Katariina Huikko 27.3.2020

Poikkeuksellinen tilanne vaatii malttia myös hankinnoissa

Elämme poikkeuksellisia aikoja. Koronavirus on muuttanut tapaamme tehdä töitä, asioida ja kommunikoida toisemme kanssa. Ihan viimeisimmäksi se on rajoittanut liikkumistamme. Tämä kaikki on luonut painetta lakien ja sopimusten joustavaan ja mukautuvaan tulkintaan. Julkisten hankintojen lainsäädännön ja sopimusoikeuden yleiset periaatteet eivät ole kuitenkaan hävinneet muutosten taustalta. Ne takaavat edelleen yhteiskunnalle ja yritystoiminnalle tärkeiden tavoitteiden, kuten julkisten varojen tehokkaan käytön ja ennakoitavuuden, toteutumista.

Hankintakäytännöt ja -laki koetuksella

Koronaepidemian alettua Julkisten hankintojen neuvontayksikköön (JHNY) alkoi tulla yhteydenottoja, joissa pohdittiin epidemian vaikutuksia hankintoihin. Hyvin nopeasti kävi selväksi, että oli tarvetta laajemmalle ohjeistukselle. Siksi neuvontayksikkö laati hankintayksiköille ohjeistuksen, jossa käydään läpi hankintalain reunaehdot sekä hankintasopimuksiin liittyviä näkökulmia.

Eniten hankintayksiköissä pohdintoja ovat aiheuttaneet esimerkiksi mahdolliset suorahankintatilanteet, ylivoimaisen esteen käsite sekä epidemian muut vaikutukset hankintasopimuskaudelle. Hankintalaissa tilanteen edellyttämää joustoa toki on, mutta jossain vaiheessa se kuminauhakin katkeaa.

Alueellinen elinvoima on nyt koetuksella, eivätkä kaikki asiat ratkea vain hankintalakia lukemalla. Sen vuoksi – ja samanaikaisesti JHNY:n ohjeistuksen kanssa – Kuntaliitto laati yhteistyössä Suomen Yrittäjien kanssa yhteiset suositukset myös julkisiin hankintoihin. Niissä otetaan kantaa siihen, miten kunnat ja muut hankintayksiköt voisivat tässä tilanteessa omissa hankinnoissaan edistää paikallista ja alueellista elinvoimaa ja kantaa oman vastuunsa siitä, että talouden pyörät pyörivät. Tärkeää olisi se, että välittömästi tehtäisiin ne toimenpiteet, mitkä voidaan tehdä. Hankintoja siis tulee ja kannattaa tehdä epidemian aikanakin.

Pohdittavaa poikkeusoloihin

Tilanne on nyt todella poikkeuksellinen. Kiire ja koko ajan muuttuva toimintaympäristö tekevät arjen hankintasopimusten soveltamistilanteista entistä haastavampia. Nämä ovat niitä tilanteita, joiden vuoksi hankintalaissakin on varauduttu ”ennakoimattomiin olosuhdemuutoksiin”. Tilanteisiin, joita edes huolellisesti toimiva hankintayksikkö ei olisi voinut ennustaa. Ohessa muutama ajatukseni siitä, mitä nyt olisi hyvä huomioida julkisten hankintojen saralla:

Tee tapauskohtainen tilannearvio. On kyse sitten hankinnan kilpailuttamisesta, suorahankinnan tekemisestä tai hankintasopimukseen liittyvästä tulkintatilanteesta, pysähdy hetkeksi ja tee tapauskohtainen tilannearvio. Soveltamistilanteet ovat aina yksilöllisiä, eikä kaikki ratkea esimerkiksi naapurikunnan ratkaisuja kopioimalla. Keitä kuppi teetä ja käy kuvio läpi.
Lue ohjeet ja suositukset – ja sopimus! Edellä mainitut JHNY:n ohjeet sekä Kuntaliiton ja Suomen Yrittäjien suositus on laadittu avuksesi. Tutustu niihin, sillä niistä löytyvät keskeiset huomioitavat asiat ajattelusi tueksi. Jos toimenpiteesi koskee hankintasopimusta ja sen ehtojen tulkintaa, lue sopimus sekä sen liitteenä olevat asiakirjat. Sieltä löytyvät vastaukset suurimpaan osaan niistä kysymyksistä, jotka liittyvät hankintasopimusten tulkintaan. Noudata sopimusehtoja.
Toimi ja kommunikoi. Tilannearvion tekemisen sekä ohjeistusten ja asiakirjoihin tutustumisen jälkeen suorita ne toimenpiteet, joita tilanne vaatii. Niitä voivat olla lisähankintojen tekeminen tai vaikkapa ylivoimaiseen esteeseen vetoaminen. Pidä myös mielessä, että poikkeustilanteissa viestinnän merkitys korostuu. Jos kyseessä on hankintasopimuksen muuttaminen, olettaen että se on ylipäätään mahdollista, keskustele asiasta sopimuskumppanisi kanssa. Pyrkikää yhdessä löytämään ratkaisuja, jotka minimoivat vahinkoja puolin ja toisin. Kirjaa tulos yhteisesti hyväksyttäväksi muutokseksi. Huomioi hankintalain reunaehdot.
Mieti, mitä vielä voit tehdä. Markkinoilla on nyt paljon epävarmuutta. Olisiko joitain hankintakokonaisuuksia mahdollista aloittaa kilpailuttamaan jo nyt? Entä onko pienhankintapuolella joitain kokonaisuuksia, joihin kaivataan kumppania? Voisiko joku sellainen toimittaja, joka varsinaisella toimialallaan kohtaa nyt haasteita, päästä toimittajaksi johonkin pienhankintaan? Keskustele näistä kokonaisuuksista potentiaalisten toimittajien kanssa. Olisiko mahdollista löytää uusia, innovatiivisia ratkaisuja näihin kokonaisuuksiin?
Ole maltillinen ja järkevä. Vaikka tilanne on poikkeuksellinen ja monella tapaa epävarma, pidä jäitä hatussa ja pyri löytämään maltillisia ratkaisuja. Tähtää siihen, että toimenpiteet toteutetaan rakentavassa hengessä. Yksipuoliset ilmoitukset kummalta puolelta tahansa ilman niitä avaavia keskusteluja tai neuvotteluja voivat kärjistyä suuremmiksi konflikteiksi tulevaisuudessa. Oma katse on hyvä pitää kauempana horisontissa ja pandemian jälkeisessä ajassa. Ratkaisut, jotka tehdään nyt, voivat vaikuttaa pitkälle tulevaisuuteen.