HE 260/2018 vp HE eduskunnalle laeiksi valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain ja ammatillisesta koulutuksesta annetun lain muuttamisesta 14.1.2019, dnro 1011/03/2018, Minna Antila

Esityksessä ehdotetaan muutettavaksi valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annettua lakia siten, että ammatillisen koulutuksen valtakunnallista tietovarantoa laajennettaisiin opiskelijan henkilökohtaiseen osaamisen kehittämissuunnitelmaan kuuluvilla tiedoilla sekä tiedoilla muusta ammatillisesta koulutuksesta.

Esityksen mukaan tavoitteena on harmonisoida laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä kokonaisuudessaan tietosuoja-asetuksen kanssa.

Lisäksi ammatillisesta koulutuksesta annettuun lakiin esitetään lisättäväksi säännökset koulutuksen järjestäjän ja työpaikalla järjestettävän koulutuksen vastuullisen työpaikkaohjaajan ja osaamisen arvioijana toimivan oikeudesta saada sähköisesti tieto opiskelijan henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelmasta.

Ehdotetut muutokset on tarkoitettu tulemaan voimaan 1.5.2019.

Lausunto:

Henkilökohtaistamiseen liittyvien tietojen (HOKS) tallentaminen

Voimassa olevan valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekisteristä annetun lain (884/2017) 6.1 §:ssä säädetään rekisterinpitäjän velvollisuudesta tallentaa tietovarantoon lain 7-9 §:ssä säädetyt tiedot. Saman lain 9 §:ssä säädetään tiedoista, jotka ammatillisesta koulutuksesta annetussa laissa tarkoitetun koulutuksen järjestäjän on tallennettava valtakunnalliseen tietovarantoon.

Esityksessä ehdotetaan ammatillisen koulutuksen osalta valtakunnallisen tietovarannon tietosisällön laajentamista. Jatkossa ammatillisen koulutuksen järjestäjillä olisi velvollisuus tallentaa tietovarantoon myös opiskelijoiden ns. HOKS-tietoja. Opiskelijan henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman (HOKS) laatimisesta säädetään ammatillisesta koulutuksesta annetun lain (531/2017) 5 luvussa ja suunnitelman sisällöstä ammatillisesta koulutuksesta annetun asetuksen 9 §:ssä.

Esitys tietosisällön laajentamisesta merkitsee käytännössä sitä, että ammatillisen koulutuksen osalta jatkossa valtakunnalliseen tietovarantoon tallennettaisiin opintosuoritus- ja tutkintotietojen ohella myös opiskelijan henkilökohtaisia opintojen pedagogisia järjestelyjä koskevia tietoja.

Kuntaliitto esittää, että eduskunta kävisi periaatteellisen keskustelun siitä, minkälaista yksilökohtaista tietoa henkilöistä on opetus- ja kulttuuritoimessa tarpeen kerätä valtakunnallisiin tietovarantoihin.

Esityksen mukaan tavoitteena on yhdenmukaistaa ammatillisen koulutuksen henkilökohtaistamisprosessia ja siihen liittyviä toimintamalleja ja -tapoja. Lisäksi tavoitteena on helpottaa ammatillisen koulutuksen järjestäjien, työelämän ja opiskelijoiden työtä sekä sujuvoittaa koulutuksen siirtymävaiheita. Tavoite toteutettaisiin säätämällä koulutuksen järjestäjille velvoite tallentaa opiskelijan HOKS-tietoa valtakunnalliseen tietovarantoon (ns. eHOKS-tietosisältö). Lisäksi kehitettäisiin palvelu ko. tietojen hyödyntämiseksi.

Kuntaliitto pitää esitettyjä tavoitteita kannatettavina, mutta korostaa, että kysymys on laajasta opiskelijoiden yksilökohtaisia tietoja sisältävästä tietovarannosta. Kuntaliiton näkemyksen mukaan esitykseen sisältyy opiskelijoiden sekä heidän tietojaan luovuttavan tahon oikeusturvan kannalta epävarmuustekijöitä.

