Jakso 3: Digi vaatii investointeja - syntyykö säästöjä?

8 oppia kuntien digitalisaatiosta -podcastin kolmannessa jaksossa pohditaan, miten digitalisaatiolla on mahdollista luoda säästöjä ja parempia palveluita, vaikka se vaatii myös investointeja. Podcastin juontajan ja Kuntaliiton tietojohtajan Tom Holmroosin vieraina ovat hallintotieteiden tohtori ja FCG:n konsultti Eero Laesterä ja Helsingin kaupungin digitalisaatiojohtaja ja Forum Virium Helsingin hallituksen puheenjohtaja Mikko Rusama.

Tällä sivulla kuvataan podcast-jakson sisältöä. Talousaiheisen podcast-jakson voit kuunnella Spotifyssa.

Mitä digitalisaatiolla voidaan saavuttaa?

Helsingin kaupungin digitalisaatiojohtaja Mikko Rusama kuvaa, että digitalisaation avulla voidaan tuottaa parempia palveluita kaupunkilaisille, yrityksille ja matkailijoille. Rusama nostaa myös esiin, että digitalisaatio antaa entistä paremmat mahdollisuudet tiedolla johtamiseen. Saatavilla olevaa tietoa voidaan hyödyntää esimerkiksi yhteisen tilannekuvan rakentamisessa ja resursseja voidaan kohdentaa sinne, missä tarve on suurin. Lisäksi Rusama kertoo, että digitalisaation avulla kunnat voivat hyödyntää automaatiota, joka mahdollistaa ihmistyön suuntaamiseen sinne, missä heitä eniten tarvitaan.

FCG:n konsultti Eero Laesterän mukaan digitalisaatio mahdollistaa säästöjen syntymisen, mutta digin kehittäminen myös lisää kustannuksia. Laesterä on ollut mukana tekemässä kuntien sopeutusohjelmia ja kertoo, että kunnissa, joissa perinteiset sopeutuskeinot on käytetty, on digitalisaatiosta löydetty vielä sopeutuskeinoja. Laesterän mukaan monessa keskisuuressa kunnassa on digitalisaation avulla onnistuttu madaltamaan siiloja, kun eri toimielimet ovat alkaneet hyödyntää digiä yhteisessä tekemisessä.

Rusama jatkaa, että esimerkiksi in-house -yhtiöt mahdollistavat yhteisten ratkaisujen hyödyntämisen kunnissa. Laesterä lisää, että ilman tällaisia yhteistyökuvioita pienillä kunnilla olisi vaikeuksia hoitaa joitakin digiasioita.

Podcastin juontaja, Kuntaliiton tietojohtaja Tom Holmroos tiedustelee vierailta, onko isoilta in house -yhtiöiltä palveluiden ostaminen toimenpide, jolla esimerkiksi pienet kunnat voivat saada säästöjä aikaan. Laesterä toteaa, että in-house -yhtiöiden hinnoittelu voi olla melko aggressiivista, eikä palvelun ulkoistaminen tuo automaattisesti kunnalle säästöjä. Laesterän kokemuksen mukaan esimerkiksi pienet kunnat ovat voineet saada kustannushyötyjä tekemällä kuntien välistä yhteistyötä.

Digitalisointi vaatii investointeja

Mikko Rusama nostaa esiin, että kuntien digitalisoitumisesta keskusteltaessa olisi hyvä puhua säästöjen lisäksi myös investoinneista. Rusama huomauttaa, että siinä missä digitalisaatio on tärkeä osa julkisen sektorin tuottavuuden kehittämistä, digitaalinen muutos vaatii etenkin alussa isoja investointeja. Rusama muistuttaa, että kuntien tiukat budjetit ja rajalliset resurssit haastavat digitaalista muutosta ja kannustaakin kuntakenttää keskustelemaan siitä, mitä muutos maksaa. Rusama kuvaa, kuinka digikehittämisen tulokset voivat näkyä eri tavoin kuntaorganisaation sisällä. Muutos voi näkyä tietyillä toimialoilla säästöinä ja samaan aikaan lisätä kustannuksia tietohallinnossa tai digiyksikössä, kun ylläpidettävien järjestelmien määrä kasvaa.

Podcastin juontaja ja Kuntaliiton tietojohtaja Tom Holmroos pohtii, miten isot digi-investoinnit pitäisi myydä kuntapäättäjille.

Helsingin kaupungin digitalisaatiojohtaja Mikko Rusama kannustaa viestimään johdolle digi-investointien tarpeellisuudesta kertomalla, millaisia hyötyjä kehitystyöstä on asiakkaille tai mikä lakisääteinen velvoite pitää täyttää. Rusaman kokemuksen mukaan investointitarpeiden perusteleminen hyödyillä on vaikuttavampaa kuin teknisen järjestelmän myyminen.

