Lausuntopyyntö päätösluonnoksesta Julkishallinnon taloushallinnon, hallintoasiain ja tiedonhallinnan asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys

Asia: KA/2657/28.02.01/2024

Lausunnonantajan lausunto

Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset päätösasiakirjaan Julkishallinnon taloushallinnon, hallintoasiain ja tiedonhallinnan asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys. Onko päätös selkeä ja ymmärrettävä? Onko sitä tarpeen täydentää joltain osin?

Arvomäärityksen ja seulonnan vakiintuneessa toimintamallissa Kansallisarkisto on määrännyt pysyvästi säilytettävät asiakirjat toimijoiden seulontaesitysten perusteella. Tiedonhallinnan toimintaympäristö on kuitenkin ollut niin kovassa liikkeessä, että kunnille on käynyt haasteelliseksi tehdä seulontaesityksiä. Tiedonhallinnan toimintaympäristön muutoksen yhteydessä on poistunut myös Kuntaliiton rooli seulontaesityksien koordinoijana. 

Nykyinen toimintamalli ja hallinnonaloilta tuleva ohjaus ei ole ollut yhdenmukaista, mikä hajottaa kuntien tiedonhallinnan kokonaisuutta. Tietovarannot eroavat toisistaan merkittävästi sen suhteen, miten tietoa muodostetaan, siirretään tai säilytetään. On nähty tärkeänä, että myös tiedon elinkaaren eri vaiheiden ohjausta yhtenäistettäisiin tiedon säilyttämisen ja arkistoinnin osalta. Kansallisarkisto on oma-aloitteisesti ottanut tiedonhallintalautakunnan suositukset tarkasteluun ja tätä kautta rakentanut uudenlaista yhteistyömallia selkiyttääkseen osaltaan tiedonhallinnan monitahoista ohjausta.

Nyt lausunnoilla oleva esitys, joka koskee koko julkiselle hallinnolle yleisiä ja yhteisiä toimintaprosesseja, jättää kunnille vielä mahdollisuuden tehdä perusteltuja esityksiä uusista pysyvään säilytykseen määrättävistä aineistoista. Tämän esityksen ulkopuolelle jää substanssitehtäviin liittyviä osa-alueita, joihin toimijalla pitää olla erillinen, niitä koskeva seulontapäätös. 

Kansallisarkisto on antanut myös henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjojen arkistoinnista päätöksen, koska tiedonhallintalautakunta ei voi tehdä toimijoiden puolesta seulontaesitystä Kansallisarkistolle. Päätös perustuu tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksen liitteisiin 1–2. Nyt lausunnoilla oleva esitys on siis looginen jatkumo tälle toimintamallille ja päätösasiakirjaluonnos kuvaa selkeästi tätä prosessia. Kansallisarkistolla on arkistolain 8 §:n perusteella oikeus määrätä asiakirjojen arkistoinnista, arkistolain mukaisesta pysyvästä säilytyksestä. Kuntaliitto ei lähde ottamaan kantaa varsinaisiin esityksiin arkistoitavista tietoaineistoista - mutta toivoo kiinnitettävän erityistä huomiota vuoropuheluun tietoa tuotavien toimijoiden kanssa sekä tietosuojan näkökulmiin.

Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset perustelumuistioasiakirjaan. Onko perustelumuistio selkeä ja ymmärrettävä? Onko sitä tarpeen täydentää joltain osin?

Tiedon rakenteistamisen ja hyödyntämisen erilaiset ohjausmallit ovat johtaneet siihen, että kuntien tietoaineistot ovat hajaantuneet useisiin eri järjestelmiin (kansallisiin tietovarantoihin ja organisaation omiin tietojärjestelmiin), joiden tietojen säilytys- ja arkistointivastuu on nykyisin laajasti kunnilla. Etenkin kuntien asian- ja tiedonhallinnan suunnittelua on kuormittanut se, että kansallisiin tietovarantoihin ei ole voitu toimittaa tietoa samanlaisilla ratkaisuilla johtuen kansallisten tietovarantojen keskinäisestä erilaisuudesta. 

Kansallisarkisto perustaa nyt lausunnoilla olevan päätöksen semanttisen yhteentoimivuuden turvaamiseksi tiedonhallintalautakunnan säilytysaikajaoston tekemään tehtävien, prosessien ja tietoaineistojen kartoitus- ja määrittelytyöhön. Semanttisen yhteentoimivuuden turvaaminen ja sitä kautta tiedon merkityksen yhteinen ymmärrys onkin ensiarvoisen tärkeää alati digitalisoituvassa ympäristössä. 

Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset liitteeseen 3 Taloushallinto.  Onko pysyvään säilytykseen määrätyillä asiakirjoilla arkistollista arvoa vai pitäisikö pysyvän säilytyksen rajauksia mielestänne muuttaa? Onko toimintaprosessit ja asiakirjat määritelty kattavasti? Jos on puutteita, mainitkaa puuttuva toimintaprosessi, asiakirja ja arvionne arkistollisesta arviosta.

-

Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset liitteeseen 4 Hallintoasiat. Onko pysyvään säilytykseen määrätyillä asiakirjoilla arkistollista arvoa vai pitäisikö pysyvän säilytyksen rajauksia mielestänne muuttaa? Onko toimintaprosessit ja asiakirjat määritelty kattavasti? Jos on puutteita, mainitkaa puuttuva toimintaprosessi, asiakirja ja arvionne arkistollisesta arviosta.

-

Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset liitteeseen 5 Tiedonhallinta. Onko pysyvään säilytykseen määrätyillä asiakirjoilla arkistollista arvoa vai pitäisikö pysyvän säilytyksen rajauksia mielestänne muuttaa? Onko toimintaprosessit ja asiakirjat määritelty kattavasti? Jos on puutteita, mainitkaa puuttuva toimintaprosessi, asiakirja ja arvionne arkistollisesta arviosta.

-

Tähän luonnokseen (liite 5, rivi 69) on Kansallisarkistossa lisätty tietoaineiston nimeke: Rekisteröintitiedot. Mikä on näkemyksenne tietojen arkistollisesta arvosta? Entä katsotteko, että asiasta on tarkoituksenmukaista päättää tässä yleispäätöksessä vai Kansallisarkiston mahdollisesti myöhemmin antamassa erillisessä päätöksessä?

SUOMEN KUNTALIITTO

Markus Pauni
strategia- ja kehitysjohtaja

Heli Hänninen
erityisasiantuntija