Toimielimen kokoontuminen

Valtuusto kokoontuu päättäminään aikoina ja myös silloin, kun valtuuston puheenjohtaja katsoo kokoontumisen tarpeelliseksi. Valtuusto on myös kutsuttava koolle, mikäli kunnanhallitus tai vähintään neljäsosa valtuutetuista sitä pyytää (kuntalaki 94 §).

Hallintosääntömallin mukaan muu toimielin päättää itse kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös silloin, kun puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.

Kokouskutsun lähettäminen

Hallintosääntömallin mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla.

Kokouskutsu lähetetään toimielimen päättämällä tavalla jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä.

Valtuuston kokouskutsu on lähetettävä vähintään neljä päivää ennen kokousta. Samassa ajassa on kokouksesta tiedotettava kunnan verkkosivuilla. Kokouskutsu voidaan lähettää sähköisesti, jos kunta huolehtii, että tähän tarvittavat tekniset välineet ja yhteydet ovat käytettävissä.

Esityslista välittää valmistelun tulokset päättäjille

Esityslistan tarkoituksena on välittää valmistelun tulokset päättäjille. Hyvin laadittu esityslista nopeuttaa ja täsmentää asian käsittelyä, helpottaa pöytäkirjan laadintaa ja varmistaa oikeaa tiedottamisesta kokouksessa käsiteltävistä asioista. Esityslistasta tulee osa kokouksen pöytäkirjaa.

Yksittäisen asian kohdalla esityslistaan merkitään asiaotsikko, selostus asiasta sekä päätösehdotus. Päätösehdotuksen on oltava sellainen, että toimielin voi hyväksyä sen päätökseksi.

Kokouskutsussa mainitsemattomat ja valmistelemattomat asiat

Päätöksenteon lähtökohtana on asioiden valmistelu ja kokouskutsussa mainittujen asioiden käsittely. Valtuuston kohdalla tästä pääsäännöstä on poikkeus kuntalain 95.2 §:ssä ja muiden toimielinten kohdalla asiasta määrätään hallintosäännössä.

 

Lisää aiheesta

Lue myös Asian valmistelu Päätöksentekomenettely-osiosta