Milloin lupa-asian katsotaan tulleen vireille hallintolain mukaan?

Hallintoasian vireillepanoa ei ole rajoitettu säätämällä sille tiukkoja muotovaatimuksia, koska vireillepanon sääntelyn tavoitteena ei ole muodollisesti hankaloittaa hallintomenettelyn käynnistämistä. Hallintoasian vireillepanosta (ja siten myös vireilletulosta) on yleinen sääntely hallintolain 4. luvussa. 

Rakentamisen lupa-asiat lähtökohtaisesti pannaan vireille kirjallisesti tai sähköisesti. Sähköinen asiointi on pääsääntöinen toimintatapa, mutta muukin kirjallinen tapa on edelleen mahdollinen.  

Vireillepanon muodolliset ja sisällölliset vähimmäisvaatimukset 

• oikea muoto (pääsääntö kirjallisesti/sähköisesti) 
• hakijan nimi ja yhteystiedot* (HL16 §) 
• asian riittävä yksilöinti sekä vaatimukset perusteineen** (HL 16 §, 19 §) 
• toimittaminen toimivaltaiselle viranomaiselle*** (HL 17 §, 20 §) 

Hyvään hallintoon kuuluu, että viranomainen on helposti saavutettavissa ja että asiointia viranomaisen kanssa ei vaikeuteta yksityiskohtaisin muotovaatimuksin, elleivät ne ole tarpeen oikeusturvasyistä tai tasapuolisen kohtelun takaamiseksi. Palveluperiaatteen mukaisesti vireillepanon muodossa olevia virheitä tai puutteellisuuksia tulee voida menettelyn kuluessa korjata. Viranomaisen neuvontavelvollisuus koskee myös asian vireillepanoa. 

*Yhteystiedoilla tarkoitetaan vireillepanijan postiosoitetta tai muuta osoitetta, josta vireillepanija on tavoitettavissa tai johon voidaan toimittaa asian käsittelyyn liittyviä tiedusteluja ja asiakirjoja. Osoite voi olla myös sähköpostiosoite. Yhteystietoina voidaan ilmoittaa asiamiehen tai laillisen edustajan yhteystiedot. 

** Hakemus perusteineen on oltava luettavassa ja ymmärrettävässä muodossa. Jos asiakirja on niin epäselvä tai ylimalkainen, ettei siitä käy ilmi, mitä asia koskee, asia ei tule sen perusteella vireille. Asian yksilöintiä on vielä mahdollista tarkentaa tai rajata käsittelyn aikana. HL 19 §:ssä vaatimuksella tarkoitetaan vireillepanijan esittämää pyyntöä, että viranomainen tekee asiassa tietynsisältöisen päätöksen. Vaatimuksen perusteilla tarkoitetaan seikkoja, joihin hallintomenettelyn vireillepano perustuu. Vireillepanon yhteydessä ei välttämättä edellytetä yksityiskohtaisia ja kattavia perusteluja, sillä niitä voidaan esittää myös asian käsittelyn yhteydessä. 

*** Käytettäessä sähköistä asiointijärjestelmää luvan hakemiseen, hakijan tulee lähettää hakemus viranomaiselle painamalla Lähetä-painiketta. Vaikka viranomainen voi katsella järjestelmässä luonnostilassa olevaa hakemusasiaa, tarvitaan hakijan tahdon ilmaus asian vireille tulemiseksi. 

Ks. KHO:2021:110: A ry oli ministeriön sähköisessä järjestelmässä täyttänyt valtionavustushakemusta, mutta ei ollut lähettänyt sitä ministeriölle ennen hakuajan päättymistä ja järjestelmän sulkeutumista. 

Korkein hallinto-oikeus totesi, että sähköisessä järjestelmässä asiakirjan lähettäminen tapahtuu painamalla sitä tarkoittavaa painiketta, esimerkiksi Lähetä-painiketta. Tämä painikkeen painaminen osoittaa hakemuksen täyttäjän tahdonilmaisun hakemuksen jättämisestä. Ennen mainittua toimenpidettä tehdyt valmistelevat toimenpiteet, kuten tietojen täyttäminen hakemuslomakkeelle, eivät vielä merkitse hakemuksen lähettämistä. Asiaa arvioitaessa ei ollut merkitystä sillä, että hakemuksen tiedot olivat jo ennen lähettämistä tallentuneet ministeriön järjestelmiin, joista ne olisi teknisesti mahdollista saada. Koska A ry:n hakemusta ei ollut lähetetty ministeriölle eikä sitä siten ollut toimitettu viranomaiselle määräajassa, sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 10 §:n 1 momentin sähköisen viestin saapumisaikaa koskeva säännös ei tullut asiassa sovellettavaksi. Opetus- ja kulttuuriministeriön oli tullut jättää A ry:n hakemus myöhästyneenä tutkimatta.