Tiedon elinkaari

Tiedon säilyttäminen

Kansallisarkisto ohjaa ja tukee viranomaisten asiakirjahallintoa ja arkistotointa laatimalla määräyksiä ja ohjeita sekä suosituksia ja oppaita.

Viranomaisten tekemien seulontaesitysten pohjalta tehdyissä seulontapäätöksissä määritellään, mitkä julkishallinnon asiakirjatiedot on arkistoitava pysyvästi ja mikä on niiden säilytysmuoto. Seulonnalla tarkoitetaan asiakirjatietojen määrälliseen supistamiseen liittyviä toimenpiteitä.

Arkistotoimija päättää sellaisen aineiston säilyttämisestä, mikä ei ole määrätty Kansallisarkiston päätöksellä

Päättää sellaisen aineiston säilyttämisestä, mikä ei ole määrätty Kansallisarkiston päätöksellä pysyvästi säilytettäväksi.

Kuntaliiton rooli mm. arkistointi- ja säilytysaika-asioissa ole enää sama kuin se on aikaisemmin ollut. Suurin muutos kentällä on tiedonhallintalaki ja sen myötä perustettu tiedonhallintalautakunta, jolle lain mukaan kuuluu asiakirjojen säilytysaikojen määrittely. Lautakunta antaa jatkossa myös suositukset säilytysajoista.

Kuntaliiton rooli tiedonhallinnan maastossa muotoutuu sitä mukaa, kun asianomaisten viranomaisten toiminta ja tätä myötä myös kuntien tiedonhallinnan prosessit vakiintuvat. Tehtävämme on erityisesti seurata tiedonhallinnan toimintaympäristön muutosta sekä pyrkiä vaikuttamaan siihen kuntia parhaiten palvelevalla tavalla.

Säilytysaikaoppaat

Kuntaliitto ei enää ylläpidä laatimiaan kunnallisten asiakirjojen säilytysaikaoppaita, mutta aiemmin tehdyt materiaalit pidetään saatavilla verkossa. Siltä osin kuin suosituksia ei vielä ole, tai niistä on kysyttävää, kysymykset voi ohjata lautakunnalle osoitteeseen tiedonhallintalautakunta(at)gov.fi

Emme siis enää laadi tai päivitä säilytysaikaoppaita, emmekä vastaa säilytysaikoja koskeviin kysymyksiin. Kysymyksiin vastaavat asianomaiset viranomaiset, tiedonhallintalautakunta ja Kansallisarkisto viranomaisohjaus(at)kansallisarkisto.fi.

Säilytysajat tietokannassa (maakuntien liitot, varhaiskasvatus, ympäristöterveydenhuolto)

Ympäristöterveydenhuollon säilytysaikaohjeistus

Ympäristönsuojelun säilytysaikaohjeistus

Tiedon säilyttämisessä huomioitavaa

Tiedon metatiedottaminen eli ”tieto tiedosta” yksilöi asiakirjat ja varmistaa niiden löytämisen ja käyttöön saamisen osana muita informaatioresursseja. Asiakirjatieto tulee liittää asiaan, joka on rekisteröity asianhallinnan tehtäväluokituksen mukaan, ja johon rekisteröidään myös asiakirjatiedon käsittelyvaiheet sekä vähimmäistiedot laatijasta ja käsittelijöistä henkilötietojen suoja huomioiden. Näin tiedon rakenne tukee sen kontekstin säilyttämistä. Tiedon sähköistä säilyttämistä ohjataan: SÄHKE2-määräyksellä.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvään elinkaareen voi tutustua tarkemmin Kuntaliiton tietosuoja-sivuilla ja henkilötietojen käsittely kunnassa -sivuilla.

Tiedon pseudonymisointi ja anonymisointi ovat keskeinen osa vastuullista tietojen hyödyntämistä. Tietosuojavaltuutetun ohjeistukseen voi tutustua täällä.

Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämältä yhteentoimivuusalustalta löytyy työkalut yhteentoimivien tietosisältöjen määrittelyyn. Alusta koostuu sanastoista, koodistoista ja tietomalleista, joita tarvitaan tietovirroissa ja muussa tiedonhallinnassa.

Avaa kaikki

Tiedon eheys

Tiedon eheys on tiedon ominaisuus, joka ilmentää sitä, että tietoa ei ole muutettu luvatta, ettei se ole tahattomasti muuttunut ja että mahdolliset muutokset voidaan todentaa ja jäljittää (Finto: Tietotermit, 2016).

Tiedonhallintalain 2 § mukaisiin tietoturvatoimenpiteisiin kuuluu muun muassa tietoaineistojen eheyden varmistaminen. Tietoaineistoja on käsiteltävä ja säilytettävä toimitiloissa, jotka ovat tietoaineiston luottamuksellisuuteen, eheyteen ja saatavuuteen liittyvien vaatimusten toteuttamiseksi riittävän turvallisia (15 §). Lisäksi viranomainen vastaa siitä, että sähköiseen muotoon muutetun asiakirjan luotettavuus ja eheys varmistetaan (19 §).

Nimikkeistöt ja luokitukset

Hoidon kannalta keskeiset tiedot tallennetaan potilaskertomuksiin kansallisesti käyttöön otettuja luokituksia hyödyntäen. Kuntaliiton nimikkeistöt ja luokitukset ovat tällaisia. Niiden jakelu toteutetaan keskitetysti kansalliselta koodistopalvelimelta.

