Kuolleen tai muutoin pysyvästi estyneen työntekijän tietoaineistot

Työnantajalle kuuluvien sähköpostien hakemisesta ja avaamisesta tietyissä tilanteissa säädetään laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) (finlex.fi), etenkin sen 6. luvussa. Lähtökohtana hakemiselle ja avaamiselle on työntekijän suostumus tai valtuutus.

Laki antaa kuitenkin mahdollisuuden näille toimenpiteille tietyin edellytyksin myös silloin, kun työntekijä on pysyväisluonteisesti estynyt suorittamasta työtehtäviään eikä hänen suostumustaan voida saada. Tässä ohjeistuksessa keskitytään lähinnä toimintaan tällaisessa tilanteessa. Käytännössä syynä on yleisemmin työntekijän äkillinen kuolema.

Tietoaineistojen hakeminen, selaaminen ja avaaminen

Vaikka laissa käsitellään vain sähköpostiviestejä, samat periaatteet soveltuvat myös muiden tietoaineistojen hakemiseen ja avaamiseen. Näille aineistoille olisi hyvä laatia kunnassa valmiiksi pelisäännöt.

Yksityisyyden suojan lisäksi erilaisia tietoaineistoja saatetaan joutua tarkastelemaan mahdollisesti myös esimerkiksi tekijänoikeuden näkökulmasta.

Pysyväisluonteisen estymisen lisäksi prosessin käynnistymisen edellytyksenä on, että työntekijä hoitaa tehtäviä itsenäisesti työnantajan lukuun. Työnantajan käytössä myöskään ole järjestelmää, jonka avulla työntekijän hoitamat asiat ja niiden käsittelyvaiheet kirjattaisiin tai saataisiin muutoin selville. Lisäksi työntekijän tehtävien ja vireillä olevien asioiden vuoksi on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu. Edellytyksiin kuuluu vielä myös se, että työnantaja on huolehtinut lain 18 §:ssä mainituista huolehtimisvelvoitteistaan.

Kunnan sisäinen ohjeistus tukemaan lain monivaiheista prosessia

Hakemisen ja avaamisen monivaiheinen prosessi on kuvattu laissa hyvin.

Ensimmäinen vaihe

Ensimmäisessä vaiheessaselvitetään laissa mainittujen edellytysten täyttyminen ja valtuutetaan henkilöt toteuttamaan ja dokumentoimaan haku selaamalla viestejä (tai tiedostoja/kansioita) otsikkotasolla.

Käytännössä ainakin yhden henkilön tulee olla sellainen, joka tämän teknisesti pystyy toteuttamaan. Huomionarvoista on, että työntekijän lähettämät viestit saattavat monesti olla työnantajalle saapuneita tärkeämpiä.

Haun tavoitteena on suodattaa työnantajalle kuuluvat viestit ja tiedostot työnantajalle kuulumattomista. Sellainen ohjeistus, että työntekijä saa lähettää ja vastaanottaa vain puhtaasti työtehtäviin liittyviä viestejä, ei useimmissa organisaatioissa ja tehtävissä välttämättä ole käytännössä toimiva. Lisäksi vaikkapa tuttujen kesken yksittäiseen viestiin saattaa sisältyä sekä työtehtäviin että yksityiselämään liittyvää asioita. Ja työtehtäviin liittyvä viesti voi olla sisällöltään yksityinen.

Toimivampi tietohallinnon ratkaisu on ohjeistaa työntekijä etukäteen tekemään perusseulonta itse siten, että kaikki yksityiset viestit ja tiedostot siirretään selkeästi nimettyihin kansioihin – esimerkiksi Yksityiset, Omat – jotka voidaan tarpeettomina tuhota jo hakuvaiheessa toimenpiteen dokumentointia unohtamatta. Jotta tämä työ ei menettäisi merkitystään, tulisi heti laissa mainitun pysyväisluonteisen estymisen ilmetessä katkaista työntekijälle tuleva sähköpostiliikenne. Sopivilla automaattisilla vastauksilla voidaan myös ohjata lähettäjää toimittamaan viesti uudelleen korvaavaan osoitteeseen.

Erilaisia dokumenttien tallettamiseen tarkoitettuja pilvipalveluja alkaa saada jo melkein minkä tahansa tuotteen kylkiäisinä. Työnantajalla ei ole oikeutta eikä edes teknistä mahdollisuutta ryhtyä jäljittämään tällaisia henkilökohtaisia tietovarastoja. Siksi tietohallinnon ohjeissa tulisi selkeästi rajata hyväksytyt dokumenttien säilytyspaikat.

Yhteisessä käytössä olevat palvelu- ja muut yhteissähköpostit vähentävät yksittäisen työntekijän omaan osoitteeseen tulevia työviestejä. Ulkopuolisia tahoja voi kuitenkin olla vaikea estää kokonaan viestien lähettäminen etunimi-sukunimi -osoitteisiin.

Toinen vaihe

Toisessa vaiheessaotetaan tarkasteluun otsikon, lähettäjän ja luonnollisesti myös vastaanottajan perusteella työnantajalle kuuluvat viestit, joiden sisällöstä lakia lainaten ”työnantajan on toimintaansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi välttämätöntä saada tieto.”

Laki edellyttää, että ennen avaamista sisältö pyritään selvittämään ottamalla yhteyttä viestin lähettäjään tai lähetetyistä viesteistä vastaanottajaan. Jos tämä ei onnistu, työnantaja antaa toimeksiannon kahdelle henkilölle avaamisesta. Toisella heistä pitää luonnollisesti olla tekniset mahdollisuudet tehtävän suorittamiseen.

Avaamisesta on laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys. Paperista ilmenee

1. mikä viesti on avattu,
2. miksi viesti on avattu,
3. avaamisen ajankohta,
4. avaamisen suorittajat sekä
5. kenelle avatun viestin sisällöstä on annettu tieto.

Avattu viesti on säilytettävä eikä sen sisältöä ja lähettäjätietoja saa käsitellä laajemmin kuin on tarpeen viestin avaamisen tarkoituksen vuoksi.  Tietoja käsittelevät henkilöt eivät saa ilmaista viestin sisältöä sivulliselle työsuhteensa aikana eivätkä sen päättymisen jälkeenkään.

Selkeät ja yhteisesti sovitut periaatteet

Kaikkein tärkeintä organisaation henkilöstön tiedonhallinnan kokonaisuudessa on, että työpaikalla on selkeät ja yhteisesti sovitut periaatteet sähköpostien ja muiden tietoaineistojen käyttöön ja käsittelyyn. Tämä selkeyttää ja nopeuttaa asioiden hoitoa myös ns. normitilanteessa.

***

Verkkosivuteksti on kirjoitettu 2016, ja sen sisältö on tarkastettu keväällä 2020.

Aiheesta lisää

Kuntaliiton verkkopalvelussa

• Tiedonhallinta
  Asiantuntijasivukokonaisuus
• Työntekijän tietokoneen valvonnasta; mitä jälkiä verkkoon jää?
  Asiantuntijasivu (2016)

Muualla verkossa

• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
  FInlex
• Henkilötietojen käsittely
  Tietosuojavaltuutetun toimisto