Yhteistä digitaalista palveluväylää koskevan asetuksen (Single Digital Gateway, SDG) tarkoituksena on tarjota kansalaisille ja yrityksille kootusti tietoa ja ohjata heidät tarvitsemiinsa palveluihin EU:n jäsenvaltioissa. Asetus velvoittaa jäsenvaltioita tuottamaan tietoa tietyistä hallinnollisista menettelyistä ja niitä koskevista palveluista keskitettynä yhteyspisteenä toimivaan Your Europe -portaaliin sekä mahdollistamaan rajat ylittävän sähköisen asioinnin eri tilanteissa. Asetuksen tavoitteena on edistää sisämarkkinaoikeuksien toteutumista, kuten henkilöiden ja palvelujen vapaata liikkuvuutta. SDG-asetus tuli voimaan 12.12.2018. Kokonaisuudessaan sovellettavaksi se on tullut 12.12.2023.
SDG-asetuksen mukaan kansalaisille ja yrityksille suunnatut palvelut kootaan yhteisen digitaalisen palveluväylän alle yhteen verkkopalveluun, joka omien toimintojensa lisäksi tarjoaa pääsyn muihin palveluihin, kuten kansallisten viranomaisten verkkosivuille ja -palveluihin. Käyttöliittymänä kansalaisten ja yritysten suuntaan toimii Your Europe -portaali, josta tietojen hakeminen ja sähköinen asiointi alkaa. Portaalin kautta helpotetaan kansalaisten ja yritysten asiointia keskittämällä tietojen haku kansallisista säännöistä ja vaatimuksista sekä viranomaismenettelyistä, jotka liittyvät esimerkiksi asumiseen tai elinkeinotoiminnan harjoittamiseen toisessa EU:n jäsenvaltiossa.
Lisäksi asetuksessa säädetään niin kutsutusta yhden kerran teknisestä järjestelmästä (Once Only Technical System, OOTS-järjestelmä). Järjestelmän avulla viranomaiset voivat välittää ja vastaanottaa todistusmateriaaleja jäsenvaltioiden välillä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että sähköisen asioinnin yhteydessä käyttäjä voi halutessaan pyytää tietojen siirtoa yhden jäsenmaan rekisteristä toisen jäsenmaan viranomaisen kanssa asiointia varten.
Menettely tarkoittaa SDG-asetuksen yhteydessä asiointia yhden tai useamman viranomaisen kanssa tietyissä asetuksessa määritellyissä tilanteissa. Esimerkiksi opintoetuuksien hakeminen tai liiketoiminnan harjoittaminen ja siihen liittyvien lupien hakeminen toisessa jäsenmaassa ovat asetuksessa tarkoitettuja menettelyitä.
Kunnan tulee
Asetuksen liitteessä II on kuvattu menettelyt, jotka on digitalisoitava rajat ylittävästi. Kuntien osalta kyse on elinkeinotoiminnan harjoittamiseen liittyvistä luvista, ilmoituksista ja rekisteröinneistä, kuten esimerkiksi rakennusluvasta tai ympäristöluvasta.
Palvelujen digitalisoinniksi ei lasketa sähköpostiasiointia. Jotta SDG-asetuksen vähimmäisvaatimukset digitaalisen asioinnin mahdollistamisesta täyttyvät, lupien tulee olla esimerkiksi pdf-muodon sijaan e-lomakkeena, josta tiedot toimitetaan sähköpostiin tai tiketöintijärjestelmään. E-lomakkeen käyttöönotto on kevyin tapa toteuttaa asetuksen velvoite palvelujen digitalisoinnista.
