Pulinat pois: Salassa pidettävät tiedot eivät kuulu sivullisille

Kestosuosikkikysymys kunnissa koskee julkisuutta ja salassapitoa. Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa, ns. julkisuuslaissa, säädetään melko tarkasti siitä, milloin asiakirja on julkinen tai salassa pidettävä. Julkisuuslaissa säädetään, että sivullisille ei saa paljastaa salassa pidettäviä tietoja. Käytännössä ei ole aina kuitenkaan ihan helppoa arvioida, kuka on asiassa sivullinen ja kuka ei: milloin viranomaishenkilö on sellaisessa asemassa, että hänellä on oikeus tehtävässään käsitellä salassa pidettäviä tietoja?

Vastaan Kuntaliiton juristina usein julkisuutta ja salassapitoa koskeviin kysymyksiin ja mielestäni teema kaipaa kertausta. Siksi pohdinkin aihetta kahdessa blogissani.

Kokousasiakirjojen salassapito velvoittaa niin palvelussuhteessa olevia kuin luottamushenkilöitäkin

Kunnallinen päätöksentekojärjestelmä tarkoittaa luonnollisesti, että kuntien kokouksissa myös toisinaan käsitellään salassa pidettäviä tietoja.

Julkisuuslain selkeä lähtökohta on, että salassa pidettäviä tietoja ei saa antaa sivullisille ja että sellaisia tietoja saavat käsitellä ainoastaan ne viranomaishenkilöt, jotka käsittelevät ko. asiaa. – Sekä, tietysti asianosainen itse.

On varsin selvää, että henkilön, joka tekee hallintopäätöksen jonkun oikeudesta, edusta tai velvollisuudesta, täytyy päästä käsiksi kaikkiin tietoihin, jotka vaikuttavat asian arviointiin ja ratkaisuun. Koska nämä tiedot toisinaan kuitenkin lain mukaan ovat salassa pidettäviä, täytyy huomioida niitä koskevat erityisvaatimukset. On olennaista muistaa, että viranomaishenkilöä, jonka tietoon tulee salassa pidettäviä tietoja, velvoittaa vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto.

Toisin sanoen kunnan viranhaltija tai työntekijä ei saa paljastaa saamiaan tietoja sivullisille. Hän ei myöskään voi käyttää niitä omaksi taikka toisen henkilön hyödyksi tai haitaksi.

Myös luottamushenkilöiden on olennaista hahmottaa, että salassapito kukistaa eittämättä luottamushenkilön sananvapauden.

Missä menee sivullisen määritelmän raja? Lakia on osattava tulkita

Harmillisesti julkisuuslaissa ei kuitenkaan ole mahdollista tarkoin määritellä rajaa, jossa viranhaltija, työntekijä tai luottamushenkilö on niin kytkeytynyt asian käsittelyyn, että hänellä on oikeus myös hallintoasiaan liittyviin salassa pidettäviin tietoihin. Ja milloin häntä taasen on pidettävä asian suhteen sivullisena.

Selvää kuitenkin on, että viranhaltijalla, joka valmistelee ja/tai esittelee asian, johon välittömästi liittyy salassa pidettäviä asiakirjoja, on oikeus tällaisiin tietoihin. Sama koskee luottamushenkilöä silloin, kun toimielin käsittelee salassa pidettävää asiaa tai osittain salassa pidettävää asiaa, ja luottamushenkilö virkavastuulla yhdessä muiden toimielinten jäsenten kanssa osallistuu päätöksentekoon.

Sivullisena ei toisin sanoen voida pitää henkilöä, jonka tehtäviin asian käsittely viranomaisessa kuuluu. On muistettava, että hallintotoiminnassa tehdään päätöksiä toisen henkilön oikeudesta, edusta ja velvollisuudesta. Hallintopäätös voi vaikuttaa suoraan henkilön perusoikeuksiin. Lisäksi viranomaisessa käsitellään asioita, jotka koskevat esimerkiksi julkisyhteisön, valtion tai yrityksen elintärkeitä intressejä. Kun viranomainen käsittelee asiaa, sillä on velvollisuus selvittää asiaa riittävästi ennen kuin se tekee päätöksen. Tämä saattaa toisinaan tarkoittaa myös salassa pidettävien tietojen selvittämistä. Asian käsittelijällä, joka virkavastuulla hoitaa tointaan, täytyy siten myös toisinaan olla pääsy salassa pidettäviin tietoihin, jotta asiaa voidaan valmistella ja selvittää lain edellyttämällä tavalla. Jos valmistelu on puutteellinen, päätös voidaan lähtökohtaisesti kumota hallinto-oikeudessa.

Hieman tulkinnanvaraiseksi kysymykseksi muodostuu siten tilanne, jossa luottamushenkilöllä on puhe- ja läsnäolo-oikeus toimielimen kokouksissa, mutta hän ei kuitenkaan ole toimielimen jäsen. Toisin kuin jäsenet sivullisen asemassa oleva henkilö ei voi esimerkiksi äänestää, eikä siten juridisesti osallistua päätöksentekoon. Puhe- ja läsnäolo-oikeutettu kuitenkin puheenvuoroillaan ja läsnäolollaan vaikuttaa päätökseen, ja tämän kategorian päättäjiinkin sovelletaan esteellisyyssääntelyä. Se tarkoittaa, että lainsäätäjän mielestä myös puhe- ja läsnäolo-oikeutettu osallistuu asian käsittelyyn. Onko tällainen päättäjä asian käsittelijän roolissa siten, että hänellekin tulisi antaa salassa pidettäviä tietoja päätöksenteon pohjaksi?

Marraskuisessa blogissani tarkastelen tätä aihetta. Näkökulma on, onko mahdollista pitää puhe- ja läsnäolo-oikeutettua asian käsittelijänä siten, että hänellä olisi oikeus myös salassa pidettäviin tietoihin, joita toimielimessä käsitellään.