Arviointi ja laatutyö

Kuntien muutoksessa on tärkeää palvelujen sekä toiminnan arviointi ja laadun turvaaminen. Laadunvarmistuksella ja arvioinnilla edistetään ja vahvistetaan palveluiden tuottamista kuntalaisille tehokkaasti ja kuntalaislähtöisesti.

Arviointi on tärkeä osa kunnan systemaattista johtamista ja toiminnan tuloksellisuuden vahvistamista. Kuntaorganisaatioiden arviointia tehdään tällä hetkellä useilla eri arviointimalleilla, pääosin erilaisiin kansainvälisillä toiminnan kehittämisen arviointimalleilla ja itsearvioinneiksi kutsutuilla menetelmillä.

Arviointi tulee nähdä kiinteänä osana kunnan toiminnan suunnittelua ja johtamista sekä strategisella että operatiivisella tasolla ja kytkeä osaksi toiminnan suunnittelun vuosikelloa. Kuntaorganisaatioiden arviointien tuloksia tulee voida jatkossa käyttää aiempaa helpommin tulevan vuoden toiminnan suunnittelussa ja resursoinnissa.

Arviointi

Arviointi on kiinteä osa kunnan johtamista ja toiminnan tuloksellisuuden vahvistamista. Keskeisintä on määritellä yhteisesti sovitut kehittämistavoitteet ja toimenpiteet. Arviointi on hyvä liittää osaksi kokonaisvaltaisempaa kuntajohtamisen ja organisaation kehittämisprosessia. Parhaimmillaan onnistunut arviointi selkeyttää työnjakoa ja kehittää sisäistä vuorovaikutusta.

Kuntien rakennemuutoksessa on erityisen tärkeää kiinnittää huomiota toiminnan ja palvelujen arviointiin. Arvioinnilla edistetään ja vahvistetaan palveluiden tuottamista kuntalaisille tehokkaasti ja kuntalaislähtöisesti.

Arviointi tulee nähdä kiinteänä osana kunnan toiminnan suunnittelua ja johtamista sekä strategisella että operatiivisella tasolla ja kytkeä osaksi toiminnan suunnittelun vuosikelloa. Kuntaorganisaatioiden arviointien tuloksia tulee voida jatkossa käyttää aiempaa helpommin tulevan vuoden toiminnan suunnittelussa ja resursoinnissa.

Arviointi voidaan jakaa tarkoituksen mukaan mm. seuraavasti:

• palveluiden ja tuotteiden arviointi

• toiminnan arviointi

• kehittämishankkeiden ja projektien arviointi

• henkilöstö- ja henkilöarviointi

Systemaattisen arviointitoiminnan avulla voidaan kehittää asioiden valmistelua, päätöksentekoa ja palveluja. Arvioinnin tulokset ja johtopäätökset vahvistavat tiedolla johtamista, ohjaavat kunnan toimintaa, auttavat asettamaan uusia tavoitteita ja tarvittaessa tarkastamaan entisiä toimintatapoja. Jatkuva kehittäminen tarvitsee tuekseen jatkuvaa arviointia.

Arvioinnilla taataan myös päätöksenteon laadukkuus. Jotta kunnallinen toimielin voi kehittää työskentelyään, tarvitaan yhteinen näkemys kehittämistarpeista ja onnistuneista toimintakäytännöistä. Arviointiprosessi voidaan käynnistää esimerkiksi päättymässä olevan kauden hallitus- tai lautakuntatyöskentelyä tarkastelemalla.

Arvioinnin avulla saadaan kartoitettua puheenjohtajien ja jäsenten, valtuuston sekä johtavien viranhaltijoiden näkemykset työn toimivuudesta ja kehittämistarpeista. Eri osa-alueina voivat olla esimerkiksi:

•Työn kokonaisuus ja sujuvuus

•Ulkoiset ja sisäiset yhteistyösuhteet

•Lautakunta päätösvallan käyttäjänä

•Lautakunnan toimintakulttuuri ja työskentelyilmapiiri

•Lautakunnan sisäisten työkäytäntöjen toimivuus

Toteuttamiseen tarvittavan aineiston kunta voi kerätä itse ja analyysi voidaan tehdä joko itse tai ostamalla ulkopuoliselta taholta. Tulkintaa voidaan syventää myös esimerkiksi kehittämisseminaareilla ja -keskusteluilla.

Laatutyö ja laadunhallinta

Palvelun laatu ja asiakaslähtöisyys ovat keskeisiä kuntien palvelutuotannon lähtökohtia. Laadunarviointi auttaa kuntia löytämään omat vahvuutensa ja keskeisimmät kehittämiskohteensa.

