Eri toimisto-ohjelmien tiedostot, kuten Microsoft Officen tiedostot sekä PDF-tiedostot voidaan oikeaoppisesti suunnittelemalla saada saavutettaviksi. Kunnille tärkeätä on pöytäkirjojen saavutettavuus, sillä hallintoelinten päätöksenteosta viestitetään julkaisemalla pöytäkirjat. Pöytäkirjojen erityishaasteena on, että ne usein allekirjoitetaan ja esitetään verkkopalveluissa skannattuina kuvina.

Tällöin pöytäkirja on aina saavuttamaton. Jotta tiedostojen saavutettavuus toteutuisi olisi kunnissa nopeasti siirryttävä sähköiseen allekirjoitukseen.

Tiedostojen saavutettavuus koskee kaikkia tiedostotyyppejä. Tärkeimpiä ovat Microsoftin Officen tiedostotyypit Word, Excel ja Powerpoint sekä PDF-dokumentit. Tässä osuudessa keskitytään PDF-dokumenttien saavutettavuuteen. Perusperiaatteet ovat muillakin tiedostoilla samat ja ohjeita voi valikoiden hyödyntää myös muiden tiedostojen tuottamiseen.

13.1. PDF-tiedostojen saavutettavuus

Portable Document Format (PDF) -tiedostotyyppi yhdistettynä Adobe® Acrobat® ja Adobe Reader® -ohjelmistoihin on paras valinta saavutettavien dokumenttien luomiseen. Adobe Acrobat ja Adobe Reader -ohjelmistojen ja PDF-tiedostotyypin saavutettavuusominaisuudet tekevät helpoksi toimimisesteisten ihmisten käyttää PDF-tiedostoja ja -lomakkeita apuvälineohjelmien kuten ruudunlukijoiden, ruudunsuurentajien ja pistekirjoitusnäyttöjen kanssa. WCAG [1] ja PDF/UA - standardi (ISO 14289-1) [39] kattavat suurimman osan suosituksista, joilla tiedoston sisällöstä tehdään saavutettava toimimisesteisille.

Huomioimalla saavutettavuus samalla parannetaan dokumentin käytettävyyttä kaikille ihmisille. Esimerkiksi dokumentin pohjalla oleva rakenne, joka mahdollistaa ruudunlukijan lukemaan PDF-tiedoston sisällön oikein, mahdollistaa myös sen, että sisältö sovitetaan oikein pienelle näytölle matkapuhelimissa. Niin ikään saavutettavan PDF-tiedoston ennalta asetettu lukemisen järjestys (tab order) auttaa näppäimistökäyttäjien lisäksi kaikkia muita käyttäjiä täyttämään lomakkeen helposti.

13.2. Saavutettavan dokumentin muuntaminen saavutettavaksi PDF-tiedostoksi

PDF-tiedostot luodaan useimmiten jollain toisella sovelluksella, esimerkiksi Microsoft Wordillä, ja tiedosto tallennetaan erikseen PDF-tyyppiseksi. Tällöin tiedoston saavutettavuus pitää huomioida jo alkuperäisen, eri tiedostotyyppiä olevan dokumentin luomisessa. 

Alkuperäisessä applikaatiossa on monia asioita, joita voidaan tehdä saavutettavuuden edistämiseksi:

• tekstivastineiden lisääminen kuviin
• rakenteellisten otsikoiden lisääminen
• saavutettavien listojen ja taulukoiden muodostaminen
• dokumentin kielen määrittäminen
• dokumentin otsikon määrittäminen.

Adoben julkaisuohjelmat, kuten Adoben InDesign ja Framemaker ja yleisimmät tekstinkäsittelyohjelmat, kuten Microsoft Word, tukevat näitä ominaisuuksia.  On huomattava, että verkosta löytyy kymmeniä ellei satoja ohjelmia, jotka tuottavat sisällöstään PDF-dokumentteja. Silti vain tärkeimmät niistä, Microsoft Word, PowerPoint, OpenOffice.org Writer, tai Adoben InDesign, tuottavat PDF-dokumentteja, jotka sisältävät saavutettavuutta edistäviä tägejä.  WebAIM on julkaissut ohjeet, miten tiedostot muunnetaan saavutettaviksi PDF-dokumenteiksi eri ohjelmista [40].

13.3. Saavutettavan PDF-dokumentin ominaisuuksia

Jos alkuperäistä dokumenttia ei ole saatavilla, niin useimmiten dokumentti voidaan kuitenkin saattaa saavutettavaksi. Tällöin työmäärä kuitenkin kasvaa, kun PDF-tiedostoon pitää lisätä saavutettavuutta edistäviä tägejä oikeaoppisesti. Jotkut ominaisuudet, kuten värikontrasti tekstin ja taustan välillä, on joka tapauksessa tehtävä alkuperäisessä dokumentissa.

Saavutettava PDF-tiedosto sisältää vähintään seuraavat ominaisuudet:

Selattava teksti

Dokumentti, joka sisältää skannatun kuvan tekstistä, on lähtökohtaisesti täysin saavutettamaton, koska tällöin dokumentti sisältää kuvan eikä selattavaa tekstiä. Apuohjelmat, kuten ruudunlukijat, eivät pysty erottelemaan sanoja kuvasta. Skannatut tekstit on mahdollista palauttaa saavutettavaksi selattavaksi tekstiksi käyttämällä optista merkkien tunnistusta (OCR).

Dokumentin rakenne ja oikea lukemisen järjestys

Jotta dokumentin teksti voidaan lukea ja esittää käyttäjän kannalta järkevällä tavalla myös ruudunlukijoille, dokumentin on oltava jäsennetty.  Dokumentti jäsentämiseen käytetään tagejä samaan tapaan kuin HTML-kielessä osoittamaan otsikoita, tekstikappaleita, taulukoita, lukujärjestystä ja muita sivun elementtejä. Tagit mahdollistavat myös dokumentin koon muuttamisen ja katsomisen erikokoisilla näytöillä.

Navigointimenetelmät

Eri navigointimenetelmät – linkit, kirjanmerkit, otsikointi, sisällysluettelo, ennalta asetettu lukujärjestys lomakekentille – auttavat kaikkia käyttäjiä dokumentin tutkimisessa ja käyttämisessä ilman, että käyttäjän tarvitsee lukea koko dokumenttia läpi sana sanalta. Näitä menetelmiä voi käyttää ilman hiirtä näppäimistöltä ja ne mahdollistavaat moninaiset tavat navigoida sisältöä.

Dokumentin kieli ja otsikko

Määrittelemällä PDF-tiedoston kielen mahdollistetaan se, että ruudunlukija käyttää automaattisesti oikeaa kieltä ja ääntää tekstin oikein. Dokumentin otsikointi auttaa käyttäjää löytämään ja identifioimaan dokumentin.

Interaktiiviset saavutettavat lomakekentät

PDF-dokumenteissa voi olla interaktiivisia lomakkeita. Jotta lomakkeet olisivat saavutettavia, niin kaikkien käyttäjän tulee pystyä syöttämään tekstiä tai numeroita lomakekenttiin. Saavutettavissa PDF-lomakkeissa tulee olla ennalta määrätty lukujärjestys (tab order), joka ohjaa ruudunlukijakäyttäjät etenemään lomakekentästä toiseen loogisesti käyttäen Tab-näppäintä. Lomakekentillä on lisäksi oltava otsikointi, täyttämiseen on saatava ohjeista, täyttövirheet on pystyttävä välttämään ja lomakkeen täyttämiseen ei pitäisi olla aikarajoitusta ellei sitä aikaa pysty vaatimaan lisää. Lisätietoja saavutettavien lomakkeiden luomisesta löytyy Adobe® Acrobat® Pro DC Accessibility Guide: Creating Accessible Forms.  

Dokumentin turvallisuusasetukset

Joskus PDF-dokumenttien tulostamista, kopiointia, editointia tai kommenttien lisäämistä halutaan rajoittaa Acrobatin turvallisuusasetuksilla. On tärkeää, ettei turvallisuusasetuksia aseteta niin, etteivät ruudunlukijat ja pistekirjoitusnäytöt pysty lukemaan dokumenttia.

Tekstivastineet kuville ja multimedialle

Kuville ja multimedialle on tarjottava tekstivastine myös PDF-dokumenteissa. Tekstivastine auttaa myös muita käyttäjiä, kuten henkilöitä, joilla on oppimisvaikeuksia.

Ohjeita miten tehdään saavutettavia dokumentteja

• Microsoft Word -ohje (WebAim, eng), Esok.fi, suomenkielinen versio
• Acrobat PDF -ohjeet (WebAim, eng)
• Powerpoint esitykset -ohjeet (WebAim, eng)