Kuntien digitalisaatiokartoituksen neljännessä osiossa tarkastellaan kuntien ICT-menojen ja resurssien nykytilaa ja lähitulevaisuuden näkymiä. Osiossa on kolmetoista aiheeseen liittyvää kysymystä.  

Osion aluksi käydään läpi, löytyykö kunnasta päätoimista tietohallinnosta vastaavaa henkilöä (kysymys 16), miten kuntien tietohallinto- ja ICT-henkilöstön määrä on kehittynyt vuosina 2022-2024 (k17) ja miten näiden henkilöiden resurssit ovat jakautuneet tehtäväkohtaisesti (k18). Sitten selvitetään, miten suuressa osassa kunnista kaikki ICT-menot ovat käyttömenoja (k19), miten kunnan tietohallinto- ja ICT-käyttömenot ja –investointimenot ovat kehittyneet viimevuosina (k20 ja k21) sekä kysytään syitä muutosten taustalla (k22). Vastaajia pyydettiin myös arvioimaan henkilöstömäärän ja käyttömenojen tulevaa kehitystä (k23) sekä tarkentamaan syitä ennakoitujen muutosten taustalla (k24). Kysymyksillä 25-28 selvitettiin vastaajilta, miten hyvin kuntien tilinpäätösarviot vuodelta 2023 vastaavat tietohallinto- ja ICT-menojen kokonaistilannetta. Ennen kysymysten 25-28 käsittelyä tarkastellaan kuntien ICT-menoja vuosina 2021-2023 perustuen tilinpäätöstietoihin ja henkilöstömenoihin.

Päätoiminen tietohallintovastaava löytyy kaikista yli 20 000 asukkaan kunnista - alle 2 000 asukkaan kunnista 8 %:sta (Kysymys 16)

Kysymyksessä ”16. Onko kuntasi palkkalistoilla vähintään yksi asiantuntija tai johtaja, joka vastaa päätoimisesti tietohallinnosta? (Ajankäyttö tietohallintotehtävään vähintään 0,5 henkilötyövuotta.)” Vastaaja sai valita listalta parhaiten tilannettaan kuvaavan vaihtoehdon. Kysymykseen vastasi 154 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 97 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 53 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kuvaaja 4.1 esittää vastausten jakauman.

Kuvaaja 4.1: Kunnan palkkalistoilta löytyy päätoimisesti tietohallinnosta vastaava henkilö

Kaikissa kyselyyn vastanneissa yli 20 000 asukkaan kunnissa on vähintään yksi asiantuntija tai johtaja, joka vastaa päätoimisesti tietohallinnosta. Myös valtaosassa (84 %) 10 000 - 19 999 asukkaan kunnista löytyy tällainen roolitus, samoin 70 %:ssa vastanneista 6 000 - 9 999 asukkaan kunnista. 2 000 - 5 999 asukkaan kunnista hieman yli puolella (55 %) on vähintään yksi päätoiminen tietohallintovastaava kun taas alle 2 000 asukkaan kunnista yhdellä (8 % vastanneista) on tällainen tilanne.

Kunnista, jotka järjestävät itse tietohallinto- ja ICT-palveluiden kehittämisen (97 kuntaa, vrt. kysymys 7.1), 88 %:lla on päätoiminen tietohallintovastaava. Myös kuntayhteistyönä kehittämisen hoitavista kunnista (9 kuntaa) pääosalla on oma tietohallintovastaava (78 %). Sitä vastoin tähän kysymyskohtaan vastanneista kehittämisen in house -yhtiön (eli sidosyksikön) kautta hoitavista kunnista (36 kuntaa) 42 %:lla on omalla palkkalistalla päätoiminen tietohallintovastaava. Yhdeksän tähän kysymyskohtaan vastannutta kuntaa hoitaa kehittämisen suoraan markkinoilta ostettuna palveluna. Näistä kunnista 33 %:lla on oma tietohallintovastaava. 

Johtopäätöksiä kysymyksestä 16 - Pienten kuntien pienet resurssit ja toimintavolyymit heijastuvat tietohallintohenkilöstön määrään

Päätoimisen tietohallintoasiantuntijan tai -johtajan roolin löytyminen kunnasta näyttäisi olevan yhteydessä kunnan kokoon ja toisaalta kunnan valitsemaan tietohallinto- ja ICT-palveluiden kehittämisen järjestämismalliin. Kunnan kokoluokan yhteyttä asiaan selittänee ainakin se, että pienemmillä kunnilla on pienemmät resurssit hoitaa tietohallinnon kehittämistä ja ohjaamista ja että pienemmissä kunnissa tietohallinnon ja tietojärjestelmien toiminnallinen volyymi on pienempi kuin suurissa kunnissa. Toisaalta pieniin kuntiin kohdistuu kaikki samat lainsäädännön vaatimukset tiedonhallintaa kohtaan kuin suuriinkin. 

Tietohallinto- ja ICT-palveluiden järjestäminen tukeutuen mihin tahansa järjestämismalliin vaatii kunnalta riittävää omaa kokonaisnäkemystä näiden palveluiden keskeisistä vaatimuksista. Osaamisen, jolla oma kokonaisnäkemys voidaan varmistaa, voi ulkoistaa osin tai kokonaankin. Kuitenkin se tulisi tehdä tällöin lähelle kuntaa ja sen päätöksentekoa toimijalle, joka jakaa kunnan kanssa riittävän samankaltaiset toiminnan ohjautumisen lähtökohdat. Tyypillisiä tapoja pitää osaaminen kuntaa lähellä ovat toiminnan järjestely kuntayhteistyönä vastuukuntamallilla tai tukeutumalla kuntien omistamaan sidosyksikköön. 

Kuntien palkkalistoilla olevan tietohallinto- ja ICT-henkilöstön määrä jatkaa laskuaan, pudotusta keskimäärin yli 20 % vuodesta 2021 (Kysymys 17)

Kysymyksessä ”17. Mikä on/oli kuntasi päätoimisen, suoraan oman kunnan palkkalistoilla olevan, tietotohallinto- ja ICT-henkilöstön määrä vuosina 2022, 2023 ja 2024 (henkilötyövuosina, 0,5 htv:n tarkkuudella)?” vastaaja sai kirjata kuntansa tiedot kyselylomakkeelle vuosikohtaisesti. Kysymykseen vastasi 140 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 88 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 48 % kaikista Manner-Suomen kunnista. 

Helsingin kaupungilta saatiin kartoituksen käyttöön tiedot vuodelta 2024. Sen vuoksi tilannetta tarkastellaan ensin kaikkien kyselyyn vastanneiden osalta vuoden 2024 osalta ja sitten vertaillaan vuosien 2022-2024 tilannetta ilman Helsingin kaupungin tietoja. Kuvaaja 4.2 esittää vastausten keskiarvot kuntakokoluokittain vuodelta 2024, Helsingin kaupungin tiedot huomioituna. 

Kuvaaja 4.2: Manner-Suomen kuntien palkkalistoilla oleva tietohallinto- ja ICT-henkilöstö vuonna 2024 (kuntakohtainen keskiarvo henkilötyövuosina)

Kuvaaja 4.2:sta näkee, että kyselyyn vastanneiden kuntien keskimääräinen kunnan palkkalistoilla olevan tietohallinto- ja ICT-henkilön määrä on 8,0 henkilötyövuotta. Eri kokoisten kuntien välillä on merkittäviä eroja henkilömäärissä. Yli 100 000 asukkaan kuntien palkkalistoilla oli keskimäärin 72,6 henkilötyövuotta tietohallinto- ja ICT-henkilöstöä. Myös 40 000 - 99 999 asukkaan kunnat ylittävät kaikkien kuntien keskiarvon 10,8 htv:n keskimääräisellä henkilömäärällä. Tätä pienemmät kuntaryhmät jäävät kaikkien kuntien keskiarvon alle - henkilömäärän lähes puolittuessa joka kerran hypättäessä yhtä suuremmasta kuntakokoluokasta yhtä pienempään.

Seuraavaksi kuntien päätoimisen, omilla palkkalistoilla olevan tietohallinto- ja ICT-henkilöstön määrän kehitystä tarkastellaan vuosina 2022-2024 ilman Helsingin kaupungin tietoja (Kuvaaja 4.3). 

Kuvaaja 4.3: Manner-Suomen kuntien palkkalistoilla oleva päätoiminen tietohallinto- ja ICT-henkilöstö vuosina 2022-2024 ilman Helsingin kaupungin tietoja (kuntakohtainen keskiarvo henkilötyövuosina) 

Yli 100 000 asukkaan kunnissa (poislukien Helsinki) tietohallinto- ja ICT-tehtävissä työskenteli päätoimisesti keskimäärin 35,8 henkilötyövuotta vuonna 2024. Muilta osin vuoden 2024 luvut vastaavat edellä kuvaajassa 4.3 esitettyjä. 

Pääosassa kuntakokoluokista henkilömäärä on tarkastelujaksolla vuodesta 2022 vuoteen 2024 pysynyt pääsääntöisesti vakaana tai laskenut hienoisesti. Suurempi henkilömäärän muutos on havaittavissa kahdessa kuntakokoluokassa: merkittävämpänä yli 100 000 asukkaan kunnissa, joissa oman ICT-henkilön määrän keskiarvo on laskenut vuoden 2022 47,4 htv:sta vuoden 2024 35,8 htv:en, mikä tarkoittaa noin 25 % laskua. Merkittävin osa pudotuksesta tapahtui vuodesta 2022 vuoteen 2023 (noin 21 %). Toiseksi 10 000 - 19 999 asukkaan kunnissa henkilömäärän keskiarvo laski vuodesta 2022 (3,7 htv) vuoteen 2023 (3,1 htv), eli noin 16 %. 

Kuntien tietohallinto- ja ICT-henkilöstön määrää on selvitetty aiemmissakin digitalisaatio- ja tietotekniikkakartoituksissa. Vuoden 2018 kartoitukseen vastanneiden kuntien päätoimisen tietotekniikkahenkilöstön määrä oli keskimäärin 13,2 henkeä vuonna 2018 ja vuoden 2021 kartoitukseen vastanneiden kuntien 10,3 htv vuonna 2021. Kuntien tietotekniikkahenkilöstön määrä jatkaa laskuaan, koska vuoden 2024 kartoitukseen vastanneiden kuntien tietohallinto- ja ICT-henkilöstön määrä on keskimäärin 8,0 htv vuonna 2024. 

Digitalisaatiokartoituskyselyyn on vastannut vain osa Manner-Suomen kunnista. Siten emme saa kyselyn avulla suoraan tarkkaa tietoa siitä, kuinka paljon tietohallinto- ja ICT-henkilöstöä on kaikkien kuntien palveluksessa. Voimme kuitenkin tehdä karkean arvion tilanteesta listaamalla kuntakokoluokittain kyselyn vastaukset ja kertomalla kokoluokittain nämä tulokset kertoimella, joka huomioi kyselyn kokoluokkakohtaisen vastausprosentin. Näin on toimittu taulukossa 4.1. Tarkastelun mukaan Manner-Suomen kuntien palkkalistoilla olisi arviolta 1425 henkilötyövuoden edestä tietohallinto- ja ICT-asiantuntijoita. Tämä luku ei kerro, miltä osin luku koostuu kokopäiväisesti näihin tehtäviin keskittyvästä ja missä määrin osa-aikaisesti niitä hoitavasta henkilöstöstä.

Taulukko 4.1: Karkea arvio Manner-Suomen kuntien tietohallinto- ja ICT-henkilöstön määrästä (henkilötyövuosina)

Käytettävissä oleva aineisto ei mahdollista kovin monipuolista henkilömäärien analysointia. Tietohallinto- ja ICT-palveluiden järjestämismallien näkökulmasta tarkastelu on mahdollista sen suhteen, onko vastaajakunta alueellisen, seudullisen tai paikallisen in house -yhtiön omistaja vai ei. Osion 3 alussa on listattu kuntien ICT-palveluiden järjestämisen kannalta keskeiset alueelliset, seudulliset ja paikalliset sidosyksiköt. Merkittävä osa kyselyyn vastanneista alueellisten, seudullisten ja paikallisten sidosyksiköiden omistajista tilaa yhtiöltään suuren osan perus-ICT- ja ICT-infrapalveluistaan (vrt. osio 3). Tässäkin tarkastelussa kannattaa jättää pois Helsingin kaupungin tiedot, koska se yksittäisenä muita selvästi suurempana toimijana heilauttaisi kokonaiskeskiarvoja merkittävällä tavalla ja vaikeuttaisi siten muiden kuntien keskinäistä vertailua. 

Kuvaaja 4.4 esittää tietohallinto ja ICT-henkilöstön määrän kehitystä kyselyyn vastanneissa alueellisten, seudullisten ja paikallisten sidosyksiköiden omistajakunnissa (”jokin alueellinen in house”) verrattuna muihin kyselyyn vastanneisiin kuntiin (”ei alueellista in housea”).  

Kuvaaja 4.4: Kunnan palkkalistoilla olevan, päätoimisen tietotohallinto- ja ICT-henkilöstön määrä vuosina 2022-2024 kyselyyn vastanneiden alueellisten, seudullisten ja paikallisten sidosyksiköiden omistajakunnissa sekä muissa kyselyyn vastanneissa kunnissa ilman Helsingin kaupungin tietoja (kuntakohtainen keskiarvo henkilötyövuosina).

Jonkin alueellisen sidosyksikön omistajana olevissa kunnissa oli vuonna 2024 kunnan omilla palkkalistoilla keskimäärin 4,8 henkilötyövuotta tietohallinto- ja ICT-asiantuntijoita. Muissa kyselyyn vastanneissa kunnissa vastaava luku on 6,0 htv eli 25 % edellistä enemmän. Hajonta yksittäisten vastaajien välillä on suuri, koska mukana on pieniä ja suuria kuntia. 

Jos tarkastelusta poistetaan C23-kaupunkien vaikutus, nähdään, että keskimääräiset henkilömäärät putoavat merkittävästi (vrt. Kuvaaja 4.5). Kaikkien tarkasteltavien vastaajakuntien keskimääräinen ICT-henkilöstönmäärä on 2,7 henkilötyövuotta vuonna 2024. Alueellisen sidosyksikön omistajakuntien vastaava henkilöstömäärä on pudonnut jaksolla 2,2 htv:sta 1,8 htv:en eli 22 % kun taas muiden kuntien (eli ei alueellista in house -yhtiötä omistavien) henkilöstömäärä on pysynyt melko vakaana, ollen 3,4 htv vuonna 2024. Siten alueellisen, seudullisen tai paikallisen sidosyksikön omistajakuntien tietohallinto- ja ICT-henkilöstön määrä on lähes puolet vertailuryhmän kuntien vastaavasta. 

Kuvaaja 4.5: Kunnan palkkalistoilla olevan, päätoimisen tietotohallinto- ja ICT-henkilöstön määrä vuosina 2022-2024 kyselyyn vastanneiden alueellisten, seudullisten ja paikallisten sidosyksiköiden omistajakunnissa sekä muissa kyselyyn vastanneissa kunnissa ilman C23-kaupunkien tietoja (kuntakohtainen keskiarvo henkilötyövuosina)

Johtopäätöksiä kysymyksestä 17 - Kuntien ICT-henkilöstön määrä on laskenut pitkällä aikavälillä -viimeisimmän kartoituksen tarkasteluvälillä tilanne pysynyt pääosin vakaana

Kuntien tietohallinto- ja ICT-henkilöstön määrä on laskenut yli 20 % edellisestä, vuoden 2021 kartoituksesta. Vuoden 2024 kartoituksen tarkastelujaksolla henkilöstömäärässä havaittiin suurempia, noin 20 % tasopudotuksia kahdessa kuntakokoluokassa. Muissa kuntakokoluokissa henkilöstömäärät olivat melko vakaita tarkastelujaksolla.

SOTE-palveluiden siirtyminen kunnilta hyvinvointialueille ei ole heijastunut merkittävällä tavalla ICT-henkilöstöön, ellei em. kahden kuntakokoluokan pudotusta voi pitää seurauksena SOTE-siirtymästä. Toisaalta merkittävällä osalla kunnista (48 % kyselyyn vastaajista) SOTE-siirtymä oli tapahtunut jo aiemmin, eikä siten pitäisikään näkyä tarkastelluissa luvuissa suurina muutoksina. 

In house -yhtiöt ovat osalle kunnista tapa järjestää ICT-palvelunsa. Tällöin ajatuksena on, että kunnan omat ICT-resurssit on siirretty merkittävältä osin sidosyksikköön, joka sitten tarjoaa soveltuvat tietohallinto- ja ICT-palvelut kunnalle. Aineiston perusteella tämä logiikka näyttäisi heijastuvan ainakin alueellisten, seudullisten ja paikallisten in house -yhtiöiden omistaja-asiakkaiden vastauksissa siten, että niiden kunnan palkkalistoilla olevan päätoimisen tietohallinto- ja ICT-henkilöstön yhteenlaskettu keskiarvo on selvästi pienempi kuin muiden kyselyn vastaajakuntien vastaava keskiarvo.  

Varsinkin pienillä kunnilla on käytettävissä vähäiset omat tietohallinto- ja ICT-henkilöstöresurssit. Herää kysymys, miten tällaisella resursoinnilla on mahdollista ylläpitää ja kehittää ICT-palveluita laadukkaasti ja turvallisesti. Kaikkien kuntien kohdalta ei voi yleistää. Voisi kuitenkin ajatella, että monessa pienessä kunnassa osaaminen ja tekemisen taso on vahvasti henkilöriippuvaista. Varsinkin pieniä - ja miksei suurempiakin - kuntia tulisi kannustaa etsimään kuntien välisiä sekä kuntien ja sidosryhmien välisiä yhteistyöratkaisuja riittävän osaamisen ja tietotaidon varmistamiseksi. Näin saataisiin varmistettua muun muassa laadukkaat tietohallinto- ja ICT-palveluiden hankinnat ja kehittämispäätökset sekä tietoturvan ja tietosuojan toteutuminen. 

Pääosa kunnan tietohallinto- ja ICT-henkilöstön työpanoksesta menee operatiiviseen ja kehittämistyöhön, johtamisen osuus on kasvanut (Kysymys 18)

Kysymyksessä ” 18. Miten kuntasi päätoimisen tietohallinto- ja ICT-henkilöstön resurssit ovat jakautuneet tehtäväkohtaisesti?” vastaajat arvioivat työmäärien jakautumista ennalta annettujen tehtäväluokkien välillä. Vastaajat arvioivat asiaa 10 % tarkkuudella.

Kysymykseen vastasi 123 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 77 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 42 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kuvaaja 4.6 esittää kysymyskohdan vastausjakauman eri tehtävien välillä kuntakokoluokittain. Kysymyksen vastaajamäärässä näkyy se, ettei kaikilla kyselyyn vastanneilla kunnilla ole päätoimista tietohallinto- ja ICT-henkilöstöä kunnan palkkalistoilla (vrt. kysymys 16 edellä).

Kuvaaja 4.6: Kunnan päätoimisen tietohallinto- ja ICT-henkilöstön resurssien jakautuminen tehtäväkohtaisesti

Puolet (50 %) kysymykseen vastanneiden kuntien päätoimisesta tietohallinto- ja ICT-henkilöstöresurssista kohdistuu operatiiviseen toimintaan. Hieman vajaa kolmannes (29 %) kohdentuu kehittämiseen ja projekteihin ja vajaa viidennes (18 %) johtamiseen. 4 % kohdentuu johonkin muuhun tehtäväkokonaisuuteen. 

Pääsääntöisesti näyttää siltä, että operatiivisen toiminnan osuus pienenee samalla kun kuntakoko kasvaa. Sitä vastoin kehittämisen ja projektien osuus kasvaa, kun kuntakoko kasvaa. Johtamisen osuus on melko samansuuruinen (20 % tai hieman alle) eri kokoisissa kunnissa poislukien alle 2 000 asukkaan kunnat, joissa johtamiseen käytetään 5 % resurssista. ”Muu” -vastauksen osuus on muutama prosentti resurssista paitsi yli 100 000 asukkaan kunnissa (7 %) ja alle 2 000 asukkaan kunnissa (25 %). Alle 2 000 asukkaan kunnat erottuvat siinäkin mielessä muista, että kehittämiseen ja projekteihin osoitettu osuus on selvästi muita kuntia pienempi, 13 %. 

