Kuntastrategia

Strategian työstäminen etenee usein prosessina, jossa strategian linjaukset ja sisällöt jalostuvat eri tahojen foorumeiden, kokousten ja työpajojen pohdintojen kautta.

Usein valtuustolla, kunnanhallituksella, johtoryhmällä ja henkilöstöllä on omia tai yhteisiä keskustelu-, työstö- ja käsittelytilaisuuksia. Näin strategian mahdollisten sisältöjen viestikapula siirtyy eri toimijoiden välillä, ja vaiheittain strateginen keskustelu saa lisää elementtejä, joista voidaan tehdä johtopäätöksiä ja valintoja. Lopulliset valinnat tekee valtuusto hyväksyessään kuntastrategian.

Kuntien tai kuntayhtymien strategioissa yleisimpiä osa-alueita ja käsitteitä ovat visio sekä strategiset päämäärät ja tavoitteet sekä niiden toteutumisen mittaaminen. Hyvin usein kuntaorganisaatioiden strategiat sisältävät myös toiminta-ajatuksen tai mission sekä myös arvojen tarkastelun.

Strategiaprosessin jatkuva luonne

Kuntastrategian tekeminen muodostuu kokonaisuudesta,  jonka eri vaiheita ovat:

• Strategiatyön suunnittelu ja aloitus
• Yhteisen tilannekuvan muodostaminen ja toimintaympäristön muutosten ennakointi
• Tahtotilan tai vision ja strategian kärkitavoitteiden määrittely
• Strategian toimeenpano

Kuntastrategiaprosessin eri vaiheita ei tule nähdä toisistaan erillisinä, vaan niiden muodostama kokonaisuus on hyvä nähdä jatkuvana prosessina, johon eri toimijat osallistuvat eri vaiheissa ja rooleissa. Kokonaisuudessaan strategian arvo riippuu siitä, kuinka hyvin se näkyy kuntaorganisaation ja muiden toimijoiden työssä sekä lopulta kuntalaisen hyvinvointina ja kunnan menestyksenä.

Usein valtuustokauden alussa uuden valtuuston aloitettua tarkistetaan edellisellä valtuustokaudella tehty kuntastrategia ja strategian toteuttamisohjelmat. Joissakin kunnissa strategian tarkistus aloitetaan jo vanhan valtuuston toimesta, jota työtä uusi valtuusto jatkaa.

Strategisten mittareiden valinta

Strategian seuranta ja arviointi on sitä helpompaa mitä selkeämmin strategian toteutumista kuvaavat mittarit ja niiden tavoitetasot on määritelty. Strategisten mittareiden valintaa ja käyttökelpoisuutta ohjaavat seuraavat asiat: hyvä mittari on yksinkertainen, ymmärrettävä ja viestittävissä, se osoittaa kehityksen suunnan, on ristiriidattomasti määritelty ja sen tunnusluku on helposti tuotettavissa. Mittarit voivat olla tyypiltään hyvinkin erilaisia sekä kvantitatiivisia että kvalitatiivisia. Mittari voi olla esim. ominaisuus, tunnusluku tai toimenpide.

Seuraava mittarijäsennys helpottaa ymmärtämään mittareiden moninaisuutta:

• Tulosmittari: Onko asetettu tavoite saavutettu? (tulokset, suoritteet, laatu)
• Ohjausmittari: Kuljetaanko oikeaan suuntaan, onko tehty oikeat valinnat?
• Käynnistysmittari: Onko kyetty reagoimaan/lähtemään liikkeelle?

Strategian mittareista päätettäessä tulee huomioida, että strategiatasolle ei tule ottaa toisiinsa nähden epäsuhteessa olevia asioita. Monesti myös turhan pieniä asioita kuvaavia mittareita otetaan mukaan suurten asioiden joukkoon.

Vuorovaikutus on tärkeä osa kunnan strategiaprosessia

Kuntastrategian sisällöllisten valintojen ja linjausten rinnalla vähintään yhtä tärkeää on sen sisältämien pääasioiden yhteinen omaksuminen ja tulkinta mahdollisimman laajasti kunnan poliittisessa ja ammatillisessa johdossa, toimialoilla, konserniyhteisöissä, henkilöstön sekä myös asiasta kiinnostuneiden kuntalaisten ja sidosryhmien keskuudessa. Tämä edellyttää osallistavaa ja vuorovaikutuksellista strategiatyötä. Keskeistä on, että erityisesti valtuusto osallistuu kuntastrategian valmisteluun laajasti.

Kuntalaisten ja sidosryhmien kuulemiseen ja ideointiin kannattaa panostaa järjestämällä vuorovaikutteisia tilaisuuksia ja foorumeita, kuten kansalaisraateja, tai esimerkiksi kyselyiden avulla. Teknologia mahdollistaa nykyisin myös useita tehokkaita tapoja osallistaa digitaalisesti suuriakin joukkoja strategisten linjausten tarkasteluun ja analysointiin.

Sosiaalisesti kestävässä kunnassa asukkailla on aktiivinen rooli kunnan toiminnan ja kuntastrategian suunnittelussa. Osallisuutta syntyy ja se vahvistuu itsestään yhdessä tekemisen myötä. Osallisuus kasvattaa yhteisöllisyyden tunnetta ja on yksi asukkaiden hyvinvointia lisäävä tekijä. Tutkimuksessa on todettu osallistumisen olevan ketteryyden ja nopean reagoinnin lisäksi olevan keskeisessä asemassa strategiatyön kehittämisessä.

Kuntastrategiassa tulee huomioida muun muassa kunnan asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet ja hyvinvoinnin edistäminen (Kuntalaki 10.4.2015/410, 37 §). Kunnan on päivittävä strategia vähintään kerran valtuustokaudessa. Uuden strategian valmistelu käynnistyy kunnissa viimeistään kuntavaalien 2021 jälkeen.

Strategian suunnittelua edeltää usein ennakointityö. Kyselytutkimuksen mukaan 79 prosenttia kunnista käyttää ennakointityössä kuntalaisilta kerättyä tietoa hyödyksi. Tilanne vaihtelee jonkin verran kunnan asukasluvun mukaan, sillä kuntalaisten mielipiteitä kysytään suhteellisesti vähiten alle 5 000 asukkaan kunnissa (67 % kunnista) ja eniten 20 001 - 50 000 asukkaan kunnissa (89 % kunnista).

Ennakointi- ja strategiatyö ei lähtökohtaisesti eroa kuntalaisten osallistumisen edistämisen osalta kunnan toiminnan muusta kehittämisestä. Samat menetelmät soveltuvat pääosin kuntalaisten osallistumisen edistämiseen niin strategian kuin muuhun toiminnan suunnittelussa.

Kuntien strategiatyön valmisteluun soveltuvat esimerkiksi seuraavat kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamiskeinot (linkkejä oppaisiin ja verkkosivuihin):

• Keskustelutilaisuudet

• Kuntalaisraadit

• Kuntalaiskyselyt

• Kuntalaishaastattelut

• Kokemusasiantuntijat/kehittämisasiakkaat

• Yhdistysten ja järjestöjen yhteiskehittäminen

• Yhteissuunnittelutilaisuudet

• Kumppanuuspöydät

• Palvelumuotoilu ja sen innovatiiviset menetelmät

• Vaikuttamistoimielimet (vanhus- ja vammaisneuvostot, nuorisovaltuustot)

Kuntalaisia kiinnostaa yleensä konkreettinen lähitekeminen ja käyttämiensä palvelujen kehittäminen. Tällöin mielenkiinto kohdistuu vain tietylle asuma-alueelle tai palvelulle. Haasteena kuntalaisten mukaan saamiselle strategiatyöhön onkin, miten asukkaat saataisiin innostumaan kunnan toiminnan laaja-alaiseen suunnitteluun mukaan? Onko muita keinoja kuin sähköinen kysely, johon linkki löytyy kunnan nettisivulta? Entä miten kuntalaisilta kerätty tieto saadaan strategiaprosessiin mukaan?

Tällä sivulla kerrotaan joitakin kuntalaisten osallisuuden edistämisen keinoja ja vinkkejä, joita voi hyödyntää yleisesti kunnan toiminnan ja palveluiden kehittämisprosesseissa, kuten kuntastrategia- ja ennakointiprosessissa.  

