Käsittelyaikojen määrittely viranomaisen toimialan keskeisissä asiaryhmissä

Viranomaisen tulee määritellä toimialansa keskeisissä asiaryhmissä odotettavissa oleva käsittelyaika sellaisille hallintopäätöksellä ratkaistaville asioille, jotka voivat tulla vireille vain asianosaisen aloitteesta (hallintolaki 23 a §).

​Säännös ei koske asioita,

• joiden käsittelylle on muualla säädetty täsmällinen määräaika,
• jotka tulevat vireille viranomaisen aloitteesta tai
• joita ei ratkaista hallintopäätöksellä.

Säännöksen soveltamisalaan eivät kuulu asiat, joista ei tehdä hallintopäätöksiä. Esimerkkinä tosiasiallinen hallintotoiminta opetus-, sosiaali- ja poliisitoimen aloilla.

Odotettavissa oleva käsittelyaika

Käsittelyaika tulee määritellä siten, että se vastaa asiaryhmän tavanomaista käsittelyaikaa. Viranomaisella tulee olla saatavilla ajankohtaista tietoa käsittelemiensä asioiden käsittelyajoista.

Viranomaisen ilmoittama asiaryhmän tavanomainen käsittelyaika kuvaa käsittelyaikojen keskiarvoa, joka voidaan vaativimmissa asioissa ylittää ja vastaavasti yksinkertaisimmissa asioissa alittaa.

Huomiota on kiinnitettävä siihen, että käsittelyajat ovat kohtuullisia ja että asiat käsitellään viivytyksettömästi. Samanlaisilla asioilla tulisi lähtökohtaisesti olla yhtä pitkä käsittelyaika.

Myös asian luonteeseen tulee kiinnittää huomiota. Viranomaisen tulee ratkaista erityisen nopeasti mm. perhe-elämän suojaan, asianosaisen terveydentilaan, ammatinharjoittamisen oikeuteen ja eläkkeeseen liittyvät asiat.

Käsittelyajan laskeminen

Käsittelyaika alkaa kulua asian vireilletulosta. Hallintolain 20 §:n mukaan hallintoasia tulee vireille, kun

• asian vireille panemiseksi tarkoitettu asiakirja on saapunut toimivaltaiseen viranomaiseen tai
• kun asia on sille suullisen vireillepanon yhteydessä esitetty ja käsittelyn aloittamiseksi tarvittavat tiedot on kirjattu.

Määrittelyvelvollisuuden kohteena on asian vireilletulon ja päätöksen antamisen välinen ajanjakso. Muussa lainsäädännössä voi olla vireilletuloa koskevia erityissäännöksiä. Käsittelyajan voi ilmoittaa päivinä, viikkoina tai kuukausina.

Jos asiakirja on annettava viranomaiselle määräajassa, se on toimitettava viranomaiselle viimeistään määräajan viimeisenä päivänä, ennen viraston aukioloajan päättymistä. Tästä säädetään laissa säädettyjen määräaikain laskemisesta (150/1930). 

Keskeiset asiaryhmät

Käsittelyaika tulee määritellä ainoastaan viranomaisen toimialan keskeisissä asiaryhmissä. Keskeiset asiaryhmät ovat viranomaisen pääasialliseen tehtäväpiiriin kuuluvia hallintoasioita, joiden käsittelymäärät ovat viranomaisen toimintakokonaisuudessa suurehkoja tai joita luonteensa vuoksi voidaan muutoin pitää viranomaisen toimialan kannalta keskeisinä.

Tyypillisesti kyse on suoraan aineellisen lainsäädännön perusteella määräytyvistä asiaryhmistä, kuten lakisääteisten etuuksien tai avustusten myöntämisestä. Keskeiset asiaryhmät voivat vaihdella kunnittain.

Viranomaisella on itsellään paras asiantuntemus sen arvioimiseksi, mitkä asiaryhmät ovat sen toimialan kannalta keskeisiä. Alla on lueteltu esimerkkejä asiaryhmistä, joiden kohdalla käsittelyajan määritteleminen voi tulla kyseeseen.

Esimerkkejä keskeisistä asiaryhmistä toimialoittain:

Sosiaali- ja terveyspalvelut

• Omaishoidon tuki

Asuminen ja ympäristö

• Rakennuslupa
• Toimenpidelupa
• Maisematyölupa
• Poikkeaminen asemakaavasta
• Maa-aineslupa
• Ympäristölupa

Päivähoito ja koulutus

• Koulukuljetus
• Perusopetuslain mukaiseen aamu- ja iltapäivätoimintaan ottaminen
• Oppilaaksi ottaminen muuhun kuin kunnan osoittamaan koulupaikkaan / opetuksen järjestämispaikkaan
• Vammaisen ja muun erityistä tukea tarvitsevan oppilaan opetukseen osallistumisen edellyttämät avustajapalvelut ja apuvälineet

Liikunta ja kulttuuri

• Avustukset

Seuraavien asiaryhmien kohdalla käsittelyaikaa ei tarvitse määritellä, koska ne tulevat vireille viranomaisen aloitteesta, niille on laissa jo säädetty määräaika tai niiden ei voida katsoa kuuluvan viranomaisen hallinnonalan keskeisiin asiaryhmiin:

• Viraston sisäiset hallintoasiat
• Virantäyttö
• Sivutoimilupa
• Oikaisuvaatimus
• Tiedustelut
• Hallintokantelu
• Kuntalaisaloite
• Työllistämispalvelut/tukityöpaikka/oppisopimuspaikka
• Vahingonkorvausvaatimus
• Julkisuuslain mukainen asiakirjapyyntö
• Hakemus kaavan muuttamiseksi

Käsittelyajoista tiedottaminen

Viranomaisen on tiedotettava asianmukaisella tavalla määrittelemistään käsittelyajoista asiakkaille. Viranomaisen tiedottamisvelvollisuus perustuu julkisuuslain 20 §:n 2 momenttiin, jonka mukaan viranomaisen on tiedotettava toiminnastaan ja palveluistaan sekä yksilöiden ja yhteisöjen oikeuksista ja velvollisuuksista toimialaansa liittyvissä asioissa.

Käsittelyajoista on suositeltavaa tiedottaa viranomaisen asiakaspalvelupisteessä sekä mahdollisesti kunnan nettisivuilla. Hyvän hallinnon mukaista on tiedottaa myös viranomaisen toimialaan kuuluville asioille mahdollisesti erikseen säädetyistä käsittelyajoista. Viranomaisella on myös mahdollisuus tiedottaa niiden asiaryhmien käsittelyajoista, jotka eivät ole sen toimialan keskeisiä asiaryhmiä.

Kuntaliitto.fi

Laki hallintolain muuttamisesta
Kuntaliiton yleiskirje 7/80/2014, Saija Haapalehto, 11.6.2014