Tämän luvun tavoitteena on tukea kaksikielisen viestinnän työtä. On tärkeää, että kieltä käytetään yksinkertaisesti ja selkeästi viestinnässä. Visuaalista ilmaisua on myös tärkeää hyödyntää kielellisen ilmaisun rinnalla.

Yksikieliset kunnat

Yksikielisissä kunnissa käytetään kunnan kieltä, jollei kunta pyynnöstä toisin päätä tai jollei muualla laissa toisin säädetä. Kokouskutsut, pöytäkirjat, ohjeet ja muut vastaavat asiakirjat laaditaan ainoastaan kunnan kielellä.

Lisäksi kunnalla on velvollisuus tiedottaa ja kuuluttaa vain kunnan kielellä. Yksilön hengen, terveyden ja turvallisuuden sekä omaisuuden ja ympäristön kannalta oleellinen tieto annetaan molemmilla kansalliskielillä koko maassa. Kielilaki (423/2003) 32 §

Kaksikieliset kunnat

Kaksikielisen kunnan yleisölle suunnatut tiedotteet tulee antaa suomen ja ruotsin kielellä. Kielilaki (423/2003) 32 §

Palvelua tuottavan yhtiön, jossa yhdellä tai useammalla kaksikielisellä kunnalla tai erikielisillä kunnilla on määräämisvalta, on annettava palvelua ja tiedotettava suomeksi ja ruotsiksi toiminnan laadun ja asiayhteyden edellyttämässä

laajuudessa ja tavalla, jota kokonaisuutena arvioiden ei voida pitää yhtiön kannalta kohtuuttomana. Kielilaki (423/2003) 24 §

Jos pöytäkirja on laadittu molemmilla kielillä, pöytäkirjanote on annettava sillä kielellä, millä pöytäkirjanotetta on pyydetty. Jos käsittelykielellä laadittu päätös ei ole asianosaisen kielellä, asianosaisella on pyynnöstä oikeus saada virallinen käännös päätöksestä. 

Ilmoitukset, kuulutukset ja julkipanot sekä muut yleisölle annettavat tiedotteet on annettava molemmilla kielillä.

4.1 Tarkistuslista kaksikielisille kunnille

Yleinen viestintä:

• Kielilaki koskee kaikkia viestintäkanavia ja digitaalisia palveluja.
• Kaksikielisyys on huomioitava lehdistötiedotteissa, uutisissa, verkkosivustoilla ja muussa materiaalissa sekä julkaistava samaan aikaan molemmilla kielillä. Voiko haastattelut tehdä molemmilla kansalliskielillä, esimerkiksi lehdistötilaisuuden yhteydessä?  
• Kun lehdistötiedote tai uutinen julkaistaan, annetaanko tiedot molemmilla kielillä samanaikaisesti?
• Käytetäänkö sosiaalisessa mediassa sekä suomea että ruotsia?
• Julkaistaanko esityslistat ja pöytäkirjat kahdella kielellä samanaikaisesti?
• Varmista, että molemmilla kielillä tehtävää viestintää tai käännöstyötä varten on tarpeeksi resursseja. Muista sisällyttää käännökset toimintasuunnitelmaan alusta alkaen.
• Viranomaisten kaksikielisessä kunnassa asettamien kilpien, liikennemerkkien ja muiden yleisölle suunnattujen vastaavien opasteiden tekstien on oltava suomen- ja ruotsinkielisiä, jollei
  
  kansainvälisen käytännön mukaisesti käytetä pelkästään vierasta kieltä.

