Usein kysyttyä kuntien viestinnästä

Kuntalaissa sanotaan seuraavaa:

”29 §

Viestintä

Kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa.

Kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu.

Viestinnässä on käytettävä selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja otettava huomioon kunnan eri asukasryhmien tarpeet.”

Lisäksi pykälässä 90 todetaan, että hallintosäännössä määritellään viestinnän periaatteet.

Jos kiteyttää lakisuuntaa, niin:

1. Kuntalaki painottaa vuorovaikutusta. Kuntalaisille on annettava mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa asioiden valmisteluun. 
2. Kuntalaki velvoittaa viestimään kunnan kaikesta toiminnasta riippumatta siitä, miten toiminta on käytännössä organisoitu. 
3. Saavutettavuuslaki asettaa konkreettisia vaateita kunnan digitaalisille palveluille.

Tästä eteenpäin kyse on sitten tulkinnasta. Itsenäisenä toimijoina kunnat tulkitsevat lakia ja määrittävät muun muassa hallintosäännön, joka linjaa asiaa konkreettisesti.

Käytännössä päätöksentekoon, valmisteluun ja palveluihin liittyvä viestiminen on selkeästi lain piirissä. Verkkosivut mainitaan tietoverkko -kohdassa ja se on ensisijainen keino kertoa päätöksistä, joten nuo muodostavat selvän pohjan.

Markkinointi on hankalampi suunta. Laki ei puhu mitään markkinoinnista. Toisaalta ne asiat, mistä kunta ”markkinoi” ovat niitä ihan samoja mistä viestitään. Usein kyse on palveluviestinnästä. Jos tehdään vähän hienompi ”uimahalli on auennut, tässä aukioloajat” -mainos, niin se muuta viestintää joksikin muuksi. Laki ei edellytä, että tehdään tylsää ja vain tekstimuotoista viestintää.

Samoin esimerkiksi elinkeinopolitiikka on keskeinen osa kunnan toimintaa. Juuri siellä suunnassa on usein markkinoinnillisia keinoja käytössä. Esimerkiksi elinvoimainen yrityselämä on usein strategiassa isossa roolissa.

Vinkkejä miten asiaa lähestyä:

1. Puhukaa viestinnästä markkinoinnillisin keinoin termin markkinointi sijaan. Tämä kuvaa paljon paremmin sitä, mitä kunta tekee. Eli viestii monipuolisesti ja eri keinoin, mutta asioista, jotka kuuluvat ydintehtäviin. Tämä kattaa suurimman osan kuntien tekemisistä ns. markkinoinnista.
2. Seuratkaa päättelyssä sitä, mistä asiasta on kyse. Esimerkiksi paikallislehden ilmoituksen tapauksessa miettikää mikä on se asia, joka siinä mainoksessa on, ja onko siitä viestiminen relevanttia. Jos kyseessä on asia, josta kunnan tulee viestiä, niin kyse on silloin viestinnästä, ei markkinoinnista.

Toki jonkin asian voi tehdä kevyemmin tai järeämmin. Jos kunta myy tontteja, niin siitä voi laittaa ilmoituksen verkkoon tai voi tehdä komeita videoita ja lehtimainoksia asiasta. Tonttien myynnistä pitää kertoa joka tapauksessa, mutta harkintaa voi käyttää kertomisen laajuudessa ja monimuotoisuudessa.

Kunnat eivät käytännössä juuri koskaan tee markkinointia, joka ei pohjaisi kunnan tehtäväkenttään. Aina taustalla on esimerkiksi palveluista viestiminen, vaikuttamismahdollisuuksista huolehtiminen tai elinkeinopolitiikka. Jos toiminta ei liity mihinkään kunnan tehtävään, niin silloin se ei ole myöskään lakiperusteista.

Raja lakisääteisen ja harkinnanvaraisen välillä menee syvyydessä. Kuinka paljon käytetään työaikaa ja rahaa? Tämä edellyttää tapauskohtaista harkintaa, ja esimerkiksi johtosääntö ja kunnan strategia ovat keskeisiä suunnannäyttäjiä linjauksille. 

Tallenteita tulee kohdella samalla tavalla kuin muidenkin kaupungin asiakirjoja, ne tulee siis luovuttaa pyydettäessä.

Sen sijaan saavutettavuuslaki ei ei-julkista videota koske, joten velvoitetta esimerkiksi lisäksi tekstittää videota ei ole. Mitään uutta ei tarvitse tehdä tietopyynnön seurauksena, luovutusvelvollisuus koskee vain olemassa olevaa aineistoa sellaisenaan.