Muutamat vaihtoehdon ”muut” valinneet vastaajat kirjasivat tarkentavia kommentteja vastauksensa yhteyteen. Yksi alle 2 000 asukkaan kunta tarkensi toteamalla, ”ettei ole väkeä asiaan”. 2 000 - 10 000 asukkaan kunnista neljä vastaajaa kirjasi tarkennuksia, jotka viittaavat siihen, että ICT-asioiden lisäksi asiantuntijat ja johtajat joutuvat tekemään myös muiden toimintojen kuten hallinnon, hankintojen, talouden ja viestinnän tehtäviä. 10 000 - 19 999 asukkaan kuntien vastaajista yksi tarkensi vastaustaan toteamalla, että yhden henkilön vastuulla on hyvin laaja skaala erilaisia projekti- ja kehittämistehtäviä. Yli 20 000 asukkaan kunnista tuli 8 tarkentavaa vastausta, joista yksittäisissä nostettiin esiin tehtäviä kuten ICT-talous, seutuyhteistyö, toimittajahallinta, viestintä, kouluttaminen, palveluhallinta sekä palvelutuottajien ohjaus ja valvonta. 

Vuoden 2021 kartoituksessa kaikkien vastanneiden kuntien (114 kuntaa) päätoimisen tietotekniikkahenkilöstön resursseista 9 % meni johtamiseen, 28 % kehittämiseen ja projekteihin sekä 55 % ylläpitoon ja operatiiviseen toimintaan. Muun toiminnan osuus oli 8 %. Vuoden 2024 kartoituksen tuloksiin verrattaessa kaikkien vastaajien tasolla merkittävin muutos on johtamisen osuuden tuplaantuminen 9 %:sta 18 %:in. 

Johtopäätöksiä kysymyksestä 18 - Entistä suurempi osuus kunnan päätoimisen tietohallinto- ja ICT-henkilöstön työstä on johtamista

Johtamisen osuus on kasvanut edellisestä kartoituksesta kunnan päätoimisen tietohallinto- ja ICT-henkilöstön tehtävänä. Samalla kuntien henkilöstön määrä on pienentynyt aiemmista vuosista. Koska kuntien digitalisaatioaste on kuitenkin samalla kasvanut, voi olettaa, että operatiivista työtä on ulkoistettu kunnista, jolloin pienenevän oman ICT-resurssin työ painottuu entistä enemmän johtamiseen ja kehittämiseen. Toisaalta mitään suuria muutosloikkia ei ole otettu, vaan eri tehtävien välinen suhteellinen osuus on muuttunut hitaasti. Operatiivinen toiminta sekä projektit ja kehittäminen ovat edelleen merkittävimmät kuntien ICT-resurssien käyttökohteet.

Kaksi kolmesta kunnasta jäsentää ICT-menonsa käyttö- ja investointimenoiksi, lopuilla ne jäsentyvät vain käyttömenoiksi ja siten osaksi kunnan käyttötaloutta (Kysymys 19)

Kysymyksessä ”19. Valitse sopiva kuntasi tilannetta kuvaava vaihtoehto.” vastaajat valitsivat vaihtoehdon, joka kertoo, ovatko kaikki kunnan ICT-menot käyttömenoja vai jakautuvatko kunnan ICT-menot käyttö- ja investointimenoihin. Kysymykseen vastasi 157 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 99 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 54 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kuvaaja 4.7 esittää kysymyskohdan vastausjakauman kuntakokoluokittain. 

Kuvaaja 4.7: Ovatko kaikki kunnan ICT-menot käyttömenoja vai käyttö- ja investointimenoja

Kysymykseen vastanneista kunnista 37 %:lla ICT-menot ovat vain käyttömenoja ja kuuluvat kunnan käyttötalouteen. Vastaavasti 63 %:lla ICT-menot jakautuvat sekä käyttö- että investointimenoihin. Alle 2 000 asukkaan kunnista noin 2/3:lla ICT-menot kuuluvat vain käyttötalouden puolelle. Toisesta ääripäästä yli 100 000 asukkaan kunnista kaikilla ICT-menot jakautuvat sekä käyttö- että investointimenoihin. 40 000 - 99 999 asukkaan kunnista 4/5:lla on sama tilanne. 

Kunnista, jotka ovat järjestävät tietohallinto- ja ICT-palveluidensa kehittämisen pääsääntöisesti itse tai ostopalveluna suoraan markkinoilta, noin 30 %:lla kaikki ICT-menot ovat käyttömenoja. Sitä vastoin kunnilla, jotka järjestävät tietohallinto- ja ICT-palveluidensa kehittämisen pääsääntöisesti tukeutuen in house -yhtiöön tai kuntayhteistyönä, noin 50 %:lla vastanneista kaikki ICT-menot ovat käyttömenoja.

Johtopäätöksiä kysymyksestä 19 - ICT-menojen jakautumista käyttö- ja investointimenoluokkien välillä tulee seurata aktiivisesti jatkossakin

Kuntien ICT-toimintaympäristössä ohjelmistopalveluiden ja pilvipalveluiden osuus kasvaa. Myös laitehankinnoista siirrytään enenevässä määrin leasing-laitteisiin. Tällöin voisi kuvitella trendin rinnalla useampien aiemmin investointimenoiksi luokiteltavien menojen muuttuvan käyttömenoiksi ja osaksi kunnan käyttötaloutta. Toisaalta suurimmilla kunnilla tietohallinto- ja ICT-tehtäväkenttä on muita laajempi ja monimutkaisempi. Tavoitteet ja resurssit ovat eri luokkaa kuin pienemmissä kunnissa. Siten niillä voisi olettaa olevan edelleen kyvykkyyttä ja tarvetta tehdä myös merkittäviä kunnan taseeseen aktivoitavia ICT-investointeja. Kartoituksen käytettävissä ei ole tästä kohdasta vertailuaineistoa aiemmilta vuosilta. Aihetta kannattaisikin seurata jatkossa. 

Noin puolella kunnista ICT-käyttömenot ovat kasvaneet jonkin verran, joka viidennellä pienimmistä kunnista menot ovat kasvaneet merkittävästi ja yli 15 %:lla keskikokoisista kunnista menot ovat laskeneet (Kysymys 20)

Kysymyksessä ”20. Miten kuntasi tietohallinto- ja ICT-käyttömenot muuttuivat vuodesta 2023 vuoteen 2024 (budjetoitu)?” vastaajat valitsivat viisiportaiselta asteikolta vaihtoehdon, joka kuvaa parhaiten kunnan tilannetta. Kysymykseen vastasi 156 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 98 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 53 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kuvaaja 4.8 esittää kysymyskohdan vastausjakauman kuntakokoluokittain. 

Kuvaaja 4.8: Kuntien ICT-käyttömenojen muutos vuodesta 2023 vuoteen 2024

Pääosa vastanneista kunnista, eli 51 %, kertoo käyttömenojensa kasvaneen jonkin verran ja noin joka neljännes (24 %) arvioi niiden pysyneen ennallaan. Vastaajista 12 % arvioi käyttömenojen kasvaneen huomattavasti ja toisaalta 7 % kertoo niiden laskeneen jonkin verran ja 6 % huomattavasti.

Yhtä vaille kaikista kuntakokoluokista löytyy vastaajia, joiden mukaan käyttömenot ovat kasvaneet huomattavasti. Näin vastanneiden kuntien osuus on noin 10 % tasolla muissa paitsi alle 6 000 asukkaan kunnissa, joiden vastaajista noin 20 % kertoo menojen kasvun olevan huomattavaa.

Käyttömenojen laskusta kertoneita vastaajia löytyy suhteellisesti eniten alle 20 000 asukkaan kunnista. 10 000 - 19 999 asukkaan kunnista 16 % kertoo käyttömenojen laskeneen jonkin verran ja 16 % merkittävästi. 

Vuonna 2021 toteutetussa digitalisaatiokartoituksessa kysyttiin ICT-käyttömenojen kehitystä vuodesta 2020 vuoteen 2021. Vastaajista 53 %:lla käyttömenot kasvoivat ”jonkin verran” ja 31 %:lla pysyivät ennallaan. 8 % kertoi menojen kasvaneen huomattavasti ja 8 % laskeneen ”jonkin verran”. 1 % vastanneista kertoi käyttömenojen laskeneen huomattavasti. Huomattavaa käyttömenojen kasvua kokeneita kuntia löytyi alle 2 000 asukkaan kunnista (13 % vastanneista), 20 000 - 99 999 asukkaan kunnista (10 %) ja yli 100 000 asukkaan kunnista (22 %). (Kuntaliitto 2021.)

Vuonna 2018 toteutetussa kuntien tietotekniikkakartoituksessa kysyttiin ICT-käyttömenojen kehityksestä vuosien 2017 ja 2018 välillä. Tuolloin 51 % vastaajista totesi menojen pysyneen ennallaan, 40 % raportoi menojen kasvaneen jonkin verran ja 5 % laskeneen jonkin verran. Huomattavasta kasvusta kertoi 3 % vastanneista ja huomattavasta laskusta 1 % vastaajista. (Kuntaliitto 2018.)

Johtopäätöksiä kysymyksestä 20 - Käyttömenoissa pääosin maltillista kasvua, osalla kunnista myös merkittävää kasvua tai laskua; kasvua tai laskua raportoineiden osuus noussut aiemmista vuosista

Joka viides vastaaja alle 6 000 asukkaan kunnista kertoo ICT-käyttömenojen merkittävästä noususta. Kysymyksen 22 avoimista vastauksista ei löytynyt nousulle yhtä selkeää syytä ylitse muiden. Kuitenkin useampi vastaajista nosti esiin erilaisten ohjelmistoihin liittyvien kustannusten nousun sekä tietoturva- ja tietosuoja-asioihin liittyvät kustannukset. 
Vastaavalla tavalla kiinnostava ilmiö on, että osassa 2 000 - 19 999 asukkaan kunnista ICT-käyttömenot ovat laskeneet jopa merkittävästi. Kysymyksen 22 avoimista vastauksista löytyy yksittäisiä selittäviä tekijöitä asialle: Kaksi vastaajaa mainitsee sote-siirtymän, yksi pilvipalvelusiirtymän sekä yksi laitehintojen laskun ja muutostarpeen vähenemisen. Alla vielä kahden muun tämän kokoluokan kuntia edustavan vastaajan kommentit liittyen kustannusten laskuun: 

"Neljän henkilön resurssi pienentyi kahteen, mutta osa aiemmasta resurssista (mm. verkkoliikenneosaaminen ja palvelinten hallinta ja ylläpito) ostetaan nykyisin InHouse-hankintana ulkoiselta kumppanilta, jolla palvelun laatua on saatu paremmaksi ja pienennettyä samalla kustannuksia."

”Googlen teknologiaan siirtyminen ja ostopalvelujen siirto ICT osalta osittain omaksi tekemiseksi. Erotus on huomattava.”

