Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen

Toimielimen kokouksesta on laadittava pöytäkirja (kuntalaki 107 §). Pöytäkirjan perustehtäviä ovat tiedon säilytys, tiedon siirto sekä oikeussuojan ja valvonnan tarpeet. Pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan johdolla.

Pöytäkirjan sisältö

Laissa ei säädetä pöytäkirjan sisällöstä. Hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset pöytäkirjan laatimisesta, allekirjoittamisesta ja tarkastamisesta.

Pöytäkirjan tiedot voidaan jakaa kolmeen ryhmään:

• järjestäytymistiedot
• asian käsittelytiedot ja
• laillisuustiedot.

Järjestäytymistietoja ovat toimielimen nimeä, kokouksen alkamis- ja päättymisaikaa sekä kokouspaikkaa, läsnä- ja poissaolleita, kokouksen laillisuutta ja päätösvaltaisuutta koskevat tiedot.

Asian käsittelytietoja ovat asiaotsikkoa, asian selostusta, päätösehdotusta, esteellisyyttä, tehtyjä ehdotuksia ja niiden kannatusta, asiassa kuultavina olleiden lausumia, äänestyksiä (äänestystapaa, äänestysjärjestystä, äänestysesitystä sekä äänestyksen tulosta), vaaleja (vaalin tapaa ja vaalin tulosta), päätöksen toteamista sekä eriävää mielipidettä koskevat tiedot.

Laillisuustiedoilla tarkoitetaan puheenjohtajan allekirjoitusta ja pöytäkirjanpitäjän varmennusta, oikaisuvaatimusohjeita ja valitusosoitusta, merkintää pöytäkirjan tarkastuksesta sekä merkintää pöytäkirjan nähtävänä pitämisestä.

Päätös syntyy pöytäkirjan tarkastamisen jälkeen

Pöytäkirjan tarkastamisesta on hallintosäännössä määräys. Yleensä todetaan, että pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla.

Pöytäkirjan tarkastamisesta päätetään täten kokouksen järjestäytymisen yhteydessä. Tavallisesti pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan kaksi toimielimen jäsentä. Pöytäkirjan tarkastajina toimivat yleensä toimielimen jäsenet vuorollaan. Jos pöytäkirjan tarkastajat eivät hyväksy pöytäkirjaa, se tarkastetaan toimielimen seuraavassa kokouksessa.

Pöytäkirjan tarkastamisella on tärkeä oikeusvaikutus. Päätöksen katsotaan syntyneen vasta sitä koskevan pöytäkirjan tarkastamisella. Lähtökohtaisesti päätöksen täytäntöönpanon edellytys on, että pöytäkirja on tarkastettu.

Hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset pöytäkirjan tarkastamisesta. Pöytäkirja on mahdollista allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti, esimerkiksi sähköpostin välityksellä tai erillisessä allekirjoitusjärjestelmässä. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja tai sen osa voidaan tarkastaa erikseen ennen kokousta.

Aiheesta lisää

Turpakäräjät-videot

1. Pöytäkirja on päätösasiakirja, ei mielipidekanava. Annaliisa Oksanen 17.2.2020:

2. Voiko tarkastamattoman pöytäkirjan julkaista verkossa? Riitta Myllymäki 19.2.2020:

3. Eriävä mielipide Riitta Myllymäki 2.9.2020:

4. Voitko kieltäytyä allekirjoittamasta pöytäkirjaa? Riitta Myllymäki 14.9.2020: