Ota asiantuntija mukaan edustusmatkalle

Kun kunta tai kaupunki lähettää valtuuskunnan edustamaan itseään kansainväliseen tapahtumaan, kannattaa poliittisten edustajien lisäksi harkita asiantuntijan mukaan ottamista. Tämä on hyödyllistä erityisesti silloin, kun ohjelmassa on edustuksellisien tilaisuuksien lisäksi myös asiantuntijan erityisosaamisen kannalta merkityksellisiä, sisällöllisempiä kokoontumisia, kuten työpajoja.

Miten kunta hyötyy?

Asiantuntijan ottaminen mukaan on edullista kunnalle, koska se pystyy näin tuomaan esiin asiaosaamistaan, markkinoimaan hyviä käytänteitä sekä keräämään tietoa asiakkailleen ja sidosryhmilleen. Tehokkaalla ja oikea-aikaisella viestinnällä erityisesti sosiaalisissa medioissa asiantuntija voi lisätä sekä oman organisaationsa että yhteistyötahojensa tunnettuutta ja positiivista näkyvyyttä.

Asiantuntijan kautta kunnan on helpompaa luoda monitasoisempia suhteita paitsi toisiin kuntiin ja kaupunkeihin, myös paikallisiin ja kansainvälisiin toimijoihin, kuten yliopistoihin, tutkimuslaitoksiin ja ajatuspajoihin.   

Miten asiantuntija hyötyy?

Asiantuntijan kannattaa osallistua kansainvälisiin tapahtumiin, koska eri kulttuureista tulevien kollegojen kanssa ajatukset omasta erityisosaamisesta tuulettuvat kuin itsestään. Asiantuntijalle avautuu yhteistyö- ja verkostoitumismahdollisuuksia sekä vertaistoimijoiden että alueellisten ja globaalien järjestöjen edustajien kanssa.

Todennäköisyys rajoja ylittävään yhteistyöhön siis moninkertaistuu. Kontaktien lisäksi asiantuntija saa uutta tietoa ja osaamista, mutta toisaalta, jakamalla osaamistaan hän markkinoi omaa organisaatiotaan sekä luo uusia yhteyksiä ja lisäarvoa sidosryhmilleen.

Turha on turhaa myös matkustamisessa

Pandemianaikaiset matkustusrajoitukset ovat suurelta osin poistettu, mutta työssä matkustamisen tavat ovat muuttuneet pysyvästi. Kestävyysnäkökohdista ja työhyvinvoinnin kannalta tarkasteltuna turhan lentämisen ja aikaerorasituksen väheneminen ovatkin positiivisia muutoksia.

Etäosallistuminen on mahdollistanut paljon sellaista kansainvälistä kanssakäymistä, joka oli aiemmin harvinaista. Asiantuntijat ympäri maailmaa voivat tavata toisiaan vähällä vaivalla omissa työhuoneissaan lyhyelläkin varoitusajalla ja kunnan kannalta aiempaa huomattavasti halvemmalla.

Mikään ei korvaa aitoa kohtaamista

Kansainväliset webinaarit ja Teams-palaverit eivät kuitenkaan voi korvata fyysisesti läsnä tapahtuvia kohtaamisia. Tänä päivänä ei ole tarvetta eikä järkeäkään lentää maapallon toiselle puolelle kahden tunnin kokoukseen, mutta jos aikoo lähteä, matkasta kannattaa ottaa kaikki irti.

Verkostoituminen suurissa kansainvälisissä tapahtumissa on varsin luonnollista ja vaivatonta verrattuna sähköisiin tilaisuuksiin. Osallistujat ovat hetkeksi irrotettuja tutuista toimintaympäristöistään, mikä mahdollistaa oman osaamisen, tehtävien ja toimintatapojen tarkastelun tuorein silmin, hieman etäämmältä ja ulkopuolelta. Tällainen pohdinta vahvistaa luovuutta ja tuottaa usein uusia assosiaatioita ja ideoita arjen työhön.

Johdonmukainen kansainvälinen verkostoituminen on kaikkien etu

Useampipäiväisessä tapahtumassa ajatuksienvaihto ei jää yhteen kertaan, vaan kollegoihin ja uusiin kontakteihin törmää tuon tuosta. Syvemmän ja tuloksellisemman verkostoitumisen kannalta tämä on otollisempaa kuin yhden kohtaamisen taktiikka. Toistuvasta edustamisesta kannattaa ylipäätään tehdä hyvä käytänne, sillä johdonmukainen ja merkityksellinen näkyvyys takaavat onnistuneen verkostoitumisen.  

Hienointa asiantuntijan kannalta kansainvälisissä tapahtumissa ovat kuitenkin yllättävät, suunnittelemattomat kohtaamiset. Niissä syntyvät usein ne kaikkein sykähdyttävimmät oivallukset ja uusien yhteistyömahdollisuuksien idut, joita kultivoimalla organisaatiosi kansainvälinen merkittävyys ja näkyvyys vahvistuvat.

Kirjoittaja on Kuntaliiton kestävän kehityksen erityisasiantuntija ja projektipäällikkö, joka koordinoi Suomen kuuden suurimman kaupungin kestävän kehityksen tavoitteiden edistämistä tukevaa verkostoa. Vuonna 2022 hän osallistui Pohjoismaisen Ministerineuvoston kestävän kehityksen ajatuspajaan Kööpenhaminassa ja kuntahallintojen kansainvälisen kattojärjestön maailmanfoorumiin Daejeonissa Etelä-Koreassa, osana Kuntaliiton valtuuskuntaa.