Kuntien sopimus- ja riskienhallinta

Sopimushallinnan periaatteet ovat osa kunnan ohjausinstrumentteja. Sopimushallinta on keskeinen johtamisen väline. Kuntalain sopimuksia ja sopimushallintaa koskevien säännösten tarkoituksena on varmistaa kunnan taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen kunnan solmimissa sopimuksissa.

Hyvällä sopimushallinnalla vähennetään merkittävästi sopimusriskejä ja varmistetaan, että kunta saa tilatessaan sitä, mitä on halunnutkin.

Sopimus on kunnan työkalu

Sopimus on työkalu. Sillä

• järjestetään
• ohjataan 
• hallitaan toimintaan liittyviä riskejä

kunnan ja kuntakonsernin toiminnassa.

Sopimustarve ja sopimushallinnan periaatteet, toimintasuunnitelma ja talousarvio ohjaavat kunnan sopimusohjausta.

Sopimushallinta tarkoittaa johtamisen keinoja, joilla luodaan tavoitteet, toteutetaan ohjausta ja seurataan kunnan sopimuksiin liittyvää kokonaisuutta. 

Kunta johtaa sopimushallintaansa strategisella, taktisella ja operatiivisella tasolla. Sopimusten hallintaa koskevat määräykset koskevat esimerkiksi sopimuksiin liittyvää toimivaltaa, ohjeiden antamista, sopimusten seurantaa, valvontaa, riskien hallintaa sekä sopimukseen liittyviä työvälineitä ja ohjeistuksia.

Sopimusprosessi on sarja toimenpiteitä, jotka noudattavat sopimuksen elinkaarta. Tyypillisesti sopimusprosessi alkaa sopimustarpeesta ja päättyy, kun sopimus on päättynyt ja sen velvoitteet ja jälkitoimet on suoritettu loppuun. 

Sopimusprosessi ja sen sisältämät toimenpiteet ja vaiheet vaihtelevat sopimustyyppikohtaisesti.

Sopimusriskit 

Sopimusriskillä tarkoitetaan sopimukseen, sopimuskumppaneihin, omaan toimintaan, sopimussuhteeseen tai ulkoisiin odottamattomiin tilainteisiin liittyviä riskejä. 

Riskit voivat liittyä esimerkiksi kustannuksiin, toiminnallisuuteen, laatuun ja maineeseen sekä muuttuneista olosuhteista johtuviin syihin. Ne voivat liittyä myös täysin ulkopuolisiin syihin. Sopimusriskejä ovat sopimuskumppanin kyky suoriutua sopimusvelvoitteistaan sovitulla tavalla ja sovitussa ajassa, tulkinnanvaraiset tai puutteelliset sopimusehdot sekä sopimukseen epäselvästi kirjattu sopimuksen tarkoitus ja sisältö. 

Sopimusriskin voivat muodostaa myös ennalta arvaamattomat tilanteet, jotka vaikuttavat tai voivat vaikuttaa sopimukseen. Sopimustoimintaan liittyy aina joko ennakolta tiedossa olevia tai myöhemmin esiin tulevia riskejä.

Käytännössä sopimusjohtaminen edellyttää sopimusten riskikartoitusta, selkeitä sopimusprosesseja, henkilöstön sopimusosaamista ja sopimusten vastuuhenkilöitä. 

Sopimushallinta

Sopimukset on syytä tehdä aina kirjallisesti sekä tallentaa siten, että ne ovat helposti löydettävissä.

Sopimushallintaa tukee sopimushallinnan tietojärjestelmä, josta sopimukset löytyvät helposti. Määräaikoja sisältävissä sopimuksissa olisi hyvä olla käytössä automaattinen muistutusjärjestelmä, jotta vältyttäisiin oikeudenmenetyksiltä. Lisäksi sopimushallinnan yhtenä tarkoituksena on täsmentää vastuuhenkilöt sopimuksen eri elinkaaren vaiheissa.

