Johdanto

Kuntien digitalisaatiokartoituksen osio 5:ssä tarkastellaan sähköistä arkistointia (kysymyskohdat 29–31). Osion aluksi käsitellään sähköisen arkistoinnin tilannetta kunnassa ja sen toimialoilla (k29). Tämän jälkeen kartoitetaan kuntien suunnitelmia hyödyntää Kansallisarkiston uutta palvelua digitaalisten tietoaineistojen arkistoinnissa (k30). Lopuksi käydään läpi vastaajien tarkentavia näkemyksiä sähköisestä arkistoinnista ja sähköisen arkistoinnin tukitarpeista (k31).

Jäljessä käsitellään kyselyn vastauksia kysymyskohdittain.

Kunnat hyödyntävät sähköistä arkistointia osassa toiminnoista tai sen käyttöönottoa suunnitellaan (kysymys 29)

Kysymyksessä ”29. Mikä on sähköisen arkistoinnin tilanne kunnassasi ja sen toimialoilla” tuli arvioida tilannetta yleishallinnon ja toimialojen näkökulmista. Niiden osalta vastaajat valitsivat viidestä eri vastausvaihtoehdosta parhaiten omaa tilannetta kuvaavan.

Kysymykseen vastasi 154 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 97 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 53 % kaikista Manner-Suomen kunnista. 

Kuvaaja 5.1 esittää kuntien vastausjakauman sekä yleishallinnon että toimialojen näkökulmista.

Kuvaaja 5.1 ”Sähköisen arkistoinnin hyödyntäminen kuntien yleishallinnossa ja toimialoilla”

Sähköisen arkistoinnin tilanne kunnissa näyttää samankaltaiselta kuntien yleishallinnossa ja toimialoilla. 

Vastaajista 14 % toteaa sähköisen arkistoinnin olevan käytössä kaikissa yleishallinnon toiminnoissa, kun taas toimialoilla vastaava osuus on 7 %. Suurimalla osalla vastaajista sähköinen arkistointi on käytössä osassa toimintoja: toimialoilla noin puolella kunnista (48 %) ja yleishallinnossa 43 %:lla kunnista. Lähes yhtä suurella osalla vastaajista sähköinen arkistointi ei ole vielä käytössä, mutta sitä ollaan ottamassa käyttöön (yleishallinto: 38 % ja toimialat: 34 %). Molempien näkökulmien osalta alle 5 % vastaajista kertoo, ettei käyttöönotto ole suunnitteilla (3–4 %). Yleishallinnon osalta 3 % ja toimialojen osalta 6 % ei osannut sanoa sähköisen arkistoinnin tilanteesta kunnassa. 

Eri kuntakokoluokkien välillä voi tunnistaa joitakin eroavaisuuksia vastauksissa. Yli 10 000 asukkaan kunnissa vastauksissa painottuu ”käyttöönotettu osassa toiminnoista” (noin 50–70 % vastaajista). Pienemmissä, erityisesti alle 2 000 asukkaan kunnissa painottuu ”ei, mutta ollaan ottamassa käyttöön” (noin 40–60 % vastaajista) ja rinnalla ”käyttöönotettu osassa toiminnoista” saa noin 40 % vastausprosentit. Kaikki kunnat, joissa käyttöönottoa ei suunnitella yleishallinnossa tai toimialoilla, ovat alle 20 000 asukkaan kuntia. 

Johtopäätökset (kysymys 29) - Sähköinen arkistointi on kunnilla hyvin hoidossa tai työn alla

Sähköinen arkistointi on selvästi tullut osaksi kuntien tietohallinnon ja toimialojen arkea. Noin puolella vastanneista kunnista sähköinen arkistointi on käytössä yleishallinnossa ja toimialoilla joko kattavasti kaikissa toiminnoissa (14 % / 7 %) tai osassa toiminnoista 43 % / 48 %).  Käyttöönottotyössä on monella kunnalla kuitenkin vielä tehtävää, koska noin 1/3 vastaajista on vasta ottamassa käyttöön arkistointia. 

Kysymyksen vastaukset eivät kerro, ovatko ”osassa toimintoja” vastanneet kunnat laajentamassa sähköistä arkistointia ”kaikkiin toimintoihin”. Myöskään vastaukset eivät kerro, ovatko käyttöönottoa suunnittelevat vastaajat toteuttamassa sähköistä arkistointia ”osaan toiminnoista” vai ”kaikkiin toimintoihin”. 

Mahdollisten jatkokysymysten varaan jää myös sen selvittäminen, miksi osa kunnista ei ole ottanut sähköistä arkistointia käyttöön eikä myöskään suunnittele tekevänsä sitä. Liittyykö näillä kunnilla asia kustannus-hyötypohdintoihin vai johonkin muuhun?

Yksittäisiä havaintoja voidaan tehdä kysymyskohdan 31 avointen vastausten perusteella. Niissä yksi vastaaja toteaa, että ”pienellä kaupungilla ei ole resurssia siirtyä kokonaan sähköiseen arkistointiin. Siksi jatkamme hybridiversiolla.” Pieni kunta taasen toteaa, että: ”Sähköisen arkiston käyttöönotto vaatii investointeja nykyisiin ohjelmiin, eli tässäkin törmätään talouden resursseihin.” Myös integraatiot voivat aiheuttaa haasteita käytön laajentamisessa kuten yksi vastaaja toteaa: ”Sähköisen arkistointijärjestelmän ja operatiivisten järjestelmien integroinneissa on haasteita.”

Puolet vastaajista ei osaa sanoa, aikovatko siirtää tietoaineistoja Kansallisarkiston sähköiseen arkistoon (kysymys 30)

Kysymyksessä ”30. Oletteko suunnitelleet ottavanne arkistoitavien digitaalisten tietoaineistojen siirtämisen Kansallisarkistoon osaksi organisaationne tiedon ja tietoaineistojen elinkaaren hallintaa?” vastaajille kerrottiin taustatietoja Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palvelusta. Vastaajat saivat valita parhaiten tilannettaan kuvaavan vaihtoehdon kolmesta eri vaihtoehdosta. 

Kysymykseen vastasi 153 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 96 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 52 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kuvaaja 5.2 esittää vastausten jakautumista kuntakokoluokittain.

Kuvaaja 5.2 ”Aikovatko kunnat ottaa käyttöön Kansallisarkiston sähköisen arkistointipalvelun?”

Kysymyskohtaan vastanneista kunnista 35 % aikoo ottaa arkistoitavien digitaalisten tietoaineistojen siirtämisen Kansallisarkistoon osaksi kunnan tiedon ja tietoaineistojen elinkaaren hallintaa. Toisaalta vastaajista 17 % ei aio ottaa Kansallisarkiston palvelua käyttöön ja 48 % ei osaa sanoa kuntansa tilanteesta. Vastausjakaumat ovat melko samanlaiset kaikissa eri kuntakokoluokissa. 

”Kyllä” -vastauksia on eniten 10 000–39 999 kokoluokissa (42 %), tätä isommissa ja pienemmissä kokoluokissa ”kyllä”-vastaukset vaihtelevat 22–36 % välillä. Pienin ”ei”-vastausten osuus on 10 000–19 999 kokoluokassa (8 %), kun muiden osalta vastaava luku on 16–22 %. 

Kaikissa kuntakokoluokissa eniten valittu vaihtoehto on ”En osaa sanoa” (42–58 %). Kaikkein pienimmässä kokoluokassa (alle 2 000 asukasta) ja kaikkein suurimmassa kokoluokassa (yli 100 000 asukasta) epätietoisuus on suurinta (56–58 % vastauksista). 

Johtopäätökset (kysymys 30) - Kansallisarkiston palvelusta tarvitaan paljon lisätietoa ja koulutusta kunnille

Suurin osa kunnista ei osaa vielä sanoa kuntansa suhtautumisesta Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palveluun. Onkin vielä epävarmaa, miten laajasti kunnat lähtevät ottamaan käyttöön palvelua, kun se tulee kuntien saataville vuoden 2025 alusta.  

