Case 11: Hallinto- ja toimistotyö digitalisoituu vaiheittain Vantaalla

Vantaan Talouspalveluissa robotiikan hyödyntämisen miettiminen lähtee rekrytointiprosessista liikkeelle. Tämä mahdollistaa sen, että robotille on jo varhaisessa vaiheessa mietitty oma tehtävänkuva ja tavoite sekä mahdolliset tarvittavat käyttöoikeudet. Robotti siis tulee töihin samalla tavoin kuin ihminenkin ja sillekin on varattava tietty ”kuukausipalkka” eli kustannus, joka robotin työpanoksesta syntyy - vaikkakin robotti voi tehdä työtä vuorotta ja myös viikonloppuisin.

Robotin rekrytoinnissa ja kehitystyössä mukana on alusta lähtien myös tiimi, jossa robotti tulee työskentelemään. Tämä mahdollistaa sen, että robotin joutuessa ”sairaslomalle” myös tiimin jäsenet osaavat tehdä robotin tehtävät ajantasaisesti tai tietävät, miten ilmennyttä ongelmaa voidaan lähteä korjaamaan. Vantaalla robotiikan edistämisen tueksi on nimetty myös robottivastaava, joka pystyy pitämään yllä kokonaiskuvaa yksittäisten automatisoitavien tehtävien rinnalla.

Robotin työtehtävään voi kuulua esimerkiksi säännöllisten tarkistusraporttien suoritus ja tarkistus. HR-palkkajärjestelmässä robotti voi ottaa kaksi raporttia, verrata niitä keskenään ja ilmoittaa täsmäytyksen virheistä työntekijälle, joka puolestaan voi käydä virheelliset kohdat läpi. Tämä säästää työntekijältä aikaa, kun keskittymisen voi kohdistaa ainoastaan korjattavien kohtien tarkistukseen.

Vantaalla Reima-robotti muistuttaa esimiehiä myös viemään rekrytointiprosessin loppuun saakka, mikäli se on jäänyt keskeneräiseen tilaan. Myös arkistointivelvollisuus rekrytointiprosessin osalta on siirtynyt esimiehiltä robotille. Reima-robotti osaa myös siirrellä raportteja järjestelmien välillä.

Prosessit automatisoituvat vaihe vaiheelta

Kun hallinto- ja toimistotyön prosesseja lähdetään automatisoimaan, on prosessit käytävä vaihe vaiheelta läpi. Tässä poluksikin nimetyssä läpikäynnissä itse prosessia voidaan lähteä muuttamaan ja miettimään, millä tavoin robotiikan avulla siitä tulisi sujuvampi. Esimerkiksi turhat vaiheet karsiutuvat tarkastelun myötä helposti pois.

Työn automatisoinnista voi seurata joskus myös se, että työntekijältä vähenee mahdollisuus varioida työtä yksilöllisesti; kun kokonaisprosessi on määritelty tehtäväksi tietyllä tavalla robotti huomioiden, se yhdenmukaistaa myös ihmisten työtä saman prosessin äärellä.

Asiantuntijoiden ja prosessin dokumentaation jälkeen seuraava automatisoinnin työvaihe on prosessin pohtiminen RPA (Robotic Process Automation) -toimittajan eli teknisen toteuttajan kanssa. Tässä vaiheessa tyypillistä on testaaminen, jota päästään tekemään testiaineistolla. Myös testiaineiston laatimisessa tarvitaan inhimillistä pohdintaa; aineiston on oltava sellaista, joka mahdollistaa robotin ”virheiden” tekemisen ja sen kautta robotin säätämisen tehtävään sopivaksi.

Ohjelmistorobotiikkaa pidetään herkkänä muutoksille. Kun esimerkiksi tietty päivitys sovelluksessa vaatii ihmiseltä vain pientä hetkeä uuden opetteluun, robotin kohdalla voi olla tiedossa kokonaan uuden muutoksen toteuttaminen teknisen toimittajan kanssa. Ohjelmistorobotiikan kehittyminen mahdollistaa kuitenkin entistä sujuvampia muutoksia automatisoinnin piirissä ja myös erilaisia tapoja opettaa robottia työskentelemään ja kehittymään työssään.

Kuvauksen pohjana on käytetty seuraavia haastatteluja:

Holkko, Mari, HR-järjestelmäpäällikkö, Vantaan kaupunki

Leväslampi, Eini, prosessisuunnittelija, Vantaan kaupunki

Lisätietoja: Robotiikka talous- ja hallintotyössä Kuntatyö 2.0 -podcastissa (jakso 9).

Kuvauksen teksti: Aino Lappalainen / Kuntaliitto ja Anniina Tuomi / Kunta- ja hyvinvointialuetyönantajat KT