1. Aitoa kuntalaisvaikuttamista, ei näennäisosallisuutta

Onnistuneen kuntastrategian taustalla on toimiva vuorovaikutusprosessi, jonka tuloksena on syntynyt yhteinen ymmärrys kunnan tulevaisuudesta. Vuorovaikutuksessa ovat asukkaat, luottamushenkilöt, virkamiehet, yhdistykset ja järjestöt.

Osallistava strategiatyöskentely tukee henkilöstön ja luottamushenkilöiden sitoutumista, mikä edesauttaa strategian toimeenpanoa. Varsinaista valmiin strategian jalkautusta ei tarvita, jos prosessi on ollut vuorovaikutteinen ja osallistava.

Kuntalaisten toiveiden ja ideoiden tukeminen vaatii kunnassa usein sektorirajat ylittävää yhteispeliä ja dialogia yhteisöjen, asukkaiden, palvelun käyttäjien ja muiden toimijoiden kanssa. Kuntalaisten mukaan ottamiselle pitäisi olla laaja kannatus myös luottamushenkilöiden keskuudessa.

Tärkeätä on, että kuntalaisten mielipiteet viedään eteenpäin - viranhaltijoiden ja päättäjien tiedoksi ja työn tueksi - aina konkretiaan asti. Koosteet voivat olla esimerkiksi kirjallisia raportteja tai videoita.

Erätauko-menetelmä tarjoaa työkaluja ja inspiraatiota rakentavan keskustelun vetämiseen. Erätauko-keskustelut poikkeavat muista keskusteluista siinä, että tarkoitus ei ole saadakaan yhteistä ratkaisua aikaan. Neuvottelu on helpompaa, kun eri näkökannat ovat selvillä. Keskusteluun osallistuneet kertovat usein tulleensa kuulluksi, kun kukaan ei puhu päälle eikä väitä vastaan.

Menetelmäkortit ovat saatavilla maksutta nettisivulta https://www.eratauko.fi/

Esimerkiksi Lahden kaupunki on ottanut dialogin laajamittaisesti käyttöön sekä asukkaiden kanssa että kaupungin oman organisaation sisällä. Kaupunki on kouluttanut viisikymmentä dialogin ja Erätauko-menetelmän fasilitaattoria ja muodostanut rakenteita, joiden avulla he ovat voineet varmistaa, että koulutuksessa opittua osaamista on hyödynnetty ja työntekijöiden dialogitaidot myös käytännössä vahvistuneet.

 Lahden linkki ei toimi.

2. Asukkaat mukaan jo strategian valmistelun alkuvaiheessa

Suunnitteluprosessiin kannattaa varata riittävästi aikaa. Jos kyseessä on strategian uusiminen, aikaa menee suunnittelun käynnistämisestä noin 1,5-2 vuotta ennen kuin uusi strategia on valmis käytäntöön vietäväksi.

Esimerkki osallistavan strategiaprosessin aikataulusta:

• Kuntalaisten illat vuonna 2016 (6 kpl)
• Luottamushenkilöiden strategiakysely 1-2/2017
• Toimialojen johtoryhmien yhteiskokoukset 12/2016-1/2017
• Uuden ja vanhan valtuuston yhteinen valtuustoseminaari 4.-5.5.2017
• Kunnanhallituksen seminaari 10.-11.8.2017
• Pormestaritreffit asukkaille syyskuussa 2017
• Esimiesten suunnittelupäivä 20.9.2017
• Arvotyöskentely työpaikoilla 22.9.- 13.10.2017
• Avoimet Elinvoima-, Hyvinvointi- ja Osallisuusseminaarit 28.9.-5.10.2017
• Konsernijaosto 9.10.2017
• Johtoryhmä 26.9. ja 24.10.2017
• Kunnanhallitus, konsernijaosto ja johtoryhmä 30.10.2017
• Valtuustoseminaari 2.11.2017

Lähde: Hagman, esitys Kuntademokratiaverkostossa 29.11.2017

Strategian suunnittelu voidaan aloittaa kaikille kuntalaisille tarkoitetuilla keskustelutilaisuuksilla eli asukasilloilla, joita järjestetään kaikissa kylä- ja kuntakeskuksissa/kaupunginosissa. Tilaisuuksia markkinoidaan asukkaille kunnan kaikkien viestintäkanavien kautta. Tilaisuuksissa asukkaat pohtivat yhdessä kunnan viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden kanssa millainen kunta halutaan ja miten se tehdään.