Kunnissa erilaisten yrityslupien hakuprosessi tulee digitalisoida siten, että minkä tahansa EU-jäsenmaan yritys voi hakea lupaa kunnasta jo ennen Suomeen siirtymistä tai ilmoittaa muutoksista ulkomailta käsin. Jotta sähköinen asiointi katsotaan rajat ylittäväksi, siinä tulee mahdollistaa ulkomaisten osoitetietojen ja puhelinnumeroiden syöttäminen sekä asioiminen ilman suomalaista y-tunnusta. Tarvittaessa myös maksamisen, tunnistautumisen ja asioinnin ilman Suomi.fi-valtuutusta on onnistuttava muista jäsenvaltioista käsin. Rajat ylittävän palvelun mahdollistamisesta löytyy tarkemmat KEHA-keskuksen koostamat ohjeet.
Liitteessä II luetelluista menettelyistä tulee keskitettyyn yhteyspisteeseen kuvata palvelut suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. SDG-asetuksen mukaan kansallisten virallisten kielten lisäksi tule tarjota yksi vieras kieli, joksi Suomessa on valittu englanti. Kuntien tulee kuvata yritystoiminnan luvat, ilmoitukset ja luvat sekä niihin liittyvät asiointikanavat suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi Suomi.fi-palvelutietovarantoon (PTV), josta tiedot päivittyvät Suomen Your Europe-portaaliin ilmoittamaan kansalliseen yrityslupien tietopisteeseen Suomi.fi-sivustolle.
Kuntien velvoite tuottaa palvelutietovarantoon tietoa yritysluvista perustuu SDG-asetuksen ohella hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annettuun lakiin (571/2016). SDG-asetus ei velvoita tarjoamaan PTV-kuvauksen takana olevia asiointeja muilla kuin kotimaisilla kielillä, mutta käyttäjien kannalta tämäkin toki olisi suositeltavaa. Kansallinen listaus liitteen II menettelyjen palveluista ja tietokannoista löytyy sdgfinland.fi-sivuston lopusta.
Kuntien yrityslupiin ei tällä hetkellä liity OOTS-järjestelmässä vaihdettavia todistusmateriaaleja, eikä siten myöskään OOTS-järjestelmään liitettäviä asiointipalveluita, mutta kuntien tulee selvittää, hakevatko ne tällä hetkellä suomalaisista yrityksistä asioinnin taustalla tietoa viranomaisrekisteristä, kuten kaupparekisteristä. Jos tietoja haetaan, tulee vastaavat tiedot hakea rajat ylittäviltä yrityksiltä OOTS-järjestelmän avulla kunnan sähköiseen asiointiin toisen jäsenmaan viranomaisrekisteristä. Esimerkiksi rekisterit, kuten väestötietojärjestelmä ja Koski tulee liittää OOTS-järjestelmään tietojen luovuttajina, kun taas OmaKela ja OmaOpintopolku tietoja pyytävinä asiointipalveluina.
Kunnassa PTV-pääkäyttäjän kannattaa alkuun tarkastaa, mitä yrityslupia kunnalla ylipäätään on ja sen jälkeen käydä niiden tiedot palvelutietovarannossa läpi. Samalla on hyvä tarkistaa, onko luvat mahdollistettu rajat ylittävään asiointiin. Yrityslupien kuvaamiseen palvelutietovarantoon löytyy erityisohjeet ja palvelutietovarannon sisältöjen tuottamiseen eri kielillä löytyy myös ohjeita.
Uusiutuvan energian RED-direktiivin (Renewable Energy Directive) asettamilla velvoitteilla on osin päällekkäisyyksiä SDG-asetuksen kanssa, muun muassa rakennus- ja yrityslupien osalta. Osa kunnan luvista on sekä SDG-asetuksen että RED-direktiivin soveltamisalassa. RED-direktiivin soveltamisalaan kuuluvien lupien haku tulee olla mahdollista niin kutsutun Luvat ja valvonta -palvelun kautta. Palvelu on toteutettu työ- ja elinkeinoministeriön hankkeessa ja kyse on yhden luukun asiointipisteestä lupa-asioiden hoitamista varten.
