Sähköinen rakennusvalvonta sujuvoittaa rakentamista

Yksi Oulun kaupungin rakennusvalvonnan sähköistämisen kulmakivistä on rakennuslupa-arkiston digitalisointi, jota on Oulussa tehty vuodesta 2017 lähtien. Käytännössä digitalisointi tarkoittaa sitä, että kaikki rakennuslupahakemukset ja liitteet tarkistetaan ja skannataan paperi paperilta sähköiseen arkistoon.

Digitalisoinnin aloitusvaiheessa ”uuden Oulun” rakennuslupien läpikäymisessä apuna olivat yhdistyneiden kuntien paikalliset tarkastusinsinöörit, jotka tunsivat alueet hyvin entuudestaan. Haasteeksi muodostuivat kuntien erilaiset lupamenettelyt ja arkistointikäytännöt. Tämän vuoksi eri aineistoille jouduttiin luomaan erilliset, tarkentavat seulonta- ja skannausohjeet. Varsinainen skannaustyö ulkoistettiin palveluntuottajalle.

Keskeisin ja aikaa vievin vaihe tarkistustyössä on ajantasaisten rekisteritietojen eli kiinteistötunnusten ja osoitteiden tarkistus. Suuri osa rakennusluvista on myös perustettava ensin lupajärjestelmään, jotta sähköinen arkistointi mahdollistuu.

Arkiston digitalisointiprojektin tavoitteena oli muuttaa rakennusten pääpiirustukset sähköisiksi, jotta rakennuslupavalmistelijoiden ei tarvitsisi enää lähteä etsimään tarvitsemiaan tietoja lähes 400 hyllymetriä käsittävästä paperiarkistosta. Digitalisoinnin edetessä suunnitelmat tarkentuivat sitä mukaa, kun tilannekohtaisesti arvioitiin, millaista tietoa tulevaisuudessa saatettaisiin tarvita.

Oulussa vastassa oli myös digitalisointiin liittyvän tiedon hajanaisuus. Selkeitä ohjeita esimerkiksi skannaukseen ei ollut valmiina, vaan ne luotiin yhteistyössä Oulun digin kehittämispäällikön ja asianhallinnan kanssa jo ennen varsinaisen digitalisointiprojektin aloittamista. Yhteistyö oli välttämätöntä muun muassa metatietojen valitsemisen kohdalla.

Nyt kun merkittävä osa piirustuksista on digitaalisessa muodossa, niiden tarjoaminen asiakkaille on aiempaa helpompaa. Seulonnan, skannauksen ja massasiirron ansiosta tiedot ovat helposti löydettävissä esimerkiksi hyödyntäen luparekisterissä olevaa lupatunnusta. Usean ihmisen voimin tehdyn työn tuloksena asiakirjat on skannattu nyt viimeisten viidenkymmenen vuoden ajalta koko ”uuden Oulun” alueelta.

Sähköisen rakennusvalvonnan edistyminen näkyy myös lupahakemuksen käsittelijän työssä. Aiemmin lupahakemus otettiin paperipinona vastaan, kirjattiin rakennusvalvontaohjelmaan ja kierrätettiin sitten lupavalmistelijoilta päättäjälle ja takaisin toimistoon.

Tänä päivänä esikäsittelijä avaa sähköisesti tulleen hakemuksen omalla työkoneellaan, tarkistaa sen, lähettää tarvittaessa asiakkaille täydennys- ja korjauspyyntöjä ja kokoaa hakemukset työnjakoa varten. Lisäksi esikäsittelijä voi toimia esimerkiksi sähköisen järjestelmän pääkäyttäjänä.

Kun paperisiin lupahakemuksiin liittyvät työvaiheet, kuten hakemusten kirjaaminen, papereiden selailu ja siirtely työntekijältä toiselle sekä postitus ja paperisten asiakirjojen arkistointi ovat jääneet lähes kokonaan pois, rakennusvalvonnan henkilöstön työaikaa on vapautunut aiempaa enemmän myös asiakkaiden neuvonta- ja ohjaustyöhön. Toisaalta jatkuvasti lisääntyvien lakien, säädösten ja ohjeiden sisäistäminen vie myös aiempaa enemmän työaikaa.