Katsottaessa käyttömenojen kehitystä vuodesta 2018 eteenpäin, pientä käyttömenojen kasvua raportoineiden kuntien määrä on kasvanut 40 %:sta yli 50 %:in ja huomattavasta kasvusta kertoneiden kuntien määrä 3:sta 12 %:in vastaajista. Myös huomattavaa laskua raportoineiden määrä on kasvanut 1:stä 6 %:in. Kuntien, jotka kertovan menojen pysyneen samana määrä on laskenut 51:stä 24 %:in.

Vastaajista 43 %:lla ICT-investointimenot ovat pysyneet samalla tasolla vuodesta 2023 vuoteen 2024, 37 % kunnista kertoo menojen lisääntyneen jonkin verran tai merkittävästi (Kysymys 21)

Kysymyksessä ”21. Miten kuntasi ICT-investointimenot muuttuivat vuodesta 2023 vuoteen 2024?” vastaajat valitsivat viisiportaiselta asteikolta vaihtoehdon, joka kuvaa parhaiten kunnan tilannetta. Kysymykseen vastasi 99 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 62 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 34 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kysymyskohdan vastaajamäärä selittyy kysymyksen 19 vastauksilla. Siihen vastanneista 157 kunnasta 63 % eli 99 kuntaa jäsentää ICT-menonsa käyttömenojen lisäksi myös investointimenoihin. Kuvaaja 4.9 esittää kysymyskohdan vastausjakauman kuntakokoluokittain. 

 

Kuvaaja 4.9: Kuntien ICT-investointimenojen muutos vuodesta 2023 vuoteen 2024

Pääosa vastaajista eli 43 % kertoo ICT-investointimenojen pysyneen ennallaan vuosien 2023-2024 välillä. Vastaajista 27 % osalta menot ovat kasvaneet jonkin verran ja 10 % raportoi huomattavasta kasvusta. Toisessa ääripäässä 14 % toteaa investointimenojen laskeneen jonkin verran ja 5 % huomattavasti.

Kaikissa yli 2 000 asukkaan kunnissa löytyy vastaajia, jotka kertovat ICT-investointimenojen laskusta. Huomattavasta laskusta kertovia löytyy yli 20 000 asukkaan kunnista, 10 - 22 %. Vastaavasti huomattavasta ICT-investointimenojen noususta kertovia kuntia löytyy 2 000 - 19 999 asukkaan kunnista, joista suurin näin vastanneiden osuus löytyy 10 000 - 19 999 asukkaan kunnista, 36 %.

Huomattavaa ICT-investointimenojen laskua raportoineista kunnista 3 kuntaa kuuluu C23-kaupunkien ryhmään (17 % kysymykseen vastanneista C23 kaupungeista) ja 2 tätä pienempiin kuntiin (2 % muista kunnista). 

Vuonna 2021 kuntien digitalisaatiokartoituksessa kyselyyn vastanneista 109 kunnasta 48 % kertoi ICT-investointikulujen pysyneen ennallaan vuosien 2020 ja 2021 välillä. 35 % raportoi kulujen kasvaneen jonkin verran ja 1 % huomattavasti. 13 % kertoi investointikulujen laskeneen jonkin verran ja 4 % huomattavasti. Huomattavasta investointimenojen laskusta raportoineita kuntia löytyi alle 9 999 asukkaan kunnista sekä 20 000 - 39 999 asukkaan kunnista. Investointimenojen huomattavasta kasvusta kertoi yksi yli 100 000 asukkaan kunta. (Kuntaliitto 2021.)

Vuonna 2018 kuntien tietotekniikkakartoituksen kyselyyn vastanneista 76 kunnasta 64 % kertoi ICT-investointimenojensa pysyneen ennallaan vuosien 2017 ja 2018 välisessä vertailussa. 22 % vastaajista kertoi menojen nousseen jonkin verran ja 1 % huomattavasti kun taas 9 % kertoi menojen laskeneen jonkin verran ja 1 % huomattavasti. (Kuntaliitto 2018.)

Johtopäätöksiä kysymyksestä 21 - Investointimenoissa suurimmalla osalla kunnista pysyvyyttä tai kasvua, kustannusten nousua ja laskua raportoineiden kuntien osuus kasvanut aiemmista vuosista

Yleisiä markkinatrendejä ja taustatekijöitä kustannusten muutoksiin on analysoitu edellisen kysymyksen johtopäätöksissä (kysymys 20) sekä jäljessä kysymyskohdassa 22. Näitä havaintoja ei toisteta tässä kohdassa, vaikka ne pääosin pätevät myös investointimenojen kehityksen osalta. 

Kuten ICT-käyttömenojen osalta myös ICT-investointimenoissa vuosien 2018 ja 2024 välillä on tapahtunut kehitystä, jossa aiempaa suurempi määrä vastaajista kertoo huomattavasta investointimenojen laskusta (1 % > 5 %) tai kasvusta (1 % > 10 %). Myös ”jonkin verran” menojen kasvua tai laskua tunnistaneiden määrä on lisääntynyt - molempien 5 %:lla. Vastaavasti menojen ennallaan pysymisestä kertoneiden määrä on laskenut 64 %:sta 43 %:iin.

Kustannusten nousun ja laskun takana monia eri tekijöitä. Ohjelmistoihin liittyvät menot keskeinen kustannuksia nostava kokonaisuus. (Kysymys 22)

Kysymyksessä ”22. Voit tarkentaa tässä, mistä merkittävät muutokset johtuivat jaksolla 2023-2024 tai mistä tulevat merkittävät muutokset johtuvat” vastaajat saivat tarkentaa edellisten kohtien vastauksiaan. Kysymykseen vastasi 28 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 18 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 10 % kaikista Manner-Suomen kunnista. 

Kysymyksenasettelussa oli virhe, koska tässä kysymyksessä on viitattu myös tulevaan kehitykseen. Viittaus tulevaan kehitykseen piti olla mukana vain kysymyksessä 24. Vastausten analyysissa on huomioitu virheen mahdolliset vaikutukset vastauksiin.

Yhteenveto ja johtopäätöksiä kysymyksestä 22 - Ohjelmistoihin liittyvät menot keskeinen kustannuksia lisäävä tekijä

Avoimeen vastauskohtaan vastanneista kunnista osa on nostanut esiin samoja teemoja. Pääasiassa kommentoidut asiat ovat kuitenkin vain parin kunnan esiin nostamia. Niistä syntyy kuitenkin mielenkiintoinen kokonaiskuva syistä kustannusten nousun tai laskun taustalla, ja siksi raportoimme niitä kattavasti. Osa mainituista tekijöistä voi vaikuttaa menoihin sekä niitä laskien että nostaen riippuen siitä, mitä kirjanpitotiliä seurataan. Esimerkiksi laitehallinnassa siirtyminen omista laitteista leasing laitteisiin voi vähentää kertaluonteisia investointimenoja mutta kasvattaa jatkuvaluonteisia käyttömenoja, tai palvelinratkaisun uusiminen voi lisätä kertaluonteisia investointimenoja mutta vähentää käyttömenoja. 

Yleinen inflaatiokehitys ja palveluntoimittajien hinnankorotukset heijastuvat tyypillisesti maltillisena kasvuna ICT-menoihin. Eräs vastaaja kommentoi kustannusten nousua seuraavasti: 

"Käyttötalouden maltillinen nousu johtuu yleisestä inflaatiokehityksestä sekä siitä, että kun vanhoja järjestelmiä ja ICT-palveluita uusitaan, uusien kilpailutettavien ICT-ratkaisuiden digitaalisuus- ja automaatioaste on tyypillisesti korkeampi vanhoihin ratkaisuihin verrattuna."

Ohjelmistojen ja ohjelmistopalveluiden kuluissa on kasvua monen vastaajan mukaan. Vastaajat kiinnittivät huomiota lisenssimenojen kasvuun, rajapintojen kustannuksiin ja entistä useammin tulevien ohjelmistopäivitysten kustannuksiin. Yksi vastaajista toteaa lisenssikulujen olevan merkittävin käyttötalouden menoja nostava tekijä. Erään kunnan menoissa oli kasvua johtuen pilvipalveluiden vaatimuksista ja asiantuntijapalveluista. Tekoälyn käyttöönotosta johtuviin kustannuksiin tuli yksi viittaus. 

Järjestelmien ja laitteiden elinkaaren päättyminen johtaa usein investointitarpeisiin järjestelmiä ja laitteita uusittaessa ja käyttöönotettaessa. Yhdellä kunnalla palvelinympäristön uusiminen kasvattaa kuluja. Laitehallinnan toimintamallin muutos voi lisätä käyttömenoja, kuten yksi vastaajista on kokenut siirtyessään hankkimaan laitteet leasing-vuokrauksena ja langattoman verkon palveluna. Toinen vastaaja kertoo, että ICT-palveluiden ulkoistusprojekti nosti ICT-menoja. 

Muutama vastaajista oli kohdannut myös yksittäisiä kustannuksia nostavia tilanteita kuten tarpeen vastata kyberhyökkäykseen tai sote-muutoksesta johtuneen toiminnan uudelleenjärjestelyn. Menoja kasvattavana taustatekijänä voi olla myös kunnan kasvaminen tai yleensä pyrkimys palveluiden laadun parantamiseen. Yhden vastaajan kommentissa nousee esiin useita kustannuksia nostavia tekijöitä: 

"Tiettyjen toimipisteiden liittymänopeuksien samoin kuin palomuurin ja internet liikenteen kapasiteetin kasvattaminen, osittain M365 palvelujen vuoksi sekä koulujen oppilaille hankittavien henkilökohtaisten laitteiden käyttöönoton vuoksi."

Kustannusvähennyksiä kommentoivia vastaajia on vähemmän kuin niiden nousua taustoittavia. Kokonaisvaltainen pilvisiirtymä ja SaaS-palveluiden käyttöön siirtyminen johti yhdessä kunnassa siihen, ettei investointimenoja tarvinnut budjetoida. Eräs kunta kertoi laitehintojen laskusta ja muutostarpeiden vähenemisestä. Yhdellä vastaajalla uusi palvelinympäristö on yhteydessä käyttömenojen laskuun ja toinen vastaaja kertoo siitä, että keskeisen teknologiatoimittajan vaihto toiseen sekä osittainen tehtävien siirto kunnan itse tehtäväksi ovat johtaneet säästöihin. Yksi vastaaja toteaa, että tiettyjen tehtävien ulkoistus in house hankintana ulkoiselle palveluntuottajalle johti laadun paranemiseen ja kustannusten pienenemiseen.