Tallenteiden suhteen kannattaa harkita, että tehdäänkö ja säilytetäänkö tallennetta lainkaan, jos sitä ei ole tarkoitus myöhemmin julkaista. Tallenne on myös henkilörekisteri, koska videolla esiintyy tunnistettavia henkilöitä. Jos tallenteita säilytetään, niin asia tulee huomioida myös henkilörekisterin näkökulmasta.

Kun kunta julkaisee sivuillaan materiaalia, tulee sen olla saavutettavaa. Sillä ei ole merkitystä kuka materiaalin on tehnyt, vaan julkaisija ratkaisee.

Kun kolmannet toimijat tekevät kunnalle esimerkiksi oheis- ja liitemateriaalia päätöksentekoon liittyen, kannattaa materiaalin toteuttaminen saavutettavaksi sisällyttää tilaukseen. Tällöin on selvää, kenen tulee tehdä aineisto saavutettavaksi ja sen mahdolliset kulut huomioidaan jo alkuvaiheessa. Kunnan tulee silti varmistaa, että aineisto on saavutettavaa. 

Hyvä apuväline saavutettavaksi.fi-sivuston kohta ”saavutettavat asiakirjat”. Siellä esitellään mitä saavutettavuus merkitsee asiakirjoissa. Sivustoon voi myös viitata, kun tilaa materiaalia kolmansilta osapuolilta.

Myös PDF voi olla aineistona saavutettava, kunhan se toteutetaan ja tallennetaan saavutettavuus huomioiden. Tiedostoa ei esimerkiksi tulosteta kuvaksi, vaan se tallennetaan PDF-muotoon. Hyvä pikavarmistuskeino on kokeilla valita ja kopioida tekstiä tiedostosta. 

Lisäksi kannattaa huomioida myös tekstin laatu. Niin tekstin selkeys kuin luettavuus ovat tärkeitä saavutettavuuden osia, jotka ovat tärkeitä niin liitteissä kuin verkkosivuilla.

Laissa ei sanota miten kunnan tulee viestiä. Siellä edellytetään viestimään, mutta on kunnan oma valinta, kuinka laajasti tai kuinka laajalla kielivalikoimalla (lakisääteiset kielet pois lukien) kunta viestii. Tosin esimerkiksi saavutettavuuslaki edellyttää sitä, että miten ikinä viestitäänkään, niin se tulee tehdä saavutettavasti.

Huomioitavaa asiaan liittyen:

• Kannattaa erotella sisällöt, jotka liittyvät oikeuksiin, velvollisuuksiin ja etuisuuksiin sekä muut sisällöt. Esimerkiksi vaikkapa kouluun tai varhaiskasvatukseen liittyvät hakuprosessit kannattaa kääntää huolella, tekstien tulee olla tyystin identtiset.
• Toisaalta on myös tekstejä, joissa olennaisinta on vain, että idea kääntyy. Esimerkiksi blogitekstissä kuvataan usein ideaa tai ajatusta, täsmälleen identtisellä sanamuodolla ei ole niinkään merkitystä. Tällöin tekstin ei tarvitse olla tyystin identtistä - laki kun ei edellytä edes blogia julkaisemaan tai sitä kääntämään.
• Julkaisijalla on aina vastuu julkaisustaan. Jos kuntalaiset ottavat yhteyttä epäkohdista, ne kannattaa korjata.
• Jos käyttää konekäännöstä lopullisen version tekemiseen, kannattaa sivulla sanoa selvästi, että tämä teksti on käännetty automaattisesti, ja että kukaan työntekijä ei ole tekstiä tarkistanut. Sen sijaan, jos teksti on erikseen vielä tarkistettu, tällä tiedolla ei ole merkitystä.

Kannattaa harkita käännettävien tekstien luokittelua kolmeen osaan:

1. Tekstit, jotka kääntää ammattilainen ja jotka ovat identtisiä eri kielillä. Näitä ovat esimerkiksi haut erilaisiin palveluihin, tiedot valitusoikeuksista, viralliset asioinnit jne. Toki kääntäjän apuna voi olla tekoälypohjaisia työkaluja, mutta lopullisen muodon hioo ammattilainen. Tämä on myös asian oikeudelliselta kannalta tärkeä asia, sillä tässä kohtaa voi tulla käännöksissä virheitä joilla on myös oikeudellista merkitystä.
2. Tekstit, joita voi kääntää tekoälyllä ja jotka tarkistaa joku, joka osaa kieltä riittävän hyvin osaava. Näitä tekstejä voisivat olla esimerkiksi ”kevyemmät” uutiset tai blogitekstit.
3. Tekstit, jotka käännetään tekoälyllä ja joita ei tarkista kukaan. Tätä monet kunnat käyttävät esimerkiksi palvellessaan muilla kuin kotimaisilla kielillä. Asiasta kannattaa kertoa selvästi tekstin yhteydessä, jolloin lukija tietää tämän. Tavallaan ideana on, että ilman automaattisten työkalujen tuomaa lisäapua tätä palvelua ei olisi lainkaan. Jos tämän vaihtoehdon avulla voidaan kertoa esimerkiksi Ukrainasta tulleille kunnan palveluista, niin se on vain hyvä asia.

