Koha-Suomi Oy:n tarina

Yhteisellä tiellä - kunta digikehittäjänä -juttusarja

Tässä juttusarjassa esittelemme kuntien digiyhteistyön menestystarinoita. Ensimmäinen tarina sijoittuu Pohjois-Karjalaan, jossa kuntien yhteistyön tuloksena syntyi kuntien omistama Koha-Suomi Oy. Yhtiön kautta kunnat ylläpitävät ja kehittävät yhteistyössä avoimen lähdekoodin Koha-kirjastojärjestelmää.

Mistä yhteistyö alkoi?

2010-luvun alkupuolella kirjastojen kolme suurinta järjestelmätoimittajaa yhdistyivät, mikä ajoi kirjastot monella tapaa epäsuotuisaan tilanteeseen. Vanhat järjestelmät alkoivat tulla tiensä päähän eikä suomalaisia vaihtoehtoja ollut kilpailutettavaksi.

Muutamissa kirjastoissa heräsi ajatus avoimeen lähdekoodiin perustuvasta järjestelmästä, jota kirjastot voisivat itse kehittää haluamallaan tavalla. Joensuun kaupunki lähti viemään asiaa eteenpäin perustamalla Avoin kirjasto -hankkeen, jossa vertailtiin maailmalla olevien avoimen lähdekoodin kirjastoja. Hankkeen päätteeksi kesällä 2014 Joensuun seutukirjastossa otettiin käyttöön avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä Koha.

Kohan käyttöönottokokemukset Joensuussa olivat onnistuneita, ja ajatus Kohan käytön laajentamiseksi syntyi pian käyttöönoton jälkeen Mikkelin, Oulun, Kouvolan ja Rovaniemen maakuntakirjastojen yhteistapaamisessa syksyllä 2014.

Heti yhteistyön alusta oli selvää, että Kohan käyttöönoton laajennus edellyttäisi yhteisen toimintamallin rakentamista. Tästä syystä kirjastot hakivat aluehallintovirastolta hankerahoitusta toimintamallin luomiselle, ja Kohti Kohaa -hanke käynnistyi vuonna 2015.

Hankkeessa selvitettiin erilaisia organisaatiomalleja Kohan kehitys- ja ylläpitotyön organisoimiseksi. Kuntaliitto oli tuolloin tukena miettimässä erilaisia organisaatiomalleja ja sitä, mitä vaikutuksia niillä olisi toimintaan kuntanäkökulmasta. Selvityksen jälkeen päädyttiin osakeyhtiömalliin, jonka todettiin olevan päätöksenteon ja kustannustenjaon kannalta oikeudenmukaisin ratkaisu. Lisäksi malli takasi kaikille mukanaoleville kunnille mahdollisuuden vaikuttaa Kohan kehittämisen suuntaan. Hanke päättyi Koha-Suomi Oy:n perustamiseen kesällä 2016.

Yhteistyön haasteita ja onnistumisia

Kohti Kohaa -hanke toimi seitsemän hengen ohjausryhmän voimin, jota veti silloinen Mikkelin kaupungin kirjastotoimen johtaja Virpi Launonen. Ohjausryhmän lisäksi hankkeessa oli mukana useita koodareita ja kehittäjiä. Apuja saatiin myös ulkopuolisilta tahoilta, ennen kaikkea Pohjois-Karjalan tietotekniikkakeskukselta, Suomen Kuntaliitolta ja kuntien lakimiehiltä.

Yhteistyöhankkeen lähtökohdat olivat hyvät, sillä kirjastoilla oli pitkä yhteistyön perinne taustalla. Myös yleisissä kirjastoissa vallitsevat saman tyyppiset toimintatavat vauhdittivat hankkeen käynnistymistä.

Suotuisista lähtökohdista huolimatta Koha-Suomen rakentaminen ei ollut helppoa. Hanketta vetänyt Virpi Launonenkuvaakin hankeaikaa ennen kaikkea kompromissien tekemiseksi ja yhdessä toimimisen harjoitteluksi:

”Yhteistyön ja jatkuvuuden kannalta olennaista oli heti aluksi pystyä sopimaan siitä, miten yhteistyötä tehdään ja mitkä ovat kehittämistyön lähtökohdat.”

