot kiinteistön laskennallisesta kiinteistöverosta sekä kiinteistöverovelvollisen nimestä. Tähän tarkoitukseen voidaan antaa pyynnöstä myös tieto kiinteistön verotusarvosta verovelvollista koskevine tunnistetietoineen (ks. kiinteistöverotuksen julkisista tiedoista 6 §).

Verotietolain (1346/1999) 21 §:ssä säädetään verojäämiä koskevien tietojen julkaisemisesta. Sen mukaan veronkantolain perusteella kannettavia veroja ja maksuja koskevia tietoja erääntyneistä maksamatta jätetyistä veroista voidaan ilmoittaa julkaistavaksi verojen erikoisperintänä. Erikoisperinnästä säädetään veronkantolain 27 §:n 3 momentin säännöksessä. 

EOA on eräässä ratkaisussaan katsonut, että vain veroviraston erikoisperintänä julkaisemat luottolehtien protestilistoilta saadut verovelkatiedot ovat julkisia. Tiedot yhtiön erääntyneistä ja erääntymättömistä maksuunpannuista veroveloista eivät tässä tapauksessa koskeneet edellä mainittuja erityisperintänä julkaistuja julkisia verovelkoja, vaan tunnistettavissa olevaa verovelvollista koskevia verotietolain 4 §:ssä säädettyjä salassa pidettäviä tietoja (EOA 13.9.2004, dnro 507/4/02).

Sosiaali- ja terveydenhuoltoa koskevat tiedot

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasta koskevat tiedot ovat julkisuuslain 24 §:n 25 kohdan nojalla salassa pidettäviä. Asiakirjat, jotka sisältävät tietoja sosiaalihuollon asiakkaasta ja hänen saamistaan etuudesta tai tukitoimesta tai sosiaalihuollon palvelusta, ovat aina salaisia. Sama salassapitovelvoite koskee myös työhallinnon henkilöasiakastietoja.

Samoin tiedot henkilön terveydentilasta tai vammaisuudesta taikka hänen saamastaan terveydenhuollon ja kuntoutuksen palvelusta taikka henkilön seksuaalisesta käyttäytymisestä ja suuntautumisesta, ovat aina salassa pidettäviä.

Sosiaalihuollon asiakaslain (812/2000) 14 §:n salassapitovelvoite koskee asiakasta tai muuta yksityistä henkilöä koskevia tietoja, jotka on saatu asiakassuhteessa. Salassapitovelvoite ulottuu itse asiakassuhteeseen sekä myös kaikkiin asiakasta koskeviin asiakassuhteessa saatuihin tietoihin. Pelkästään tieto sosiaalihuollon asiakassuhteesta asiakassuhteen luonteesta riippumatta on salassa pidettävä.

Salassa pidettäviä ovat henkilölle järjestetyt sosiaalipalvelut (esimerkiksi kotipalvelu tai lasten päivähoito), myönnetyt tukitoimet (esimerkiksi lastensuojelulain mukainen lasten lomatoiminta) ja sosiaalihuollon muut etuudet (toimeentulotuki). Salassa pidettäviä ovat myös henkilölle annettu sosiaalityö (esimerkiksi ottolapsineuvonta) sekä erilaisten sopimusten vahvistaminen ja sopimusten sisältö (esimerkiksi elatussopimus ja lapsen huoltoa ja tapaamisoikeutta koskevan sopimuksen vahvistaminen).

Potilaslain (785/1992) 13 §:n 1 momentin mukaan potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Pelkästään tieto siitä, että henkilö saa terveydenhuollon palveluja, on salassa pidettävä.

Myös tiedot henkilön seksuaalisesta käyttäytymisestä ja suuntautumisesta ovat aina salassa pidettäviä. Tällainen voi olla esimerkiksi tieto henkilön elämisestä parisuhteessa samaa sukupuolta olevan henkilön kanssa tai henkilön erilaisista yksityisyyteen liittyvistä seksuaalisen mielihyvän saavuttamisen keinoista ja tavoista.

