Asian vireilletulo

Asian vireilletulosta alkaa viranomaisen käsittelyvelvollisuus. Viranomaisella on velvollisuus käsitellä ja antaa päätös asianmukaisesti vireilletulleessa asiassa. Hallintoasian vireilletulosta on säädetty hallintolain 4 luvussa.

Asia tulee vireille kun asiakirja on saapunut viranomaiselle

Asia pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla vaatimukset perusteineen. Viranomaiselle toimitettavasta asiakirjasta on käytävä ilmi, mitä asia koskee. Asiakirjassa on mainittava lähettäjän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Viranomaisen suostumuksella asian saa panna vireille myös suullisesti. Asia voi lisäksi luonnollisesti tulla vireille myös siten, että viranomainen omasta aloitteesta ryhtyy valmistelemaan asiaa. 

Hallintoasia tulee vireille, kun

• asian vireille panemiseksi tarkoitettu asiakirja on saapunut toimivaltaiselle viranomaiselle tai
• kun asia on viranomaiselle suullisen vireillepanon yhteydessä esitetty ja käsittelyn aloittamiseksi tarvittavat tiedot on kirjattu tai
• kun viranomainen viranomaisaloitteista ryhtyy valmistelemaan asiaa. 

Viranomaisen, jolle on erehdyksestä toimitettu asiakirja sen toimivaltaan kuulumattoman asian käsittelemiseksi, on viipymättä siirrettävä asiakirja toimivaltaiseksi katsomalleen viranomaiselle. Siirrosta on ilmoitettava asiakirjan lähettäjälle.

Allekirjoitus ei lähtökohtaisesti ole välttämätön

Hallintolaki ei lähtökohtaisesti sisällä allekirjoitusvaatimusta. Viranomaiselle saapunutta asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä, eikä asiakirjan alkuperäisyyttä ja eheyttä ole syytä epäillä. Allekirjoituksen vaatiminen on kuitenkin tarpeen, jos sitä edellytetään muussa laissa.

Asiakirjan täydentäminen vireilletulon jälkeen

Jos viranomaiselle toimitettu asiakirja on puutteellinen, viranomaisen on kehotettava lähettäjää määräajassa täydentämään asiakirjaa, mikäli se on tarpeellista. Asiakirjan lähettäjälle on ilmoitettava, miten asiakirjaa on täydennettävä.

Asianosainen voi myös omasta aloitteestaan täydentää hakemustaan tai muuta asian käsittelyä varten toimittamaansa asiakirjaa sekä toimittaa käsittelyn kuluessa viranomaiselle asian ratkaisemisen kannalta tarpeellisia asiakirjoja. Täydentäviä tietoja voidaan toimittaa siihen saakka, kunnes asia on ratkaistu.