Yhteentoimivuus syntyy oman toiminnan ymmärryksestä

Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta saavutettavuusvaatimuksineen on hädin tuskin saatu toimeenpantua, kun julkisissa organisaatioissa tehdään jo kovasti töitä tiedonhallintalain (906/2019) eteen. Ovatko avainresurssit toimeenpanon osalta asianhallinnan /arkistoinnin- vai tietohallinnon yksiköissä? Mikä on palvelukehityksen tai tiedolla johtamisen ammattilaisten rooli muutoksessa? Kunnissa on resursoitu myös tietosuojaan ja -turvaan, jolloin tiedon elinkaareen liittyvät keskustelut ovat aktivoituneet voimakkaasti. 

Fokusta on käännetty asianhallinnasta ja arkistoinnista kohti tiedon elinkaaren hallintaan kokonaisuutena. Koulutus ja resurssit sähköiseen tiedonhallintaan siirryttäessä ovat kuitenkin jääneet kunnissa vähäisiksi. Vastuu muun muassa sähköisen arkistoinnin kehittämisestä on annettu/mennyt pitkälti tietohallinnolle. Tekninen yhteentoimivuus vaatii kuitenkin myös toiminnan ja semantiikan yhteentoimivuutta. Järjestelmiä hankittaessa/kehittäessä tulisi olla taustalla vahva oman toiminnan ymmärrys. Tämä puolestaan syntyy vain yhteistoiminnassa eri alojen ammattilaisten kanssa.

Tiedonhallintalain mukainen tiedonhallintamalli toimii yhteistoiminnan alustana. Parhaimmillaan se kokoaa kunnan eri asiantuntijoiden ymmärryksen (mitä tietoa on ja missä) yhteiseksi vahvuudeksi ja tietojohtamisen mahdollisuudeksi sekä rakentaa kuntayhteisen sanaston ja toiminnan sekä tätä kautta mahdollisuuden yhteentoimivuuteen myös muun julkisen hallinnon kanssa.

Miten sinun kunnassasi on ratkottu yhteisen tietopuheen mahdollistaminen?

Yhteisymmärrys toiminnasta ja siinä liikkuvasta tiedosta ei synny itsestään. Johdon tehtävä on mahdollistaa kunnan tietotoiminnan- sekä muutoksien johtaminen.  Tiedonhallintamalli toimii tässä varsin kattavana toiminta- ja tietoympäristön kuvaajana luoden jäsentyneen ja johdettavissa olevan kokonaisuuden sekä luo yhteistyön edellytyksiä kytkeydyttäessä muuhun julkiseen hallintoon. Tiedonhallintalakihan velvoittaa myös tiedon yhteiskäyttöön. Tavoitteena ei kuitenkaan ole ko. dokumentin laatiminen lakivelvoitteiden täyttämiseksi.

Kunnan johdon kannattaakin pysähtyä vuoden alusta käytössä olevien tiedonhallinnan kuvausten äärelle, pohtimaan, mitä ymmärrystä tietojen kokoaminen on kunnassa lisännyt, kuinka tuo ymmärrys juurtuu osaksi kuntajohtamista ja kuinka varmistetaan riittävä tiedon elinkaareen liittyvä vuoropuhelu ja osaaminen.

Erityisen tärkeää on hahmottaa kunnan tietovarastot suhteessa kansallisiin ja EU -tason avoimen datan vaatimuksiin (tiedonantovelvoitteet ja -saantioikeudet). PSI-direktiivin (public sector information) toimeenpano tulee aiheuttamaan jo ensi vuonna uusia velvoitteita kuntien tiedonhallintaan. Työn alla on myös avoimen datan direktiivin- sekä Single Digital Gateway (SDG) -asetuksen toimeenpano.

PSI-direktiivin (public sector information)/ avoimen datan direktiivin toimeenpano tulee aiheuttamaan jo ensi vuonna uusia velvoitteita kuntien tiedonhallintaan. Seurata kannnattaa myös Single Digital Gateway (SDG) -asetuksen toimeenpanoa. (Tämä kappale täydennetty 4.12.2020).

Lisää aiheesta:

• Tiedonhallintalautakunta (vm.fi)
• Tiedon hyödyntäminen ja avaaminen (vm.fi)
• Tiedon yhteentoimivuus (vm.fi)
• Tiedonhallintamallien laadinta loppuvuodesta 2020