Sote-siirtymä on johtanut menojen pienenemiseen kolmen vastaajan osalta. Yhdellä vastaajalla kehittämisbudjetti leikattiin nollaan ja toisella investointien määrä suhteutettiin kykyyn osallistua kehitysprojekteihin. 

Laadittaessa seuraavien digitalisaatiokartoitusten tai vastaavien selvitysten kysymyksenasettelua, tulisi pohtia, mitä kysymyksenasettelua hyödyntäen pyritään selvittämään kustannusten kehitystrendejä ja niiden taustalla olevia tekijöitä. Nykyinen malli, jossa kysytään kyselyä edeltävän ja kyselyvuoden välistä kustannuskehitystä, ei välttämättä auta optimaalisella tavalla tunnistamaan kustannusten pitkän aikavälin kehitystä ja sen taustasyitä. Kuntien ICT-hankintasyklissä voidaan tehdä 4-7 vuoden palvelusopimuksia olennaisista peruspalveluista ja lisäksi tehdä 1-2 vuoden kestoisia merkittäviä investointipanostuksia, jotka näkyvät piikkeinä yksittäisten kuntien investointimenoissa. Siten voisikin olettaa, että millä tahansa kyselyhetkellä osalla kunnista investointimenot nousevat enemmän tai vähemmän ja osalla laskevat enemmän tai vähemmän. Vastaavasti käyttömenokyselyt vain kahta vuotta verraten eivät välttämättä auta tunnistamaan pidemmän aikavälin kehityskulkuja. Ratkaisuna kysymyksenasettelua ja selvitettävien ajanjaksojen pituuksia tulisi pohtia tarkemmin. Lisäksi tulisi pyrkiä sitomaan julkiset ja tiedossa olevat kuntien tilinpäätöstiedot entistä tiiviimmin eri kysymyskohtiin ja pyrkiä siten kehittämään kokonaisuutta entistä paremmin analyyseja ja kehittämistä tukevaksi. 

Seuraavien kahden vuoden aikana suurimmalla osalla kunnista henkilöstömäärä pysyy ennallaan mutta käyttömenot kasvavat (Kysymys 23)

Kysymyksessä ”23. Miten arvioit kuntasi päätoimisen, suoraan oman kuntasi palkkalistoilla olevan tietotohallinto- ja ICT-henkilöstön määrän sekä tietohallinto- ja ICT-käyttömenojen kehittyvän seuraavien kahden vuoden aikana?” vastaajat valitsivat vaihtoehdon, joka kuvaa parhaiten kunnan tilannetta. Kysymykseen vastasi 151-152 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 95 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 52 % kaikista Manner-Suomen kunnista. Kuvaaja 4.10 esittää kysymyskohdan vastausjakauman kuntakokoluokittain. 

Kuvaaja 4.10: Tietohallinto- ja ICT-henkilöstön määrän ja ICT-käyttömenojen kehitys kunnissa seuraavien kahden vuoden aikana

Merkittävä osa (70 %) kyselyyn vastanneista kunnista arvioi tietohallinto- ja ICT-henkilöstön määrän pysyvän nykyisellään seuraavien kahden vuoden aikana. Kunnista 10 % ennakoi henkilömäärän vähenevän ja 13 % lisääntyvän. Vain pieni määrä kysymykseen vastanneista (7 %) ei osaa sanoa kehitysnäkymistä.

Tarkasteltaessa tietohallinto- ja ICT-henkilön määrän kehitysarvioita kuntakokoluokittain, vastausjakaumat ovat pitkälti samansuuntaiset riippumatta kuntakokoluokasta.

Huomionarvoisina poikkeuksina: Suurin osuus henkilöstön lisääntymistä ennakoivista vastaajista löytyy yli 100 000 asukkaan kunnista. Niistä 33 % eli kolme kuntaa arvioi henkilömäärän lisääntyvän seuraavien kahden vuoden aikana. ”En osaa sanoa” -vastauksia tulee vain alle 10 000 asukkaan kunnista. Suhteessa eniten näin vastanneita löytyy alle 2 000 asukkaan kunnista (27 % eli kolme kuntaa).  

Reilusti yli puolet vastaajista (58 %) ennakoi käyttömenojen kasvavan tulevien kahden vuoden aikajänteellä kun taas 7 % arvioi niiden vähenevän. Vastaajista 29 % arvioi menojen pysyvän ennallaan. Vain pieni määrä kysymykseen vastanneista (6 %) ei osaa sanoa kehitysnäkymistä.

Tarkasteltaessa käyttömenojen kehitysarvioita kuntakokoluokittain, vastausjakaumista löytyy hajontaa. Käyttömenojen lisääntymistä ennakoivia vastaajia löytyy eniten 10 000 - 99 999 asukkaan kunnista (67 - 80 %) kun taas muissa kuntaryhmissä lisääntymistä ennakoivien osuus on 36 - 50 %. Käyttömenojen vähenemistä ennakoivien vastaajien osuus on suurin yli 100 000 asukkaan kunnissa (22 %) ja toiseksi suurin 2 000 - 5 999 asukkaan kunnissa (12 %). ”En osaa sanoa” -vastauksia tulee vain alle 20 000 asukkaan kunnista. Suhteessa eniten näin vastanneita löytyy alle 2 000 asukkaan kunnista (27 % eli kolme kuntaa). Menojen kehityksen taustalla olevia tekijöitä nousee esiin seuraavassa kohdassa (Kysymys 24). 

Kuntien ICT-menojen kehitysnäkymistä kiinnostuneiden kannattaa tutustua myös kartoituksen Osio 8:ssa raportoituun kysymykseen 51. Siinä vastaajilta kysyttiin arviota kunnan tietoturvaan ja tietosuojaan kohdistuvien panostusten kehityksestä seuraavien kahden vuoden aikana.

Inflaatio ja lisenssimaksujen korotukset sekä lisääntyvät tietoturva ja lainsäädäntövaatimukset tekijöinä menolisäysten taustalla. (Kysymys 24)

Kysymyksessä ”24. Voit tarkentaa tässä, mistä merkittävät muutokset johtuivat jaksolla 2023-2024 tai mistä tulevat merkittävät muutokset johtuvat” vastaajat saivat tarkentaa edellisen kohdan vastauksiaan. Kysymykseen vastasi 45 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 28 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 15 % kaikista Manner-Suomen kunnista. 

Kyselyssä on ollut virhe siinä, että tässä kohdassa on viitattu myös vuosien 2023-2024 kehitykseen. Vastausten analyysissa on huomioitu virheen mahdolliset vaikutukset vastauksiin.

Yhteenveto ja johtopäätöksiä kysymyksestä 24 - Ohjelmistoihin liittyvät menot keskeinen kustannuksia lisäävä tekijä

Noin puolet vastaajista kommentoi henkilöstön ja käyttömenojen kehitystä yleisellä tasolla. Pääosa vastauksista käsittelee hintoja nostavia tekijöitä. Noin 10 vastaajaa kommentoi hintojen nousua ja inflaatiota, johon sisältyy myös palveluntuottajien hinnankorotukset. Neljä yli 20 000 asukkaan kuntaa nostaa tietoturvan kehittämisen menoja lisäävänä tekijänä. Kaksi vastaajaa viittaa lainsäädännön vaatimuksista johtuvaan palvelutarpeen lisääntymiseen. 

Yksittäisissä vastauksissa kiinnitetään huomiota säästöpaineisiin, suurten kehittämishankkeiden käynnistymiseen, työvälineisiin panostamiseen, käynnistyvään TE-vastuukunnan rooliin sekä siihen, että Covid ja SOTE-uudistus veivät resurssit IT-kehittämiseltä. Yksi vastaajista toteaa, että oman infran tarve ja tavoite kehittää digitaalisia palveluita johtavat henkilöstö- ja käyttömenojen nousuun. 

Muutamissa yleisesti asiaa kommentoineista vastauksista viitattiin kunnan menoja laskeviin tai tilannetta helpottaviin asioihin kuten suurten kehittämishankkeiden päättyminen ja siirtyminen leasing-laitteisiin. Yksi vastaaja kertoo, että ”IT-infran uudistaminen SaaS-alustalle kohdentaa osaamistarpeet vain alustan osaamiseen, mikä helpottaa rekrytointia ja vapauttaa työaikaa henkilöstön palvelemiseen IT-asioissa.”

Suoremmin käyttömenojen kehitykseen liittyviä kommentteja tuli kymmeneltä vastaajalta. Kolme vastaajaa kertoo lisenssimaksujen noususta - kaksi heistä pitää nousua voimakkaana. Yksi vastaaja kertoo järjestelmien lisensoinnin jatkuviin palveluihin johtaneen menojen merkittävään lisääntymiseen. Yksi kunta toteaa ohjelmistojen ja rajapintojen kallistuvan jatkuvasti kun taas kolme vastaajaa kertoo ohjelmiston päivitystarpeista kustannustekijänä.  

Osa vastauksista näyttäisi liittyvän investointimenojen kehitykseen. Kaksi vastaajaa mainitsi kehittämisen korjausvelan ja yksi laitteiden elinkaarivaihdot kustannuksia lisäävinä tekijöinä. Yksi vastaaja kertoo avoimen lähdekoodin ohjelmiston käyttöönotosta ja toinen siirtymisestä omasta konesalista SaaS-ympäristöön. 

Kuusi vastaajaa käsitteli tarkemmin henkilöstöön liittyviä tekijöitä. Henkilöstömäärän vähenemiseen vaikuttavia tekijöitä ovat hankkeiden päättyminen ja kasvava ostopalveluiden osuus sekä työvoiman saatavuuden ongelmat. Lisäksi eläköityneiden henkilöiden paikkoja jätetään täyttämättä tai työt järjestellään uudella tavoin, eikä määräaikaisten sopimuksia uusita. Toisaalta yksi vastaaja kertoo, että aiemmin täyttämättä jätettyihin tehtäviin on nyt rekrytoitu asiantuntijoita.

Yhteydet henkilöstömäärän kehityksen sekä investointi- ja käyttömenojen välillä ovat monitahoisia. Oman henkilöstön korvaaminen ostopalveluilla kasvattaa investointi- ja käyttömenoja, kun työtä ostetaan palveluntuottajilta. Toisaalta vähennykset yhdessä tehtävässä voivat aiheuttaa lisätyötä toisaalla. Siirtyminen omasta infrasta ostoinfraan voi vähentää investointikuluja ja vastaavasti lisätä käyttömenoja lisenssimaksujen ja asiantuntijapalveluiden ostojen muodossa. 