Rusama kertookin, että hän toimii usein tulkkina teknologian ja liiketoiminnan välissä. Kun puhutaan digiasioista, olisi tärkeää pystyä tunnistamaan yleisö, jonka kanssa ollaan vuorovaikutuksessa ja viestimään ymmärrettävästi. Ylimmän johdon ja teknisten asiantuntijoiden olisi tärkeä löytää yhteinen kieli, jolla digiasioista puhutaan. Rusama pitää todennäköisenä, että yhteisen ymmärryksen jakaminen läpi kuntaorganisaation lisäisi kehitysmahdollisuuksien tunnistamista.

FCG:n konsultti Eero Laesterä kannustaa kuntapäättäjiä huomioimaan, että digitalisoitumisen tielle kannattaa hypätä mieluummin etupainotteisesti kuin jälkijunassa, sillä kunnat hyötyvät digitalisoitumisesta. Laesterän kokemuksen mukaan päättäjät näkevät digitalisaation mahdollisuutena ja ymmärtävät, että sen avulla asioita voidaan tehdä uusilla ja entistä joustavimmilla tavoilla.  

Myös Rusaman kokemuksen mukaan digitalisaation merkitys ymmärretään, mutta rajalliset resurssit haastavat digikehittämistä. Rusama korostaa, että digitalisaatio itsessään ei ole tavoite, vaan keino palvella kaupunkilaisia paremmin ja mahdollistaa uusia innovaatioita ja liiketoimintamalleja.

Epäonnistumisen mahdollisuus on hyväksyttävä myös digikehittämisessä

Podcastin juontaja Tom Holmroos tiedustelee, miten investointien mukanaan tuomiin riskeihin pitäisi suhtautua. Rusama aloittaa toteamalla, että tilastojen mukaan iso osa projekteista epäonnistuu. Isojen projektien toteuttaminen on vaikeaa ja niihin sisältyy aina epäonnistumisen riski. Rusama pitää tärkeänä, että projektille ja muutokselle on määritelty selkeät tavoitteet. Lisäksi tarvitaan mittarit, joilla edistymistä seurataan ja kykyä reagoida ajoissa tilanteisiin, joissa projekti ei etene suunnitellusti.

Rusama korostaa, että parhaatkaan projektin johtamisen mallit eivät poista sitä, että jotkut projekteista ovat vaikeita ja sisältävät riskejä. Hän nostaa esiin termin ketterä kehittäminen ja kannustaa kuntia pilkkomaan ison muutoksen pienempiin osiin ja tekemään kehitystyötä iteratiivisesti, mikä mahdollistaa oppimisen ja suunnan korjaamisen projektin aikana. Rusama huomauttaa, että yhden pienen kokonaisuuden epäonnistuminen on pienempi ongelma kuin monivuotisen projektin epäonnistuminen.

Laesterä nostaa keskusteluun pienten ja suurten kuntien väliset erot digitalisaation kehittämisessä. Siinä, missä isoilla kaupungeilla on mahdollisuuksia kehittää omia järjestelmiä, ostavat pienet ja keskisuuret kunnat usein valmiita ratkaisuja. Laesterän kokemuksen mukaan järjestelmät saadaankin yleensä toimimaan helposti, mutta järjestelmien sisäistäminen ja siirtäminen arkeen haastavat muutosta. 

Miten digitalisaatiolla voidaan saada aikaan säästöjä?

FCG:n konsultti Eero Laesterä kannustaa kuntia laittamaan ensiksi perusasiat kuntoon, kuten ottamaan käyttöön digitaalisia työkaluja ja ohjelmia. Laesterä kehottaa kuntia myös poistamaan päällekkäiset digitaaliset ratkaisut, jos sellaisia on olemassa.

Rusama kertoo, että Helsingissä oli ennen vuotta 2017 yli kolmekymmentä itsenäistä virastoa, joilla oli paljon erilaisia teknisiä ratkaisuja käytössä. Nykyään kaupungissa on neljä toimialaa ja keskushallinto. Rusaman mukaan Helsingissä on vieläkin liikaa erilaisia sovelluksia ja järjestelmiä, mutta toteaa samalla, että yhdenkin järjestelmän alasajo on vaikeaa, koska palvelujen käyttö pitää pystyä turvaamaan. 

Helsingissä digitaalisen perustan palvelut eli infra ja perustietotekniikka on keskitetty digitalisaatioyksikköön. Rusama kokee, että yhteinen yksikkö parantaa kokonaisjohtamista ja mahdollistaa päällekkäisten ratkaisujen purkamisen. Rusaman mukaan digitalisaatiosta puhuttaessa olisi hyvä ymmärtää, mitä ongelmaa ollaan ratkaisemassa ja millaisia hyötyjä tavoitellaan sen sijaan, että lähdettäisiin liikkeelle teknologia edellä.