Kuntaliitto korostaa, että oikeus yksityisyyteen on perusoikeus, joten valtakunnallista tietovarantoa ja siihen liittyvää eHOKS-palvelua luotaessa, erityistä huomiota on kiinnitettävä opiskelijoiden henkilötietojen tietosuojaan ja tietoturvallisuuteen.

Valtakunnalliseen tietovarantoon tallennettavista opiskelijan HOKS-tiedoista esitetään lisättäväksi säännökset lain 9 §:n 2-4 momenttiin. Esityksessä arvioidaan, että tallennusvelvollisuuden piiriin kuuluvat opiskelijatiedot eivät sisällä salassa pidettävää tai ns. arkaluonteista tietoa.

Kuntaliitto toteaa, että varman vastauksen antavaa oikeuskäytäntöä siitä, ovatko kaikki tallennusvelvollisuuden piiriin kuuluvat opiskelijan HOKS-tiedot varmuudella julkisia, ei tiedossa ole. Mahdollisuus, että osa henkilötiedoista myöhemmin arvioitaisiin salassa pidettäviksi, on huomioitava erityisesti tietojen luovutussäännöksissä. 

Rekisterinpitäjä

Tällä hetkellä voimassa olevan valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain (5 §) mukaan tietovarannon teknisenä ylläpitäjänä toimii Opetushallitus ja koulutuksen järjestäjät toimivat järjestelmään lakisääteisen velvoitteen perusteella tallentamiensa tietojen osalta rekisterinpitäjinä.

Kuntaliiton käsityksen mukaan tällöin on käytännössä kyse siitä, että Opetushallitus tietojärjestelmäpalvelun ylläpitäjänä käsittelee koulutuksen järjestäjien sinne tallentamia tietoja koulutuksen järjestäjien lukuun. Tietosuojalainsäädännön näkökulmasta koulutuksen järjestäjä on tilanteessa rekisterinpitäjä ja Opetushallitus tietojärjestelmän ylläpitäjänä on henkilötietojen käsittelijä, joka käsittelee tietoja rekisterinpitäjinä toimivien koulutuksen järjestäjien lukuun. Myös tietosuoja-asetus tunnistaa sekä rekisterinpitäjän että henkilötietojen käsittelijän roolit.

Nykytilassa epäselvyyttä on aiheuttanut se, että Opetushallitukselle tietovarannon teknisenä ylläpitäjänä on laissa säädetty (6 luku) myös yleensä rekisterinpitäjälle kuuluvista tehtävistä kuten siitä, että Opetushallitus päättää henkilötietojen luovuttamisesta valtakunnallisesta tietovarannosta (ns. KOSKI-palvelu). Samoin Opetushallitus on voinut voimassa olevan lain 6 §:n nojalla antaa määräyksiä mm. koulutuksen järjestäjien tietovarantoon tallentamien tietojen tietorakenteista. 

Tällä epäselvyydellä on vaikutusta osapuolten oikeusturvan kannalta. Kuntaliitto pitää perusteltuna, että asiaan pyritään esityksellä vaikuttamaan.   

Esityksessä ehdotetaan muutettavaksi mm. perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnallisen tietovarannon rekisterinpitäjää koskevia säännöksiä (5 §). Valtakunnallisen tietovarannon rekisterinpitäjyyden muodoksi ehdotetaan koulutuksen järjestäjien ja Opetushallituksen yhteisrekisterinpitäjyyttä.

Tietosuoja-asetus tunnistaa rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän ohella yhteisrekisterinpitäjyyden roolin. Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan tahoa, joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Yhteisrekisterinpitäjiä ovat ne, jotka yhdessä määrittävät henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan sitä, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun esim. tietojärjestelmän ylläpitäjänä.

Kuntaliiton käsityksen mukaan rekisterinpitäjyys määräytyy käytännössä toiminnallisin perustein ja yleensä rekisterillä on yksi rekisterinpitäjä. Kuntaliiton käsityksen mukaan yhteisrekisterinpitäjyys lienee yleisesti ottaen järjestelynä poikkeuksellinen.

