Kuntalaki on kunnan toiminnan perusta. Kunnan ohjausasiakirjat antavat puitteet kunnan toiminnan ohjaamiselle. Kaksikielisyys on tärkeää sisällyttää kaikkiin ohjausasiakirjoihin, erityisesti kunnan hallintosääntöön ja strategioihin. Näiden asiakirjojen lisäksi oleellisia ovat tietenkin budjetti ja kunnan resurssit, jotta kunta voi ylläpitää hyvää palvelutasoa kahdella kielellä. Luottamushenkilöillä on keskeinen rooli kaikissa näissä ohjausasiakirjoissa. Viime kädessä luottamushenkilöt hyväksyvät kunnan ohjausasiakirjat. Kunnan työntekijöiden ja luottamushenkilöiden välinen yhteistyö on tärkeää sekä ohjausasiakirjoja laadittaessa että niiden toteuttamisessa ja seurannassa.

Toimenpide-ehdotukset kaksikielisille kunnille toimivan kaksikielisyyden takaamiseksi suomeksi ja ruotsiksi:

1. Määritelkää palveluketjut molemmilla kielillä, myös organisaatiota koskevien suurien muutosten yhteydessä.
2. Nimetkää vastuuhenkilöt toisella kansalliskielellä annettavalle palvelulle.
3. Perustakaa palvelukanavia, jotka toimivat molemmilla kielillä.
4. Järjestäkää kielenopetusta työaikana vahvistamaan henkilökunnan kielitaitoa.
5. Käyttäkää palkanlisää palkitsemaan työntekijöitä, jotka käyttävät molempia kieliä työssä.
6. Huolehtikaa siitä, että kunnan luottamushenkilöt voivat käyttää toista kansalliskieltä työssään.
7. Tarkastuslautakunta seuraa jatkuvasti, että organisaatio toimii molemmilla kielillä.

3.1 Hallintosääntö ja kaksikielisyysohjelma

Kuntalain (410/2015) pykälä 90 sisältää listan kunnan hallintosäännössä annettavista tarpeellisista määräyksistä. Yleisellä tasolla todetaan, että hallintosäännön on sisällettävä ne määräykset, jotka tarvitaan kielellisten oikeuksien täyttämiseksi kunnan hallinnossa kielilaissa (423/2003) ja muualla laissa mainitulla tavalla.

Kuntaliitto on kehittänyt mallin kuntien hallintosäännölle. Malli sisältää ehdotuksia hallintosäännön kohtien muotoilulle. Kaksikielisyyttä koskevat pykälät ovat luvussa 7a ja siinä on useita näkökulmia kielellisten oikeuksien huomioimisesta muun muassa hallinnossa, organisaation toiminnassa ja raportoinnissa.

Hallintosääntö on tärkeä asiakirja ja kunnan toiminnan ohjausväline. Kunnanvaltuusto hyväksyy hallintosäännön.

Tärkeiden ohjausasiakirjojen, kuten hallintosäännön, strategian ja budjetin lisäksi, yksi keino vahvistaa kaksikielisyyttä on perustaa kaksikielisyysohjelma. Jotta siitä tulisi osa kunnan strategiatyötä, hallintosäännössä voidaan määrätä, miten ohjelma laaditaan ja miten sitä säännellään.

Tarkistuslista kaksikielisyysohjelman sisällölle:

• Tarkoitus ja tavoite
• Nykytilanteen analyysi
• Toimenpiteet
• Kielisääntö kunnan henkilöstölle
• Mittarit ja arviointi. Lue lisää arvioinnista julkaisun kolmannesta osasta.

On hyvä, että hallintosääntö tai kaksikielisyysohjelma vastaavat seuraaviin kysymyksiin:

• Kenellä kunnan johdossa on kokonaisvastuu palvelusta kunnan toisella kansalliskielellä?
• Miten molemmat kielet huomioidaan kunnassa?
• Miten täyttyy kunkin kansalaisen oikeus omassa asiassaan käyttää omaa kieltään asioidessaan kunnan kanssa?
• Huomioidaanko palveluverkoston suunnittelussa myös niiden tarpeet, joiden äidinkieli on toinen kansalliskieli?
• Miten huolehditaan kahden väestöryhmän mahdollisuuksista saada palvelua omalla kielellään yhtäläisin perustein?
• Miten huolehditaan kunnan suomen- ja ruotsinkielisen väestön sivistyksellisistä ja yhteiskunnallisista tarpeista yhtäläisin perustein?
• Onko kunta selvittänyt henkilöstön kielitaitovaatimukset ja huolehtinut siitä, että ne vastaavat todellista tarvetta?
• Onko kuntaan palkattu riittävästi kääntäjiä?
• Miten kunta huolehtii siitä, että suomen- ja ruotsinkielisellä väestöllä ja organisaatioilla on yhtäläiset mahdollisuudet osallistua ja vaikuttaa omalla kielellä?
• Millä tavalla kunta mittaa palvelun toimivuutta toisella kansalliskielellä (katso julkaisun kolmas osa)?

3.2 Luottamushenkilöt ja kaksikielisyys

Kunnan luottamushenkilöillä on tärkeä rooli elävän kaksikielisyyden luomisessa kunnassa. Valtuuston jäsenet hyväksyvät kunnan ohjausasiakirjat, jotka luovat raamit koko kunnan toiminnalle. Lisäksi valtuuston jäsenet voivat vaikuttaa kunnan palveluihin esimerkiksi valtuustoaloitteen kautta.

Kaksikielisen kunnan toimielimen luottamushenkilöillä on oikeus käyttää suomea tai ruotsia kokouksissa ja kirjallisissa lausunnoissa tai pöytäkirjaa tai mietintöä koskevassa kannanotossa. Kyse on demokratiasta ja perustuslain turvaamasta oikeudesta vaikuttaa. Jos joku jäsen ei ymmärrä suullista lausuntoa, on se esitettävä lyhyesti suomeksi tai ruotsiksi. Viime kädessä puheenjohtaja vastaa siitä, että jäsenillä on yhtäläiset mahdollisuudet osallistua työskentelyyn kielestään riippumatta, ja näin ollen myös tekstien kääntämisestä. 

Jos jäsenen puheenvuoro, lausunto tai kannanotto – esimerkiksi ilmoitus eriävästä mielipiteestä – poikkeaa pöytäkirjakielestä, mutta liitetään pöytäkirjaan, se on käännettävä pöytäkirjakielelle. 

Valtuuston kokouskutsut ja pöytäkirjat on laadittava molemmilla kielillä kaksikielisissä kunnissa kielilain mukaan. Esityslista ja liitteet tulevat osaksi valtuuston pöytäkirjaa ja siksi niiden on oltava sekä suomeksi että ruotsiksi. Esityslistan kanssa lähetettävän lisämateriaalin ei aina tarvitse olla molemmilla kielillä. Kunnan on kuitenkin turvattava luottamushenkilöiden mahdollisuus täyttää tehtävänsä. Kaksikielinen kunta on velvollinen laatimaan kokouskutsut ja pöytäkirjat kunnanhallitukselle, lautakunnille ja muille toimielimille kahdelle kielellä. Tämä ei tosin koske yksikielisiä toimielimiä ja jaostoja. Asianosaisasioissa sekä päätös että pöytäkirjanote on kuitenkin annettava käsittelykielellä. Pöytäkirja on käännettävä niin, että kunnan asukkailla on riittävästi aikaa perehtyä päätöksiin ennen valitusajan umpeutumista, mieluiten muutama päivä sen jälkeen, kun enemmistön kielellä tehty pöytäkirja on valmistunut.