Myös hankkeen ohjausryhmässä mukana ollut silloinen Joensuun kaupungin kulttuurijohtaja Rebekka Pilppula yhtyy Launosen ajatuksiin. Yhteistyöhanke vaati yhteisöllisyyden luomista ja yhdessä tekemisen rakentamista. Toiminnan oli perustuttava avoimuuteen ja tasavertaisuuteen:

”Asioista puhuttiin avoimesti ja toisinaan aika suoraan… Pyrittiin saattamaan ihmisiä yhteen viemään asioita yhdessä eteenpäin. Haluttiin jokaisen voivan tuntea, että voi vaikuttaa ja olla osallisena.” 

Millaisia menetelmiä olette käyttäneet yhteistyön aikana?

Projektin aikana ryhdyttiin laatimaan palvelukäsikirjaa, johon koottiin Koha-Suomen ylläpidon ja kehittämisen pelisäännöt. Työssä hyödynnettiin myös valtiovarainministeriön avoimen tuotteen hallintamalli -dokumenttipohjaa soveltamalla sitä Kohan tarpeisiin. Avoimen tuotteen hallintamallidokumentaatio on tarkoitettu avoimen lähdekoodin ohjelmistojen hallinnan kuvaamiseen ja siitä sopimiseen. Tällä hetkellä palvelukäsikirjaa uudistetaan.

Mitkä olivat onnistumisen kannalta kriittisimmät vaiheet ja tekijät koko prosessissa?

Koha-Suomen menestyksen taustalla on monta tekijää. Erityisen tärkeä menetystekijä koko prosessin kannalta oli Launosen, Pilppulan ja yhtiön nykyisen toimitusjohtaja Ari Mäkirannan mukaan avainihmisten ja johdon vahva sitoutuminen hankkeeseen ja sen läpiviemiseen. Vahva tahtotila ja hyvä yhteistyön henki siivittivät projektia vaikeina aikoina eteenpäin. Kuntien sitouttamiseksi Kohaan oli lisäksi oleellista esitellä Koha kuntien päättäjille ja saada kunnan päätös liittymisestä Kohaan.

Prosessinäkökulmasta katsottuna yksi tärkeä vaihe oli Kohan käyttöönotto Joensuussa, ja ennen kaikkea siinä onnistuminen. Se loi uskoa ja rohkeutta edetä kohti Kohan käytön laajentamista ja Koha-Suomen perustamista.

Toinen oleellinen vaihe oli yhteisymmärryksen saavuttaminen siitä, mikä on järjestelmän toimintatapaa ja mikä on välttämättömyyttä. ”Toisin sanoen se, että pystyttiin erottamaan, mitä järjestelmän pitää tehdä, siitä, miten järjestelmä sen tekee”, Launonen toteaa.

Mikä oli tärkein oppi koko prosessissa?

Koha-Suomi Oy perustettiin tiiviillä aikataululla ja isoja päätöksiä oli pystyttävä tekemään nopeastikin. Tarvittiin ennakkoluulotonta asennetta, vanhoista toimintatavoista irtaantumista, kompromisseja ja yhteistyökykyä. Tärkeätä oli niin ikään muistaa se, kenelle ja miksi yhteistyötä tehdään - tuotetaan verovaroilla kansalaisille kirjastopalveluja mahdollisimman tehokkaasti ja laadukkaasti.

Järjestelmäkehittämisen näkökulmasta hanke kirkasti näkemystä siitä, ettei koodaaminen ole järjestelmän ylläpidon tai kehittämisen kannalta kaikissa tapauksissa järkevin ratkaisu. Toisinaan jo pelkällä toimintatavan muutoksella voidaan päästä samaan lopputulokseen.

Minkälaisia vaikutuksia ja hyötyjä yhteistyöllä on ollut kunnille?

