Kuntaliiton säilytysaikaohjeistus ympäristöterveydenhuollolle

Kuntaliitto on valmistellut yhteistyössä kuntien asiantuntijoiden kanssa ympäristöterveydenhuollon uutta säilytysaikaohjeistusta. Ohjeistus sisältää sekä Kansallisarkiston määräykset pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista tai asiakirjatiedoista että Kuntaliiton suositukset määräaikaisten tietojen vähimmäissäilytysajoiksi.

Päätöstä sovelletaan 1.3.2000 alkaen kertyneisiin ja kertyviin ympäristöterveydenhuollon asiakirjoihin. 

Säilytysaikaohjeistus löytyy myös Kuntaliiton kunnallisten asiakirjojen säilytysajat -tietokannasta.

Ohjeistus perustuu Kansallisarkiston päätökseen 19.10.2020 pysyvästi säilytettävistä kuntien ympäristöterveydenhuollon asiakirjatiedoista. Annettu päätös täydentää muun muassa Kansallisarkiston aiempaa, vuonna 2003 annettua päätöstä (KA 346/43/02). Kansallisarkiston esityksessä ei oteta kantaa asiakirjojen säilytysmuotoon, koska edelleen ympäristöterveydenhuollossa kertyy sekä analogista että sähköistä aineistoa.

Pysyvään säilytykseen määrättyjä syntysähköisiä asiakirjoja ja tietoja voidaan säilyttää digitaalisessa tai analogisessa muodossa riippuen siitä, onko kuntatoimijalla valmius säilyttää asiakirjatietoja sähköisesti Kansallisarkiston voimassa olevien määräysten ja ohjeiden mukaan. Pysyvään säilytykseen määrätyt kuntien ympäristöterveydenhuollon syntysähköiset asiakirjatiedot säilytetään (arkistoidaan) yksinomaan digitaalisessa muodossa, jos ne ja niiden metatiedot ovat pitkäaikaissäilytykseen soveltuvassa muodossa (SÄHKE2-määräyksen noudattaminen) tai jos ne ovat sellaiseen muotoon muunnettavissa Kansallisarkiston antamien ohjeiden mukaisesti.

Mikäli kuntatoimijalla ei ole ollut tai ei ole vielä edellytyksiä säilyttää pysyvään säilytykseen määrättyjä syntysähköisiä asiakirjatietoja todistusvoimaisesti yksinomaan digitaalisessa muodossa, asiakirjat säilytetään myös analogisessa muodossa. Pelkästään analogisessa muodossa olevat pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään analogisesti, jos niitä ei myöhemmin digitoida analogisten ilmentymien hävittämisen mahdollistavien vaatimusten mukaisesti.

Kansallisarkisto antaa kunnille tarkentavaa ohjeistusta sähköisestä arkistoinnista ja digitoinnista.

Kuntaliiton sivuilta löytyy Kansallisarkiston päätökset pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton tekemä taulukko säilytysajoista. Lisätietoja saa erityisasiantuntija Tuula Sepolta ja ympäristöterveydenhuollon erityisasiantuntija Kaisa Mäntyseltä.