Henkilökohtaisia oloja koskevat tiedot

Yksilöiden omaan elinpiiriin ja yksityiselämään kuuluvat tiedot ovat julkisuuslain 24 §:n 32 kohdan nojalla salassa pidettäviä. Myös tiedot henkilön poliittisesta vakaumuksesta ja henkilön yksityiselämän piirissä esittämistä mielipiteistä sekä tiedot henkilön elintavoista, osallistumisesta yhdistystoimintaan ja vapaa-ajan harrastuksiin ovat salassa pidettäviä. Samoin tiedot henkilön perhe-elämästä ja muista niihin verrattavista henkilökohtaisista oloista ovat aina salassa pidettäviä.

Elintapoja, henkilökohtaisia oloja ja perhe-elämää koskevia salassa pidettäviä tietoja ovat esimerkiksi tieto henkilön alkoholitottumuksista tai käyttäytymisestä yksityiselämässä taikka tieto siitä, elääkö henkilö yksinään vai parisuhteessa. Myös virkamiehen yksityiselämän piiriin kuuluvat tiedot ovat salassa pidettäviä, jollei niillä ole asiallista yhteyttä viran hoitoon (EAOA 28.11.2002, Dnro 941/4/01).

Poliittisten puolueiden sekä ammatti- ja muiden yhdistysten sekä erilaisen harrastustoiminnan yhteydessä kerätyt jäsentiedot kuvaavat henkilön osallistumista yhdistystoimintaan, minkä vuoksi tällaiset jäsentiedot ovat aina salaisia. Myös muut vapaa-ajan harrastustoiminnan yhteydessä kerätyt henkilötiedot ovat salassa pidettäviä. Samoin esimerkiksi kirjastojen lainaajarekisterit sekä tiedot henkilön uskonnollisesta vakaumuksesta ovat salaisia. Viran haun yhteydessä kuvatut perhesuhteita, henkilökohtaisia oloja ja harrastustoimintaa koskevat tiedot ovat salaisia.

Yhdistyksen jäsenellä on oikeus tutustua oman yhdistyksensä jäsenluetteloon. Jäsenluettelon ja sen sisältämien tietojen luovuttamisesta päättää yhdistyksen hallitus. Yhdistyksen hallituksen on päättäessään luovuttamisesta otettava huomioon henkilötietolain luovutusta koskevat säännökset. Jos jäsenluettelo on luovutettu viranomaiselle, se on viranomaisen salassa pidettävä asiakirja.

Asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilön toimimisesta poliittisessa tai muussa luottamustehtävässä tai henkilön pyrkimisestä sellaiseen tehtävään samoin kuin henkilön osallistumisesta poliittisen puolueen perustamiseen ja rekisteröintiin tai valitsijayhdistyksen perustamiseen vaaleja varten, ovat kuitenkin julkisia.

Esimerkiksi tiedot henkilön toiminnasta valtion ja kunnan poliittisessa tai muussa luottamustehtävässä ovat julkisia. Tieto kunnan toimielimen jäsenyydestä ja jäsenen poliittinen vakaumus (puoluekanta) ovat julkisia tietoja. Samoin tieto henkilön jäsenyydestä poliittisen puolueen hallintoelimessä on julkinen. Sen sijaan esimerkiksi kunnan viranhaltijan tai työntekijän taikka virkaa tai tehtävää hakevan poliittinen vakaumus (esimerkiksi puoluekanta) on salassa pidettävä tieto.

Hallintovaliokunta toteaa mietinnössään tämän kohdan sisällöstä muun muassa seuraavaa: ”Yhdistystoiminnan luottamustehtäviä koskevat tiedot sen sijaan olisivat julkisia kohtaan sisältyvän erityissäännöksen sekä yhdistyslakiin ehdotettavaksi tehtävien tarkennusten perusteella” (HaVM 31/1998 vp).

Tämän kohdan säännöstä on valiokunnan kannanotto huomioon ottaen mahdollista tulkita niin, että myös erilaisten yhdistysten hallintoelinten jäsenyyttä koskevat tiedot ovat julkisia. Sen sijaan ko. hallintoelimen jäsenen poliittinen vakaumus (puoluekanta) on salassa pidettävä tieto, jollei kysymys ole poliittisesta luottamustehtävästä.

Yhdistysrekisteritiedot ovat yhdistyslain 47 §:n 2 momentin nojalla julkisia ja jokaisella on oikeus saada niistä otteita ja todistuksia siten kuin julkisuuslaissa säädetään. Esimerkiksi yhdistyksen hallituksen puheenjohtajan ja yhdistyksen nimenkirjoittajan nimi ja yhteystiedot ovat julkisia yhdistysrekisteritietoja (yhdistyslaki 48 §).