Kysymyskohdan 31 yksittäisistä avoimista vastauksista saa jotakin näkökulmia epätietoisuuden osalta. Prosessit eivät ole siinä vaiheessa, että Kansallisarkiston ratkaisun roolia kokonaisuudessa olisi ehditty suunnittelemaan: ” Emme ole ehtineet tätä vielä suunnittelemaan sillä sähköisen arkiston käyttöönotto on vielä ollut kesken sekä hallinnossa että laajennukset toimialoille.” Lisäksi Kansallisarkiston ratkaisua ei tunneta vielä riittävästi: ” Linjaukset epäselvät, miten tämä tulee toteuttaa. Kunnassa on hankittu sähköisen arkiston järjestelmä, joten mikä tulee olemaan kansallisarkiston rooli. Mitä sinne pitäisi toimittaa materiaalina?” ”Tästä ratkaisusta olisi hyvä saada mahdollisimman paljon tietoa." ”Kansallisarkiston käyttöönotto riippuu järjestelmävaatimuksista ja aiheutuvista kustannuksista.”

Näyttää selvältä, että kuntien tietoisuuden lisäämiseksi ja päätöksen tueksi tarvitaan lisää tietoa Kansallisarkiston palvelusta sekä kokemuksista Kansallisarkiston toteuttamista sähköisen arkiston pilottiprojekteista, joihin osallistui yhteensä kahdeksan kuntaa vuosien 2023-2024 aikana.  

Sähköinen arkistointi on useilla pöydällä, mutta käytännön toteutus mietityttää osaamisen, resurssien ja järjestelmien osalta vielä monia (kysymys 31)

Avoimeen kysymykseen ”31. Voit halutessasi tarkentaa sähköiseen arkistointiin liittyviä vastauksiasi tai kertoa sähköisen arkistoinnin kehittämiseen ja Kansallisarkiston käyttöönottoon liittyvistä tukitarpeista” vastasi 36 kuntaa eli noin 23 % kysymyskohtiin 29 ja 30 vastanneista kunnista.

Johtopäätökset (kysymys 31) - Koulutusta ja tukea kaivataan sähköisen arkistoinnin kehittämiseen ja kansallisarkiston palvelun käyttöönottoon

Avoimien vastausten perusteella piirtyy kuva kuntakentästä, jossa sähköistä arkistointia kehitetään aktiivisesti. Moni vastaajista kertoo, että kunnan oma sähköisen arkistoinnin ratkaisujen hankinta tai käyttöönotto on suunnitelmissa, käynnissä tai jo toteutunut. Useimmat asiaa kommentoineista kunnista ovat suunnitteluvaiheessa. Suunnitteleville ja vielä asiaa käynnistämättömille kunnille on tyypillistä resurssihaasteet ja tiedon puute. Henkilöstöä tai rahaa ei ole riittävästi käyttöönottoon, mikä viivästyttää sitä. Useampi vastaaja toivookin koulutusta ja tukea sähköisen arkistoinnin kehittämiseen yleisesti. Useampi vastaaja myös tunnistaa sähköisen arkistoinnin ratkaisujen hyödyntämisessä haasteita, jotka liittyvät muun muassa arkistoinnin vastuiden toteuttamiseen käytännössä, integrointiin muihin järjestelmiin ja toimintojen automatisointiin.

Osa vastaajista on jo tutustunut Kansallisarkiston ratkaisuun, mutta suuri osa vastaajista ei ole vielä tehnyt päätöksiä siihen liittymisestä. Useammista vastauksista voi päätellä, että vastaajat aikovat ensin järjestää oman organisaationsa sähköisen arkistoinnin ratkaisut kuntoon ja sitten vasta miettiä liittymistä Kansallisarkiston palveluun. Yksi vastaajista on osallistunut Kansallisarkiston ratkaisun pilotointiin. Useat vastaajat kaipaavat kansallisarkiston palvelusta tietoa ja koulutusta, jotta he osaisivat tehdä päätöksen liittymisestä. Tietoa tarvittaisiin mm. järjestelmävaatimuksista ja liittymisen kustannuksista. 

Muutamassa vastauksessa kommentoitiin mahdollisen liittymisen muotoa. Yksi vastaaja toteaa, että arkistoitava aineisto tullaan viemään ensin kunnan omaan sähköisen arkistoinnin järjestelmään ja sitten sieltä soveltuva arkistointitieto Kansallisarkiston ratkaisuun. Toinen vastaaja kertoo, että heidän kuntansa odottaa nimenomaan Kansallisarkiston ratkaisua olennaiseksi ratkaisuksi sähköisen pysyväissäilytyksen tarpeisiin, jolloin muu pidempiaikainen säilytys tapahtuu asianhallintajärjestelmässä tai toimialakohtaisissa järjestelmissä.