Kunnan-/kaupunginjohtaja tai pormestari voi kutsua erikseen asukkaita omille treffeilleen.

Asukasiltojen jälkeen voidaan järjestää luentoja ja työpajatyöskentelyä sisältäviä teemoitettuja seminaareja.

Asukasiltojen järjestämisessä voi hyödyntää seuraavia fasilitointimenetelmiä (linkit Innokylän työkaluihin):

• Open space
• Virtuaalinen ideariihi
• Aivoriihi 
• Ideointipuue
• Minuuttikierros

3. Monikanavaista viestintää, esimerkkinä mobiilisovellus kuntastrategian valmistelussa

Kuntalaisille kannattaa tarjota osallistumismahdollisuuksia monen eri kanavan kautta. Verkkoviestintä ja sosiaalinen media tavoittavat nykyään lähes kaikki kuntalaiset. Sosiaalinen media tarjoaa mahdollisuuden mielipiteiden kartoittamiseen ja keskusteluun.

Mobiili osallistamismenetelmä mahdollistaa myös sellaisten kuntalaisten tavoittamisen, jotka eivät pääse asukastilaisuuksiin, mutta voisivat muuten olla halukkaita ja idearikkaita kunnan kehittäjiä. Osallistuminen ei ole sidottu paikkaan eikä aikaan. Kysymyksiä voidaan kohdentaa sovelluksen käyttäjille esimerkiksi sijainnin ja iän mukaan.

Vastaaminen kyselyihin on nopeaa ja kuntalainen saa myös itse statistiikkaa vastauksista. Sovelluksella voidaan tuottaa statistiikkaa myös päätöksenteon tueksi nopeallakin aikataululla.

Kysymyksiä voidaan jaotella usealle viikolle siten, että kerralla vastattavia kysymyksiä on maksimissaan 10-20 kpl.

Limingan kunnassa strategiaan liittyviä kysymyksiä oli kaiken kaikkiaan oli yli 100. Limingan Kaiku-mobiilisovellukseen syötetyt kysymykset jakautuivat seuraaviin teemoihin:

1. Tulevaisuuden menestystekijät
2. Kunnan imago ja brändi
3. Kunnan toimintaa ohjaavat periaatteet ja arvot
4. Strategisten päämäärien priorisointi
5. Kuntalaisten vaikuttaminen ja osallistuminen
6. Kunnan elinvoimaisuus ja matkailu
7. Hyvinvointi ja arjen sujuvat palvelut
8. Liikunta ja vapaa-aika
9. Liikenne ja joukkoliikenne
10. Elinympäristö ja asuminen
11. Yleinen palaute

Lähde: Mobiili osallistaminen Limingan kuntastrategiatyössä

4. Mennään sinne missä kuntalaiset

Kuntalaisia ei välttämättä saa houkuteltua asukasiltoihin, ei vierailemaan kunnan nettisivuilla eikä kaikilla ole älypuhelinta, joihin kuntamobiilin voisi ladata. Kaikenlaisten kuntalaisten tavoittamiseksi kunnan virkamiesten täytyy mennä sinne missä asukkaat liikkuvat kuten torille, kauppakeskuksiin, kirjastoon jne.

Kuntalaisia voi tavoittaa penkkikahvila-menetelmän avulla. Penkkikahvila on käytännössä viranhaltijoiden, poliittisten päättäjien ja kuntalaisten yhteiset päiväkahvit.

Penkkikahvila perustetaan sinne missä on ihmisiä. Tarvitaan vain penkki, kahvia, tuoretta pullaa ja kunnasta joku, jolla on aikaa kuunnella ja joku on kiinnostunut siitä mitä kuntalaiset sanovat ja ajattelevat. Strategian valmistelussa penkkikahvila voidaan perustaa esimerkiksi yhden viikon aikana joka arkipäivä niihin paikkoihin, missä ihmiset ovat muutenkin.

Penkkikahvila on Maaseudun Sivistysliiton kehittämä menetelmä. Voit tutustua siihen esimerkiksi Pudasjärven esimerkin avulla.