Yksilöiden turvallisuutta koskevat ja muut yksityisyyden suojan piiriin kuuluvat salaisuudet

Yksilöiden turvallisuutta koskevia ja muita yksityisyyden suojan piiriin kuuluvia salaisuuksia ovat (ks. Julkisuus- ja salassapitolainsäädäntö, Anna-Riitta Wallin-Timo Konstari, Jyväskylä 2000, s. 162–181):

• turvapaikanhakijan ja hänen läheistensä turvallisuus (24 § 24 kohta)

• turvakiellon suojaamat ja muut salaiset tiedot (24 § 31 kohta)

• identiteettitietojen suoja (24 § 4 kohta)

• rikosta ja sen selvittämistä koskevat arkaluonteiset tiedot (24 § 26-28 kohdat ja 3 kohta)

• testien ja kokeiden tulokset ja henkilöarvioinnit (24 § 29 kohta, 30 kohta)

• kunniansuoja sekä vainajan ja omaisten kunnioittaminen (24 § 3 kohta, 6 kohta, 8 kohta ja 26 kohta)

Muun muassa seuraavat erityislait sisältävät tärkeitä yksityiselämän salaisuuksia:

• Laki turvallisuusselvityksistä (177/2002), mm. kunnan työntekijöistä hankitut turvallisuusselvitykset. 

• Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002), mm. lasten kanssa työskentelevien henkilöiden rikosrekisteriotteista tehdyt merkinnät.

• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004), mm. kameravalvonnan tallenteet, mikäli työnantaja säilyttää niitä ja  työnantajan suorittamasta työntekijöiden sähköpostiviestien selauksesta tai avaamisesta saadut tiedot.

Sosiaali- ja terveysministeriö on laatinut oppaan ”Sosiaalihuollon asiakkaan asema ja oikeudet (STM, oppaita 2001:11) sekä ”Potilasasiakirjojen laatiminen sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttäminen” (STM, oppaita 2001:3). Julkaisut ovat STM:n kotisivulla (www.stm.fi). Opetushallitus on laatinut oppaan ”Julkisuus ja tietosuoja opetustoimessa” (Tampere 2004). Julkaisu on maksullinen ja sitä voi tilata opetushallituksen verkkokaupasta (http://www.oph.fi/verkkokauppa/).

Täsmennyksiä kuntien www-viestinnän ohjeet 2001 -suosituksiin

Henkilötietolainsäädännön ja henkilötietojen käsittelyn lähtökohdista

Oikeus tietoon on perustuslain 12 §:ssä säädetty viranomaistoiminnan julkisuutta koskeva perusoikeus, jota voidaan vain välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoittaa. Julkisuutta koskevan perusoikeuden toteutumista kunnan päätöksenteossa varmistetaan kuntalain ja julkisuuslain nojalla. Yksityiselämä on perustuslain 10 §:n nojalla suojattu perusoikeus, jonka varmistamista koskevat perussäännökset sisältyvät lähinnä julkisuuslakiin ja henkilötietolakiin.

Kuntalain 29 §:n säännös sisältää vaatimukset kunnan tiedottamiselle. Julkisuuslain 18 §:n ja julkisuusasetuksen (1030/1999) 1 luvun säännökset hyvästä tiedonhallintatavasta sisältävät viranomaisille vaatimuksia julkisuusperiaatteen sekä tietosuojan ja- turvallisuuden toteuttamiseksi. Henkilötietolaki (523/1999), laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) ja sähköisen viestinnän tietosuojalaki (516/2004) sisältävät vaatimuksia hyvän tietojenkäsittelytavan mukaiselle henkilötietojen käsittelylle (ks. tiesuojavaltuutetun kotisivut www.tietosuoja.fi, Kunnallinen työmarkkinalaitos, yleiskirjeet 3.11.1999, 19/1999, 17.9.2004, 22/2004, www.kuntatyonantajat.fi). Verkossa tapahtuvan henkilötietojen keräämisestä informoinnissa on syytä tutustua tietosuojavaltuutetun “Hyvä tietää” sarjan esitteeseen 3/2004 “Laadi tietosuojaseloste”.