Valtakunnallisessa tietovarannossa keskeisenä ajatuksena on se, että koulutuksen järjestäjät toimivat sinne tallentamiensa tietojen osalta rekisterinpitäjinä mutta lisäksi Opetushallitus palvelun teknisenä ylläpitäjänä on lain mukaan päättänyt mm. henkilötietojen luovuttamisesta rekisteristä sekä voinut antaa määräyksiä mm. rekisterin tietorakenteista. Käytännössä jo tällä hetkellä tilanne on se, että rekisterinpitoon kuuluvia tehtäviä on kuulunut sekä koulutuksen järjestäjälle että Opetushallitukselle.

Esityksen mukaan Opetushallitus vastaisi valtakunnallisen tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. Esityksessä rekisterinpitäjän velvollisuudet ehdotetaan jaettavaksi siten, että opetuksen ja koulutuksen järjestäjät vastaavat tallentamiensa tietojen tietosuoja-asetuksen mukaisesta täsmällisyydestä (5 art.) sekä rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen (16 art.). Esityksen mukaan muista tietosuoja-asetuksessa säädetyistä vastuista ja velvoitteista vastaa Opetushallitus.

Voimassa olevan valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekisteristä annetun lain 6 luvussa säädetään opinto- ja tutkintorekisterin luovutuspalvelusta. Luovutuspalvelua kutsutaan ns. KOSKI-palveluksi. Sen avulla luovutetaan mm. ammatillisen koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon sisältyviä tietoja. Lain mukaan ns. KOSKI-luovutuspalvelun kautta tapahtuvan tietojen luovutuksen lainmukaisuudesta vastaa Opetushallitus.

Esityksessä ehdotetaan, että valtakunnalliseen tietovarantoon jatkossa tallennettavia ammatillisen koulutuksen opiskelijan ns. HOKS-tietoja ei kuitenkaan luovutettaisi voimassa olevan lain mukaisen KOSKI-luovutuspalvelun kautta. Esityksen mukaan opiskelijan HOKS-tietojen luovuttamiseen kehitettäisiin erillinen palvelu. Esityksessä tätä palvelua tätä palvelua kutsutaan eHOKS-palveluksi.

Valtakunnallisen tietovarannon rekisterinpitäjyyden muodoksi ehdotetaan koulutuksen järjestäjien ja Opetushallituksen yhteisrekisterinpitäjyyttä siten, että pääsääntöisesti rekisterinpitäjän vastuu on kohdistettu Opetushallitukselle.

Kuntaliitto toteaa, että myös henkilötietojen luovutuspäätökset kuuluvat rekisterinpitäjälle. Esityksen mukaan opiskelijan HOKS-tietoja ei luovutettaisi ns. KOSKI-luovutuspalvelun kautta vaan opiskelijan HOKS-tietojen luovuttamiseen valtakunnallisesta rekisteristä kehitettäisiin erillinen palvelu.

Voimassa olevan lainsäädännön perusteella on selvää, että valtakunnallisesta tietovarannosta ns. KOSKI-luovutuspalvelun kautta tapahtuvien tietojen luovutuksesta vastaa Opetushallitus. Esityksen perusteella jää avoimeksi, kumpi rekisterinpitäjistä vastaa opiskelijan HOKS-tietojen luovutuksesta. Koska valtakunnalliseen tietovarantoon ehdotetaan yhteisrekisterinpitäjyyttä, esityksestä tulisi selkeästi käydä ilmi myös se, kumpi rekisterinpitäjistä vastaa opiskelijan HOKS-tietojen luovutuksesta silloin, kun niitä luovutetaan yhteiseen rekisterinpitoon ehdotetusta valtakunnallisesta tietovarannosta.  Tällä epäselvyydellä on keskeinen merkitys esityksen kokonaisvaltaisen arvioinnin sekä opiskelijan ja henkilötietojen luovutuksesta vastaavan tahon oikeusturvan kannalta. 

Esityksen perusteella ammatillisen koulutuksen järjestäjät vastaavat rekisterinpitäjinä vain valtakunnalliseen tietovarantoon tallentamiensa tietojen tietosuoja-asetuksen 5 art. tarkoitetusta tietojen täsmällisyydestä sekä tietosuoja-asetuksen 16 art. tarkoitetusta rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen.  Näin ollen syntyy vaikutelma, että yhteisen rekisterinpidon alaiseen tietovarantoon tallennettujen henkilötietojen luovutuspäätökset myös opiskelijan HOKS-tietojen osalta kuuluisivat rekisterinpidosta pääasiassa vastaavalle Opetushallitukselle. Koska tietojen lainmukaiseen luovutukseen sisältyy osin tapauskohtaista harkintaa, voi tämä käytännössä olla hankalaa.