Pormestari/kunnanjohtaja tai joku muu kunnasta kirjastoautokierrokselle. Kirjastoautolla kävijöissä on eri-ikäisiä kuntalaisia ja vanhempia yhdessä lastensa kanssa. Kierroksella on mahdollista kysellä kirjaston asiakkailta ehdotuksia millaista tulevaisuuden kuntaa kuntalaiset haluavat olla rakentamassa ja mitä ideoita kuntalaisilla on valmisteilla olevaan strategiaan.

Kuntastrategian toimeenpanovaiheessa kunnan strategia implementoidaan kunnan käytännön toimintaan. Keskeistä on, että kunnanvaltuusto seuraa ja valvoo kuntastrategian toteutusta ja toteutumista.

Strategian toteuttamisohjelmat

Yhä yleisempi toimintamalli kuntastrategioiden konkretisoimiseksi ovat strategian toteuttamisohjelmat, joita saatetaan kutsua myös osastrategioiksi (esim. palvelustrategia tai elinkeinostrategia). Strategisen johtamisen ja strategiakäsitteen selkiyttämisen kannalta suotuisinta olisi, jos vain kuntastrategiaa nimitettäisiin strategiaksi ja siitä johdettavia asiakirjoja ohjelmiksi.

Ohjelma on määräaikainen projekteista ja toimenpiteistä muodostuva kokonaisuus, jota johdetaan koordinoidusti jonkin strategian osa-alueen tai päämäärän saavuttamiseksi. Strategian totuttamisohjelmat siis laaditaan suoraan kuntastrategian jostakin tai joistakin osa-alueista tai päämääristä.

Usein strategian toteuttamisohjelmat ja niiden mukaiset toimenpiteet ovat poikkihallinnollisia ja koskettavat kaikkia tai useita kunnan toimialoista. Niiden laatiminen ja toteuttaminen edellyttää monitoimijaisuutta sekä verkostoitumista sekä kunnan sisällä että usein myös kuntaorganisaation ulkopuolella.

Yleisesti ottaen ohjelmajohtamisella tavoitellaan mm. seuraavia asioita:

• kaukonäköistä ja laaja-alaista vaikuttavuutta
• näkyvää keskittymistä tärkeimpiin asioihin
• poikkiorganisatorista yhteistyötä ja tekemistä
• kehittämiskokonaisuuksien hallittavuutta ja ohjattavuutta
• systemaattisuuden ja joustavuuden tasapainoa
• konkreettisia keinoja strategian toimeenpanoon.

Strategian ja taloussuunnittelun kiinteä yhteys

Keskeistä kuntastrategian toteutumisessa on strategiaprosessin ja taloussuunnitteluprosessin kiinteä kytkentä: valtuusto päättää kuntastrategian toteuttamisesta viime kädessä kunnan talousarviossa ja -suunnitelmassa, jossa myös strategian toteuttamisohjelmat konkretisoidaan ja resursoidaan (Kuntalaki 110§). 

Kuntastrategia ja sen toteuttamisohjelmat ovat siis taloussuunnitelman perusta ja samalla ohjeistus talousarvion laadinnalle. Näin ollen strategia valutetaan käytäntöön talousarvion kautta vuosittaisiin toiminnan ja talouden tavoitteisiin. Tämä edellyttää monesti myös talousarviorakenteen muutosta ja siinä olevien tavoitteiden määrän arviointia.

Talousarviossa ja -suunnitelmassa asetetaan palvelujen järjestämistä ja investointeja koskevat tavoitteet kunnan eri tehtäville, liikelaitoksille, tytäryhteisöille ja yhteistoimintayhteisöille. Talousarviossa ja -suunnitelmassa osoitetaan myös resurssit mainittujen tavoitteiden toteuttamiseksi joko budjettirahoitteisesti määrärahoina tai kohderahoitteisesti tulo- tai pääomarahoituksena.

Talousarvio on strategian operationalisoinnin lisäksi strategian arvioinnin ja seurannan väline. Arviointi kohdistuu kunnan valtuusto- ja hallitustason strategisten tavoitteiden ohjausvoiman arviointiin eli käytännössä talousarvion seurantaan.