Väkiluvultaan Suomen kolmanneksi suurimmassa kaupungissa Tampereella oli vuosina 2017–2021 käynnissä laaja strateginen Smart Tampere -kehitysohjelma. Ohjelman tavoitteena oli rakentaa kestävää ja älykästä Tampereen seutua, jossa asuminen, eläminen ja liikkuminen ovat hiilineutraalia ja jossa palvelut toimivat digitaalisesti, sujuvasti ja käyttäjälähtöisesti.

Smart Tampere -ohjelmassa rakennettiin verkostoa, jossa kaupungin asukkaat, yritykset ja tutkimuslaitokset pääsivät kokeilemaan ja kehittämään älykaupungin ratkaisuja. Ohjelma jakaantui kolmeen osakokonaisuuteen: ekosysteemiohjelma, digiohjelma ja kestävä Tampere 2030. Smart Tampere -ohjelman päättymisen jälkeen kokeilut ja kehittäminen jatkuvat uusien kehittämishankkeiden puitteissa.

Pääsimme Kuntaliiton ja Kunta- ja hyvinvointialuetyönantajat KT:n Digiä kuntatyössä -sarjassa tutustumaan työn murrokseen, kaupunkikehittämiseen sekä Smart Tampere -ohjelman tuloksiin erityisesti varhaiskasvatuksen ja joukkoliikenteen kehittämisen näkökulmista.

Smart Tampere -ohjelmassa haluttiin nopeiden kokeilujen avulla luoda kuntalaisille uusia helppokäyttöisiä asiointitapoja. Digitalisaatiolla oli ohjelmassa ja sen toimenpiteissä merkittävä rooli, sillä tavoitteena oli kehittää palveluja, joita asukkaat voivat hyödyntää silloin, kun heille parhaiten sopii.

Tampereella on huomattu, ettei enää ole juurikaan olemassa projekteja, joissa toiminnan kehitystä voidaan viedä eteenpäin ilman digitalisaatiota. Toiminnan prosessien ymmärtämisen lisäksi tarvitaan aina vähintään dataa ja tietojärjestelmiä palveluiden uudistamisen taustalle.

Vuonna 2020 Tampereella alkoi varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä eVakan kehittäminen yhteistyössä Espoon kanssa. Kaupunkien kehitystiimit työstävät yhdessä eVakaan uusia toiminnallisuuksia ja edistävät samaan aikaan omien kaupunkiensa sovituksia järjestelmästä. Espoossa eVaka on jo käytössä, ja tavoitteena on, että Tampereen oma versio eVakasta otetaan käyttöön keväällä 2022.

eVakaa käyttävät Tampereella jatkossa varhaiskasvatusyksikköjen johtajat ja muu henkilöstö sekä huoltajat ja varhaiskasvatuksen asiakaspalveluväki. eVakan kautta haetaan muiden muassa varhaiskasvatuspaikkaa, saadaan päätös paikasta sekä käsitellään asiakasmaksuja ja niihin liittyviä tietoja. Lisäksi järjestelmään kirjataan päivittäin lasten läsnä- ja poissaolotiedot ja tulevaisuudessa myös loma-ajat. Myös päivittäinen viestintä kodin ja varhaiskasvatuksen yksikön välillä sekä varhaiskasvatussuunnitelmien teko onnistuu eVakassa.

Tampereella eVakan kehitystiimiin kuuluu 4,5 henkilöä. Kehitystiimi on rakennettu niin, että siinä on sekä teknistä osaamista että hyvin varhaiskasvatuksen palvelualueen ja toiminnan tuntevia henkilöitä. Lisäksi eVakan kehittämisessä on mukana varhaiskasvatuksen esihenkilöitä ja kuntalaisia. Laajan osallistujajoukon kautta pyritään varmistamaan, että eVaka on käyttäjälähtöinen ja vastaa käyttäjien tarpeisiin. Jo nyt on saatu päiväkodinjohtajilta palautetta, jonka mukaan eVaka tulee helpottamaan heidän työtään.

eVakan kehittämistyössä olennaista on Tampereella ollut, että järjestelmää voidaan muokata tukemaan omia prosesseja. Kaiken kaikkiaan Tampereella on tunnistettu tarve yhä useammin tehdä omia tuotteita sen sijaan, että ostettaisiin täysin valmiita järjestelmiä.

Omien tuotteiden kehittäminen muuttaa työtä ja toimintatapoja. Se edellyttää tietohallinnon ja käytännön toiminnan resursointia sekä yhteiskehittämistä oman organisaation, muiden kuntien, asiakkaiden ja järjestelmätoimittajien kanssa. Lisäksi täytyy opetella uusia ketteriä menetelmiä sekä taitoa kuunnella ja priorisoida eri toimijoiden tarpeita.

”Tulevaisuudessa tullaan yhä enemmän satsaamaan omien tuotteiden kehittämiseen. eVakasta saadaan kokemuksia, joita voidaan hyödyntää jatkossa muissa Tampereen hankkeissa.”

- Heli Ketola, projektipäällikkö, Tampereen kaupunki

Tampereen kokemusten mukaan yhteistyö ICT-hankkeissa muiden kuntien kanssa on hedelmällistä, mutta sisältää omat haasteensa. Esimerkiksi kuntien toiminnan prosessit eroavat usein toisistaan, minkä vuoksi yhdessä kunnassa hyväksi todettu järjestelmä ei välttämättä toimi yhtä hyvin toisessa kunnassa. eVakan kohdalla Espoo ja Tampere ovat huomanneet, että monia asioita voi tehdä yhdessä, mutta se vaatii sopimista ja välillä myös kompromisseja sekä omien toimintatapojen uudelleen järjestämistä.