Kirjallinen materiaali

• Anna kaksikieliselle viranomaiselle sekä suomen- että ruotsinkielinen nimi. Älä yhdistä eri kieliä tai niiden kirjainyhdistelmiä samaan nimeen (EOA, dnro:t 2745/4/10, 3581/4/10, 3706/4/10).
• Käytä valmiita kaksikielisiä malleja painetulle materiaalille riippumatta siitä, kumpaa kieltä käytät. Käytä mielellään kaksikielistä logoa.
• Käytä mieluiten yhtä suurta kirjainkokoa molemmilla kielillä (HE 92/2002 vp, s. 87).
• Kaikki kunnan julkaisemat videot tekstitetään digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetun lain (306/2019) mukaisesti ja on suositeltavaa, että tekstitys käännetään toiselle kansalliskielelle.
• Aseta yksikieliset julkaisut ja muut painotuotteet saataville siten, että ne ovat yhtä helposti saatavilla niin suomen kuin ruotsin kielellä (HE 92/2002 vp, s. 87).
• Käytä verkkosivustolla ja sosiaalisessa mediassa niin suomea kuin ruotsia, (HE 92/2002 vp, s. 93).
• Käytä kaksikielisen viranomaisen nimeä kaikissa yhteyksissä suomen ja ruotsin kielellä.

Sähköpostikirjeenvaihto

• Käytä ainakin suomea ja ruotsia sähköpostin yhteystiedoissasi (EOA, dnro 3010/4/11).
• Käytä ainakin suomea ja ruotsia sähköpostien automaattisissa poissaoloilmoituksissa (EOA, dnro:t 2575/4/06, 63/4/07 ).

Yhteydet asukkaisiin

• Suunnittele palveluprosessit ottaen huomioon molemmat kielet.
• Tee valmiita kaksikielisiä malleja (esim. uutiskirjeet, kirjepohjat, sähköpostit, asiakirjat, esitykset ja muut aineistot).
• Selvitä etukäteen, kenelle asukas ohjataan, jollei asiaa hoitavalla henkilöllä ole riittävää suomen tai ruotsin kielen taitoa vastata kysymyksiin tai auttaa asukasta hänen asiassaan.
• Huolehdi siitä, että asukkaat tietävät, mistä he
  
  saa palvelua suomeksi tai ruotsiksi, jos palvelua ei anneta samassa paikassa molemmilla kielillä (esim. erikieliset palvelupisteet, palvelunumerot, selkeät opasteet, muut symbolit) (HE 92/2002 vp, s. 87).
• Käytä kylttejä, lippuja tai muita symboleja, jotka
  
  selkeästi osoittavat, millä kielillä työntekijä voi palvella. Auta asukasta valitsemaan toivottu kieli.
• Tervehdi mielellään sekä suomeksi että ruotsiksi osoittaaksesi, että asukas voi saada palvelua molemmilla kielillä.
• Kysy epävarmoissa tilanteissa, mitä kansalliskieltä asukas haluaa käyttää (HE 92/2002 vp, s. 87). Kielilaki (423/2003) 23 §
• Luo etukäteen eri aihealueiden asiasanastoa sisältäviä termilistoja ja fraasilistoja, esim. tervehdyksistä.  Tämä helpottaa esimerkiksi puhelinpalvelua ja muuta työtä vähemmän käytetyllä kielellä.
• Käytä suomea ja ruotsia automaattisissa puhelinvastauksissa (EOA, dnro:t 1891/4/10, 633/4/07).
• Huolehdi siitä, että asiakaspalvelu/vaihde pystyy vastaamaan sekä suomeksi että ruotsiksi.
• Ota yhteyttä yksityishenkilöön sillä kielellä, jota hän on aikaisemmin käyttänyt tai sekä suomeksi että ruotsiksi. Kielilaki (423/2003) 19, 23 §
• Käytä sekä suomea että ruotsia julkisissa esiintymisissä, esimerkiksi puheissa ja tervehdyksissä, jos yleisössä oletettavasti on molempien kielien käyttäjiä.
• Huolehdi kirjallisuuden, kulttuurin ja tieteen saatavuudesta suomen ja ruotsin kielellä.
• Käytä suomea ja ruotsia tiedottaessasi kulttuurinähtävyyksistä.
• Käytä suomea ja ruotsia historiallisissa nimissä ja muissa nimissä.