Edellä mainituista luokka 1 on sellainen, jonka kanssa kannattaa olla huolellinen. Sen sijaan tekoälypalveluiden kehittyessä luokat 2 ja 3 mahdollisesti lähentyvät toisiaan. Entistä suurempi osa sisältöä voidaan julkaista joko nopealla tarkistuksella tai tarkistamatta tekstiä lainkaan.

Varsinaista ohjeistusta tai linjaussuosituksia tekoälyn käyttöön Kuntaliitolla ei vielä ole, eikä ole luultavasti lähiaikoina tulemassakaan. Tämä siksi, koska tekoälyn käytön sääntely on vaiheessa.

Yleisesti tekoälyllä tehtyjen kuvien käyttöön voisi todeta, että

1. On syytä kertoa selkeästi jos käyttää kuvaa, joka on tehty tekoälyn avulla.
2. Kun kuva on tehty tekoälyllä, niin kyse ei ole henkilötiedoista, joten niitä saa julkisuus- ja tietosuojalainsäädännön näkökulmasta käyttää haluamallaan tavalla.
3. Kannattaa perehtyä tarkoin kyseisen tekoälysovelluksen käyttöehtoihin, etenkin kuvien käyttöoikeuksiin. Osa tekoälyä käyttävistä palveluista antaa vain suppeat oikeudet kuvan käyttöön, ja rajaa tekijänoikeuden itselleen. Muutoinkin kannattaa seurata tekoälyllä tehtyjen kuvien tekijänoikeuskeskustelua. Siitä käydään paljon keskustelua, ja tilanne on epäselvä.

Tiukasti tulkiten voisi katsoa tapahtumien tietojen esittämisen olevan sellaista viranomaisviestintää, jossa yritysten tapahtumien esittely on kiellettyä. Toisaalta tapahtumakalenteri ei ole kuntien viranomaistoiminnan ytimessä, ja kyllähän tapahtumat ovat myös kunnan elinvoiman kannalta tärkeitä asioita.

Niinpä tilanteen voi tulkita siten, että tietyllä tapaa toimien tämä on mahdollista. Näitä asioita ovat maksuttomuus ja tasapuolisuus. Kun tilaisuus on maksuton, niin sehän ei ole (suoraan) kaupallista toimintaa. Tasapuolisuus toteutuu, kun kaikilla on samanlaisessa tilanteessa mahdollisuus olla mukana.

Peruste toimintatavalle on, että kunnan elinvoiman tukemiseksi kunta kertoo maksuttomista tapahtumista.

Usein tämänkaltaiset tilanteet on ratkaistu erillisen yhtiön kautta. Kunnan omistamaa yhtiötä eivät sido kunnan toiminnan rajat, vaikka silloinkin on hyvä huomioida mahdollisuuksien mukaan tasapuolisuus alueen yritysten välillä.

Usein kuvia ostetaan käyttöön ammattivalokuvaajalta, jonka kanssa sovitaan siitä, millä ehdoin kunta ostaa kuvia käyttöönsä. Sopimus kannattaa tehdä kirjallisena, tai sovitut asiat tulee olla tallessa vähintään sähköpostitse.

Kannattaa sopia:

• Ostatteko kuvat käyttöön vain yhteen tiettyyn käyttötarkoitukseen. Esimerkiksi painettuun kuntalaislehteen. Silloin kannattaa huomioida, että kuvat kannattaa poistaa yhteisiltä tallennuspaikoilta jne., jotta ne eivät päädy myöhemmin vahingossa käyttöön.
• Ostatteko kuvat täysin käyttöoikeuksin. Tällöin voitte käyttää kuvia haluamissanne yhteyksissä oman valintanne mukaan.
• Kannattaa myös sopia saako kuvaa rajata ja käyttää muutoin kuin alkuperäisessä kokosuhteessa. Käytännössä aina kannattaa sopia, että kuvasta voi tehdä uusia variaatioita, tästä on hyötyä esimerkiksi eri somekanavissa.
• Sopikaa miten kuvaajan nimi mainitaan. On sekä asianmukaista että kohteliasta mainita kuvaaja kun siihen on luonteva tilaisuus, mutta sopimustasolla kannattaa sopia, että kuvaajan nimi mainitaan aina kun se on kyseisessä tilanteessa luontevasti mahdollista. Esimerkiksi someviesteissä kuvaajan tietoja ei ole helppo saada luontevasti mukaan viesteihin.