Yleinen hintojen nousu sekä palveluntoimittajien lisenssimaksujen korotukset vaikuttavat suureen osaan kunnista. Monien menoja lisää myös tietoturvan parantaminen ja lisääntyviin lainsäädännön vaatimuksiin vastaaminen. ICT-palveluiden uudelleenjärjestelyillä kuten siirtymisellä leasing-laitteisiin ja SaaS-palveluihin on saatu kustannustehokkuutta toimintaan. 

Kuntien ICT-menot tilinpäätöstietojen perusteella 

Tässä alaosiossa kuvataan kuvataan ensin kuntien ICT-menot vuosina 2021-2023 perustuen tilinpäätöstietoihin sekä arvioon vuoden 2024 henkilöstömenoista. Lopuksi tarkastellaan kuntien ICT-menojen kokonaiskuvan muodostamisen haasteita (kysymykset 25-28).

Aiemmissa digitalisaatio- ja tietotekniikkakartoituksissa kunnilta on pyydetty euromääräisiä arvioita ICT-menoista (käyttö- ja investointimenot) jaoteltuna useampaan eri kululajiin. Vuoden 2024 kartoituksessa päätettiin hyödyntää ICT-menotietojen lähteenä kuntien tilinpäätöstietoja. 

Valtiokonttorin tutkihallintoa.fi -sivuston Kuntien ja kuntayhtymien ICT-menot -raportti sisältää tilin 4342 ICT-palvelut tiedot sekä investointierittelyn tunnusluvut tietokoneohjelmistojen ja tietokonelaitteiden osalta. Kuntien ICT-menot -raportin ulkopuolelle jäävät tiedot kuntien tietohallinto- ja ICT-henkilöstökuluista, ICT-vuokralaitteiden kuluista, kertapoistoisten ICT-laitteiden kuluista sekä taseelle aktivoiduista tietohallinto- ja ICT-kehittämisen kuluista, koska tietohallinto- ja ICT-henkilöstön menoja ei ole eritelty ja koska muille mainituille tileille voidaan kirjata muitakin kuin ICT-menoja. Taulukko 4.2:ssa esitetään Kuntien ICT-menot -raportin tiedot vuosilta 2021-2023.

Taulukko 4.2: Manner-Suomen kuntien ICT-menot vuosina 2021-2023 perustuen tutkihallintoa.fi -sivuston Kuntien ICT-menot raporttiin (miljoonaa euroa / prosenttia)

Raportin tietojen perusteella kuntien ICT-menot olivat 561,1 miljoonaa euroa vuonna 2023. Menot kasvoivat noin 10 % vuosien 2021 ja 2022 välillä, mutta laskivat noin 31 % vuodesta 2022 vuoteen 2023. Tämä pudotus oli odotettavissa johtuen SOTE-muutoksesta, jossa SOTE-palvelut siirtyivät kunnilta hyvinvointialueiden vastuulle. 

Kuntatyönantajien (KT) ylläpitämän kunta-alan palkkatilaston mukaan Manner-Suomen kuntien ICT-tehtävissä työskentelevien (eli ICT-hinnoittelutunnukselle yksilöity henkilöstö palkkatilastossa), täyttä palkkaa saavien ja kokoaikaista työtä tekevien työntekijöiden kokonaisansio oli keskimäärin 3682 euroa kuukaudessa lokakuussa 2023. Näitä ICT-asiantuntijoita oli KT:n tilaston mukaan Manner-Suomen kunnissa 1086 henkilöä. 

Digitalisaatiokartoituksen kyselyn vastauksiin pohjautuva karkea arvio kuntien palkkalistoilla olevasta päätoimisesta tietohallinto ja ICT-henkilömäärästä Manner-Suomen kunnissa on 1425 henkilötyövuotta vuonna 2024. Digikartoituksen arvio on 33 % suurempi kuin KT:n palkkatilastossa ICT-tunnukselle yksilöity henkilöstö. Eron taustalla lienevät ainakin seuraavat seikat: On todennäköistä, että osa Manner-Suomen kunnissa päätoimisesti tietohallinto- ja ICT-tehtävissä toimivasta henkilöstöstä määrittyy KT:n palkkatilastossa muiden kuin ICT-nimikkeiden alle. Mahdollinen ”muu nimike” on esimerkiksi suunnittelija. Tietohallinto- ja ICT- johtajien palkkoja ei myöskään huomioida KT:n tilaston ICT-nimikkeen palkkatiedossa. 

Edellä mainittu KT:n tilaston ICT-tunnukselle yksiköidyn henkilöstön kokonaisansio näyttäisikin olevan paras käytettävissä oleva tunnusluku arvioitaessa Manner-Suomen kuntien tietohallinto- ja ICT-henkilöstön henkilöstökulua. Sen pohjalta saadaan arvio ICT-asiantuntijan keskimääräisestä koko vuoden (kerroin 12,5 - huomioi lomarahan) kokonaispalkkakulusta työnantajakustannuksineen (kerroin 1,23): 56 611 euroa vuodessa. 

Digitalisaatiokartoituksen vastausten perusteella tehty arvio Manner-Suomen kuntien tietohallinto- ja ICT-henkilöstömäärästä koskee vuotta 2024. Kartoituksessa kerätyistä vuoden 2023 henkilöstötiedoista puuttuu Helsingin kaupungin osuus, minkä vuoksi niiden pohjalta ei voi tehdä arviota Manner-Suomen kuntien tietohallinto- ja ICT-henkilöstön määrästä vuodelta 2023. Kuitenkin, tarkasteltaessa kartoituksen vastauksia vuoden 2023 henkilömäärästä ilman Helsingin kaupungin lukuja, luvut eivät juurikaan eroa vuoden 2024 luvuista. Tältä pohjalta voinemme suuntaa-antavien tulosten saamiseksi hyödyntää vuoden 2024 kokonaishenkilöstömääräarviota vuoden 2023 tilinpäätöksen ICT-menojen kertoimena. 

Kun keskimääräinen yhden ICT-asiantuntijan koko vuoden henkilöstökulu (lokakuu 2023) kerrotaan tietohallinto- ja ICT-henkilötyövuosien määrällä (vuosi 2024), saadaan arvio suoraan Manner-Suomen kuntien palkkalistoilla olevien päätoimisten tietohallinto- ja ICT-asiantuntijoiden henkilöstökuluista vuonna 2023: 80,7 miljoonaa euroa.  Kun tämä luku yhdistetään Manner-Suomen kuntien ICT-menoihin vuodelta 2023 (561,1 miljoonaa euroa), saadaan karkeaksi arvioksi kuntien tietohallinto- ja ICT-kokonaismenoista 641,8 miljoonaa euroa vuonna 2023. 

Esitetystä karkeasta kokonaismenojen arviosta puuttuu edellä mainitut muille tileille kirjatut kuluerät. Siten todellinen kuntien tietohallinto- ja ICT-menojen kokonaismäärä vuonna 2023 on oletettavasti arviota jonkin verran suurempi. Arviosta puuttuvat kuluina ICT-laitevuokrat (tili 4830), kertapoistoiset ICT-laitehankinnat (kuten tabletit, tili 4580) sekä sellaiset kehittämishankkeiden asiantuntija ym. menot, jotka on aktivoitu taseeseen tilille 1010 Muut pitkävaikutteiset menot. 

Edellä esitetyn ICT-kokonaismenoarvion ulkopuolelle jäävien kulujen kokoluokkaa voidaan arvioida karkealla tasolla. Ensinnäkin, vuoden 2021 digitalisaatiokartoituksessa vastaajat kommentoivat tietotekniikan käyttömenojen jakautumista menolajeittain kunnissa (114 vastaajaa). Laitteiden osuus budjeteista oli keskimäärin 12,6 % ja konsultointipalveluiden 13,6 %. Laitemenoista voi olettaa, että ainakin osa niistä sisältyy edellä tehtyyn ICT-menojen arvioon (vrt. investointierittelyn Tietokonelaitteet). Laitevuokrat tulisi raportoida tilille 4830, jonka kokonaissumma oli 149 miljoonaa euroa vuonna 2023. Kuitenkin samalle tilille kirjataan paljon muitakin vuokria, joten oletettavasti ICT-laitevuokrien osuus on - mahdollisesti merkittävästikin - vähemmän kuin tilin kokonaissumma. Lisäksi, jos oletetaan, että pääosa konsultointipalveluista on kirjattu ohjeistuksen mukaisesti tilille 4342, ICT-menojen kokonaisarvion ulkopuolelle jäisi konsultointimenoja, jotka edustaisivat joka tapauksessa alle 10 %:a ICT-kokonaismenosta. 

Toiseksi, ICT-kokonaismenoarviossa käytetty tietohallinto- ja ICT-henkilöstömenojen tunnusluku on karkea arvio, joten todellinen kokonaishenkilöstömeno voi erota käytetystä tunnusluvusta. Kolmanneksi, digikartoituksen vastaukset antavat olettaa, että osa kunnista ei kirjaa tietohallinto- ja ICT-menoja kirjanpito-ohjeistuksen mukaisesti kirjanpitotileille. Tästä syystä arvion ulkopuolelle jäävien menojen kokoluokkaa ei voi tässä yhteydessä arvioida. Siten todellinen kuntien tietohallinto- ja ICT-palveluiden kokonaismeno vuonna 2023 voi olla merkittävästikin - jopa kaksinumeroista prosenttilukua - korkeampi kuin edellä esitetty 641,8 miljoonaa euroa. 

Puutteineenkin esitetty kokonaismenojen tunnusluku tuntuisi kuitenkin tarjoavan jo nykyisellään tuntumaa kuntien tietohallinto- ja ICT-menojen yleisestä tasosta samalla tavoin kuin Valtiokonttorin Kuntien ICT-menot -raportin tunnusluvut tarjoavat näkemystä kulujen kehittymisen suunnasta.

Helsingin kaupungin osuus kaikista kuntien ICT-menoista oli vuonna 2023 noin viidesosa eli 112,5 miljoonaa euroa (vrt. Taulukko 4.2). Helsingin osalta menojen muutokset olivat merkittäviä: menojen kasvu vuodesta 2021 vuoteen 2022 oli 29 % ja lasku vuodesta 2022 vuoteen 2023 on 44 %. Menojen lasku vuosien 2022 ja 2023 välillä johtuu siitä, että kaupungin SOTE-toimintojen ICT-menot alettiin raportoida erikseen, eivätkä ne ole siten mukana kunnan tilinpäätöstiedoissa tutkihallintoa.fi -sivuston Kuntien ICT-menot raportilla.