4.2 Tarkistuslista kaikille kunnille

• Huomioi laki vaaratiedotteista (466/2012). Kaikki vaaratiedotteet on annettava molemmilla kielillä. Vaaratiedoteopas on saatavilla sisäministeriön verkkosivuilla.
• Tee valmiita kaksikielisiä malleja (esim. kirjepohjat, esitykset ja muut aineistot).
• Mikä on vastaanottajan kannalta olennaista tietoa, jonka on oltava suomen ja ruotsin kielellä?
• Onko asialla nimi tai otsikko molemmilla kielillä, toisin sanoen saako lukija tiedon siitä, mitä asia koskee?
• Ilmeneekö sekä suomen että ruotsin kielellä, mikä asian vaihe on (esimerkiksi mietintö, esitys, väliraportti, päätös)?
• Kuka antaa lisätietoja toisella kansalliskielellä, jollei varsinainen tietojenantaja osaa palvella kyseisellä kielellä?
• Jos kaikkea tausta-aineistoa ei julkaista kokonaisuudessaan molemmilla kielillä, onko näkyville asetettu selkeä tiivistelmä vähemmän käytetyllä kielellä?
• Onko asiasta tai samasta aihepiiristä muualla julkaistu tekstiä, johon voisi linkittää?
• Harkitse aina, tarvitaanko julkaisut kaksikielisinä (joko erillisinä julkaisuina tai esim. suomen- ja ruotsinkielinen teksti vierekkäin tai saman julkaisun eri puolilla).
• Suunnittele palveluprosessit ottaen huomioon
  
  molemmat kielet, jos kielilain mukaan asukkaalla on oikeus käyttää omaa kieltään prosessissa. (Kunnan asettamat velvoitteet tai asiat, jotka tulevat vireille kunnan aloitteesta ja kohdistuvat suoraan henkilön perusoikeuksiin.)

4.3 Kielilaki ohjaa julkaisuprosesseja

Kunnan laatimien selvitysten, päätösten tai muiden vastaavien tekstien julkaiseminen ei velvoita kääntämään niitä sellaisenaan. Kunnan tulee kuitenkin huolehtia sekä suomen- että ruotsinkielisen väestön tiedonsaantitarpeista.

Tarkistuslista julkaisujen suunnitteluun

• Tuntevatko kaikki julkaisun tekijät tai tilaajat, mitä kielilaki edellyttää?
• Otetaanko kielikysymys mukaan työn alusta alkaen ja sen jälkeen kaikissa työvaiheissa?
• Onko julkaisutoiminnassa päätetty sisäisistä linjavedoista ja priorisoinneista, jotka koskevat kansalliskieliä?
• Onko molemmat kielet otettu huomioon kunnan graafisessa ilmeessä?
• Onko olemassa valmiita malleja, joissa on esimerkkejä siitä, miten kieliä kuuluu käyttää?
• Julkaisut ja muut painotuotteet kannattaa julkaista samanaikaisesti suomen- ja ruotsin kielellä. Yhtenä vaihtoehtona on julkaista aineistot kaksikielisinä (esim. suomen- ja ruotsinkielinen teksti vierekkäin tai saman julkaisun eri puolilla), sillä kaksikieliset julkaisut ja muut painotuotteet (esim. lomakkeet) ovat kustannustehokkaita, ja niiden avulla kunta osoittaa käyttävänsä niin suomea kuin ruotsia ja edistävänsä molempien kielten käyttöä
• Onko olemassa yhteenveto, joka sisältää kaiken oleellisen tiedon molemmilla kielillä?
• Huomio käännökset jo suunnitteluvaiheessa. Kuka kääntää? Mitä käännetään? Onko kääntämiselle tarpeeksi aikaa?

Tarkistuslista verkkojulkaisuille

• Onko kielen valintakuvakkeet helppo löytää?
• Voiko kielestä toiseen vaihtaa ja kuitenkin pysyä samassa sisällössä?
• Jos tekstissä on linkkejä muunkieliselle sivulle, onko tästä maininta linkin kohdalla?
• Toimivatko ulkoiset linkit molemmilla kielillä? Jos viitattua sisältöä ei ole kyseisellä kielellä, on tämä merkittävä esimerkiksi “Lue lisää budjetista (ruotsiksi)”.
• Toimiiko hakutoiminto molemmilla kielillä?
• Onko liitteet käännetty ja esitetäänkö ne samalla tavoin, tai kerrotaanko asukkaan äidinkielellä, että tarjolla on myös liitteitä vain toisella kansalliskielellä?

