Kunnilla ei tyypillisesti ole omaa henkilökuntaa verkkopalveluiden kehittämiseen vaan palvelut hankitaan joltain toimittajalta. Usein saattaa olla myös niin, että verkkopalveluiden visuaalinen ilme hankitaan erikseen mainostoimistolta ja toteutus julkaisualustan päälle toiselta toimittajalta. Sisällöstä vastaa usein kunnan viestintäosasto tai -henkilö, mutta varsinainen sisällöntuotanto on hajautettu eli yksiköille. Pienimmissä kunnissa ei välttämättä ole erillistä viestintähenkilöä vaan viestintä kuuluu hallintojohtajalle tai kunnanjohtajalle.
Tässä luvussa pyritään tarjoamaan keinoja saavutettavuuden sisällyttämiseksi verkkopalveluiden hankintaprosessiin. Verkkopalveluprojekti ei ole ostokohteena yksinkertaisimmasta päästä, vaan verkkopalvelut syntyvät kahden organisaation, tilaajan ja toimittajan, yhteistyön tuloksena. Koska verkkopalveluiden toteutuksen hankinta on raskas prosessi, pyritään saavutettavuus sisällyttämään osaksi hankintaa ilman, että prosessi monimutkaistuisi merkittävästi.
Tässä luvussa on käytetty tukena eurooppalaista standardia EN 301 549 (PDF) julkisen sektorin hankintojen saavutettavuudelle. Standardin verkkosivut tarjoavat apumateriaalia hankinta-asiakirjojen laadintaan. Standardin sisällöstä on lisäksi olemassa suomenkielisellä tekstityksellä varustettu video [26]. Tässä luvussa käsitellään erityisesti saavutettavuuden sisällyttämistä tarjouspyyntöön. Keskeiseksi nousee se, miten toimittajaa velvoitetaan osoittamaan, että on riittävän kyvykäs hoitamaan verkkopalveluiden saavutettavuuden sekä miten toimittaja aikoo taata tarjottavien verkkopalveluiden saavutettavuuden.
Verkkopalvelun toteutuksen tarjouspyyntö kirjoitetaan yleensä niin, että etsitään ns. kokonaistaloudellisesti parasta tarjousta. Kokonaistaloudellisesti paras tarjous määritellään matriisilla, jossa eri tavoitteille on määritelty painoarvot. Esimerkkinä saattaisi olla
- Toimittajan tekninen osaaminen: 25%
- Toimittajan suunnitteluosaaminen: 25%
- Toimeksiannon kokonaishinta: 20% (sisältää kehitystyön hinnan sekä ylläpitokustannukset)
- Referenssit 30%.
Kullekin mittarille on sitten tarkemmat selvitykset, mitä ne pitävät sisällään. Standardin EN 301 549 mukaisesti saavutettavuus voidaan joko
- ryhmitellä omaksi saavutettavuuskriteeriksi
- sisällyttää osaksi käytettävyys ja helppokäyttöisyys -vaatimuksia tai
- hajaannuttaa muihin kriteereihin, kuten laatukriteereihin ja osallistuvien henkilöiden kokemukseen ja taitoihin.
Suomessa ollaan vielä alkutaipaleella edistämässä verkkopalveluiden saavutettavuutta. Niinpä on hyvä nosta saavutettavuus esille, vaikka omana kriteerinään, jolloin se ei huku muihin vaatimuksiin. Saavutettavuuskriteeriin olisi hyvä sisällyttää ainakin seuraavat kolme elementtiä:
- Toimittajan saavutettavuusosaaminen
- Toimittajan referenssit saavutettavien verkkopalveluiden toteutuksesta
- Toimittajan suunnitelma saavutettavuuden toteuttamiseksi ja ylläpitämiseksi
Koska saavutettavuus ei ole muilla hyvillä ominaisuuksilla korvattava verkkopalvelun ominaisuus, on jokaiselle elementille määriteltävä vähimmäisvaatimus. Alle vähimmäisvaatimuksen jäävät tarjoukset jätetään huomioimatta.
Seuraavissa alaluvuissa käsitellään näitä kolmea kriteeriä ja niiden mittaamista. Liitteessä 1 on esitetty esimerkkiteksti tarjouspyyntöön liitettäväksi.
9.1. Tarjoajan saavutettavuusosaamisen selvittäminen
Tarjoajan saavutettavuusosaaminen koostuu tarjoavan organisaation osaamisesta ja projektiin allokoitavien suunnittelijoiden osaamisesta.