Kuntaliitto vastaa koodistojensa ylläpidosta, kehittämisestä ja käytön ohjeistuksesta - yhteistyössä THL:n ja käytännön asiantuntijoiden kanssa.

Kuntaliiton koodistoja ovat:

ICPC-2 Perusterveydenhuollon kansainvälinen luokitus

Kuntoutus- ja erityistyöntekijöiden nimikkeistöt

Laboratoriotutkimusnimikkeistö

Radiologinen tutkimus- ja toimenpideluokitus

Kuntaliiton verkkopalvelusta löytyvät myös

Sähköinen potilaskertomus

Tiedonhallinta (sosiaali- ja terveydenhuollossa)

Muita hyödyllisiä linkkejä:

Kansallinen koodistopalvelu

Kuntaliiton omistamat ja FCG:n ylläpitämät jalostetut luokitusjärjestelmät (NordDRG, pDRG®, Rafaela®, RAVA®)

NordCase

Nordic Welfare dataBASE

Tiedon määräaikaissäilytys ja pysyväissäilytys

Tiedon määräaikaissäilytyksestä puhutaan silloin, kun tietoa säilytetään tietyn ennalta määritellyn ajan.

Arkistonmuodostajan vastuulla on määritellä määräaikaisten tietojen säilytysajat.

Säilytysaikoja määriteltäessä on otettava huomioon yleinen lainsäädäntö, erityislainsäädäntö, kunnan toiminta ja hallintokäytäntö sekä kuntalaisten ja työntekijöiden oikeusturva.

Kuntaliitto tukee kuntien arkistointityötä julkaisemalla kunnallisten asiakirjojen säilytysaikoja koskevia suosituksia.

Arkistolain 13 §:n mukaan tarpeeton aineisto tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu.

Lisäksi tiedonhallintalaki (906/2019) 21§ tarkentaa säilytysaikoja määritettäessä huomioon otettavia seikkoja, jos tietoaineistojen tai asiakirjojen säilytysajasta ei ole säädetty laissa.

Tiedon pysyväissäilytyksestä puhutaan silloin, kun tietoa säilytetään ilman aikarajaa. Erityisesti pysyvästi säilytettävien tietojen osalta on tärkeää ottaa huomioon se, että tiedon elinkaari on tavallisesti pidempi kuin yksittäisen tietojärjestelmän elinkaari.

Arkistonmuodostajan vastuulla on noudattaa Kansallisarkiston määräyksiä pysyvästi säilytettävistä tiedoista.

Kansallisarkisto laatii viranomaisten tekemien seulontaesitysten pohjalta seulontapäätöksiä.

Seulontapäätöksissä määritellään, mitkä julkishallinnon asiakirjatiedot on säilytettävä pysyvästi ja mikä on niiden säilytysmuoto. Kansallisarkiston säilytyspäätöspalvelusta löytyy lisätietoja.

Aiheesta lisää:

Säilytysaikaoppaat

Säilytysajat tietokannassa

Sähköinen allekirjoitus kunnissa - asiakirjaesimerkkejä

Tiedon hävittäminen

Tiedonhallinnassa onnistuminen edellyttää, että organisaatio arvioi asiakirjojen ja tietojärjestelmiin tallennettujen tietojensa merkityksen lainsäädännön, oman toimintansa ja tutkimuksen tietotarpeiden näkökulmasta.

Asiakirjojen seulontaa ja hävittämistä ohjataan kunnassa virallisesti vahvistetun arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) tai tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS) olevien säilytysaikojen perusteella.

Säilytysajat ovat aina vähimmäissäilytysaikoja, joita ei saa alittaa. Asiakirjoja ei myöskään saa hävittää ennen kuin asia, johon ne liittyvät, on käsitelty loppuun.

Tiedon hävittämisen tarkoituksena on määräajan säilytetyn/tallennetun tiedon poistaminen ja tuhoaminen tiedon elinkaaren viimeisessä vaiheessa niin, että sen palauttaminen ei ole mahdollista vahvistettujen säilytysaikojen umpeuduttua.

Hävitä vain sellaista aineistoa, jonka hävittämiselle löytyy perusteet.

Hävitä tarpeeton aineisto siten, että tietosuoja on varmistettu.

Säilytä pysyvästi säilytettävät asiakirjat erillään määräajan säilytettävistä. Tämä helpottaa hävittämiseen liittyvää prosessia.

Määräajan säilytettävä tieto tulee poistaa myös tietojärjestelmistä ja varmistaa, että tieto ei ole palautettavissa.

Noudata erityistä huolellisuutta salaisten ja ei-julkisten tietojen hävittämisessä.

Tiedon hävittämistä ohjaa se, kuinka tieto on tallennettu. Paperisen aineiston hävittäminen silppuamalla tai polttamalla on helppoa todentaa. Sähköisen aineiston hävittämisen osalta onkin oltava tarkempana siitä, että aineisto tulee hävitettyä niin, että siihen ei voi enää palata. Esimerkiksi tiedoston siirtäminen tietokoneen roskakoriin ei takaa vielä sitä, ettei tietoa ei olisi mahdollista palauttaa. Mikäli tietoa ei ole ylikirjoitettu, on se löydettävissä edelleen koneen kiintolevyltä.

Tiedon hävittämiseen on olemassa sertifioituja ja testattuja tiedonhävitysmenetelmiä. Näitä käyttämällä organisaatio suojaa itseään mahdollisilta tietovuodoilta.