Tarkistuslista julkaisujen graafiseen ilmeeseen

• Käytetäänkö kaksikielisen viranomaisen nimeä kaikissa yhteyksissä suomen ja ruotsin kielellä?
• Käytä mieluiten samaa kirjainkokoa molemmilla kielillä.
• Käytä kaksikielisen viranomaisen nimessä molempia kansalliskieliä.  Pelkkä englanninkielinen nimi ei riitä.
• Käytä kaksikielistä logoa tai oikeaa kieliversiota logosta.

4.4 Monikielisten tietojärjestelmien kehitys ja hankinta

Erilaiset tietojärjestelmät ovat keskeisessä asemassa kunnan palvelujen tuottamisessa kuten myös tiedon välittämisessä kuntalaisille.

Kunnan hankkiessa tietojärjestelmiä on kielelliset tarpeet tärkeää huomioida aikaisessa vaiheessa, jotta ratkaisu tukee useampaa kieltä eikä aiheuta paljoa lisätyötä. Monet nykyään markkinoilla olevista järjestelmistä tukevat useampaa kieltä, niin kunnan hallinnolliselle käyttäjälle kuin loppukäyttäjällekin. Molempien käyttäjäryhmien huomioiminen on tärkeää, mutta oikeus oman kielen käyttämiseen koskee ensisijaisesti kuntalaista.

Kannattaa mieluummin valita sellainen järjestelmä, joka ei ole pelkästään yksikielinen, vaikka kääntäminen olisikin mahdollista. Pidemmällä aikavälillä on edullisempaa ja helpompaa ylläpitää tietojärjestelmää, jos kieli erotetaan järjestelmän sisällöstä niin, että kielestä riippuvainen sisältö voidaan asentaa ja päivittää omina moduuleinaan. Silloin järjestelmällä ei periaatteessa ole mitään kielirajoituksia. Tämä on tärkeää muistaa myös silloin, kun palveluntarjoaja muokkaa hankittua järjestelmää, jottei jokin kieliversio lakkaa toimimasta, kun kielestä riippuvaiseen sisällön ylläpidossa on tehty poikkeuksia.

Digitaalisten palvelujen nimeämisessä ja jos käytössä on esimerkiksi verkko-osoite, on hyvä huolehtia siitä, että nimi on selkokieltä ja molemmilla kielillä. Esimerkiksi Kuntaliiton suomenkieliset sivut ovat osoitteessa Kuntaliitto.fi ja vastaava ruotsinkielinen sisältö on osoitteessa Kommunforbundet.fi. Tämä edistää kielellisten oikeuksien tasavertaista toteutumista kielilain 35 §:n tarkoittamalla tavalla (EOA, dnro 3802/4/07).

Usein paras ratkaisu tiedon ylläpitämiseksi useammalla kielellä on aina linkittää järjestelmän eri kieliversiot toisiinsa. Suomen-, ruotsin- tai englanninkielisille sivuille johtavista linkeistä käyttäjä näkee, että sisältö on saatavilla toisella kielellä. Linkin puuttuminen tarkoittaa, ettei sisältöä ole sillä kielellä. Käyttäjän on vaikea löytää samaa sisältöä, jos linkillä viitataan ainoastaan toisen kieliversion etusivulle.

Myös sisällöntuottajalle on helpompaa tunnistaa sivut, joita ei vielä ole käännetty sekä lähettää oikea sivu käännettäväksi ilman, että ymmärtäisi sisällön täydellisesti molemmilla kielillä. Tämä on yksi keino helpottaa tiedon päivittämistä verkkosivustolle rajallisen kielitaidon omaaville henkilöille.

Tarkastele verkkosivuja yksikielisen henkilön näkökulmasta: onko kaikki tieto, joka tarvitaan omalla kansalliskielellä, olemassa ja voiko sivustolla navigoida ilman kielen vaihtamista?

Katso luku, jossa käsitellään kielellisten palveluiden huomioimista hankinnoissa.