Reklamaatio

Onko kunnassasi tapahtunut sopimusrikkomus? Niihin tai muihin sopimuspuutteisiin on reagoitava välittömästi. Mikäli reklamoinnissa viivyttelee liian kauan, saatat sopijakumppanina menettää oikeutesi vedota kyseiseen puutteeseen.

Reklamointi tarkoittaa, että teet kirjallisen valituksen ostamasi palvelun tai tuotteen puutteista.

Reklamointi tulee tehdä heti, vaikka esimerkiksi sopimusrikkomuksesta aiheutuneiden vahinkojen määrä ei ole vielä tiedossa. Tällöin reklamaatiossa varataan tilaisuus täsmennettyjen vaatimusten tekemiseen myöhemmin.

Heti reklamoinnin tarpeen ilmentyessä tulee myös tarkistaa, onko sopimukseen kirjattu reklamointia koskevia ehtoja.

Reklamoi aina kirjallisesti

Suullista reklamaatiota on vaikea todentaa jälkikäteen. Esimerkiksi sopimuksen purkaminen tai tarjoajan poissulkeminen huonojen kokemusten vuoksi edellyttää kirjallista reklamaatiota, joka on selkeästi dokumentoitu. Reklamaation lähettäjän tulee pystyä näyttämään toteen, että vastaanottaja on saanut tiedon reklamaatiosta. Varmin tapa on lähettää reklamaatio postitse saantitodistuksella tai haastemiehen välityksellä. Käytännössä reklamaatiot lähetetään usein sähköpostin välityksellä. Tällöin on syytä pyytää vastaanottajaa kuittaamaan sähköpostiviesti omallaan ja toteamaan, että hän on vastaanottanut kyseisen reklamaation.

Kirjallisten reklamaatioiden merkitys korostuu mahdollisessa oikeudenkäynnissä. Kunnan on voitava todistaa reklamoineensa asiasta ja että vastaanottaja on saanut reklamaatioista tiedon. 

Reklamaation sisältö

Reklamaatioon kannattaa kirjata ainakin seuraavat asiat:

• Asioiden taustat
• Sopimus ja osapuolet
• Mitä suorituksesta on sovittu?
• Reklamaation syy, eli miten suoritus poikkeaa sovitusta? Yksilöi puutteet, virheet ja/tai sopimusrikkomus.
• Yksilöi rikkomuksesta reklamoijalle = kunnalle aiheutuneet seuraamukset.
• Esitä vaatimukset ja yksilöi ne niin hyvin kuin tässä vaiheessa on mahdollista. Esimerkkinä korvattavien vahinkojen määrä.
• Varaa oikeus täsmennettyjen yksilöityjen vaatimusten esittämiseen myöhemmin. Esimerkiksi vahingon määrä ei välttämättä ole tässä vaiheessa vielä tiedossasi.
• Päiväys ja allekirjoitukset 

Kiinnostaako laatu, maksatko turhasta?

Reklamaatiot tulee dokumentoida huolellisesti ja tallentaa esimerkiksi organisaation sopimushallintajärjestelmään tai muuhun vastaavaan paikkaan. Tällöin kaikki kyseistä sopimusta koskeva materiaali on helposti löydettävissä myös jälkikäteen, ja sopimuskumppanin puutteet tai rikkomukset ovat kaikkien sopimuksesta vastaavien henkilöiden tiedossa myös mahdollisissa henkilömuutostilanteissa.

Sopimuksen seuranta ja tarpeen mukaan reklamoiminen ovat laadukkaan ja toimivan sopimuskauden edellytys. Näin varmistetaan, että saat tilaajana palvelua, jota olet tilannut ja josta olet maksanut.

Melko usein kohdalle sattuva asia

Reklamaatiosta löytyy alakohtaista sääntelyä useista eri laeista. Reklamaatio koskevia pykäliä löytyy muun muassa:

• maakaaresta
• asuntokauppalaista
• kuluttajansuojalaista ja
• kauppalaista.

Lisäksi reklamaatioehtoja löytyy useista yleisesti käytettävistä sopimusehdoista, kuten YSE 1998, JYSE 2014 Palvelut, JYSE 2014 Tavarat sekä julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot JIT 2015.

Aiheesta lisää

• Sopimuksenteossa erehdyttäminen
  Kuntaliiton ohjeistus kunnille mahdollisiin huijaustilanteisiin
• Yleiset sopimusehdot
  Kuntaliiton ohjeistus
• Yleiset sopimusehdot hankintasopimuksissa
  Julkisten hankintojen neuvontayksikön ohjeistus ja linkki JYSE-ehtoihin (2022) hankinnat.fi-sivustolla