Sananvapauslaki (460/2003) asettaa vaatimuksia verkkojulkaisun tallentamiselle, toimittajavastuulle sekä vastine- ja oikaisuoikeudelle. Asiakaslehti tai muu toimituksellista aineistoa sisältävä ja säännöllisesti ilmestyvä uutisalue ovat verkkojulkaisuja. Kuntien ajankohtaistiedotteita ja asiointipalveluja sisältävät internet-palvelut tai verkkoportaalit eivät ole verkkojulkaisuja. Kuntien kotisivut eivät muodosta verkkojulkaisua toistuvasti päivitettyinäkään. Kuntaliitto on suositellut, että kunnissa viestintävastuut määritellään kaikissa tapauksissa selkeästi. Kunnan on syytä nimetä internet-palvelun sisällöstä ja verkkoviestinnästä vastaavat henkilöt palvelun sisällöstä ja laajuudesta riippumatta. Myös kunnan sivuilla olevien keskustelupalstojen ja muiden vuorovaikutteisten internet-palveluiden sisältöä on valvottava (ks. Suomen Kuntaliiton yleiskirje 31.10.2003, 25/80/2003, www.kunnat.net/tietopankki).

Viranomaisen pitämästä henkilörekisteristä voidaan luovuttaa henkilötietoja kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa pääsääntöisesti vain asianomaisen henkilön suostumuksella tai jos oikeudesta luovuttamiseen on erikseen säädetty sekä edellyttäen, että luovutuksensaajalla on oikeus kerätä ja tallettaa luovutettuja henkilötietoja, jolloin asiaa arvioidaan henkilötietolain asianomaisten säännösten kannalta (8,12 §:t sekä lähinnä 14–16 §:t).

Henkilörekisteriin sisältyvien henkilötietojen julkaiseminen Internetissä on henkilötietojen sähköistä luovuttamista, minkä vuoksi niitä ei saa julkaista Internetissä ilman henkilön suostumusta tai muuta laillista perustetta (ks. julkisuuslaki 16 § 3 mom). Salassa pidettäväksi säädettyjä tietoja ei luonnollisestikaan saa julkaista Internetissä eikä sillä ole merkitystä, ovatko tiedot henkilörekisterin tietoja tai eivät.

Kunnan henkilörekistereitä ovat esimerkiksi

1  henkilöstöhallinnon rekisteri, jonka käyttötarkoitus on palvelussuhteen hoito

2  viranhaussa muodostuvat hakijarekisterit, joiden käyttötarkoitus viran täyttäminen 

3  luottamushenkilöitä koskevat henkilörekisterit    

4  koulujen oppilasrekisterit

5  rakennusluparekisteri 

6  potilasrekisteri

7  sosiaalihuollon eri tehtävissä muodostuvat henkilörekisterit.

Myös henkilörekisteristä saa julkiset tiedot suullisesti, nähtäväksi ja jäljennettäväksi. Henkilörekisteritietojen tavanomainen käyttö ja toimituksellinen tarkoitus jäävät henkilötietolain soveltamisalan ulkopuolelle, jonka johdosta tietojen luovuttaminen kyseiseen tarkoitukseen on mahdollista. Käyttötarkoitus tulee esittää ja varmistaa.

Kunnan toimielimen pöytäkirjat ja muut kokousasiakirjat eivät sellaisenaan muodosta myöskään Internetissä henkilörekisteriä eikä niiden julkaiseminen Internetissä ole henkilötietojen sähköistä luovuttamista henkilörekisteristä. Myös henkilörekisteriin sisältymättömien henkilötietojen käsittelylle Internetissä (mm. esityslistojen ja pöytäkirjojen laittaminen Internetiin) tulee olla henkilötietolain mukainen käsittelyn peruste, koska kysymys on henkilötietolain tarkoittamasta automaattisesta henkilötietojen käsittelystä, jota henkilötietolain vaatimukset koskevat (henkilötietolaki 2 § 2 mom). Henkilötietojen laittaminen Internetiin on oltava ”asiallisesti perusteltua” ja sen pitää täyttää myös henkilötietojen käsittelylle säädetyt ”yleiset edellytykset” (henkilötietolaki 6 §, 8 §). Asianomaisten antaman suostumuksen lisäksi lähinnä kuntalain 29 §:n tiedottamisvelvoitteen toteuttaminen antaa kunnalle oikeuden henkilötietoja koskevalle Internetviestinnälle.