Kuntaorganisaatiot tekevät toiminnan arviointia tällä hetkellä useilla erilaisilla kansainvälisillä toiminnan kehittämisen arviointimalleilla sekä itsearvioinneiksi kutsutuilla menetelmillä.

CAF (Common Assessment Framework) on EU-jäsenmaiden yhteistyössä kehittämä julkisen sektorin organisaatioiden laadunarviointimalli. CAF-mallia käyetään laajasti toiminan kehittämisen työkaluna Suomen kaupungeissa ja kunnissa.

EFQM -malli on käytännöllinen arvioinnin kehittämisen viitekehys, jonka avulla organisaatio voi mm. ymmärtää keskeiset vahvuutensa ja parantamisalueensa. EFQM-malli on käytössä useissa kaupungeissa ja kunnissa, mm. Helsingin kaupungilla.

Työkaluina voidaan pitää myös yksilöiden ja ryhmien käyttämiä luovia menetelmiä. Laadun arvioinnissa tärkeä merkitys on käytettävillä menetelmillä. Valittu menetelmä sitouttaa eri toimijat laadun kehittämiseen.

Laadunhallinta koostuu toiminnan suunnittelusta, ohjauksesta ja parantamisesta. Laadunhallinnan työkaluilla voidaan tehostaa näiden lisäksi myös johtamista. Kehittämistyössä hyödyllinen väline on esim. ns. Demingin ympyrä (PDCA-ympyrä). Ympyrä sisältää seuraavat vaiheet:

• Suunnittele (Plan)

• Kokeile (Do)

• Tarkista (Check)

• Toteuta (Act)

Laadun turvaamiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota muutostilanteessa sekä kunnan tilatessa palveluita yksityiseltä toimijalta. Parhaimmillaan laatutyö innostavaa ja sitouttavaa toimintaa, joka lisää kunnan kustannustehokkuutta ja vaikuttavuutta.

CAF - Julkisen sektorin yhteinen laadunarviointimalli

Euroopan Unionin yhteisen arviointimallin CAF:n käyttö edistää laadukkaiden, taloudellisesti ja tehokkaasti toimivien julkisten palvelujen kehittämistä.

CAF-malli on suunnattu kaikille julkisen sektorin organisaatioille niin valtionhallinnossa kuin kunnissakin. Mallin perusajatus on kokonaisvaltainen laadunarviointi, jossa tarkastellaan eri tulosalueita sekä organisaation toimintatapoja. CAF–mallin käyttö edesauttaa julkisen sektorin organisaatioiden välistä vertailukehittämistä sekä kansallisesti että kansainvälisesti.

CAF on yleisen tason työkalu, jota voidaan muokata vastaamaan paremmin oman organisaation tarpeita. Malli jakaantuu yhdeksään arviointialueeseen, jotka ovat:

1. Johtajuus

2. Strategiat ja toiminnan suunnittelu

3. Henkilöstö

4. Kumppanuudet ja resurssit

5. Prosessit

6. Asiakas- ja kansalaistulokset

7. Henkilöstötulokset

8. Yhteiskunnalliset tulokset

9. Keskeiset suorituskykytulokset

Ensimmäiset viisi arviointialuetta tarkastelevat niitä organisaation toimintatapoja, joilla pyritään saavuttamaan asetetut tavoitteet ja tavoitellut tulokset. Jälkimmäisellä neljällä alueella arvioidaan näistä toimintatavoista seuraavia tuloksia eri näkökulmista. Keskeisten suorituskykytulosten lisäksi tulospuolella tarkastellaan erikseen henkilöstötuloksia, asiakas- ja kansalaistuloksia ja yhteiskunnallisia tuloksia.

Vertaistukea laatutyöhön

Julkisen sektorin laatutyön kehittämisverkosto on suunnattu erityisesti arviointi- ja laatutyöstä kiinnostuneille kuntaorganisaatioiden viranhaltijoille ja johdolle. Verkosto tukee sekä arvioinnin aloitusvaiheessa että pidemmällä laatutyössä olevia kuntaorganisaatioita. Verkostoa koordinoi HAUS kehittämiskeskus Oy ja se keskittyy erityisesti CAF-malliin.

Verkoston tavoitteena on edistää arviointiosaamisen, arviointitiedon ja -kokemusten vaihtoa sekä sitä kautta vahvistaa kuntien ja julkisen sektorin laatuosaamista. Verkosto tekee näkyväksi itsearvioinnin merkitystä systemaattisessa kehittämistoiminnassa ja osana johtamista. Verkostolla on oma verkkopohjainen työtila, jonne voivat liittyä mukaan kaikki julkisen sektorin laatutyöstä kiinnostuneet. Lisätietoa Hausin sivuilta.

Linkit: