Esityslistan ja pöytäkirjan julkisuus hankinnoissa

Esityslistan ja pöytäkirjan julkisuus hankinnoissa

Kun kysymys on kansalliset kynnysarvot ylittävästä hankintapäätöksestä, päätöksen tiedoksiannosta säädetään hankintalain 127 §:ssä. Päätös tulee antaa nimenomaisesti tiedoksi ”niille, joita asia koskee” eli käytännössä hankintaan osallistuneille ehdokkaille tai tarjoajille. Nämä ovat myös asianosaisia hankintaprosessissa. Päätöksen tiedoksiannolla kunnan jäsenille ei ole merkitystä esimerkiksi päätöksen lainvoimaisuuden kannalta, koska kunnan jäsenellä ei ole oikeutta valittaa hankintapäätöksestä.

Muillakin kuin tarjoajilla (esim. kuntalaisilla) on kuitenkin julkisuuslain mukaan oikeus saada tieto kunnan päätöksistä. Hankintapäätös tulee julkisuuslain 6.1 §:n 8 kohdan mukaan julkiseksi, kun ao. päätös on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu. Pöytäkirja tulee vastaavasti julkiseksi julkisuuslain 6.1 §:n 6 kohdan mukaan, kun se on tarkastuksen jälkeen allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu.

Selvää siis on, että hankintapäätösasiakirjat ovat lähtökohtaisesti yleisesti julkisia ja niistä voidaan antaa tieto viimeistään hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Jos päätös sisältää salassa pidettäviä tietoja, näitä ei luonnollisesti saa antaa eikä julkistaa. Esityslista tulee julkiseksi viimeistään silloin, kun hankintapäätös tulee julkiseksi.

Kunnan yleinen tiedottamisvelvoite voi edellyttää hankinnasta tiedottamista

Ennen kuin asiakirjat tulevat julkisuuslain mukaan yleisesti julkisiksi, on niistä tiedon antaminen viranomaisen harkinnassa. Kuntalain 29 §:n mukaan kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. On siis kunnan harkinnassa, missä määrin se katsoo tarpeelliseksi informoida kuntalaisia tulevasta hankintapäätöksestä.

Vaikka esityslista ensisijaisesti palvelee toimielinten jäsenten tiedonsaantia ja itse kokousmenettelyä, käytetään sitä paljon myös kunnan tiedottamisvälineenä. Verkkoviestinnässä on kuitenkin huolehdittava siitä, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu.

Kuntalaki ei siis varsinaisesti edellytä, että verkkoon tulisi viedä itse esityslistateksti kokonaisuudessaan. Hankinnoissa saattaakin olla tarkoituksenmukaista, ettei esityslistatekstiä – ainakaan kokonaisuudessaan – julkaista verkossa ennen päätöksentekoa. Mitään salassa pidettäviä tietoja ei ainakaan tule julkaista verkossa.

Keskeneräisessä hankinta-asiassa on syytä harkita, milloin ja mitä tietoja voidaan antaa niin, että kunnan mahdollisuudet edullisiin hankintoihin eivät heikenny tai kilpailutusprosessi muutoin vaarannu. Hyvä tapa on kuitenkin julkistaa esityslistallakin ainakin asian otsikko, esimerkiksi Tilintarkastuspalveluiden tarjoajan valinnasta päättäminen.

Pöytäkirjan julkaiseminen verkossa ei välttämätöntä

Kunnan jäsenellä ei ole oikeutta valittaa hankintalain soveltamisalaan kuuluvasta hankinnasta. Näin ollen vaikka pöytäkirja onkin lähtökohtaisesti julkinen sen jälkeen, kun se on allekirjoitettu ja tarkastettu, suoranaista kuntalain mukaista velvollisuutta päätöspöytäkirjan julkaisuun verkossa ei ole.

Sen sijaan kuntalain 29 §:n tiedottamisvelvollisuus koskee myös päätöksentekovaihetta. Päätöspöytäkirjaan on syytä kirjata kuitenkin ainakin asian otsikko.  Tavalla tai toisella kuntalaisille on syytä tiedottaa otsikkoa laajemminkin ainakin merkittävimmistä hankinnoista ja esimerkiksi hankinnoista, joilla hankitaan palveluita kuntalaisille.

Erityisesti silloin, kun hankintapäätös tehdään useamman toimielimen käsittelyn jälkeen – esim. kunnanhallitus valmistelee päätöksen ja valtuusto päättää lopullisesti –, kunnan on syytä harkita, missä määrin tietoja päätöksenteosta julkistetaan ennen asian lopullista päättämistä.

Pienhankintoja koskevat menettelytavat esityslistojen ja pöytäkirjojen julkaisusta

Jos kysymys on hankintalain soveltamisalan ulkopuolisesta ns. pienhankinnasta (eli kansallisen kynnysarvon alittavasta hankinnasta), päätöksiin ja niiden tiedoksiantoon sovelletaan kuntalakia. Käytännössä pienhankinnat voivat olla melko suuriarvoisiakin hankintoja:

• tavara- ja palveluhankinnat sekä suunnittelukilpailut, jotka alittavat 60 000 euroa
• rakennusurakat, jotka alittavat 150 000 euroa
• sosiaali- ja terveyspalvelut (Liite E, kohdat 1–4), jotka alittavat 400 000 euroa
• muut erityiset palvelut (Liite E, kohdat 5–15) jotka alittavat 300 000 euroa
• käyttöoikeussopimukset jotka alittavat 500 000 euroa.

Pienhankintoja koskeviin esityslistoihin ja niiden julkisuuteen pätevät samat ohjeet kuin edellä hankintalainkin soveltamisalaan kuuluviin hankintoihin. Ts. on hankintayksikön harkinnassa, miten paljon tietoa hankinnasta annetaan ennen varsinaista päätöksentekoa. Salassa pidettäviä tietoja ei tule ilmaista.

Koska kuntalain mukainen oikaisu- ja valitusmenettely antaa valitusoikeuden myös kunnan jäsenelle, tulee hankintalain soveltamisalan ulkopuolisia pienhankintoja koskevat päätökset antaa asianosaistiedonannon lisäksi tiedoksi kuntalain 140 §:n mukaisesti yleisessä tietoverkossa.

Lisää aiheesta

Muualla verkossa

• Hankinta-asiakirjojen julkisuutta on käsitelty yleisemmin Julkisten hankintojen neuvontayksikön sivuilla

Kuntaliitto.fissä

• Kunnan viranomaisten toiminnan julkisuus
• Verkkoviestinnän erityiskysymyksiä