Laesterä jakaa Rusaman ajatuksen siitä, että teknologia edellä ei pidä lähteä tekemään kehitystyötä, mutta jos teknologia on käytettävissä, sitä kannattaisi hyödyntää. Rusaman mukaan helposti ajatellaan, että uudet järjestelmät, digitaaliset työkalut ja alustat ratkaisevat ongelmia. Digitaaliset ratkaisut helpottavat tekemistä, mutta samalla olisi hyvä muistaa, että uusi ratkaisu ei automaattisesti poista vanhoja toimintamalleja. Rusaman mukaan organisaatioissa saatetaan aliarvioida vaikeus, joka liittyy toiminnan muutokseen ja uuden oppimiseen.

Kolme digioppia Hämeenlinnasta muille kunnille

Podcastissa esiteltiin kolme oppia, jotka Hämeenlinna on oivaltanut omassa digikehitystyössään.

1. Hämeenlinnassa digitalisaatio nähdään osana kaikkea toimintaa. Johtoryhmä linjaa kaupunkia koskevat digitavoitteet, jotka kaupunginhallitus hyväksyy. Toimialajohtajat vastaavat oman toimialansa digikehittämisestä. Kokonaisuus pysyy hallinnassa eri toimialojen edustajista kootun digiryhmän avulla. Ryhmä voi ehdottaa pienempiä tai suurempia koko kaupungin laajuisia kehittämistoimenpiteitä.
2. Hämeenlinnassa tavoitteena on, että mahdollisimman moni osallistuisi kehitystyöhön. Henkilöstön ja kaupunkilaisten ideoita kerätään palvelumuotoilun keinoin. Esimerkiksi keväällä 2021 yhteensä 18 rekrytoitua testiperhettä sai ideoida tulevaisuuden digitaalista Hämeenlinnaa.
3. Digitalisaatio edellyttää toimivia laitteita ja järjestelmiä. Hämeenlinnassa hyödynnetään dynaamisia hankintoja ja valmistellaan hankinnat huolellisesti. Esimerkiksi oma tavoitetila on määritelty selkeästi ennen kuin lähdetään tekemään tietoja tarjouspyyntöjä ja käymään vuoropuhelua markkinoilla olevien toimijoiden kanssa.

Helsingin kaupungin digitalisaatiojohtaja Mikko Rusama kiinnittää Hämeenlinnan opeista huomiota erityisesti hankintoihin, jotka usein näyttäytyvät julkisella sektorilla haastavina. Rusama arvelee, että julkisen sektorin hankintamallit ja -tavat johtavat pahimmillaan siihen, että haetaan vääriä ratkaisuja vääriin ongelmiin.

Vaikka pyrkimyksenä on läpinäkyvyys, voi ongelmaksi muodostua se, että nopeasti muuttuvassa maailmassa määritellään nyt, millaisia tarpeita kaupungilla on vuosien päästä. Riskinä on myös se, että liian tiukoilla rajauksilla suljetaan pois hyviäkin vaihtoehtoja. Rusama pitää hankintoja isona kysymyksenä ja näkee, että kaupungeissa olisi hyvä pohtia perinteisille hankintatavoille vaihtoehtoja, kuten innovatiivisia hankintoja ja allianssimallia.

Digitalisaatio on sekä säästöjä että investointeja

Podcastin juontaja Holmroos arvelee, että ICT-puolella digitalisaation tuomat kustannukset tulevat kasvamaan ja säästöt tulevat pitkällä aikavälillä muualta kunnan toiminnasta.

Rusama näkee, että kunnat voivat saada aikaan isoja säästöjä kilpailuttamalla vanhoja sopimuksia ja päättämällä päällekkäisiä. Samaan aikaan digitalisoituminen asettaa vaatimuksia uusille ratkaisuille ja uusille digitaalisille palveluille, mikä vaatii resursseja ja lisää kustannuksia ja muutoskuluja. Laesterä pitää digitalisaatiota Rusaman tavoin sekä säästöjen mahdollistajana että investointien kohteena. Säästöjä syntyy esimerkiksi silloin, kun digin avulla voidaan luopua työvoimaa sitovasta palvelupisteestä.

Rusama tiivistää podcast-jakson lopuksi, että digitalisaatio ei ole tavoite vaan keino luoda parempia palveluita. Toisaalta digitalisaatio on myös mahdollisuus tuottaa vähemmällä enemmän ja jopa parempaa.

Rusama pitää tärkeänä, että kunnan johtoa myöten ymmärrettäisiin, miten suuri megatrendi digitalisaatio on ja millaisia vaatimuksia se asettaa kunnille. Hän toteaa, että esimerkiksi kaupunkilaisilta ja yrityksiltä tuleva ulkoinen paine haastavat kuntia miettimään, miten tarjotaan parempia itsepalveluita ja automatisoidaan käytäntöjä.

Laesterä kannustaa kuntia etenemään rohkeasti digin tiellä. Digitalisaation avulla on mahdollista sopeuttaa toimintaa, sujuvoittaa palveluita ja helpottaa demokraattista päätöksentekoa.

Podcast on suunniteltu ja toteutettu yhteistyössä Kuntaliiton ja Kunta- ja hyvinvointialuetyönantajat KT:n kanssa.

Kuvauksen teksti: Anu Salminen.