Hallinto- ja toimistotyö muodostuu lukuisista eri prosesseista, joita on pitkään hallittu manuaalisesti ja työntekijöiden yksilökohtaisten työskentelytapojen mukaan. Tänä päivänä hallinto- ja toimistotyöhön kohdistuu suuria automatisoinnin toiveita - ja myös vaatimuksia - jotka tekevät työstä aiempaa säännellympää. Kun prosessit mietitään vaihe vaiheelta läpi, muuttuvat myös työntekijöiden käsitykset oman työn sisällöstä.

Vantaalla hallinto- ja toimistotyön kehittämiseen on jo useita vuosia kuulunut prosessien miettiminen mahdollisen automatisoinnin ja robotiikan hyödyntämisen näkökulmasta. Tavoitteena on vapauttaa asiantuntijoiden aikaa rutiininomaisista tehtävistä laajempien kokonaisuuksien suunnitteluun, johtamiseen ja ongelmia ratkovaan asiakastyöhön. Kuntaliiton ja Kunta- ja hyvinvointialuetyönantajat KT:n Digiä kuntatyössä sarjassa perehdyimme Vantaan hallinto- ja toimistotyön digikehittämiseen.

”Kun robotti ottaa hoitaakseen tietyn työvaiheen, muutos heijastuu koko työprosessiin.”

- Mari Holkko, HR-järjestelmäpäällikkö, Vantaan kaupunki

Talouspalvelut on toiminut robotiikan käytön edelläkävijänä Vantaalla, ja erilaiset robotiikkaa hallinto- ja toimistotyöhön tuovat hankkeet ovat siivittäneet kehitystyötä. Yhtenä päähankkeena on ollut ostolaskujen reitityksen ja tiliöinnin automatisointi. Vantaalla robotti käsittelee vuosittain yhteensä yli 200 000 laskua.