Sähköistymisen myötä hakemuksen käsittelijän työhön liittyy myös ohjelmistojen käyttöön liittyvien päivitystoiveiden esittämistä ja palvelun räätälöintiä oman työn ja asiakkaiden palvelemisen parantamiseksi. Aivan intuitiivinen järjestelmä ei vielä ole, ja kehittämistyötä tarvitaan jatkuvasti ja usean kunnan toimesta, jotta tarvittavia muutoksia saadaan toteutettua.

Sähköinen asiointi valttina myös korona-aikana

Oulussa rakennusvalvonnan prosessit ovat pyörineet myös korona-aikana, ja luvat on pystytty tekemään lähes samassa aikataulussa kuin normaalioloissa. Hakemusten määrä on kasvanut, samoin lupavalmistelun vaativuus erityisesti pienten kohteiden, kuten kesämökkien, kohdalla.

Suurten rakennushankkeiden kohdalla Oulun kaupungin rakennusvalvonta järjestää ennakkoneuvottelun, johon osallistuvat hankkeen suunnittelussa ja toteutuksessa mukana olevat kaupungin, rakentajan ja rakennuttajan edustajat. Koronan aikana myös nämä neuvottelut on toteutettu sähköisesti, Teamsin välityksellä, mikä on säästänyt aikaa ja rahaa eri osapuolilta.

Oulussa pientalorakentajille on ennen korona-aikaa järjestetty yhteisiä neuvonta- ja ohjeistustilaisuuksia, ”laadunohjausiltoja”. Yhteisöllisissä tilaisuuksissa Oulun rakennusvalvonnan henkilökunta on päässyt esittäytymään omakohtaisesti ja kertomaan roolistaan rakennusprosessissa. Tämä on tuonut yhteisöllisyyden tuntua rakentajien keskuuteen, ja tilaisuuksissa on voinut tutustua myös rakentamisen palveluja tarjoaviin yrityksiin. Koronatilanteessa myös tällainen neuvontatyö on siirretty verkkoon, ja opastus tapahtuu etäyhteyksillä. Keväällä 2021 laadunohjausillat on järjestetty ensimmäisen kerran webinaarimuotoisena.

Robottikin tarvitsee säätämistä

Oulun kaupungin rakennusvalvonnan palvelujen ja toimintatapojen digitalisointi ei vahvista mielikuvaa siitä, että ihmiset jäisivät työttömiksi koneiden ottaessa vallan. Ei, vaikka rakennusvalvonnassa on käytössä kolme robottia.

Ohjelmistorobottien tehtävänä on siirtää asiakirjoja ja tehdä pieniä toimenpiteitä, kuten lähettää sähköinen allekirjoituspyyntö lupapäättäjälle. Tämä säästää työaikaa, kun ihmisten ei tarvitse enää käsin siirtää asiakirjoja, leimata niitä tai lähettää allekirjoituspyyntöjä. Robotti tekee automatisoidussa työssä vähemmän virheitä kuin ihminen, mutta toisaalta senkään työ ei ole täysin luotettavaa; ihmisten täytyy seurata robottien työn jälkeä ja säätää niiden toimintaa aika ajoin.  

Ennen Oulun kaupungin arkkitehti saattoi laittaa rakennuspiirustuksen päälle kynän ja kahvikupin, mitata viivoittimella etäisyyksiä ja tehdä tussilla merkintöjä paperiin. Sitten hän saattoi kävellä suunnittelijan luo ja antaa paperit merkintöineen tutkittavaksi. Rakennuslupa myönnettiin, kun eri asiantuntijat olivat arvioineet ja hyväksyneet rakennussuunnitelmat omista näkökulmistaan.

Tämän päivän rakennuslupaprosessi ei ole lineaarinen; sen sijaan asiantuntijat voivat käsitellä lupahakemuksia ja liitteitä samanaikaisesti sähköisessä järjestelmässä. Sähköiseen järjestelmään jää toiminnasta muistijälki, ja merkintöihin on mahdollista palata myös jälkikäteen. Myös viestinvaihto lupaviranomaisten ja asiakkaiden kanssa tallentuu järjestelmään. Etuna on rakennusprosessia koskevan tiedon kerääntyminen samaan paikkaan ja sen kautta entistä paremmin hyödynnettäväksi. Sähköisen järjestelmän kautta tehdään kaikki työvaiheet rakennuslupahakemuksen jättämisestä aina työmailla tehtäviin tarkastuksiin saakka. 