Useimmiten kuvat kannattaa ostaa vapain käyttöoikeuksin, etenkin jos ne on kuvattu juuri teitä varten. 

Kuvia voivat ottaa myös kunnan työntekijät. Parhaimmillaan ne ovat oikein hienoja ja sopivat hyvin kunnan käyttöön.

Kunnalla ei kuitenkaan ole automaattista lupaa käyttää kunnan työntekijän ottamaa valokuvaa, vaikka kuva olisi otettu työajalla. Ainoastaan jos kuvien ottamisesta kunnan käyttöön on sovittu jo toimenkuvassa ja/tai se on keskeinen osa työtekijän työtehtäviä, niin voi olettaa, että kunnalle siirtyvät kuvan käyttöoikeudet "automaattisesti". Tekijänoikeudet pysyvät silti kuvan ottajalla.

Suositukset tämänkaltaisiin tilanteisiin:

1. Kannattaa laatia sopimus kuvien käytöstä ja käytön ehdoista niiden kunnan työntekijöiden kanssa, jotka ottavat kuvia säännöllisesti kunnan käyttöön. Näitä voivat olla esimerkiksi viestinnän ja markkinoinnin sekä elinkeinopolitiikan parissa työskentelevät työntekijät.
2. Kannattaa suunnitella malli, jolla muut työntekijät voivat luovuttaa kunnalle oikeuden tapauskohtaisesti käyttää heidän ottamiaan kuvia kunnan toiminnassa. Tämänkaltainen malli voisi olla esimerkiksi lomake intrassa, jota kautta kuva ladataan, sivulla kerrotaan käyttöehdoista ja kuvan lahjoittava työntekijä itse valitsee suostua niihin ehtoihin.

Minimissään tarvitsee olla kirjallinen jälki (esimerkiksi sähköposti) siitä, että työntekijä antaa kuvan kunnan käyttöön. Jos mitään ei ole kirjallisesti sovittu, on ongelmatilanteiden ratkaisu myöhemmin hankalaa.

Kuvia voi ostaa käyttöön myös kuvapankeista. Tällöin kannattaa huomioida seuraavia asioita:

• Kannattaa olla tarkkana siitä, sopivatko kyseiset kuvat suomalaiseen kontekstiin. Esimerkiksi työasut voivat olla kovin erilaisia eri puolilla maailmaa.
• Kannattaa olla tarkkana kuvien käyttöoikeuksien kanssa. Ovatko ne "ikuisia" vai tilaukseen sidottuja? Ongelmia voi syntyä vaikka jos esimerkiksi julkaisun kansikuva hankitaan kuvapankista, julkaisu on verkossa jaossa edelleenkin ja sopimus kuvapankin kanssa irtisanotaan. 
• Moni kuvapankki tarjoaa mahdollisuuden ostaa kuva ainakin rajatuksi ajaksi yksinkeudella. Tämä voi olla järkevää etenkin jos kuva on laajassa käytössä esimerkiksi jonkun tapahtuman ykköskuvana.

Usein esimerkiksi yhteisissä projekteissa voidaan kuvia saada käyttöön myös muilta organisaatioita. Myös tämänkaltaisissa tilanteissa tulee varmistaa kuvan käyttöoikeudet. Voi olla, että kuvaa tarjoava henkilö ei ole lainkaan tietoinen oman organisaationsa kuvien käyttöoikeuksista.

Jos kunta julkaisee kuvan painetussa aineistoissa tai verkkosivuillaan, niin vastuu julkaisusta on kunnalla. 

Kannattaa olla huolellinen myös esitysten suhteen. Esimerkiksi Kuntaliitto on maksanut muutaman sadan euron korvauksen siitä, että yhdessä (ulkoisen tekijän) Kuntaliiton verkkosivuilla olleessa esityksessä oli yksi pienikokoinen kuva, johon hänen organisaatiollaan ei ollut enää käyttöoikeutta. Tämä ei kiertänyt julkaisijan (eli Kuntaliiton) vastuuta asiasta.