Tietojen luovuttaminen - eHOKS-palvelu

Voimassa olevan lain 6 luvussa säädetään perusopetuksen, lukio- ja ammatillisen koulutuksen valtakunnallisen tietovarantoon liittyvästä opinto- ja tutkintopalvelujen luovutuspalvelusta, jota kutsutaan ns. KOSKI-palveluksi. KOSKI-luovutuspalvelun osalta voimassa olevaan lakiin sisältyy säännökset KOSKI-luovutuspalvelun tarkoituksesta, luovutettavista tiedoista sekä tietojen luovuttamisen perusteista ja luovutustavoista. Lisäksi KOSKI-luovutuspalvelun osalta säädetään siitä, että Opetushallitus vastaa opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun kautta tapahtuvan tietojen luovutuksen lainmukaisuudesta, teknisen käyttöyhteyden avaamisen edellytysten tutkimisesta sekä vastaa luovutuspalvelun käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä kerää lokitietoa palvelun käytöstä ja toimii lokitietorekisterin rekisterinpitäjänä.

Esityksen 28 §:ssä ehdotetaan, että nykyisen opinto- ja tutkintotietojen ns. KOSKI-luovutuspalvelun kautta ei kuitenkaan luovutettaisi ammatillisen koulutuksen osalta valtakunnalliseen tietovarantoon jatkossa tallennettavia lain 9 §:n 2-4 momentissa tarkoitettuja tietoja. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ammatillisen koulutuksen osalta valtakunnalliseen rekisteriin talletettavia opiskelijan HOKS-tietoja ei luovutettaisi nykyisen KOSKI-luovutuspalvelun kautta vaan tähän kehitettäisiin erillinen palvelu. Esityksessä tätä kutsutaan eHOKS-palveluksi (kts. 28 §:n yksityiskohtaiset perustelut).

Esityksen perusteella jää osin avoimeksi, mistä eHOKS-palvelussa on kyse. Syntyy kuitenkin vaikutelma, että tarkoitus on luoda valtakunnallinen, sähköinen tietojärjestelmäpalvelu, jonka avulla opiskelijan eHOKS-tietoja luovutetaan eri rekisterinpitäjien/tietoon oikeutettujen kesken.

Kuntaliiton näkemyksen mukaan opiskelijoiden ja opiskelijoiden henkilötietoja kehitettävän eHOKS-palvelun kautta luovuttavan tahon oikeusturvan kannalta on olennaista, että esityksessä kuvataan ja laissa säädetään riittävän selkeästi, mistä palvelusta eHOKS-palvelussa on kyse. Esityksen perusteella kokonaisvaltaisen kuvan saaminen eHOKS-palvelusta sekä sen vaikutusten arvioiminen mm. koulutuksen järjestäjien kannalta, on hankalaa. Kuntaliitto korostaa, että kyse on opiskelijoiden ja heidän henkilötietoja esitetyn palvelun avulla luovuttavan tahon oikeusturvan kannalta merkittävästä asiasta. 

Kuntaliiton näkemyksen mukaan esityksestä tulisi selkeästi käydä ilmi ainakin palvelun tarkoitus, mitä tietoja ja mihin käyttötarkoitukseen tietoja sen avulla voidaan luovuttaa, kuka sen avulla tietoja luovuttaa sekä sähköisen luovutuksen perusteet ja miten opiskelijan HOKS-tietojen luovutus sähköisessä palvelussa käytännössä toteutetaan. Esimerkiksi perustuuko tietojen luovutus eHOKS-palvelussa tietopyyntöön sekä miten tietoon oikeutettu taho järjestelmässä tunnistetaan ja todennetaan jne.

