Ovatko kaikki sähköpostit viranomaisen asiakirjoja?

Kunnille tehtävät tietopyynnöt kohdistuvat toisinaan myös viranomaisille tulleisiin ja viranomaisten keskinäisiin sähköposteihin. Jopa luottamushenkilöiden välistä sähköpostikirjeenvaihtoa on toisinaan pyydetty.

Sähköpostiviesti viranomaisen asiakirjana

Jos tällainen tietopyyntö kuntaan saapuu, tulee ensimmäiseksi arvioida, ovatko pyydetyt sähköpostiviestit ylipäätään viranomaisen asiakirjoja. Julkisuuslaki koskee nimittäin lähtökohtaisesti ainoastaan viranomaisen asiakirjoja. Julkisuuslain salassapito- ja vaitiolovelvoitteet koskevat kuitenkin myös asiakirjoja, joita ei voi luonnehtia viranomaisen asiakirjoiksi.

Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan julkisuuslain 5.2 §:n mukaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Jos sähköpostiviestit voidaan katsoa viranomaisen asiakirjoiksi, ne ovat tulleet julkisiksi saavuttuaan kuntaan lukuun ottamatta niihin mahdollisesti sisältyviä salassa pidettäviä tietoja.

Salassapitoperusteista säädetään julkisuuslain 24 §:ssä, ja niitä voivat olla esimerkiksi liikesalaisuudet taikka erilaiset henkilön yksityiselämän piiriin kuuluvat tiedot, kuten tiedot perhe-elämästä, terveydentilasta, sosiaalihuollon asiakkuudesta, taloudellisesta asemasta, vakaumuksesta jne.

Milloin sähköpostiviesti ei ole viranomaisen asiakirja?

Viestien katsominen ’ei viranomaisen asiakirjoiksi’ vaatii hyvät perusteet. Usein kysymys saattaa olla viranomaisen sisäistä työskentelyä varten lähetetyistä asian selvittämistä ja valmistelemista koskevista viesteistä, joista säädetään julkisuuslain 5 §:n 4 momentissa. Säännös kuuluu seuraavasti:

”Lakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon. Jos asiakirjat kuitenkin liitetään arkistoon, viranomainen voi määrätä, että tietoja niistä saa antaa vain viranomaisen luvalla.”

KHO:n päätös sähköposteja koskevasta tietopyynnöstä

Korkein hallinto-oikeus (KHO) on vuosikirjaratkaisussaan KHO:2017:157 ottanut kantaa viranomaisten välisiä sähköposteja koskevaan tietopyyntöön. ELY-keskukselle esitetty asiakirjapyyntö koski ympäristöministeriön ja ELY-keskuksen sekä näiden virkamiesten välistä kaikkea postitse tai sähköpostitse tapahtunutta kirjeenvaihtoa, joka koski eräiden yhtiöiden toimintaa ja valvontaa ajalla 1.1.2011–23.1.2015. ELY-keskus luovutti aineiston, joka oli kirjattu ELY-keskuksen diaariin, mutta ei kirjaamattomia sähköpostiviestejä. ELY-keskus katsoi, että ne jäävät julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle lain 5 §:n 4 momentin perusteella.

KHO:n mukaan luovuttamatta jätettyjä, saman hallinnonalan viranomaisissa toimivien virkamiesten välisiä sähköpostiviestejä voitiin luonnehtia ennemminkin yksittäisten virkamiesten keskinäiseksi kuin viranomaisten väliseksi viestienvaihdoksi. Sisällöltään ja tarkoitukseltaan viestit olivat pääosin mielipiteen- tai tietojenvaihdoksi luonnehdittavia.

KHO kiinnitti huomiota julkisuuslain 5 §:n 4 momentin tarkoitukseen, joka on turvata virkamiesten välisen kommunikoinnin ja mielipiteidenvaihdon vapautta. KHO katsoi, että kysymyksessä olevia sähköpostiviestejä oli pidettävä lainkohdassa tarkoitettuina viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuina asiakirjoina. Ne eivät liioin sisältäneet sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan oli liitettävä arkistoon. Luovuttamatta jätettyihin sähköpostiviesteihin ei siten julkisuuslain 5 §:n 4 momentin perusteella sovellettu mainittua lakia.

Lisää aiheesta

• Kunnille saapuvat tietopyynnöt
• Kunnan viranomaisten toiminnan julkisuus