Tietojen luovuttamisesta perittävät maksut

Kunnista tulleen palautteen perusteella tietopyynnöt ovat lisääntyneet ja on ollut epätietoisuutta siitä, milloin tietojen antamisesta voidaan periä maksuja. Epätietoisuutta on ollut varsinkin silloin, kun kyse on ollut laajasta tietopyynnöstä.

Pyynnön tulee olla yksilöity

Jotta asiakirja tai tieto sen sisällöstä ylipäänsä voidaan antaa, on asiakirja yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa tai tietoa pyyntö koskee (JulkL 13.1 §). Pyyntö on siis tehtävä mahdollisimman selkeästi ja riittävän yksiselitteisesti. Pyyntö on yksilöity riittävästi, kun viranomainen voi sen perusteella selvittää, mitä asiakirjaa tai tietoa pyyntö koskee.

Asiallisesti rajoitukseton tai muuten erittäin laaja tietopyyntö ei täytä julkisuuslain mukaista yksilöintivaatimusta (Olli Mäenpää: Julkisuusperiaate).

Maksuttomuus pääsääntönä

Lähtökohtana tietojensaannissa julkisista asiakirjoista on maksuttomuus. Tiedon saanti asiakirjoista on kunnissa maksutonta, kun

• asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti
• asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi
• sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään sähköpostitse
• asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin (ks. hallintolaki 8 §, 34 §).

Esimerkiksi asiakirjahallinnon ulkoistaminen tai muu asiakirjoihin liittyvä organisointiratkaisu ei saa vaikuttaa maksuttomuuteen. Kunta ei siten voi periä pyytäjältä omia, esimeriksi organisointitapaan tai tiedon etsimiseen liittyviä kustannuksia.

Mikäli kunnan saama tietopyyntö aiheuttaa laajuuteensa ja työmääränsä vuoksi ylimääräisiä kustannuksia, on kunnalla oikeus periä näitä kustannuksia tiedon pyytäjältä. On syytä kuitenkin ensin tiedottaa pyytäjää mahdollisista kustannuksista ja neuvotella mahdollisuudesta rajata tietopyyntöä (tietopyynnön ajanjakso, laajuus).

Maksujen oltava kohtuullisia

Kuntien on tietopyynnöissä otettava huomioon julkisuuslain 34 §:n maksusäännökset. Hallintosäännössä on annettava tarpeelliset määräykset asiakirjoista perittävistä lunastuksista sekä asiakirja- ja tietopyynnöissä perittävistä maksuista. Yleensä maksuista päättää kunnanhallitus ja maksuissa noudatetaan kunnassa kustannusvastaavuuden periaatetta. Maksut ja lunastukset voivat olla tätä pienempiäkin.

Maksut eivät kuitenkaan saa vaarantaa julkisuusperiaatteen toteutumista, joten niiden tulee olla kohtuullisia. Esimerkiksi useiden kymmenien eurojen ”perusmaksua” kopiona annettavasta asiakirjasta ei voida pitää julkisuusperiaatteen toteutumisnäkökulmasta perusteltuna.

Kun asiakirja toimitetaan kopiona tai tulosteena, peritään siitä omakustannusperusteinen maksu. Tietopyynnöistä pyydettävien maksujen taksat, kuten kopiointimaksut, on kirjattu kunkin kunnan hallintosääntöön. 

Erityistoimenpiteitä vaativasta tiedon tai asiakirjan hausta voidaan periä tiedonhaun vaativuuden mukaan porrastettu maksu. Tiedon esille hakeminen vaatii erityistoimenpiteitä silloin, kun asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä siinä käytettävän asiakirjaluokittelun eikä asiakirjan tunnisteen avulla eikä sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.

Tietojen luovuttamisesta perittävät maksut on suositeltavaa julkaista kunnan verkkosivuilla.

Asiakirjahallintajärjestelmien on oltava julkisuuslain hyvän tiedonhallintatavan vaatimusten mukaisia, jolloin viranomaisilta tulisi voida saada julkiset tiedot vaivattomasti. Tiedon pyytäjää on avustettava yksilöimään asiakirjoja, joihin hän haluaa tutustua. Puutteet asiakirjahallintajärjestelmissä eivät saa aiheuttaa tietopyynnöissä asiakkaalle lisäkustannuksia.

Julkisuuslaki ei velvoita viranomaista laatimaan pyynnöstä selvityksiä eikä yhdistelemään tietoja. On kuitenkin mahdollista varautua tällaisiin palvelupyyntöihin ja määritellä niitä varten omat maksunsa.

Lisää aiheesta

• Kunnille saapuvat tietopyynnöt
• Tietopyyntöjen maksullisuudesta löytyy ohjeistusta Kuntaliiton vanhasta mutta edelleen paikkansapitävästä yleiskirjeestä (2005).