Oikeus- ja lainvalvontaviranomaiset ovat ratkaisuissaan kiinnittäneet huomiota siihen, että kunnat ovat eräissä tapauksissa julkaisseet avoimilla Internet-sivuilla ilman laillista tai selvästi hyväksyttävää perustetta henkilön yksityiselämää koskevia tietoja. Perustuslain 10 §:n yksityiselämän suojaa koskevaa perusoikeutta on eräissä tapauksissa pidetty perustuslain 12 §:n tiedon perusoikeutta painavampana (mm. eduskunnan apulaisoikeusasiamiehen päätös 9.10.2002, Dnro 1835/2/99 ja 2200/4/99 sekä 20.7.2004 Dnro 1803/4/03, apulaisoikeuskanslerin päätös 18.5.2004, Dnro 1415/1/02, 10.1.2005, Dnro 481/1/03 ja 7.2.2005, Dnro 168/1/04, KHO 6.5.1998 T 0773, Tietosuojavaltuutetun lausunnot 18.5.2004, dnro 582/49/2004 ja 16.5.2005, dnro 396/49/2004).

Tietosuojavaltuutettu (TSV) on eräässä apulaisoikeuskanslerille (AOKA) antamassaan lausunnossa todennut ensinnäkin, että kunnan toimielimen esityslistat ja pöytäkirjat eivät muodosta henkilörekisteriä eikä niiden julkaiseminen Internetissä ole julkisuuslain 16 §:n 3 momentin tarkoittamaa henkilötietojen luovuttamista henkilörekisteristä. TSV toteaa lisäksi, että kuntalain 29 §:n säännöksen voitaneen katsoa oikeuttavan henkilötietojakin sisältävien esityslistojen ja pöytäkirjojen laittamiseen Internetiin, jos tietoja säilytetään Internetissä vain tiedottamisen edellyttämän ajan. Kun sääntelyä siitä, mikä tämä aika on, ei ole, niin TSV:n käsityksen mukaan jotain johtoa tiedottamisen edellyttämiä aikoja määriteltäessä voitaneen vetää esimerkiksi eräiden kunnallisten päätösten nähtäväksi asettamista koskevien laissa asetettujen määräaikojen perusteella (Dnro 582/49/2004/18.5.2004). AOKA on päätöksessään viitannut TSV:n lausuntoon ja todennut, että henkilötietoja sisältävät päätökset ja esityslistat tulisi poistaa Internetistä, kun kyseisellä tavalla toteutetun tiedottamisen tarvetta ei enää ole. Näin menetellen voidaan AOKA:n käsityksen mukaan varmistaa se, ettei pöytäkirjoista tai esityslistoista muodostu henkilörekisteriä ja ettei tietojen avoin käsittely vaaranna henkilöiden yksityisyyden suojaa (7.2.2005, Dnro 168/1/04). 

Eduskunnan apulaisoikeusasiamies (EAOA) on eräässä ratkaisussaan todennut, ettei kokousasiakirjoihin sisältyvän nimetyn henkilön virkavaalista tekemän oikaisuvaatimuksen pitäminen kunnan Internetissä vajaan vuoden ajan ole yksityisyyden suojan eikä henkilötietolain vastaista (EAOA 4.12.2002, Dnro 2823/4/02).

Lisäksi EY-tuomioistuin on katsonut, että henkilötietojen laittaminen Internet-kotisivuille on henkilötietojen automaattista käsittelyä. Avoimen kotisivun ylläpitämisessä ei ole kysymys henkilötietojen siirtämisestä kolmansiin maihin, mutta kansallisissa järjestelmissä tulee taata asianmukainen tasapaino sananvapauden, henkilötietojen vapaan liikkuvuuden ja yksityiselämän suojan välillä (ks. henkilötietolaki 2 § 2 mom, 22 §, 23 §). EY-tuomioistuin on katsonut myös, että sairausloma on terveyteen liittyvä henkilötieto (6.11.2003, Asia C 101/01).

Tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan järjestelmä, jossa kunta luo sivustoilleen hakujärjestelmän, joka hakee tiettyä henkilöä koskevat esityslistat ja muut asiakirjat, on henkilötietojen käsittelyä tiettyä henkilötietolain 6 §:ssä tarkoitettua käsittelytarkoitusta varten, jonka voitaneen katsoa täyttävän myös henkilötietolain 3 §:n 3 kohdan henkilörekisterin määritelmän. Henkilön nimi on ratkaiseva eikä järjestelmä täytä henkilötietolain 8 §:n mukaisia käsittelyn yleisiä edellytyksiä, koska sitä ei voi perustella tiedottamista koskevalla säännöksellä. TSV:n käsityksen mukaan ”mahdollisilta tulkintaongelmilta vältytään, jos hakujärjestelmä, jos sellainen on, tehdään asiaperusteiseksi” (18.5.2004, dnro 582/49/2004).

Täsmentäviä suosituksia

Oikeus- ja lainvalvontaviranomaisten ratkaisujen johdosta on tarpeellista korostaa erityisesti seuraavia seikkoja. Hyvän tiedonhallintavan, hyvän tietojenkäsittelytavan ja tiedottamisen vaatimukset on pyrittävä yhteen sovittamaan niin, ettei kenenkään yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta eikä loukata. Kunnan on henkilötietojen käsittelyssä perusteltua katsoa intressivertailussa yksityiselämän suojan vaatimukset julkisuusperiaatetta painavammiksi.

Intressivertailussa on yksityiselämää koskevien tietojen yhteydessä muuan muassa arvioitava tiedottamisen ja julkistamisen tapa. Internetin käytössä on otettava huomioon, ettei viranomaisella ole mahdollisuutta estää siinä julkaistujen henkilötietojen käyttämistä henkilötietolain vaatimusten vastaisesti periaatteessa mihin tahansa tarkoitukseen. Yksityiselämän suojaa painottavassa intressivertailussa on perusteltua arvioida, mil, loin ja kuinka pitkän aikaa tehokas tiedottaminen ja viranomaisten toiminnan valvonta edellyttävät yksityisten henkilöiden henkilötietojen julkaisemista Internetissä.

Kuntaliitto on suositellut, että yksityishenkilöiden nimien, osoitteiden ja muiden henkil, tietoj, en merkitsemistä esityslistoihin, pöytäkirjoihin ja muihin asiakirjoihin sekä julkaisemista Internetissä ja muussa viestinnässä vältetään, jollei asian käsittely, tehokas tiedottaminen ja viranomaisten toiminnan valvonta sitä vaadi. 

Yksityiselämän, siis ihmisten omaan elinpiiriin kuuluvia ja lailla salassa pidettäväksi säädettyjä muita tietoja, henkilötunnuksia, yksityishenkilöiden henkilötietoja sisältäviä erillisiä luetteloita ja muita henkilörekistereitä sekä yksityishenkilöiden osoite-, puhelinnumero- ja muita yhteystietoja ei saa laittaa Internetiin. Jos kyseisiä tietoja katsotaan poikkeuksellisesti tarpeelliseksi julkaista Internetissä, siihen on oltava asianomaisen suostumus tai muu laillinen peruste.  

Tulkintaongelmia on ollut erityisesti, mitkä ovat julkisuuslain 24 §:n 32 kohdan tarkoittamia perhe-elämää ja , henkilökohtaisia oloja koskevia salassa pidettäviä tietoja. Tulkintaongelmien välttämiseksi on perusteltua katsoa esimerkiksi henkilön sairauspoissaoloa, vanhempainlomaa, äitiyslomaa, adoptiota, hoitovapaata, työkyvyttömyyseläkettä ja pankkitilin numeroa koskevat tiedot salassa pidettäviksi eikä niitä saa panna kunnan Internet-verkkoon tai julkaista luvatta muullakaan tavoin. Esimerkiksi edellä tarkoitettu virkavapaus on syytä julkaista sen perustetta ilmoittamatta. 

Esimerkiksi viran hakemukset ovat julkisia, kun viranomainen on ne saanut. Jokaisella on oikeus saada viranomaiselta julkiset tiedot. Viranhakijoiden kokemus, koulutus- ja muista henkilötiedoista vaalia varten laadittu yhteenveto on julkinen asiakirja, joka saattaa myös pöytäkirjan osana olla henkilörekisteri. Lisäksi hakijoiden yhteenvetotietojen, kokonaisuuden julkaiseminen Internetissä ei täytä riidatta henkilötietolain henkilötietojen käsittelyä koskevia muita vaatimuksia (mm. tehtävien hoidossa asiallisesti perusteltua, yksityisyyden suojan perusteeton vaarantuminen).

Tulkintaongelmat vältetään, kun viran haun yhteenvetotietoja ei pöytäkirjaan sisältyvinäkään julkaista Internetissä. Suositeltavaa on, että vaalipäätöksestä tiedotettaessa Internetissä informoidaan lähinnä virkaan valitusta, varalle valitusta ja vaalissa ääniä saaneista sekä esimerkiksi siitä, että julkiset tiedot muista hakijoista ovat saatavilla kunnanvirastossa. Listaa viranhakijoista ei lähetetä automaattisesti vaalipäätöksen yhteydessä myöskään hakijoille.

Esimerkiksi erityislaissa säädettyyn julkipanomenettelyyn kuuluvat ja lainsäädännön edellyttämiä henkilötietoja sisältävät lupapäätöslistat, joita pidetään yleisesti nähtävänä vain lainsäädännön edellyttämän määräajan, eivät käsityksemme mukaan muodosta henkilörekisteriä. Henkilötietolain tulkintaongelmilta vältytään, jos kyseiset tiedot julkaistaan Internetissä enintään saman ajan. 

Kunnan palveluksessa olevien yhteystiedot koskevat heidän tehtäviensä hoitoa kunnassa eikä niiden julkaiseminen Internetissä yleensä vaaranna perusteettomasti heidän yksityisyyttään. Yhteystietoja voidaan julkaista Internetissä, jos tämä on tehtävien asianmukaisen hoidon kannalta tarpeellista ja perusteltua. Hallinto-organisaation tehtävänä on arvioida, keiden kunnan palveluksessa olevien yhteystietoja julkaistaan Internetissä (ks. Valtionhallinnon sähköpostien käsittelyohje 2/2005, Valtiovarainministeriö, Hallinnon kehittämisosasto, Vahti, www.vm.fi/vahti). Työntekijöillä on oikeus tietää, mitä tarkoitusta varten heitä koskevia tietoja on Internetissä eikä niitä ole syytä julkaista vastoin työntekijän toivomusta. Jos kunnassa katsotaan tarpeelliseksi julkaista kunnan luottamushenkilöiden ja palveluksessa olevien kotiyhteystietoja Internetissä, siihen tarvitaan asianomaisten henkilöiden suostumus.  

Yksityisyyden suojan vaatimukset huomioon ottaen kunnan tiedottamisvelvoite ei oikeuta henkilötietoja koskevien asiakirjojen pitkäaikaiseen säilyttämiseen Internetissä. Mitä pitempään henkilötietoja sisältävät kunnan kokousasiakirjat säilytetään Internetissä, sitä suurempi vaara on, että yksityisyyden suoja voi vaarantua. Kuntaliitto suosittelee, että kunnat pitävät henkilötietoja sisältävät kokousasiakirjat Internetistä vain tehokkaan tiedottamisen vaatiman rajoitetun ajan ja poistavat ne Internetistä ainakin viimeistään vuoden kuluttua niiden julkaisemisesta.

Internetissä toimii lukuisia kunnista riippumattomia, vapaaseen kirjainmerkkijonoon perustuvia hakujärjestelmiä (mm. Google), joilla hakutuloksena voidaan saada myös luonnollista henkilöä koskevat asiakirjat tai muut internet-merkinnät, mistä johtuen tietosuojan riskit ja mahdollisuudet tietojen väärinkäytöksiin lisääntyvät. Kunnat eivät ole luomassa eikä ole syytä luoda tällaisia henkilöhakujärjestelmiä, joihin sisältyviltä ”mahdollisilta tulkintaongelmilta vältytään, jos hakujärjestelmä, jos sellainen on, tehdään asiaperusteiseksi” (em. TSV:n lausunto 18.5.2004).

Kuntaliitto on koonnut julkisuus- ja henkilötietolainsäädäntöön liittyvää ohjeistusta ja oikeuskäytäntöä Internetiin www.kunnat.net > lakiasiat > julkisuuslaki henkilötietolakikuntien verkkoviestintään liittyvän ohjeistusta, sekä www.kunnat.net > viestintä > verkkoviestintä.

SUOMEN KUNTALIITTO

Timo Kietäväinen, varatoimitusjohtaja

Taisto Ahvenainen, johtava lakimies