Ennen sopimuksen tekemistä tulee tarkoin miettiä kuhunkin sopimukseen ja sopimuskohteeseen liittyvät erityispiirteet ja erityistarpeet sekä niihin liittyvät riskit. Kun riskityypit on tunnistettu, riskikartoituksen avulla voidaan arvioida riskien todennäköisyyttä, vakavuutta sekä niiden sietokykyä ja sitä, miten riskejä voidaan ennaltaehkäistä ennen sopimuksen tekemistä ja sopimuksellisesti. Selvää on, ettei kaikkiin riskeihin osata myöskään varautua. Ns. yhteistoimintamallisissa sopimuksissa riskejä voidaan jakaa sopimusosapuolten kesken ja näissä on yleensä sopimusehdoin varauduttu myös riskeihin, joita kumpikaan osapuoli ei ole osannut ottaa huomioon (esimerkiksi allianssimalli).

Riskienhallinta

Käytännössä riskienhallinta tarkoittaa, että kunta ottaa huomioon etukäteen tarjouspyyntöasiakirjoja laatiessaan ja sopimusneuvotteluissaan tarjoajat ja asettaa tarjoajille sopimuksen kohteesta ja arvosta riippuen erilaisia vaatimuksia turvatakseen oman asemansa sopimuksen elinkaaren aikana. 

Vaatimukset voivat liittyä esimerkiksi sopimusosapuolelta vaadittavaan taloudellisen asemaan (esimerkiksi tietty luottoluokitus), ammattipätevyyksiin tai resursseihin ja varahenkilöjärjestelyihin, joilla turvataan sopimuksen toimivuutta sopimuskaudella. 

Vaatimusten tulee olla suhteellisia. Muun muassa laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) (Finlex) asettaa kunnalle monia reunaehtoja, jotka on syytä ottaa huomioon tarjouspyyntöasiakirjoja laadittaessa. 

Sopimusehdoin voidaan varautua ennalta tunnistettuihin riskeihin hyvin monin eri tavoin. Tilaajaa turvaavia sopimusehtoja ovat mm. vaatimukset siitä, että toimittajalla tulee olla vastuuvakuutus ja rakennusurakassa rakennus- ja asennustyövakuutus. 

Sopimuksessa voidaan edellyttää erilaisia vakuuksia toimituksen tai suorituksen turvaamiseksi. 

Sopimussakkopykälät tai sopimukseen kirjattu mahdollisuus vaihtaa palveluntuottajan käyttämä henkilö, joka ei tilaajan mukaan ole suoriutunut sopimuksen täyttämisestä sopimuksessa edellytetyllä tavalla, ovat yleisesti käytettyjä.

Sopimuksen toimivuutta sen elinkaaren aikana helpottaa sopimukseen kirjattu sopimusyhteistyövelvoite. Tällä tavalla sopimusosapuolet valvovat sopimuskaudella sopimuksen toimivuutta mm. seuraamalla reklamaatioihin vastaamisnopeutta ja havaittujen puutteiden korjaamisen sujuvuutta ja ripeyttä. 

Esimerkiksi rakennusurakoissa voidaan varautua sopimusriskeihin myös jakamalla vastuuta sopimusehdoin. Rakennusurakoissa projektinjohtourakkamallissa (PJU) sovitaan tyypillisesti urakan tavoite- ja kattohinnasta. Osapuolet jakavat tavoitekustannuksen ylityksestä aiheutuvat kustannukset ennalta sovitun mukaisesti sopimusosapuolten kesken, kun taas rakennusurakoitsija vastaa tyypillisesti urakan kaikista kustannuksista kattohinnan ylittyessä.

