Etäkokouksetko voimavara myös Koronan jälkeen?

Koronavirus on tuonut mukanaan runsaasti huomioon otettavia asioita kuntienkin toimintaan ja kunnallishallintoon. Suomen hallitus on 16.3.2020 antamissa linjauksissaan todennut mm., että rajoitetaan julkiset kokoontumiset kymmeneen henkilöön ja suositellaan välttämään tarpeetonta oleilua yleisillä paikoilla. Vaikkei linjaus sinällään suoranaisesti kunnallisten toimielinten kokoontumisia koskekaan, on se tuonut mukanaan sähköisten kokousten invaasion kunnallisten toimielinten kokousten ohella niin kuntien sisäisiin vapaamuotoisten tapaamisiin kuin myös kuntien välisiin neuvotteluihin ja tapaamisiin. Tutuiksi ovat käyneet niin Teams, Zoom, Google Hangouts Meet kuin Skypekin ja ehkäpä vielä jokin muukin järjestelmä.

Kunnallisten toimielinten kokoontumisista säädetään kuntalain 98-99 §:ssä. Toimielimet voivat tehdä päätöksiä varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä kokouksessa ja vieläpä sähköisesti ennen kokoustakin. Sähköisen kokouksen pitäminen vaatii erillisen kokousjärjestelmän olemista, joka sitten voidaan sähköisesti välittää kokouksen osanottajille. Kokoukseen osallistujalla tulee olla yhteydenpidon mahdollistava laite. Ainakin Ruskon kunnassa etäkokoukset ovat osoittaneet voimansa ja mahdollisuutensa jo meneillään olevan maalis-huhtikuun aikana. Toki silloin on huolehdittava tietoturvallisuudesta ja eritoten siitä, että salassa pidettävät tiedot eivät ole ulkopuolisen saatavissa. Sähköisissä kokouksissa, joihin osallistutaan etänä kotoa, tulee kiinnittää huomiota siihen, että ulkopuolisilla ei ole mahdollisuutta olla kuulemassa kokouksen sisältöä ja asioiden käsittelyä niissä. Tämä asettaa jonkinasteisen korostuneen vastuullisuusvaatimuksen sen suhteen, että keskustelua ei ole kuulemassa ketään muuta kuin toimielimen kokoukseen osallistuja. Toki kunnalla on mahdollisuus esimerkiksi hallintosäännössä säätää, että mistä paikoista toimielinten jäsenet voivat osallistua kokoukseen.

Kuntalain 99 §:n mukaisen edellytyksen täyttyminen siitä, että läsnä oleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä, ei ole nykyisilläkään järjestelmillä saavuttamaton rasti. Toki kamerayhteyksien jatkuva päällä pitäminen käyttänee yhteyskaistaa jossain määrin enemmän kuin, että kamera ei olisi päällä. Järjestelmät ovat tältä osin varmaankin kehittymässä ja jo tälläkin hetkellä ne turvaavat ainakin jossain järjestelmissä riittävällä tavalla tämän lainkohdan vaatimuksen.

Valtuuston kokousten pitäminen etäkokouksena on sinällään haasteellisempaa siihen kohdistuvan julkisuusvaatimuksen johdosta. Ei varmaankaan pidä ymmärtää niin, että valtuuston kokouksia ei voisi lainkaan pitää sähköisesti etänä mutta oman huomionsa julkisuusvaatimus vaatii. Valtuustosaliin tai muualle voidaan toki järjestää tila, johon kuntalaisille järjestetään mahdollisuus tulla seuraamaan etänä järjestettävän kokouksen etenemistä. Näinhän monissa paikoissa on meneteltykin. Toki korona-aikana tämäkin asettaa omat erilliset vaatimukset. Samoin kokouksen eteneminen voitaneen kokousjärjestelmää videoimalla järjestää yleisesti seurattavaksi nettiyhteyden kautta.

Eritoten ylikunnallisten palaverien ja kokousten pitäminen etänä yleensä Teams-yhteydellä on tehnyt vaikutuksen niiden sujuvuudesta. Tällöinhän kenenkään ei periaatteessa tarvitse liikkua mihinkään ja puheenvuorojen pyynnöt onnistuvat erilaisten chat-yhteyksien avulla tai muulla tavoin. Tapaamisten pitämistä tämän muotoisena voi pitää hyvinkin ekologisena ja ympäristöystävällisenä ja parkkipaikkojen etsimisen tuskalta säästytään. Etäkokoukset eivät luonnollisesti vaadi myöskään matkustusaikaa kokouksiin ja sallivat myös paremmin muiden virkatehtävien hoidon kokouksen kuluessa. Järjestäjäkuntien kahvi- ja muiden tarjoilujen poisjäämistä onkin sitten jo vaikeampi paikata, mutta eiköhän siitäkin sentään selvitä.

Ei pidä ymmärtää, että esitän kaikkien kokousten ja tapaamisten pitämistä etänä, koska myös henkilökohtaisilla tapaamisilla ja ryhmäneuvotteluilla ja vastaavilla on oma merkityksensä, mutta hyvin varteenotettavan vaihtoehdon useiden kokousten pitämiseen tämä korona-aika on opettanut meille  korona-ajan joskus päättyessä. Järjestelmät tulevat varmasti edelleenkin kehittymään ja tulevat sallimaan yhä suurempien henkilömäärien samanaikaisen osallistumisen.  

Sikäli voimme katsoa edellytysten olevan julkisessakin hallinnossa selkeästi paremmassa tilanteessa tänä päivänä sähköisten kokousten järjestämiseen kuin vaikkapa 10-20 vuotta sitten, jolloin välineet ja osaaminen tämän luonteiseen yhteydenpitoon olivat selvästi rajallisemmat. Nyt kun osaksi pakonkin edessä etäkokoustaminen on tullut näinkin tutuksi, tulisi taitoja ylläpitää ottamalla etäkokoukset osaksi normaalia säännönmukaista toimintaa pitämällä vaikkapa tietty osa vuotuisista kokouksista etäkokouksina.

Kari Lehtinen, kunnanjohtaja

Ruskon kunta