Suurtapahtuma rakentaa kaupungille kansainvälistä profiilia

Espoon kaupunki järjesti 8.-10.6.2022 suurten eurooppalaisten kaupunkien Eurocities-verkoston vuosikonferenssin. Espoon tavoite Eurocities-vuosikonferenssin järjestämiselle oli kaupungin kansainvälinen profiilinnosto - Espoon paikan vahvistaminen Euroopan kartalla.

Eurocities on yli 200 eurooppalaisen suuren ja keskisuuren kaupungin edunvalvonta- ja vertaisoppimisverkosto, ja Espoolle tärkein eurooppalaisen yhteistyön foorumi. Vuosikonferenssi on vuoden päätapahtuma, joka kokoaa yhteen kaupunkien johtajia, poliittisia päättäjiä, johtavia viranhaltijoita ja EU-päättäjiä.

Vuosikokouksen järjestämisvastuuta haetaan muutama vuosi ennen tapahtumaa, ja kilpailu roolista on kovaa. Järjestäjäkaupunki rakentaa tapahtuman ohjelman ja vastaa käytännön järjestelyistä, yhteistyössä Eurocitiesin toimiston kanssa.

Strateginen viestintä tapahtuman kautta

Espoo-tarinan eli Espoon kaupunkistrategian mukaan kaupunki profiloituu kansainvälisenä edelläkävijäkaupunkina, oppii ja kehittyy kansainvälisessä yhteistyössä sekä hakee EU-rahoitusta erityisesti vihreään siirtymään ja digitalisaation edistämiseen.

Espoon kansainvälinen toiminta on monipuolista ja koko organisaation läpileikkaavaa. Eurocities-vuosikonferenssi oli kuitenkin ensimmäinen muille kaupungeille suunnattu kansainvälinen suurtapahtuma, jonka järjestimme.

Tapahtumasta teki erityisen kiinnostavan sen kohderyhmä, suuret ja keskisuuret eurooppalaiset kaupungit, eli Espoon tärkeät ja potentiaaliset kumppanit. Pääsimme rakentamaan yhteisen alustan eurooppalaiselle kaupunkidialogille, joka keskittyi meille keskeisiin teemoihin. Valitsimme teemat suoraan Espoo-tarinasta: kaupunkien ilmastojohtajuus, yhteiskehittäminen ja nuorten osallisuus.

Eurocities-vuosikonferenssi toimi strategisen viestinnän välineenä - kutsuimme eurooppalaiset kaupungit ja EU-päätöksentekijät keskustelemaan kanssamme teemoista, jotka ovat Espoolle keskeisiä. Opintovierailujen, oheistapahtumien, nuorten tulevaisuusmentoreiden ja päälavan ohjelman teemojen kautta rakensimme tapahtuman kaupungin näköiseksi panostaen vuorovaikutteisuuteen ja avoimuuteen.

Eurocities-vuosikonferenssin järjestäminen oli valtava viestinnällinen kokonaisuus, jonka myötä pääsimme kokeilemaan kaupungilla vähällä käytöllä olleita työkaluja, kuten mediatiedotteen lähettämistä kansainvälisellä jakelulla ja saimme oppia Espoon kansainvälisen kaupunkimarkkinoinnin kehitystyöhön. Espoon järjestämästä Eurocities-vuosikonferenssista puhuttiin laajasti kansainvälisessä mediassa (93 miljoonaa lukijaa!)

Espoon sai Eurocities-vuosikonferenssista muun muassa uusia kontakteja, tietoa sekä media- ja somenäkyvyyttä. (Kuva: Espoon kaupunki)

Kansainvälinen verkosto vahvemmaksi

Kysyimme vierailtamme ennakko-odotuksia ja -tietoja Espoosta. Moni oli Suomessa ensimmäistä kertaa, useat eivät tienneet Espoosta mitään. Saimme vierailtamme yleisarvosanaksi konferenssista hulppeat 4/5. Kanssamme halutaan myös tehdä yhteistyötä tulevaisuudessa. Saimme arvosanaksi 8,1 kun kysyimme asteikolla 1-10 kuinka kiinnostuneita vieraamme ovat yhteistyöstä Espoon kanssa esimerkiksi EU-rahoitteisten projektien suhteen.

