Asetuksen liitteessä II on kuvattu menettelyt, jotka on digitalisoitava rajat ylittävästi. Kuntien osalta kyse on elinkeinotoiminnan harjoittamiseen liittyvistä luvista, ilmoituksista ja rekisteröinneistä, kuten esimerkiksi rakennusluvasta tai ympäristöluvasta.
Palvelujen digitalisoinniksi ei lasketa sähköpostiasiointia. Jotta SDG-asetuksen vähimmäisvaatimukset digitaalisen asioinnin mahdollistamisesta täyttyvät, lupien tulee olla esimerkiksi pdf-muodon sijaan e-lomakkeena, josta tiedot toimitetaan sähköpostiin tai tiketöintijärjestelmään. E-lomakkeen käyttöönotto on kevyin tapa toteuttaa asetuksen velvoite palvelujen digitalisoinnista.
Kunnissa erilaisten yrityslupien hakuprosessi tulee digitalisoida siten, että minkä tahansa EU-jäsenmaan yritys voi hakea lupaa kunnasta jo ennen Suomeen siirtymistä tai ilmoittaa muutoksista ulkomailta käsin. Jotta sähköinen asiointi katsotaan rajat ylittäväksi, siinä tulee mahdollistaa ulkomaisten osoitetietojen ja puhelinnumeroiden syöttäminen sekä asioiminen ilman suomalaista y-tunnusta. Tarvittaessa myös maksamisen, tunnistautumisen ja asioinnin ilman Suomi.fi-valtuutusta on onnistuttava muista jäsenvaltioista käsin. Rajat ylittävän palvelun mahdollistamisesta löytyy tarkemmat KEHA-keskuksen koostamat ohjeet.
Liitteessä II luetelluista menettelyistä tulee keskitettyyn yhteyspisteeseen kuvata palvelut suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. SDG-asetuksen mukaan kansallisten virallisten kielten lisäksi tule tarjota yksi vieras kieli, joksi Suomessa on valittu englanti. Kuntien tulee kuvata yritystoiminnan luvat, ilmoitukset ja luvat sekä niihin liittyvät asiointikanavat suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi Suomi.fi-palvelutietovarantoon (PTV), josta tiedot päivittyvät Suomen Your Europe-portaaliin ilmoittamaan kansalliseen yrityslupien tietopisteeseen Suomi.fi-sivustolle.
Kuntien velvoite tuottaa palvelutietovarantoon tietoa yritysluvista perustuu SDG-asetuksen ohella hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annettuun lakiin (571/2016). SDG-asetus ei velvoita tarjoamaan PTV-kuvauksen takana olevia asiointeja muilla kuin kotimaisilla kielillä, mutta käyttäjien kannalta tämäkin toki olisi suositeltavaa. Kansallinen listaus liitteen II menettelyjen palveluista ja tietokannoista löytyy sdgfinland.fi-sivuston lopusta.
Kuntien yrityslupiin ei tällä hetkellä liity OOTS-järjestelmässä vaihdettavia todistusmateriaaleja, eikä siten myöskään OOTS-järjestelmään liitettäviä asiointipalveluita, mutta kuntien tulee selvittää, hakevatko ne tällä hetkellä suomalaisista yrityksistä asioinnin taustalla tietoa viranomaisrekisteristä, kuten kaupparekisteristä. Jos tietoja haetaan, tulee vastaavat tiedot hakea rajat ylittäviltä yrityksiltä OOTS-järjestelmän avulla kunnan sähköiseen asiointiin toisen jäsenmaan viranomaisrekisteristä. Esimerkiksi rekisterit, kuten väestötietojärjestelmä ja Koski tulee liittää OOTS-järjestelmään tietojen luovuttajina, kun taas OmaKela ja OmaOpintopolku tietoja pyytävinä asiointipalveluina.
Kunnassa PTV-pääkäyttäjän kannattaa alkuun tarkastaa, mitä yrityslupia kunnalla ylipäätään on ja sen jälkeen käydä niiden tiedot palvelutietovarannossa läpi. Samalla on hyvä tarkistaa, onko luvat mahdollistettu rajat ylittävään asiointiin. Yrityslupien kuvaamiseen palvelutietovarantoon löytyy erityisohjeet ja palvelutietovarannon sisältöjen tuottamiseen eri kielillä löytyy myös ohjeita.
Kunnan tulee
- Tuottaa asetuksen liitteen II mukaisten elinkeinotoimintaan liittyvien lupien, ilmoitusten ja rekisteröintien tiedot Suomi.fi-palvelutietovarantoon suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Lisäksi kunnan tulee huomioida, että hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annettu laki velvoittaa kuntia tarjoamaan myös muita sen tuottamia tai järjestämisvastuulla olevia palveluita koskevat julkiset tiedot palvelutietovarantoon saataville.
- Varmistaa, että asetuksen liitteessä II kuvatut kunnan menettelyt mahdollistavat sähköisen asioinnin rajat ylittävästi.
- Selvittää, hakeeko kunta tällä hetkellä yrityslupien taustalla suomalaisista yrityksistä tietoa viranomaisrekisteristä, kuten kaupparekisteristä. Jos tietoja haetaan, tulee rajat ylittävän vastaavat hakea OOTS-järjestelmän avulla toisen jäsenmaan viranomaisrekisteristä.