Tyrskylän digipolku tueksi kuntien digitalisoitumiseen

Kaikenlaiset kunnat haluavat digitalisoitua 

Kunta kuin kunta haluaa digitalisoitua. Digitalisoiminen ei kuitenkaan ole vain nykyisten prosessien ja palveluiden sähköistämistä. Digitalisaatio edellyttää prosessien uudelleen miettimistä asiakkaan näkökulmasta. Tuloksena voi olla vanhan palvelun uudistaminen tai lakkauttaminen tai kokonaan uusia palveluita. 

Kuntaliitossa on rakennettu kuvitteellisen Tyrskylän kunnan digipolku vuoteen 2023 asti. Tyrskylä kulkee kohti aikaa, jolloin kuntalaisen arki toimii hänen omista lähtökohdistaan ja kunnalliset palvelut ovat ajasta ja paikasta riippumattomia, aina saatavilla ja helppokäyttöisiä. 

Kunnan toiminnan ja palvelujen digitalisoiminen on lopulta vain loppusilauksen osalta tietotekniikkaa. Kaikki lähtee asiakastarpeiden kartoittamisesta ja toimintatapojen pohdiskelusta. Tyrskylän digipolkua tasoittavat 30 kysymystä, joiden avulla kunta voi testata oman kuntansa, viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden tai johdon muutosvalmiutta. 

Tyrskylän materiaalin avulla kunta voi päästä alkuun 

Tyrskylän materiaalin tarkoitus on auttaa digitalisoitumisen aivan ensimmäisissä askelissa. Niiden avulla kunnassa voidaan jäsennellä vaikeita kysymyksiä ja palastella haastetta pienempiin kokonaisuuksiin. Työskentely lähtee tutustumalla Tyrskylän huoneentauluun, jossa on listattu kahdeksan osa-aluetta, jotka meidän mielestämme auttavat jäsentämään digitalisoitumisen haastetta. Digitalisoituminen ei ole tekniikkaa, vaan se on myös johtamista, asennetta, työkaluja, tietoa ja dataa jne. Kaikilla näillä osa-alueilla tulisi edetä hallitusti ja kunnan strategian mukaisesti. Johdon tehtävä on näyttää tietä, mahdollistaa asioita ja ennen kaikkea johtaa muutosta ja vahvistaa hyvää toimintakulttuuria kunnassa. 

Liikkeelle voi lähteä toteuttamalla kyselyn (esim. viemällä kysymykset kunnan käyttämään kyselytyökaluun) valitulle kohderyhmälle ja käymällä vastauksia sen jälkeen yhdessä läpi. Kyselyn voi toteuttaa vaikka eri kohderyhmille (toimiala, kunnan johto, luottamushenkilöt). Kyselyn avulla on tarkoitus auttaa tunnistamaan niitä asioita, joissa on kehitettävää ja mitkä ovat toisaalta vahvuuksia organisaatiossa. 

Huoneentaulun avulla voidaan käydä keskustelua siitä, mitä kukin teema tarkoittaa omassa kunnassa ja mitä toimenpiteitä niihin voisi liittyä. Digipolun avulla näitä asioita sitten jäsennetään aikajanaksi ja tekemiseksi. Tyrskylän digipolku on esimerkki, josta voi ottaa mallia. Kunnassa voidaan laatia oma digipolku, jossa huoneentaulun teemoja, tai itse valittuja teemoja ryhdytään jäsentämään tekemisen poluksi. Polkua voi tarpeen mukaan päivittää, kun asioita saadaan toteutettua. 

Tämän sivun yhteydestä löydät liitteinä Tyrskylän: 

• Huoneentaulu (pdf)
• Digipolku (aikataulu) 
• Tyrskylää koskeva esitys Kuntamarkkinoilla 2019. 
• Muutosvalmiuskysymykset 
• Myöhemmin on tulossa myös Tyrskylän tietotilinpäätösmalli. 

Taustaa: tavoitetila vuoteen 2023 -työpajat syksyllä 2018

Tyrskylä materiaali syntyi yhteistyössä kuntien kanssa "Tavoitetila vuoteen 2023" -työpajoissa syksyllä 2018, jonka jälkeen niitä on työstetty eteenpäin Kuntaliitossa yhteistyössä eri kuntien kanssa. Materiaalia on myös testattu työpajoissa kunnissa vuoden 2019 aikana.

Kuntaliitto ja Tulevaisuuden kunnan digitalisointi –projekti kutsuivat erilaisia kuntia muodostamaan tavoitetilaa kuntien digitalisoitumiseen syksyn 2018 aikana. Meneillään oleva valtuustokausi kunnissa on muutosten aikaa, joten tulevaisuustyön aikajänne pidetään lähitulevaisuudessa, vuodessa 2023. Muutos on mahdollisuus uudistaa kunnan toimintaa sekä hallinnollisesti, että toiminnallisesti digitalisaation mahdollisuuksia hyödyntäen. Digitalisaation myötä kunta voi syntyä uudelleen.  Syksyllä 2018 järjestetiin neljä työpajaa, joissa kymmenkunta kuntaa oli yhteistyössä Kuntaliiton kanssa muodostamassa jaettua visiota siitä, millainen on tulevaisuuden digitaalinen kunta. Lisäksi työpajoissa hahmoteltiin askelmerkkejä, kuinka tätä tavoitetilaa kohti voisi lähteä askeltamaan, riippumatta siitä, millainen kunnan lähtötilanne on. 

Lisätietoja antaa Elisa Kettunen ja Tom Holmroos.