Rakensimme vuosikonferenssin yhteyteen Future Mentors -ohjelman, jossa nuoret mentoroivat kotikaupunkiensa päättäjiä kaupunkien tulevaisuuteen liittyvistä toiveista ja peloista. Ohjelmaan osallistui 26 kaupunkia, joiden kanssa meillä syntyi erinomainen yhteys jatkaa yhteistyötä nuorten osallisuuteen tai muihin teemoihin liittyen. Verkoston vahvistaminen on pitkäjänteistä työtä, mutta jo nyt eri puolilta organisaatiotamme kuuluu, että yhteydenottojen, projektiehdotusten ja puhujapyyntöjen määrä on lisääntynyt.

Saimme tärkeitä kontakteja ja osaamista yhteistyöstä Euroopan komission ja muiden EU-toimielimien kanssa sekä kansallisella tasolla ministerien kabinettien, VNK:n valmistelijoiden ja Euroopan komission Suomen edustuston kanssa. Kaupunki näyttäytyi relevanttina kumppanina ja toimijana eurooppalaisessa kaupunkipolitiikassa. Tätä yhteistyötä ja dialogia on helppo jatkaa muissa kysymyksissä.

Kansainvälisiksi osaajiksi Espoossa

Lähes 500 hengen suurtapahtumaa ei voi toteuttaa yksin.

Saimme vuosikonferenssiin mukaan kaupungin strategiset kumppanit Aalto-yliopiston ja VTT:n pääyhteistyökumppaneiksi. Suurtapahtuman järjestäminen on hyvä mahdollisuus rakentaa yhteistä kansainvälistä näkyvyyttä kohderyhmälle, joka on usealle organisaatiolle kiinnostava. Myös yrityksiä ja julkisia toimijoita lähti mukaan toteuttamaan ja sponsoroimaan vuosikonferenssia.

Osana vuosikonferenssin rakennusta teimme myös verkostoanalyysin ja pitkän aikavälin tavoitteet Eurocities-verkostolle. Yhteiset keskustelumme, konseptin rakentaminen, Espoon viestien kirkastaminen ja varsinaisen konferenssin toteuttaminen hitsasivat kansainvälisesti aktiivisten kollegoiden joukkoa hienosti yhteen pelaavaksi joukkueeksi.

Moni kehui Eurocities-vuosikonferenssin rakentamisen olleen vuoden kivoin työtehtävä, joka toi kontakteja, uutta tietoa ja rohkeutta oman työn kv-ulottuvuuden kehittämiseen. Yhteensä vuosikonferenssin toteutukseen osallistui noin 120 espoolaista työntekijää ja luottamushenkilöä erilaisissa rooleissa.

Tärkeintä kaupungin kansainväliselle toiminnalle on se, että meillä on kansainvälisyydestä innostuneita, osaavia kollegoita, jotka näkevät kansainvälisyyden hyödyt ja mahdollisuudet oman työnsä kannalta, ovat verkottuneita sekä organisaation sisällä että ulospäin.

Kaupungin kansainvälinen toiminta on vaikuttavaa silloin, kun se tukee strategian toteutumista, kutsuu organisaation mukaan ja on läpileikkaavaa, ei muutaman asiantuntijan harteilla. Tärkein anti Eurocities-vuosikonferenssin järjestämisestä oli kaupunkiorganisaatioon jäävä we can do this -asenne!

Iloisia espoolaisia onnistuneen konferenssin jälkeen. (Kuva: Espoon kaupunki)

Kirjoittaja:

Espoon kansainvälisten asioiden päällikkö Milla Ovaska