Voimassa olevan valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 2 luvun 10 §:ssä säädetään tietojen luovuttamisesta valtakunnallisesta tietovarannosta. Pykälässä luetellaan tahoja, joille valtakunnallisesta tietovarantoon talletettuja tietoja voidaan luovuttaa.

Kuntaliiton käsityksen mukaan säännös ei ole tyhjentävä vaan tietojen luovuttaminen valtakunnallisesta tietovarannosta voisi perustua myös yleislakina sovellettavan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momenttiin, jos kyse on julkisiksi arvioiduista tiedoista.

Esityksen 28 §:n yksityiskohtaisten perustelujen mukaan opiskelijan HOKS-tietojen luovuttamiseen sovelletaan valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 10 §:ää. Esityksessä ehdotetaan myös pykälän uudeksi 3 kohdaksi lisättävän maininta siitä, että tietovarannosta voitaisiin luovuttaa tietoja ammatillisen koulutuksen vastuulliselle työpaikkaohjaajalle tai osaamisen arvioijalle, siltä osin kuin näillä on lain säännöksen perusteella oikeus saada tietovarantoon sisältyviä tietoja. Mainittujen tahojen tiedonsaantioikeudesta säädettäisiin ammatillisesta koulutuksesta annetussa laissa.  

Kuntaliiton käsityksen mukaan opiskelijoiden HOKS-tietojen sähköinen luovuttaminen valtakunnallisen keskitetyn eHOKS-luovutuspalvelun avulla edellyttäisi lain 2 luvun 10 §:ää tarkempaa sääntelyä.  Esimerkiksi säännöksiä siitä, mistä eHOKS-luovutuspalvelussa on kyse, mitä tietoja, mihin tarkoitukseen ja millä tavalla sen avulla tietoja luovutetaan sekä miten lainmukaisen luovutuksen edellytykset sähköisessä järjestelmässä todennetaan ja kuka valtakunnallisen tietovarannon yhteisrekisteripitäjistä sinne tallennettujen opiskelijatietojen (ml. HOKS-tiedot) luovutuksesta päättää.  Esityksessä tulisi henkilötietojen luovutustilanteita arvioida kattavasti myös tietosuoja-asetuksen näkökulmasta.

Voimassa olevan valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekisteristä annetun lain 30 §:n mukaan Opetushallitus vastaa opinto- ja tutkintotietojen ns. KOSKI-luovutuspalvelun käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä kerää lokitietoa palvelun käytöstä. Saman pykälän mukaan ns. KOSKI-luovutuspalvelun lokitietorekisterin rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus. Esityksen yhteiskunnallisia vaikutuksia koskevassa 3.4. kohdassa todetaan, että myös eHOKS-palvelussa kerättäisiin lokitietoa.

Lokitietojen keräämisellä on keskeinen merkitys henkilön yksityisyyden suojan toteutumiselle sekä tietojen käytön ja luovutuksen valvonnalle. Esityksessä lokitietojen käsittely kehitettävässä eHOKS-palvelussa jää em. maininnan varaan. Kuntaliitto katsoo, että esityksessä tulisi arvioida eHOKS-palvelua myös lokitietojen käsittelyn ja sitä koskevan rekisterinpidon näkökulmasta. Myös lokitietojen käsittelyn vaatimat resurssit ja tekniset edellytykset on arvioitava. Samoin tulisi arvioida järjestelmää myös mm. eHOKS-järjestelmään myönnettävien käyttöoikeuksien hallinnan ja rekisterinpidon osalta sekä mikäli palvelun avulla tietoja luovutetaan lainsäädännön ohella myös opiskelijan suostumukseen perustuen, järjestelmää tulisi arvioida myös tämän luovutusperusteen käsittelyn ja rekisterinpidon osalta.  

Ammatillisesta koulutuksesta annetun lain muuttaminen - tiedonsaantiin oikeuttavat säännökset

Laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä ei säädetä tiedonsaantioikeuksista, vaan niistä säädetään eri substanssilaeissa. Esityksessä ehdotetaan uutta tiedonsaantisäännöstä ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 109 §:ään.

