Sähköinen allekirjoitus kunnissa – asiakirjaesimerkkejä

Sähköistä allekirjoitusta tulisi nähdä ja kehittää osana kunnan asianhallintaprosessia tai sähköisten asiointipalvelujen tarjoamista kuntalaisille. Uusien prosessien, järjestelmien ja yleisöpalvelujen käyttöönotto vaatii huolellista suunnittelua ja toteutusta. Tähän ei kevään 2020 aikana vallitsevassa koronatilanteessa tietenkään ole aikaa. Siten tällä verkkosivulla käydään ainoastaan läpi sellaisia asiakirjatyyppejä, joissa voidaan nopeallakin aikataululla ottaa käyttöön sähköinen allekirjoitus.

Sähköisen allekirjoituksen yleiset edellytykset

Sinänsä Suomessa varsinaisia allekirjoitusvaatimuksia sisältyy lainsäädäntöön hyvin vähän. Mikäli laissa edellytetään allekirjoittamista, tulee ensin tarkastaa, voiko asiakirjan laatia myös sähköisesti. Jos tämä on mahdollista, tulee seuraavaksi arvioida minkä laatuisen sähköisen allekirjoituksen voidaan käyttää. Lakiin on harvemmin otettu allekirjoituksen laatuvaatimuksia. Silloin asia jää kunnan harkintaan.



Allekirjoituksella pitää pystyä riittävän luotettavalla tavalla osoittamaan myöhemmin allekirjoittajan henkilöllisyys sekä allekirjoittajan tahdonilmaisun muuttumattomuus.

Alla esitellään muutamia kunnissa yleisesti allekirjoitettavia asiakirjatyyppejä ja niiden sääntelyä.

Toimielinten pöytäkirjat ja muut hallintopäätökset

Hallintolaissa (434/2003) (finlex.fi) ei ole säännöstä, joka nimenomaisesti edellyttäisi hallintopäätöksen allekirjoittamista. Päätöksen allekirjoittamisen voidaan kuitenkin katsoa kuuluvan hyvään hallintoon. Allekirjoituksia käytetäänkin ensisijaisesti esittelijän ja päätöksentekijän tunnistamiseen sekä päätöspolun kiistämättömyyden ja eheyden varmistamiseen.

Kuntalain (410/2015) (finlex.fi) 107 §:n mukaan toimielimen kokouksesta ja päätöksistä on laadittava pöytäkirja. Kuntalaissa ei kuitenkaan säädetä pöytäkirjan sisällöstä, vaan kunnan hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset pöytäkirjan sisällöstä, allekirjoittamisesta ja tarkastamisesta.

Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) (finlex.fi) 16 §:n mukaan päätösasiakirja voidaan allekirjoittaa sähköisesti, ellei muussa laissa toisin säädetä. Päätösasiakirjan sähköisille allekirjoituksille asetetaan laissa laadullisia vaatimuksia. Viranomaisen on allekirjoitettava asiakirja joko

1. eIDAS -asetuksessa määritellyllä kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella tai
2. muuten sellaisella tavalla, että asiakirjan alkuperäisyydestä ja eheydestä voidaan varmistautua. Alkuperäisyydellä tarkoitetaan allekirjoittajan henkilöllisyyden tunnistamista ja eheydellä asiakirjan muuttumattomuutta.

Mitä tarkoitetaan kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella?

eIDAS -asetuksessa eli Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EU) N:o 910/2014 (EUR-Lex) sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisiin transaktioihin liittyvistä luottamuspalveluista sisämarkkinoilla ja direktiivin 1999/93/EY kumoamisesta, säädetään jäsenvaltioiden rajat ylittävästä sähköisestä tunnistamisesta, tunnistamisen varmuustasoista sekä luottamuspalveluista. Sähköinen allekirjoituksen luomiseen tarkoitetut palvelut ovat yksi ryhmä asetuksen tarkoittamista luottamuspalveluista.

Sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan eIDAS -asetuksessa sähköisessä muodossa olevaa tietoa,

• joka on liitetty tai joka loogisesti liittyy muuhun sähköisessä muodossa olevaan tietoon ja
•  jota allekirjoittaja käyttää allekirjoittamiseen.

Kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan sähköistä allekirjoitusta, joka täyttää eIDAS -asetuksen 26 artiklassa säädetyt vaatimukset eli:

1. Se liittyy yksilöivästi allekirjoittajaansa.
2. Sillä voidaan yksilöidä allekirjoittaja.
3. Se on luotu käyttäen sähköisen allekirjoituksen luontitietoja, joita allekirjoittaja voi korkealla varmuustasolla käyttää yksinomaisessa valvonnassaan.; sekä
4. Se on liitetty sillä allekirjoitettuun tietoon siten, että tiedon mahdollinen myöhempi muuttaminen voidaan havaita.

Kunnan tulee allekirjoituspalvelua hankkiessaan varmistaa, että allekirjoituspalvelu täyttää sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 16 §:ssä asetettuja laatuvaatimuksia.

Hankintasopimukset

Hankintalaki (1397/2016) (finlex.fi) edellyttää, että kunta hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tekee kirjallisen hankintasopimuksen (hankinnat.fi). Hankintasopimus syntyy hankintayksikön ja tarjoajan nimenomaisella tahdonilmaisulla, ja tapahtuu kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisella. Hankintalaki ei estä sähköisten hankintasopimusten ja allekirjoitusten käyttöä.  Myös hankintalain soveltamisalan ulkopuolella olevissa pienhankinnoissa on suositeltava tehdä toimittajan kanssa kirjallinen sopimus hankittavasta kokonaisuudesta. Pienhankintasopimus voidaan tehdä sähköisesti sähköisin allekirjoituksin.

Kunnan tilinpäätös

Tilinpäätös tulee allekirjoittaa. Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston tilinpäätöstä ja toimintakertomusta koskevan yleisohjeen mukaan kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätös voidaan allekirjoittaa myös sähköisesti. Kirjanpitolautakunta suosittelee lausunnossaan KILA 1899/2012, että allekirjoittaja tunnistetaan vahvasti allekirjoittamisen yhteydessä. Vahvoja sähköisiä tunnistuskeinoja ovat pankkien verkkopankkitunnukset, teleyritysten mobiilivarmenteet, Digi- ja väestötietoviraston kansalaisvarmenne poliisin myöntämällä henkilökortilla ja eräät muut tunnistusvarmenteet sekä erilaisilla organisaatiokorteilla rekisteröidyt tunnistuspalvelut.

Kiinteistöjen kauppakirjat ja maanvuokrasopimukset

Maakaaren (540/1195) (finlex.fi) mukaan myyjän ja ostajan tai heidän asiamiehensä on allekirjoitettava kiinteistön kauppakirja. Kiinteistön kauppakirja voidaan maakaaren mukaan tehdä myös sähköisesti.  Silloin kauppakirjat tulee allekirjoittaa Maanmittauslaitoksen ylläpitämässä verkkopalvelussa Kiinteistövaihdannan palvelu (KVP). Kauppakirjan allekirjoitus muussa palvelussa ei käy.

KVP:ssa ei käytetä kaupanvahvistajaa, vaan järjestelmä valvoo, että kauppakirjan sisältö vastaa lain vaatimuksia. Verkkopalvelussa voi sekä luonnostella että allekirjoittaa kiinteistön kauppakirjan, lahjakirjan, vaihtokirjan sekä kaupan esisopimuksen. KVP:ssa voidaan allekirjoittaa myös sähköisiä maanvuokrasopimuksia.

Kuntakäyttäjät tarvitsevat palvelun hyödyntämiseen kirjallisen yleisvaltakirjan nimenkirjoitusoikeuden tarkistamiseksi. Yleisvaltakirjamalleja on saatavissa KVP:n palvelussa.

Työsopimukset

Työsopimuslain (55/2001) (finlex.fi) 3 §:n mukaan työsopimus voidaan tehdä suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti. Laki mahdollistaa siten sähköisen allekirjoituksenkin. Laissa ei aseta sähköiselle allekirjoitukselle laatuvaatimuksia vaan asia on kunnan harkinnassa.

Aiheesta lisää

Kuntaliiton verkkopalvelussa

Asiakirjahallinto ja arkistointi

Asiantuntijasivu

 

Muualla verkossa

Sähköinen allekirjoitus - nopea ja luotettava tapa varmentaa asiakirjoja

Suomi-digi. 7.4.2020