Sähköisen järjestelmän hyödyntäminen nopeuttaa rakennusprosessia, mutta toisaalta lisää myös asiakkaalle tuotettavan tiedon määrää lupavaiheessa, kun esimerkiksi arkkitehti sekä LVI- ja rakennuspuolen insinöörit voivat kirjoittaa yhtä aikaa kysymyksiä ja kommentteja rakennuslupahakemuksen yhteyteen.

Myös rakennusvalvonnan yhteistyöryhmät - kaupunkikuvatyöryhmä, vaativien kohteiden katselmustyöryhmä sekä yleinen katselmustyöryhmä - hyötyvät digitalisaatiosta. Ryhmissä on asiantuntijoita eri aloilta, esimerkiksi terveystarkastajia, paloviranomaisia ja rakennusvalvonnan johtoa ja henkilöstöä. Aiemmin työryhmien edustajat näkivät paperiset rakennussuunnitelmat ensi kertaa vasta kokouksessa ja joutuivat tutustumaan suunnitelmiin kylmiltään. Nykyään suunnitelmat tulevat aina sähköiseen järjestelmään, josta jokainen työryhmän jäsen pääsee tutustumaan niihin ennen kokousta.

Viime vuosina lainsäädännön muutokset sekä rakentamiseen liittyvät vaatimukset ovat lisänneet sekä dokumenttien että asiantuntijoiden määrää. Esimerkiksi vielä kymmenen vuotta sitten arkkitehti saattoi suunnitella ja toteuttaa kohteen viher- ja maisemasuunnittelun, mutta nykyään tehtävään vaaditaan erikseen viher- ja maisemasuunnittelun ammattilainen. Sama ilmiö näkyy esimerkiksi esteettömyys- ja hulevesiasioissa sekä äänitekniikassa. 

Digikehittäminen edellyttää myös digitalisaation johtamista

Niin kuin Oulussa, myös Suomen muissa kaupungeissa ja kunnissa, rakennusvalvonta ja kunnallinen päätöksenteko ovat yhteydessä toisiinsa. Rakennetun ympäristön kohdalla digitalisaation edistäminen edellyttää erikoistunutta osaamista, jota kunnallisilla päätöksentekijöillä ei välttämättä aina ole.

Digitalisaation ymmärryksen kartuttaminen onkin osa myös kuntapäättäjien työtehtäviä. Lisäksi tarvitaan luottamusta kunnan viranhaltijoiden osaamiseen ja päätöksiin siitä, millaisilla digitaalisilla työkaluilla ja valinnoilla yritetään vaikuttaa myönteisesti kuntatyön tulevaisuuteen.

Esimerkiksi tietomallit ja niihin liittyvien työkalujen hankinnat voivat rakennetun ympäristön kehittämisessä näyttäytyä pidemmällä aikavälillä toimivana satsauksena tulevaisuuteen. Jo nyt rakennuskohde on mahdollista suunnitella ja käsitellä kokonaan tietomallina, mutta Oulussa käytössä oleva järjestelmä ei vielä tue tietomallityötä.

Tietomallien myötä suunnittelutyö voi myös vaikeutua, kun asioita mietitään mahdollisimman pitkälle jo rakennusprojektin alkuvaiheessa. Toisaalta kaupungin kokonaisarkkitehtuurin hallinnassa tietomalleista voi olla suurtakin hyötyä. Keskeinen kysymys lienee se, millä tavoin kaupungissa pysytään rakennetun ympäristön digitalisaatiossa mukana - ja miten välillä voidaan olla myös edelläkävijän roolissa.

Lisätietoja Oulun kaupungin rakennusvalvonnasta rakennusvalvonnan omilta sivuilta.

Lisätietoja rakennetun ympäristön digitalisaatiosta Kuntaliiton sivulta.

Kuvauksen pohjana on käytetty seuraavia haastatteluja:

Juntunen, Erja, esikäsittelijä, Oulun kaupungin rakennusvalvonta.

Koivisto, Pauli, arkkitehti ja pääsuunnittelija, UKI Arkkitehdit.

Rajala, Janne, kaupunginarkkitehti, Oulun kaupungin rakennusvalvonta.

Räinä, Ilkka, johtava lvi-insinööri, Oulun kaupungin rakennusvalvonta.

Seppälä, Pekka, johtaja, Oulun kaupungin rakennusvalvonta.

Taskinen, Tarja, assistentti, Arkiston sähköistäminen -projektin projektipäällikkö, Oulun kaupungin rakennusvalvonta.

Kuvauksen teksti: Anniina Tuomi / KT Kuntatyönantajat ja Aino Lappalainen / Kuntaliitto.