Kun tarkastellaan tilannetta Kuntien ICT-menot raportin pohjalta C23-kaupunkien ja muiden kuntien välillä vuonna 2023, C23-kaupunkien ICT-menot olivat 355,4 miljoonaa euroa (63 % kaikkien kuntien menoista) ja muiden kuntien menot 205,7 miljoonaa euroa (37 %). 

Kuntien ICT-menoja voidaan tarkastella Kuntien ICT-menot raportin tietojen pohjalta myös asukaskohtaisina menoina, jotka on esitetty taulukossa 4.3:

Taulukko 4.3: Manner-Suomen kuntien ICT-menot asukasta kohden vuosina 2021-2023

ICT-menot asukasta kohden ovat suurimmat yli 100 000 asukkaan kunnissa. Kuitenkin, kun Helsingin kaupungin ottaa erilleen, menot asukasta kohden vuonna 2023 olivat Helsingin kaupungissa 166,8 euroa, jolloin muiden yli 100 000 asukkaan kuntien asukasta kohden laskettujen ICT-menojen keskiarvo laskee 109,80 euroon, joka on eri kuntakokoluokista toiseksi korkein lukuarvo. Suurin asukaskohtainen lukuarvo löytyy tällöin alle 2 000 asukkaan kuntaryhmästä, 119,9 euroa.

Alle 100 000 asukkaan kunnissa menot ovat sitä pienemmät asukasta kohden mitä suuremmasta kuntakokoluokasta on kyse. Eli ICT-menot asukasta kohden ovat suurimmillaan alle 2 000 asukkaan kunnissa, 119,9 euroa, ja pienimmillään 40 000 - 99 999 asukkaan kunnissa 73,2 euroa. 

Lopuksi voidaan antaa myös suuntaa-antava arvio Manner-Suomen kuntien kokonais-ICT-menoista asukasta kohden, joka huomioi henkilöstömenot. Pohjatiedoksi otetaan edellä esitetty karkea arvio kuntien tietohallinto- ja ICT-kokonaismenoista: 641,8 miljoonaa euroa vuonna 2023. Kun tunnusluku jaetaan Tilastokeskuksen Kuntien avainluvut sivuston tiedolla Manner-Suomen asukasluvusta vuonna 2023 (5 573 310 asukasta), saadaan karkeana arviona Manner-Suomen kuntien kokonais-ICT-menoksi asukasta kohden 115,2 euroa. 

Vuoden 2023 tilinpäätösarviot tilien 4342, 1005 ja 1164 osalta antoivat kattavan kuvan kunnan tilanteesta 70 % vastanneista (Kysymys 25)

Kysymyksessä ”25. Valtiokonttori raportoi kuntien tilinpäätöstietojen perusteella kuntien ICT-menot tutkihallintoa.fi -sivustolla. Antavatko vuoden 2023 tilinpäätösarvion tiedot todellisen ja kattavan kuvan kuntasi tietohallinnon ja perus-ICT-palveluiden sekä tietokoneohjelmistojen ja tietokonelaitteiden kustannuksista?” vastaajat valitsivat vaihtoehdon, joka kuvaa parhaiten kunnan tilannetta. Vastaajat saivat tarkistaa kuntansa tiedot kyselyn liitteenä olleesta tiedostosta, joihin sisältyi kunnan tilinpäätösarvion tiedot tileiltä 4342 ICT-palvelut sekä investointierittelyistä Tietokonelaitteet ja Tietokoneohjelmistot. 

Kysymykseen vastasi 149 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 94 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 51 % kaikista Manner-Suomen kunnista. 
Pääosa vastaajista (73 %) arvioi, että tutkihallintoa.fi -sivulla julkaistut vuoden 2023 tilinpäätösarvion tiedot antavat todellisen ja kattavan kuvan kunnan tietohallinnon ja perus-ICT-palveluiden sekä tietokoneohjelmistojen ja tietokonelaitteiden kustannuksista. Kuntakokoluokittain tarkasteltuna vastausten jakaumissa on hieman eroja, vaikka yleiskuva on kaikissa samansuuntainen. Eniten ”kyllä”-vastauksen antaneita löytyy alle 2 000 asukkaan (90 %) ja 20 000 - 39 999 asukkaan kunnista (83 %) kun taas eniten ”ei”-vastauksen antaneita on yli 40 000 asukkaan kunnissa (38-39 %). 

Johtopäätökset kysymyksestä 25 - Kysymyksenasettelu oli puutteellinen ja sitä tulisi kehittää 

Kyselyssä pyydettiin vastaajien arvioita tilinpäätösarvioista eikä toteutuneista tilinpäätösluvuista. Tämä tehtiin siksi, ettei haluttu arvioita vuoden 2022 tiedoista, koska ne pitivät vielä sisällään SOTE-eriä. Kuitenkaan vuoden 2023 vahvistuneet tilinpäätöstiedot eivät olleet käytettävissä vielä toukokuussa 2024. Ratkaisu osoittautui lopulta huonoksi, koska tilinpäätösarvioista puuttuu usein erinäisiä eriä, jotka tulevat mukaan lukuihin vasta vahvistuneiden lukujen raportointivaiheessa.  

Tehdyistä valinnoista johtuen ongelmaksi muodostui, etteivät annetut vastaukset ole yhteismitallisia. Kysymykset 26 ja 27 avautuivat vastattavaksi kysymykseen 25 ”ei” vastanneille. Niissä vastaajilla oli mahdollisuus tarkentaa syitä kysymykseen 25 annetun vastauksen taustalla. Osa kysymykseen 26 vastanneista pohti vastauksissaan, antaako kysymyksessä 25 mainittujen kolmen tunnusluvun summa kattavan kokonaiskuvan kunnan kaikista tietohallinto- ja ICT-menoista vai ei - eli kirjataanko kunnassa merkittäviä tietohallinto- ja ICT-kuluja muillekin kuin edellä mainituille kolmelle tilille. Sitä vastoin kysymyksen 27 vastausten perusteella voi olettaa, että osa kunnista on tunnistanut puutteita kysymyksen 25 liitteessä esitetyissä tilinpäätösluvuissa ja tarkentanut niiden tietoja. 

Jatkossa tietohallinto- ja ICT-menoja kartoittavissa kysymyksissä tulisikin hyödyntää vain vahvistuneita tilinpäätöstietoja. Lisäksi kysymyksenasettelua tulisi tarkentaa muiltakin osin, jotta vastausten yhteismitallisuus voidaan varmistaa.

Kuntien tietohallinto- ja ICT-menojen kirjanpitokäytännöissä on vielä kehittämisen varaa tilinpäätöstietojen vertailtavuuden ja edustavuuden parantamiseksi. (Kysymys 26)

Kysymyksessä ”26. Voit halutessasi tarkentaa, mistä merkittävät erot Valtiokonttorin raportoimien lukujen ja kuntasi todellisen ja kattavan tilannenäkymän välillä johtuvat?” vastaajat saivat valita ne vaihtoehdot, jotka kuvaavat syitä epätarkkuuksiin annetuissa tunnusluvuissa. Kysymys 26 avautui niille kunnille, jotka vastasivat ”ei” kysymykseen 25 (40 kuntaa). Kysymykseen vastasi 35 kuntaa eli 88 % kysymykseen 25 ”ei” vastanneista, ja 22 % kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 12 % kaikista Manner-Suomen kunnista. 

Kysymyksen 26 monivalinnan vastausvaihtoehtojen asettamisen ei onnistunut parhaalla mahdollisella tavalla. Kuntien kirjanpitokäytännön mukaan ICT-kulut kirjataan Kunta Aura-käsikirjassa määritellyille kirjanpitotilille sekä palvelua käyttäneen toiminnon (kuten kirjastopalvelut tai rakennusvalvonta) mukaiselle palveluluokalle. Esimerkiksi kirjaston käyttöön hankittu ICT-palvelu kirjattaisiin kulutilille 4342 ICT-palvelut ja sen lisäksi meno määritettäisiin kuuluvaksi Kirjastopalveluiden palveluluokkaan. 

Näistä syistä kysymyksen 26 asettelu, jossa kolme vastausvaihdoista oli: ”1) Ohjelmistokustannuksia / 2) ICT-kustannuksia / 3) Laitekustannuksia raportoidaan osana kuntien toimialojen palveluhankintoja” on lähtökohtaisesti epätarkoituksenmukainen. Useampi kysymyksen monivalintaan vastanneista valitsi näitä vastausvaihtoehtoja (vaihtoehdosta riippuen 9-18 vastaajaa), mutta kysymyksenasettelun heikkouksista johtuen vastausten tulkintaa on mahdotonta tehdä yksiselitteisesti. 

Ongelmattomia vastausvaihtoehtoja kysymyksen monivalinnassa olivat: ”Laitteita vuokrataan palveluna” (14 vastaajaa valitsi tämän vaihtoehdon) ja ”joku muu” (12 vastaajaa). 

Kuntien valitsemat vastausvaihtoehdot ”Laitteita vuokrataan palveluna” ja ”joku muu” kohtaan tekemät tarkennukset (12 kunnan toimesta) vahvistavat kuvaa siitä, että osa kunnan ICT-menoista kirjataan eri kirjanpitotileille kuin vain ICT-menoille tarkoitetut tilit 4342 ICT-palvelut, 1005 Tietokoneohjelmistot ja 1165 Tietokonelaitteet. Näitä tilejä, joille kirjattuja ICT-menoja ei saada eriteltyä muista tilille kirjatuista kuluista, ovat jo edellä mainitut ja sinänsä kirjanpito-ohjeiden mukaiset tiettyjen tietohallinto- ja ICT-kulujen kirjaamiseen soveltuvat tilit 4000‒4299 (henkilöstökulut), 4580 (Kalusto) ja 4830 (Koneiden ja laitteiden vuokrat). 

Lisäksi vastauksista käy ilmi, että muutamissa kunnissa on kirjattu ICT-asiantuntijakuluja myös tilille 4340 Asiantuntijapalvelut ja että yhdessä kunnassa ICT-huoltomenoja on kirjattu tilille 4400 Kaluston kunnossapitomenot, vaikka kirjanpitokäytännön mukaan näille tileille ei tulisi kirjata ICT-asiantuntijapalveluiden tai ICT-laitteiden huollon kuluja. 