Organisaation saavutettavuusosaamisen selvittämiseksi EN 301 549 -standardi tarjoaa taulukkoa, jolla tarjoaja itse julistaa saavutettavuuskapasiteetin viisiportaisella asteikolla. Alla suomennetut versiot:
| Toimittajan arvio omasta saavutettavuuskapasiteetista | Lyhyt kommentti tukemaan arviota |
|---|---|
| 1. Tarjoaja ei ole ollut tekemisissä saavutettavuusasioiden kanssa. Tarjoajalla ei ole erityistä tietämystä saavutettavuusasioista. | |
| 2. Tarjoaja on tietoinen tarpeesta saavutettavuuteen, mutta saavutettavuus ei ole ollut etusijalla yhtiön toiminnassa. Toimittaja ei ole kohdannut riittävää asiakastarvetta, jotta olisi hankkinut perusosaamisen. Jos toimittaja kohtaa saavutettavuusongelman, siihen etsitään alusta pitäen tilanteeseen sopiva ratkaisu. | |
| 3. Tarjoaja on tietoinen saavutettavuudesta ja on jollain tasolla varautunut siihen liittyviin toimenpiteisiin. Toimenpiteet tehdään kuitenkin ad hoc tilanteeseen sopien. Toimittaja saattaa tietää saavutettavuusohjeistuksen ja toimittajalla on yhteys saavutettavuusasiantuntijaan yrityksen ulkopuolella tai yrityksen muissa organisaatioissa. | |
| 4. Tarjoajalla on kompetenssia ja resursseja käytössään yrityksen sisällä tai ulkopuolella. Yrityksen ylin johto on sitoutunut edistämään saavutettavuutta. Käytettävyysosaamista sovelletaan yrityksen toimissa. Yhden tai useamman yrityksen henkilökuntaan kuuluvan työnkuvaan kuuluu saavutettavuuskentän monitorointi. Yhdellä tai useammalla yrityksen henkilökuntaan kuuluvalla on perusosaaminen saavutettavuusalueelta. Syvempää saavutettavuusasiantuntijuutta on käytettävissä muualla yrityksen organisaatioissa tai yrityksellä on alihankintasopimus ulkoisen saavutettavuusasiantuntijan kanssa. | |
| 5. Saavutettavuus on yksi tarjoajan toimialoista. Yrityksellä on dokumentoitu menettelytapa saavutettavuuteen. Menettelytapaa seurataan ja työntekijät tuntevat sen hyvin. Yrityksen sisällä on saavutettavuusyksikkö. Saavutettavuusohjeistukset tunnetaan hyvin ja niitä seurataan hankkeissa. | |
| Toimittajan arvio omasta saavutettavuuskapasiteetista (1-5, valitse yksi arvo) |
Tämän lisäksi on tärkeää, että tarjottavaan projektiin allokoitavien suunnittelijoiden saavutettavuusosaaminen osoitetaan. Yrityksellä saattaa olla osaamista ja referenssejä, mutta projektin kannalta on tärkeää, että osallistuvilla henkilöillä on osaamista. Osaamisen osoittamiseksi on korostettava kunkin suunnittelijan roolia esitettävissä referensseissä. Tämän lisäksi jokaisesta projektiin osallistuvasta suunnittelijasta on hyvä selvittää:
- koulutus tietotekniikassa ja saavutettavien palveluiden suunnittelussa
- kokemus työkokemus työvuosina saavutettavuuden alalla
- lisäsertifikaatit saavutettavuusosaamisen osoittamiseksi. Sertifikaatteja myöntää esimerkiksi IAAP (International Association of Accessibility Professionals)
9.2. Tarjoajan saavutettavuusreferenssit
Keskeisenä osana tarjousten arviointia on arvioida tarjoajan kyvykkyyttä saavutettavuuden toteuttamisessa. Tarjouksen liitteeksi on syytä pyytää referenssejä projekteista, jossa on saavutettavuus huomioitu.
Referensseistä tulisi käydä selkeästi esille, mitä vaatimuksia vastaan saavutettavuus toteutettiin ja miten toteutuksen onnistuminen testattiin:
- millä menetelmällä referenssiprojektissa saavutettavuus varmistettiin?
- auditoitiinko saavutettavuus ulkopuolisen auditoijan toimesta (raportti)?
- miten toimimisesteiset ja ikäihmiset osallistuivat käyttäjätestaukseen?
9.3. Tarjoajan suunnitelma saavutettavuuden varmistamiseksi
Suunnitelmasta tulisi käydä ilmi seuraavat asiat:
- millä menetelmällä saavutettavuus varmistetaan projektissa?
- miten saavutettavuus testataan?
- käytetäänkö ulkopuolista saavutettavuuskonsulttia, joka osallistuu projektiin?
- mitä vaatimuksia vastaan saavutettavuus suunnitellaan?
- miten toimimisesteiset ja ikäihmiset osallistuvat käyttäjätestaukseen?
- miten saavutettavuutta ylläpidetään palvelun julkaisemisen jälkeen?
Tässä yhteydessä on hyvä korostaa, että automaattisten saavutettavuuden tarkistustyökalut eivät ole riittäviä saavutettavuuden varmistamiseen. Automaattiset työkalut auttavat saavutettavuusasiantuntijaa manuaalisessa testauksessa.