Esityksessä ehdotetaan ammatillista koulutusta koskevan lain 109 §:n 6 momenttiin lisättäväksi säännös, jonka mukaan koulutuksen järjestäjällä olisi oikeus saada rajapinnan tai muussa sähköisessä muodossa tiedot opiskelijansa henkilökohtaisista osaamisen kehittämissuunnitelmista. Tiedoilla tarkoitetaan valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekisteristä annetun lain 9 §:n nojalla tietovarantoon tallennettuja henkilökohtaisiin osaamisen kehittämissuunnitelmiin sisältyviä tietoja (HOKS-tiedot). Esityksen mukaan tämä olisi tarpeellista esimerkiksi silloin, kun opiskelija siirtyy opiskelemaan toiseen koulutusorganisaatioon.

Ehdotettu tiedonsaantioikeutta koskeva säännös olisi uusi ja rajoittuisi vain sähköisesti saatavilla olevaan (HOKS) tietosisältöön. Käytännössä tiedonsaantioikeus koskisi sitä HOKS-tietoa, jonka ammatillisen koulutuksen järjestäjä olisi jatkossa velvollinen tallentamaan valtakunnalliseen tietovarantoon. Esityksen kohdassa 2.3. todetaan, että koulutuksen järjestäjällä olisi oikeus nähdä tiedot eHOKS-palvelusta.

Esityksessä ehdotetaan ammatillista koulutusta koskevan lain 109 §:n 7 momenttiin lisättäväksi säännös, jonka mukaan myös vastuullisella työpaikkaohjaajalla olisi oikeus saada rajapinnan avulla tai muussa sähköisessä muodossa tiedot opiskelijan henkilökohtaisesta osaamisen kehittämissuunnitelmasta siltä osin, kuin tiedot koskevat sellaista oppisopimuskoulutusta tai koulutussopimukseen perustuvaa koulutusta, johon tämä on nimetty vastuulliseksi työpaikkaohjaajaksi. Jos opiskelijalla on useampi vastuullinen työpaikkaohjaaja, koskee työpaikkaohjaajan tiedonsaantioikeus vain tietoa, joka liittyy siihen tutkinnon tai koulutuksen osaan taikka niitä pienempään kokonaisuuteen, jossa työpaikkaohjaaja on vastuullinen. Esityksen kohdassa 2.3. todetaan, että opiskelijan vastuullisena työpaikkaohjaajana toimivalla olisi oikeus nähdä tiedot eHOKS-palvelusta.

Edelleen esityksessä ehdotetaan saman pykälän 8 momenttiin säännöstä, jonka mukaan työelämän edustajalla, joka toimii osaamisen arvioijana 53 §:ssä tarkoitetussa osaamisen arvioinnissa, on oikeus saada rajapinnan avulla tai muussa sähköisessä muodossa tiedot opiskelijan henkilökohtaisesta osaamisen kehittämissuunnitelmasta siltä osin kuin tiedot koskevat kyseistä osaamisen osoittamista näytössä.

Esityksen (28 §:n yksityiskohtaiset perustelut) mukaan opiskelijan HOKS-tietojen luovuttamiseen sovelletaan valtakunnallisesta opinto- ja tutkintorekisteristä annetun lain 10 §:ä. Pykälässä säädetään tietojen luovuttamisesta valtakunnallisesta tietovarannosta.

Esityksen perusteella opiskelijan HOKS-tiedot luovutettaisiin sähköisesti tietoon oikeutetulle koulutuksen järjestäjälle ja työelämän edustajalle valtakunnallisesta tietovarannosta. Esityksen perusteella tietoja ei luovutettaisi koulutuksen järjestäjien omassa toiminnassa syntyneistä rekistereistä (omista opintojärjestelmistä). Koska valtakunnallisen tietovarannon rekisterinpito on esitetty jaettavaksi koulutuksen järjestäjien ja Opetushallituksen kesken, tulisi esityksestä käydä selkeästi ilmi, kumpi rekisterinpitäjä vastaa opiskelijan HOKS-tietojen luovutuksesta tietoon oikeutetulle koulutuksen järjestäjälle ja työelämän edustajalle.

