Akustista työvälineitä maakunta- ja sote-muutoksen ICT-muutoksen suunnitteluun ja toteutukseen

Uutta tukimateriaalia maakuntavalmistelijoille liittyen asiakas- ja potilastietojärjestelmien muutoksiin

AKUSTI-foorumin keväällä 2018 tuottamat uudet selvitykset liittyen asiakas- ja potilastietojärjestelmien konsolidointien kustannus-hyötyarviointeihin (KUHA-selvitys) sekä hankintaoikeudellisiin kysymyksiin (TIKOLAKI-selvitys) ovat valmistuneet. Kustannus-hyötyarviopohjan ja siihen liittyvät referenssilaskelmat toteutti Deloitte Oy yhdessä Pirkanmaan ja Satakunnan maakuntavalmistelun kanssa. Hankintaoikeudellisia kysymyksiä maakunta- ja sote-uudistuksessa selvitti PTCServices Oy maakuntavalmistelijoista koostuvan työryhmän kanssa. Työssä olivat mukana maakuntavalmistelijat Pirkanmaalta, Pohjois-Savosta, Lapista ja Etelä-Pohjanmaalta sekä Pohjois-Pohjanmaalta. Myös maakuntien ICT-palvelukeskus Vimana Oy ja Kuntaliiton asiantuntijat osallistuvat työhön. Työssä arvioidaan maakuntien perustamisen vuoksi tarpeellisten ICT-konsolidointien reunaehtoja lainsäädännön näkökulmasta oikeuskäytännön kautta keskittyen erityisesti hankintalain näkökulmaan maakunta- ja sote-uudistuksen kontekstissa. Kyseiset materiaalit ovat hyödynnettävissä maakuntien valmistelussa ja niistä saa lisätietoja Karri Vainiolta (KUHA-selvitys) tai Hanna Mennalta (TIKOLAKI-selvitys) (etunimi.sukunimi@kuntaliitto.fi).

Toukokuussa käynnistettiin myös ”Asiakas- ja potilastietojärjestelmien siirron ja konsolidoinnin tukimateriaalin pilotointi” (SIIKA-projekti), joka liittyy tiiviisti syksyllä 2017 tuotettuun ja tammikuussa 2018 hyväksyttyyn Maakuntien ICT-muutokset ja muutosten tukitoimenpiteet -projektin puitteissa tuotettuun asiakas- ja potilastietojärjestelmien siirron ja konsolidoinnin tehtäväverkko, -kartta ja tehtäväkorttimateriaaliin. Projektissa tullaan testaamaan tuotettua materiaalia käytännön valmistelutyössä. Pilotointia tehdään kahden maakunnan voimin, mukana ovat asiakastietojärjestelmien osalta Kanta-Häme ja asiakas- ja potilastietojärjestelmien osalta Satakunta. Työssä tarkennetaan syksyn 2017 projektin tuotoksia tunnistettujen täydennystarpeiden osalta ja työstetään yhteistä pohjamateriaalia maakuntien hyödynnettäväksi. Projekti toteutetaan Q2-Q3 2018 aikana.

"Maakuntien ICT-muutokset ja muutosten tukitoimenpiteet” -projekti

Maakuntien tueksi materiaalia asiakas- ja potilastietojärjestelmien ja talous- ja henkilöstöhallinnon ICT-muutosten toteuttamiseen

AKUSTI-foorumin sateenvarjon alla syksyllä 2017 tehdyssä ”Maakuntien ICT-muutokset ja muutosten tukitoimenpiteet” -projektissa tuotettiin maakuntien ICT-valmisteluun tukimateriaalia asiakas- ja potilastietojärjestelmien ja talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmämuutosten tueksi. Yhteistyössä maakuntien tietojärjestelmäasiantuntijoiden sekä THL:n ja Kelan kanssa tuotetun ohjeistuksen avulla tuetaan erityisesti kunnilta ja kuntayhtymistä maakunnille siirtyvien tietojärjestelmien muutosten suunnittelua ja toteuttamista.

 Työ oli jatkoa aiemmalle ”Maakuntien ICT-muutosskenaariot” -selvitykselle, jossa kuvattiin vaihtoehtoja maakunnan ICT-palvelutuotannon organisoimiseksi. Toteutetun projektin materiaalit ovat maakuntavalmistelijoiden ja kuntatoimijoiden vapaasti hyödynnettävissä. 

Suunnittelua tukevien materiaalien työstäminen jatkuu pilotoimalla ja täydentämällä samanaikaisesti ohjeistuksia maakuntien tunnistamien tarpeiden mukaisesti. Uusina tukiaineistona työn alle on otettu tietojärjestelmäkonsolidointien kustannus-hyöty-arviointia tukevien mallien laatiminen sekä hankintalainsäädännön asettamia reunaehtoja koskeva selvitys. Selvitys tehdään kevään 2018 aikana. 

Projektin toteutus ja tuotokset

Maakuntien ICT-muutokset ja muutosten tukitoimet -projekti tuotettiin AKUSTI-foorumin (Alueiden ja kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallintoyhteistyöfoorumi) projektina maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelun tueksi syksyllä 2017 (10-12/2017). Projektissa kuvattiin tehtävälistausten, tehtäväkarttojen ja -verkkojen avulla kahden työn kohteeksi valitun kohdealueen 1) asiakas- ja potilastietojärjestelmien ja 2) talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien siirron ja konsolidoinnin kriittisen polun tehtäviä. Työssä keskityttiin molempien kohdealueiden osalta nykyisiltä toimijoilta tuleville maakunnille siirtyviin järjestelmiin, ei siis uuden järjestelmän kilpailutukseen ja käyttöönottoon. Tehtävät kuvattiin projektivaiheittain suoritusjärjestyksessään siten, että projektivaiheet on jaettu

1. valmistelu- ja esiselvitysvaiheen,
2. suunnittelu- ja määrittelyvaiheen,
3. toteutusvaiheen sekä
4. jälkiseuranta- ja ylläpitovaiheen tehtäviin.

Työtä edelsi keväällä 2017 tuotettu maakuntien ICT-skenaariotarkasteluprojekti, jonka yhteydessä tuotettiin maakunnille arviointimateriaalia maakuntien ICT-tuotannon järjestämisen ja tietohallinnon vaihtoehdoista, sekä konsolidointi- ja migraatiotavoitteen valinnasta. Tämän työn tuotokset löydät täältä.

Projektissa syntynyt materiaali on mallipohja, jonka dokumentaatiota (tehtävälistaus, tehtäväkartta ja -verkko) voidaan päivittää ja täydentää maakuntakohtaiseksi materiaaliksi maakunnan suunnittelussa tai hyödyntää materiaalia etenemisen suunnittelussa. Tehtäväkartat ja tehtäväverkot pyritään julkaisemaan myös suoraan muokattavassa muodossa kuvausohjelmistoilla mahdollisimman nopeasti, linkki materiaaleihin tulee tälle sivulle. 

Materiaaleihin on pyritty kattavasti kokoamaan kansallisten toimijoiden tuottamia ajankohtaisia ja projektiin liittyviä materiaaleja, ja tämän projektin materiaaleja on tarkoitus tarpeen mukaisesti täydentää maakunta- ja sote-uudistuksen edetessä. Projektin edetessä tunnistettiin muutamia jatkotoimenpiteitä, mm. tehtäväkokonaisuuksiin liittyviä tarkennustarpeita. Näitä tarkennuksia tullaan toteuttamaan kevään 2018 aikana.