Yksi vastaaja kertoi, että menoja on kirjattu tietoliikennemenoihin. Tietoliikennemenot tulisi kirjata tilille 4342 ICT-palvelut. Joten, jos kyseessä on ollut tietoliikennemenojen kirjaus jollekin muulle kirjanpitotilille kuin 4342:lle, esimerkiksi jonkin kolmannen tilin yhteyteen perustetulle erilliselle kuntakohtaiselle laskentatunnisteelle, tämä on hyvän kirjanpitokäytännön vastainen menettely.

Muutama vastaaja esitti haasteelliseksi tietojen erittelyn sellaisten yksittäisten kirjausten kohdalta, joiden sisältöä kuuluisi useampaan eri kulu- tai investointilajiin ja jotka sisältävät useamman eri kunnan tietoja, mutta näkyvät kokonaisuudessaan yhden kunnan tilinpäätöksessä.  

Pääosa tämän kysymyksen johtopäätöksistä on kirjattu kysymyksen 29 yhteyteen jäljessä. 

Osa kunnista täydensi tietoja ICT-menoistaan (Kysymys 27)

Kysymyksessä ”27. Voit halutessasi arvioida vuoden 2023 toteutuneita ICT-kustannuksia euromääräisesti huomioiden kustannukset, joita Valtiokonttorille ilmoitetuissa luvuissa käytetty erittely ei tuo esille.” vastaajat saivat tarkentaa tietoja ICT-menoistaan. Kysymys 26 avautui niille kunnille, jotka vastasivat ”ei” kysymykseen 25 (40 kuntaa). Kysymykseen vastasi 10 kuntaa. Tiedot on huomioitu soveltuvalta osin kartoituksen analyyseissa.

Kuntien ICT-menojen raportointivelvoitteet pidettävä kevyinä ja kirjanpitokäytänteitä yhtenäistettävä (Kysymys 28)

Kysymyksessä ” 28. Voit halutessasi tarkentaa kattavammin, mistä merkittävät erot Valtiokonttorin raportoimien lukujen ja kuntasi todellisten ICT-kulujen välillä johtuvat? Tulisiko Valtiokonttorille menevää raportointia kehittää?” vastaajat saivat tarkentaa edellisten kohtien vastauksiaan. Kysymykseen vastasi 30 kuntaa kaikista kyselyyn vastanneista 159 kunnasta. Tämä tarkoittaa noin 19 % kyselyyn vastanneista kunnista ja noin 10 % kaikista Manner-Suomen kunnista. 

Kysymykseen vastanneista 12 kuntaa kommentoi syitä, miksi Valtiokonttorille ilmoitetut ja kartoituksessa esiin nostetut tilinpäätöstiedot eivät anna kattavaa kokonaiskuvaa ICT-menoista. Vastaukset on huomioitu soveltuvalta osin kysymyksen 26 yhteydessä edellä. Jäljessä on käsitelty vastaukset, jotka koskevat ICT-menojen kirjanpitoa yleisellä tasolla ja Valtiokonttorille tehtävää raportointia. 

Yhteenveto ja johtopäätöksiä kysymyksestä 28 - Kirjanpito- ja raportointikäytänteitä tulisi kehittää muttei raportointivelvoitteita laajentaa. 

Kymmenen kuntaa käsitteli raportointia yleensä vastauksissaan. Nämä kunnat ovat alle 20 000 asukkaan kuntia. Valtiokonttorin raportointia kommentoi viisi kuntaa. Kaksi alle 2 000 asukkaan kuntaa toteaa nykyisten raportointivelvoitteiden olevan hyvin työläitä ja henkilöresursseja kuluttavia. Toinen näistä kunnista kiinnittää huomiota siihen, että nykyisellään pääosin manuaalista raportointia voisi tehostaa lisäämällä taloushallinnon järjestelmien automatiikkaa. Kaksi 10 000 - 19 999 asukkaan kuntaa esittää, ettei nykyisiä raportointivelvollisuuksia tulisi laajentaa. Toinen niistä tarkentaa, ettei tulisi vaatia enää nykyistä hienojakoisempaa tietoa. Kolmas samankokoinen kunta kertoo, että organisaatiosta on tullut paljon palautetta talousraportoinnin ongelmista, joiden vuoksi yksittäisille tileille pitää raportoida hyvin pieniä summia. 

Yhdessä kunnassa on kehitetty kirjanpidon käytäntöjä merkittävällä tavalla, minkä vastaaja odottaa heijastuvan myös Valtiokonttorille ilmoitettujen tilinpäätöstietojen laatuun. Eräs vastaaja toteaa, että löyhästi hallinnoidut hankintojen toimintamallit eri toimialoilla voivat synnyttää yllättäviä menoja. Hän toteaa kuitenkin, että tätä asiaa ollaan korjaamassa. Yksi kunta kiinnittää myös huomiota siihen, että välillä tulee ennalta arvaamattomia tai nopeita muutoksia, joiden vuoksi budjetointi on vaikeaa ja jotka saattavat toteutuessaan vaikuttaa useisiin muihinkin suunniteltuihin hankkeisiin esimerkiksi siirtämällä niiden aikataulua.

Yleisiä johtopäätöksiä 

Kuntien tietohallinto- ja ICT-menojen raportoinnin ja kirjanpidon kehittämiseen liittyy erilaisia näkökulmia. Yksi näkökulma on lakisääteinen kuntien tilinpäätöstietojen raportoinnin kehittäminen. Sen osalta kunnat ovat olleet melko yksimielisiä siitä, ettei raportointia haluta monimutkaistaa tai tehdä nykyistä raskaammaksi eli esimerkiksi uusia raportoitavia tilejä tai palveluluokkia ei kaivata. 

Toinen näkökulma on pohtia, miten kunnat soveltavat kirjanpito-ohjeita ja käytäntöjä tietohallinto- ja ICT-menojen osalta ja mitä ovat tarvittavat toimenpiteet ohjeiden yhdenmukaisen soveltamisen varmistamiseksi. Kolmas näkökulma on kunnan omaehtoiset kirjanpitokäytänteiden kehittämistarpeet kunnan sisäisen talousraportoinnin ja -seurannan tueksi. 

Kuntien tietohallinto- ja ICT-menojen järjestelmällistä ja pitkäjänteistä analyysia tulisi jatkaa ja kehittää tarkempien johtopäätösten mahdollistamiseksi, ja niiden avulla entistä tuottavamman ja vaikuttavamman ICT-palveluiden tuotannon edistämiseksi. Osana tätä työtä tulisi kehittää kuntien kirjanpitokäytänteiden laatua ja yhdenmukaisuutta - esimerkiksi laatimalla entistä parempia ohjeistuksia ja suosituksia sekä kehittämällä kunnille suunnattujen kirjanpidon ja raportoinnin ajankohtaistilaisuuksien sisältöjä (kuten FCG:n koulutukset ja Valtiokonttorin aamukahvitilaisuudet).

Kuntien tieto- ja taloushallintoasiantuntijoiden tulisikin kiinnittää entistä enemmän huomiota kuntien hyvien kirjanpitokäytäntöjen mukaiseen tietohallinto- ja ICT-menojen kirjaamiseen, jotta määrämuotoisesti tilinpäätösraportoinnista saisi entistä yhdenmukaisemman ja tarkemman kuvan kuntien tietohallinto- ja ICT-menoista. Tämä onnistuu varmistamalla, että ICT-menokirjaukset tehdään kunnan kirjanpidossa kirjanpitolautakunnan hyvinvointialue- ja kuntajaoston yleisohjeiden ja lausuntojen sekä Kunta-Aura käsikirjan ohjeistuksen mukaisesti. Samalla kuntien omaa, sisäistä tietohallinto- ja ICT-menojen seurantaa voi kehittää esimerkiksi perustamalla vapaaehtoisia kirjanpitotunnisteita kirjanpitotilien oheen.

Esimerkkejä kirjanpidollisista kehittämiskohteista:

• Tulisi muistaa, että pääasiallinen tilinpäätöksen ICT-palveluiden kulutili on 4342 ICT-palvelut
  • Sille tulee kirjata myös tietoliikennekulut.
  • Sille tulee kirjata myös tietohallinto- ja ICT-kehittämiskulut kuten tietohallinto- ja ICT-asiantuntijapalveluhankinnat. Näihin sisältyvät myös esimerkiksi ICT-palveluiden hankinta- ja esiselvitysvaiheisiin liittyvät kulut konsultointipalvelut.
    • Poikkeuksen muodostavat yksittäiset ja ainutkertaiset kehittämisprojektit- tai hankkeet, joilla on useammalle vuodelle ulottuvaa merkittävää vaikutusta ja jotka ylittävät kustannuksiltaan kunnan asettaman pienhankintarajan. Näissä tapauksissa kehittämismeno aktivoidaan taseeseen ja kirjataan tilille 1010 Muut pitkävaikutteiset menot.
• Kaikki ohjelmistolisenssien kustannukset kirjataan pääsääntöisesti tuloslaskelman kulutilille 4342 ICT-palvelut, poikkeuksina:
  • Kunnan pienhankintarajan ylittävät yksittäiset ja pitkävaikutteiset (useampia vuosia) lisenssihankinnat aktivoidaan taseeseen ja kirjataan tilille 1005 Tietokoneohjelmistot.
  • Jos kunnan yksittäiseen palveluun liittyvien henkilökohtaisten tai yksittäisten lisenssien yhteiskustannus ylittää kunnan pienhankintarajan, voi kunta harkinnanvaraisesti aktivoida nämä lisenssikustannukset tilille 1005 (tilin 4342 sijasta).
• Kunnan sisäisen tietohallinto- ja ICT-menojen seurannan tueksi suositellaan perustettavaksi kunnan omaan kirjanpitoon erilliset tietohallinto- ja ICT-palveluiden laskentatunnisteet seuraaville tileille:
  • 4000-4299 Henkilöstömenot, jotta tileiltä saadaan helposti eriteltyä tietohallinto ja ICT-henkilöstön henkilöstömenot
  • 4580 Kalusto, jotta tililtä saadaan helposti eriteltyä kertapoistoisten ICT-laitteiden kuten tablettien ja e-kirjojen lukulaitteiden osuus.
  • 4830 Koneiden ja laitteiden vuokrat, jotta tililtä saadaan helposti eriteltyä tietokonelaitteiden vuokrakulujen osuus
  • 1010 Muut pitkävaikutteiset menot, jotta tililtä saadaan helposti eriteltyä taseelle aktivoidut tietohallinto- ja ICT-kehittämishankkeet 

Mikäli kirjausohjeista ja kirjanpidon hyvistä käytännöistä herää kysymyksiä, kunta voi kääntyä esimerkiksi Kuntaliiton puoleen neuvontapyynnöllä.