Ainakin vastuullisen työpaikkaohjaajan tiedonsaantioikeus edellyttää tapauskohtaista harkintaa sen suhteen, missä laajuudessa tietoja voidaan luovuttaa. Käytännössä tämä edellyttänee koulutuksen järjestäjän harkintaa. Siitä huolimatta, esityksestä tulisi selkeästi käydä ilmi, kumpi rekisterinpitäjä vastaa opiskelijan HOKS-tietojen luovuttamisesta yhteisrekisterinpidon alaisesta valtakunnallisesta tietovarannosta.

Esityksen mukaan opiskelijan HOKS-tietojen sähköinen luovuttaminen toiselle koulutuksen järjestäjälle ja vastuulliselle työpaikkaohjaajalle tapahtuisi eHOKS-palvelun avulla (esim. esityksen kohdat 1.2. ja 2.3.).

Esityksen perusteella jää kuitenkin avoimeksi, mistä eHOKS-palvelussa on kyse ja mm. miten sähköisessä eHOKS-järjestelmässä varmistetaan opiskelijatiedon lainmukaisen luovutuksen edellytykset.  

Kuntaliitto toteaa, että peruslähtökohtana on, että opiskelijan HOKS-tietojen sähköinen luovuttaminen koulutuksen järjestäjälle ja opiskelijan vastuulliselle työpaikkaohjaajalle edellyttää opiskelijasuhdetta ja sen olemassaolon varmistamista. Lisäksi opiskelijan HOKS-tietojen lainmukainen luovuttaminen edellyttää velvoitetta tunnistaa ja todentaa, tietoon oikeutettu taho esimerkiksi opiskelijan vastuullinen työpaikkaohjaaja. Jotta opiskelijan yksityisyyden suoja tulisi asianmukaisesti huomioiduksi, luovutettavat tiedot on myös pystyttävä rajaamaan luovutuksensaajan esim. opiskelijan vastuullisen työpaikkaohjaajan tiedonsaantioikeuden kattamiin tietoihin, mikä edellyttää tiedoilta ja tietojärjestelmiltä yhtenäisiä tietorakenteita. Esityksestä ei käy ilmi, miten em. mainitut, osin oletettavasti järjestelmäteknisesti ratkaistavissa olevat opiskelijatietojen luovutuksen lainmukaisuuden edellytykset on kehitettävässä eHOKS-luovutuspalvelussa ratkaistu ja kuka niistä (ml. kustannukset) vastaa. 

Voimassa olevan lain ja esityksen 5 §:n mukaan Opetushallitus vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. Kuntaliiton käsityksen mukaan säännös on liian yleinen. Kuntaliiton käsityksen mukaan silloin, jos opiskelijoiden HOKS-tietoja on tarkoitus luovuttaa tarkoitukseen kehitettävän valtakunnallisen sähköisen luovutuspalvelun avulla, tulisi esityksestä selkeästi käydä ilmi, mistä palvelusta on kysymys sekä palvelun hoitamisesta vastaava taho ja sen tehtävät ja vastuut. Kuntaliiton käsityksen mukaan on oleellista, että esityksestä käy selkeästi ilmi esim. se, kuka vastaa siitä, että eHOKS-luovutuspalvelu toimii teknisesti siten, että opiskelijoiden henkilötietoja ei sen avulla voida luovuttaa lainvastaisesti (esim. taholle, johon opiskelijalla ei ole opiskelijasuhdetta tai taholle, jota ei ole asianmukaisesti tunnistettu, tai, että tietoja ei luovuteta laajemmin kuin tiedonsaantioikeus oikeuttaa)

Esityksen kohdan 2.2.1. mukaan tarkoitus on, että ammatillisen koulutuksen järjestäjät laatisivat opiskelijan henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman (HOKS) edelleen omissa opintojärjestelmissään ja olisivat myös vastuussa siitä, että rekisterissä olevat tiedot ovat oikein ja ajan tasalla. Esityksen mukaan, jos koulutuksen järjestäjällä ei ole sähköistä opintohallintojärjestelmää, siirtymävaiheessa tarvittavat tiedot voitaisiin syöttää suoraan eHOKS-palveluun.