SDG-asetuksen soveltamisalaan kuuluvia lupia, jotka löytyvät Luvat ja valvonta -palvelusta, ovat esimerkiksi tapahtumajärjestämiseen liittyvät alueen käyttölupa, ilmoitus melusta ja tärinästä ja tiedottaminen tilapäisestä elintarvikemyynnistä. Näiden lupien osalta tulee siis ottaa huomioon sekä RED-direktiivin että SDG-asetuksen sääntely.
Komission SDG-koordinaatiokokouksessa on syksyllä 2024 käsitelty kriittisten raaka-aineiden asetuksen, nettonollateollisuussäädöksen sekä datanhallinta-asetuksen suhdetta SDG-asetukseen. Näiden säädösten soveltamisalaan kuuluvat menettelyt tulee tulevaisuudessa listata Your Europe -portaaliin, digitalisoida rajat ylittävästi ja tarvittaessa lisätä osaksi OOTS-järjestelmää. Kriittisten raaka-aineiden asetuksen piiriin kuuluu muun muassa rakennuslupa, ympäristövaikutusten arviointimenettely ja kaivoslupa. Datanhallinta-asetuksen osalta liitteen II vaatimukset tulevat koskemaan data-altruistisia organisaatioita ja datanvälityspalveluja. Myös lisää laajennuksia on tulossa.
Verrattuna uudistetun eIDAS-asetuksen mukaisen eurooppalaisen digitaalisen identiteetin lompakon eli niin kutsutun EUDI-lompakon (linkki eIDAS-sivuille, kun julki) todistuksiin, OOTS-järjestelmässä välitettävät todistusmateriaalit ovat tietosisällöltään suppeampia. Erona EUDI-lompakolla ja OOTS-järjestelmällä on myös se, että OOTS-järjestelmän kautta todistusmateriaalia välitetään viranomaisten välillä tietyissä SDG-asetuksen liitteen II nimenomaisesti määrittelemissä tilanteissa, kun taas EUDI-lompakon todistuksia voi käyttää erilaisissa asioinneissa ja luovuttaa suoraan käyttäjältä viranomaiselle.
Huomattava on myös, että EUDI-lompakon todisteiden käyttö on viranomaiselle ja käyttäjälle vapaaehtoista ja käyttäjä voi itse valita, mitä tietojaan lompakosta jakaa. SDG-asetus sen sijaan luo viranomaisille velvollisuuden vastaanottaa OOTS-järjestelmän kautta todistusmateriaaleja, esimerkiksi opiskeluun, asumiseen, työskentelyyn ja elinkeinotoiminnan harjoittamiseen liittyvissä tilanteissa. OOTS-järjestelmän ja EUDI-lompakon välisistä yhteyksistä on luotu väliraportti.
KEHA-keskus koordinoi SDG-asetuksen toimeenpanoa ja OOTS-järjestelmään liittyvien kansallisten asiointien ja rekisterien integraatiota. KEHA-keskus tukee kuntia velvoitteista ja niiden täyttämisestä sekä tarjoaa tietoa hyvistä käytänteistä.
Kuntaliitossa on käynnistynyt vuoteen 2025 kestävä EU:n digi- ja datalainsäädäntöä kuntasektorilla selvittävä projekti. Projektissa tuotetaan selkeyttävää materiaalia myös muista lainsäädännöistä siitä näkökulmasta, mitä mikäkin säädös tarkoittaa kunnille. Tämän lisäksi järjestetään syksyllä 2024 kuntasektorille haastatteluja ja työpajoja asian tiimoilta. Jos kunnassasi tai kaupungissasi on pohdintoja samojen asioiden äärellä, tervetuloa mukaan projektin verkostoon.
Ohjeet ja lisätietoa löydät sivulta EU:n digi- ja datalainsäädäntö kuntasektorille.
Digisumpit on torstaisin pidettävä etätilaisuus kuntien digikehittäjille. Digisumpit on tarkoitettu kuntien osaamisen jakamista ja verkostoitumista varten.