Koha-Suomi Oy:n perustamisella on ollut isoja vaikutuksia Suomen kunnille ja yleisille kirjastoille. Oleellisinta ovat olleet yhtiön tuomat kustannussäästöt siihen liittyneille kunnille. Esimerkiksi Pohjois-Karjalassa kaupalliselle järjestelmätoimittajalle maksettiin kirjastojärjestelmästä yksi euro asukasta kohden. Kohan käyttöönotto ja ylläpito omana työnä pudotti kustannukset 50 senttiin asukasta kohden. Liittyminen mukaan Koha-Suomi yhtiöön alensi kustannukset 26 senttiin asukasta kohden.  Myös muut kunnat ovat hyötyneet taloudellisesti Kohasta, sillä kaupalliset toimijat ovat yhtiön perustamisen johdosta joutuneet muuttamaan hinnoitteluaan ja pohtimaan toimintatapaansa.

Kirjastojen näkökulmasta Koha-Suomi on tuonut mukanaan uudentyyppiset mahdollisuudet vaikuttaa kirjastojärjestelmän kehittämiseen sekä hallita kirjastojärjestelmästä aiheutuvia kustannuksia aikaisempaa paremmin. Avoimen ohjelmiston ansiosta ideat ja niiden toteutukset ovat kaikkien hyödynnettävissä. Koska rajapintaratkaisut ovat avoimia eikä niillä rahasteta, mahdollistaa Koha-Suomi myös helpommin erilaisten palvelujen liitännäispalvelujen käyttöönoton.

Mitkä ovat Koha-Suomen tulevaisuuden näkymät?

Koha-Suomi Oy toimii verkostomaisena organisaationa. Kunnat osallistuvat asukaslukunsa mukaisessa suhteessa ylläpidon ja kehittämisen kustannuksiin Koha-Suomi Oy:n kautta. Kohaan liittyminen on helppoa, sillä yhtiö myy ”avaimet käteen” –paketteja kirjastoille Kohan käyttöönottoa varten.

Yhtiössä työskentelee kolme päätoimista järjestelmänkehittäjää, ja yhtiön toimitusjohtajan toimea hoitaa oman virkatyönsä ohessa Joensuun vs. kirjastopalvelujohtaja. Päätösvaltaa yhtiössä käyttää hallitus. Yhtiössä toimii hallituksen nimeämä asiantuntijaryhmä, johon valitaan edustus Kohaa käyttävistä kirjastoista. Lisäksi Koha-kirjastoilla on muita järjestelmän kehitystyöhön liittyviä yhteistyöryhmiä.

Yhtiö keskittyy toiminnassaan tällä hetkellä verkostomaisen toimintamallin vahvistamiseen ja strategian luomiseen. Vuoden 2018 osalta ensisijaisena tavoitteena on päättää yhtiön laajenemissuunnitelmista sekä määrittää, mikä on yhtiön tuottamaa kaikille yhteistä palvelua ja mikä ostettavaa lisäpalvelua.

Kohan tulevaisuuden näkymät ovat Mäkirannan mukaan vakaat ja valoisat. Yhtiön suurin haaste on päästä mahdollisimman lähelle Kohan kansainvälistä järjestelmäversiota. Mitä lähemmäs sitä päästään, sitä vähemmän Koha-Suomella on ylläpidettävää.

Terveiset kuntien digikehittämisen parissa työskenteleville

”On helppoa turvautua yhteen järjestelmätoimittajaan, mutta se ei välttämättä takaa parhaita, innovatiivisia ratkaisuja. Siksi suosittelen kunnille laajaa yhteistyötä. Se ei ole pois niiden kunnallisesta itsehallinnosta, vaan se mahdollistaa sen, että pystytään keskittymään tärkeisiin, kuntalaista lähellä oleviin asioihin, kun ei tarvitse yksin pähkäillä digiasioita.” -Virpi Launonen-

”Kannustan rohkeaan yhteistyöhön. Nyt tarvitaan enemmän hallintokuntarajat ylittävää yhteistyötä ja selkeää näkemystä asiakkaasta. Asiakkaan etu edellä on mentävä.” -Rebekka Pilppula-

”Kuntien välisessä yhteistyössä avoin suhtautuminen toisten tekemiseen on tärkein asia, jos halutaan päästä yhteistyössä eteenpäin." -Ari Mäkiranta-