Sopimuksia laatiessa ja neuvoteltaessa on hyvä myös muistaa, että jokaisella sopimusehdolla on hintansa. Erittäin tiukat sopimusehdot tuovat parempaa turvaa tilaajalle, mutta vaikuttavat tilattavan tuotteen tai palvelun hinnoitteluun ja tarjoushalukkuuteen. Tästä syystä onkin tarkoin harkittava sopimusriskikartoituksen avulla sopimusehdot sellaisiksi, ettei sopimuksiin sisällytetä tarpeettomasti liian yksipuolisia ja tiukkoja ehtoja. 

Tiedolla johtaminen: sopimushallinta osana kunnan toiminnan kehittämistä

Sopimushallinnalla ja sopimuksista saatavalla tiedolla voidaan johtaa hankintatoimea ja kehittää kunnan toimintaa. 

Laadimme Kuntaliitossa sopimushallinnan mallin (2022) jäseniemme sopimusjohtamisen ja sopimusten riskienhallinnan avuksi.  Sopimushallinnan periaatteet -mallipohja kunnille  -julkaisussamme kerrotaan, mitä kuntalain sopimusohjausta koskevat säännökset käytännössä tarkoittavat ja millaisia toimenpiteitä ne edellyttävät. 

Kunnan johdolla ja päätöksentekijöillä tulee olla kattavat tiedot sopimusten toimivuudesta ja niiden riskeistä. Järjestämisvastuu edellyttää sopimusten aktiivista valvontaa ja mahdollisiin puutteisiin reagoimista.

Kuntien tulee laatia sopimusohje, jossa määritellään mm. sopimusprosessien kulku sekä annetaan toimintaohjeita sopimusten laatimiseen ja niiden valvontaan. Sopimuksille nimetään vastuuhenkilöt, jotka raportoivat johdolle sopimusten toimivuudesta riskienhallinnan kannalta merkittävissä sopimuksissa. Kunnanhallituksella ja kunnan johtajalla (pormestarilla) on vastuu sopimushallinnan operatiivisesta järjestämisestä.

Sopimushallinnan perusedellytys on henkilöstön riittävä sopimusosaaminen. Sopimuksia valmistelevien ja valvovien henkilöiden tulee osata laatia sopimusehtoja sekä ymmärtää sopimusoikeuden yleisiä periaatteita. Lisäksi heillä tulee olla riittävästi aikaa valvoa sopimusten käytännön toteutusta ja tarvittaessa puuttua sopimuksen vastaisiin tilanteisiin Henkilöstölle tulee järjestää tarvittaessa sopimuskoulutusta. Lisäksi sopimushallinnan ohjeilla voidaan täsmentää kunnan sisäisiä vastuukysymyksiä sopimushallinnan osalta.

Kunnan sopimuskaudenaikainen toiminta yhtä tärkeää kuin sopimusten laatiminen 

Sopimusehtojen noudattamisen valvonnalla varmistetaan, että saadaan juuri sitä mitä on sovittu ja mistä maksetaan. Mahdollinen reklamointi ja vahingonkorvausvaatimus tulee tehdä aina oikea-aikaisesti, kirjallisesti ja todistettavasti. 

Sopimuskaudenaikainen toiminta on yhtä tärkeää kuin sopimusten laatiminenkin: näin varmistetaan, että saadaan sitä mitä on tilattu. Tähän on siis syytä varata resursseja. 

Vaikka sopimus olisi kuinka hyvä, mikäli sen toteutumista ei seurata, ei sopimuksesta ole apua. Sopimushallinnan yksi keskeinen osa on se, että organisaatio oppii virheistä ja parantaa toimintatapojaan. 

Aiheesta lisää

Kuntaliiton verkkopalvelussa

• Sopimushallinnan periaatteet - mallipohja kunnille
  Julkaisu (2022)
• Kuntien ja hyvinvointialueiden sopimushallinnan ohjeet - mallipohja
  Julkaisu (2022)
• Reklamaatio
• Riskien arviointilomake (tarkastus ja valvonta)

Julkisten hankintojen neuvontayksikön verkkopalvelussa hankinnat.fi

• Hankintapäätös