Lausuntopyyntö ohjeesta Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet

Lausunnonantajan lausunto

Ohjetta koskevat yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset

Kuntaliitto kiittää mahdollisuudesta lausua Kansallisarkiston ohjeluonnoksesta Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet.

Kuntaliitto on tuonut aiemmin esiin, että digitoinnin ohjeistusta on tullut viime vuosina paljon ja kunnissa on ollut työlästä pitää aineistoa mukana kehityksessä ja hallita/hahmottaa erilaiset linjaukset suhteessa eri aineistoihin. Ohjeiden on toivottu tuovan nykyistä selkeämmin esiin kulloinkin voimassa olevien määräysten ja päätösten kokonaisuuden, muun muassa yhtenäistämällä eri näkökulmista tehtyjä ohjeita. 

Ohjeen soveltamista koskevat yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset

Kuntaliitto pitää hyvänä sitä, että nyt tehdyssä esityksessä ohjeita on yhdistetty yhdeksi kokonaisuudeksi sekä sitä, että samassa yhteydessä on pyritty parantamaan vaatimusten ymmärrettävyyttä ja luettavuutta kuntien aiemmin esittämien toiveiden mukaisesti. Tärkeänä pidämme myös sitä, että ohjetta on ajantasaistettu ja yhdenmukaistettu Kansallisarkiston digitointia koskevien keskeisten määräysten ja päätösten kanssa.

Kappaleessa 2 on kuvattu digitoinnin yleisiä käytänteitä, suosituksia ja digitoinnin laadunvarmistusta. Tähän näkökulmaan voitaisiin ottaa ohjeessa enemmän kantaa. Kunnista nousevat digitoinnin edistämisen osalta esiin erityisesti osaamisvajeet, henkilöstöresurssien puute sekä rahoitus, ylipäätään digitointiprosessin suunnitteluun ja toteuttamiseen liittyvät näkökulmat. Museoviraston Digitoinnin laadunhallintaohjeen (2023) kappaleessa 16, digitoinnin ja työnkulkujen suunnittelu kuvataan kokonaisuuksia, joiden tyyppisestä sisällöstä voisi olla hyötyä nyt kommenteilla olevassakin ohjeistuksessa.

Kansallisarkiston ohjepankin kehittäminen nähdään Kuntaliitossa kannatettavana. Kansallisarkiston ohjepankissa voisi olla tarjolla myös digitoinnin suunnitteluun ja työnkulkuun liittyvä video. Lisäksi Kansallisarkiston digitointimäärityksien ja sähköisen arkistoinnin palvelun laajentamisen yhteydessä korostetaan, että digitointi ostetaan yleensä kaupalliselta toimijalta, koska tavanomainen skannaus toimistolaitteilla ei tuota määritysten mukaista lopputulosta. Kansallisarkisto voisikin tuottaa toimijoiden kilpailuttamiseksi digitointiprosessiin ohjeen pohjalta myös ehdotuksen yleisestä kilpailutusmateriaalista.

Ohjeen rajauksia (alaluku 1.2) koskevat yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset

Ei kommentoitavaa.

Huomiot ja kommentit ohjeen soveltamisesta eri aineistotyyppien kohdalta

Eri aineistotyyppeihin lisätyt esimerkit ja tekstiä tukevat kuvat ovat hyviä. 

Ohjeen teknisiä vaatimuksia koskevat huomiot ja kommentit

Pidämme kannatettavana, että audiovisuaalisten aineistojen digitointia koskevat ohjeet ja vaatimukset on nyt lisätty.

SUOMEN KUNTALIITTO

Markus Pauni
Strategia- ja kehitysjohtaja
 

Hänninen Heli
Erityisasiantuntija, Strategiayksikkö