Ammatillisen koulutuksen järjestäjän tietojen tallentamisvelvollisuutta valtakunnalliseen tietovarantoon esitetään laajennettavaksi tiettyjen opiskelijan HOKS-tietojen osalta. Lisäksi ammatillisesta koulutuksesta annettuun lakiin ehdotetaan lisättäväksi säännökset koulutuksen järjestäjien ja työpaikan edustajien oikeudesta saada sähköisesti opiskelijan HOKS-tietoja. Kuntaliitto toteaa, että mikäli esityksen taustalla on ajatus siitä, että koulutuksen järjestäjien tehtävänä (velvollisuutena) on toteuttaa tiedonsaantiin oikeutetun toisen koulutuksen järjestäjän ja työpaikkaohjaajan lakisääteinen oikeus saada sähköisesti opiskelijan HOKS-tiedot valtakunnallisesta tietovarannosta, tulisi esityksessä myös tarkoin kuvata ja arvioida, millä tavoin sähköinen tiedonsaantioikeus voidaan laillisesti, henkilötietojen tietosuoja ja tietoturva huomioiden, toteuttaa. Esityksen eri kohdissa todetaan, että tiedonsaantiin oikeutetut tahot saisivat opiskelijan HOKS-tiedot sähköisesti nk. eHOKS-palvelun kautta. Mikäli esityksen taustalla on ajatus siitä, että koulutuksen järjestäjien tehtävänä olisi toteuttaa sähköiset tiedonsaantioikeudet kehitteillä olevan sähköisen, valtakunnallisen eHOKS-luovutuspalvelun avulla, tulisi esityksessä arvioida myös sitä, tarkoittaako tämä käytännössä koulutuksen järjestäjien velvollisuutta ”liittyä” sähköisen eHOKS-palvelunkäyttäjäksi ja mikäli näin on, tulisi esityksessä pohtia myös sitä, edellyttäisikö tämän asian säätämisestä lailla.

Kustannuksista

Tietojen luovuttamisvelvollisuus sekä tietojen luovuttamiseksi perustettava palvelu aiheuttaa Kuntaliiton käsityksen mukaan koulutuksen järjestäjille kustannuksia. Järjestelmien käyttöönotto sekä tietojen luovutukseen liittyvä sääntely luo myös koulutuksen järjestäjille koulutustarpeita. Nämä kustannukset tulee tarkoin arvioida ja korvata koulutuksen järjestäjille lain edellyttämällä tavalla täysimääräisesti. 

Aikataulu

Ehdotetut muutokset on tarkoitettu tulemaan voimaan 1.5.2019.

Kuntaliitto kiinnittää huomiota siihen, että esitys ja siihen liittyvä eHOKS-palvelu, jonka avulla opiskelijoiden henkilötietoja on tarkoitus sähköisesti luovuttaa eri rekisterinpitäjien välillä, on merkittävä tietojärjestelmäuudistus. Opiskelijoiden henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi uudistus on sekä teknisiltä että lainsäädännöllisiltä osiltaan valmisteltava huolella ja sen käynnistämiselle on varattava riittävä aika. Kuntaliitto pitää ehdotettujen muutosten voimaantuloaikataulua liian tiukkana.

Lisäksi on huomioitava, että ammatillisen koulutuksen osalta käynnissä on myös muita lainsäädäntöreformin toimeenpanoon liittyviä muutoksia. Kuntaliiton näkemyksen mukaan ammatillisen koulutuksen järjestäjien tulee nyt voida käyttää voimavarat ja resurssit ensisijaisesti 1.1.2018 voimaan tulleen lainsäädännön toimeenpanoon ja erityisesti opiskelijoiden opetuksen ja ohjauksen turvaamiseen niukkenevien resurssien puristuksessa.

Kuntaliitto pitää perusteltuna, että sähköinen opiskelijan HOKS-tietojen luovuttaminen otettaisiin käyttöön porrastetusti. Opiskelijan HOKS-tietojen sähköisestä luovuttamisesta, tulisi hankkia kokemusta ensin koulutuksen järjestäjien osalta. Sähköistä tiedonsaantioikeutta ei vielä tässä vaiheessa tulisi toteuttaa työelämän edustajien osalta.

SUOMEN KUNTALIITTO





Terhi Päivärinta                                         Minna Antila

johtaja, opetus ja kulttuuri                         lakimies