Muutoksia huoltajatietojen ilmoittamisessa väestötietojärjestelmään - muutos koskee kaikkia kuntia 

Huoltajatietojen tietosisältöihin ja koodituksiin on tulossa muutoksia, minkä lisäksi tietojen ilmoittamisessa on tullut uudestaan mahdolliseksi hyödyntää rajapintoja. Tämä vaikuttaa erityisesti lastenvalvojien työhön, sekä muiden henkilöiden työhön, jotka käsittelevät työssään lasten huoltajatietoja ja vastaavat niiden siirtämisestä kunnasta väestötietojärjestelmään. 

Kunnassa tulee varmistaa, että oikeat henkilöt kunnassa tietävät muutoksesta ja tarvittaessa vievät tarvittavia tietoteknisiä muutoksia eteenpäin. Esimerkiksi tietojen siirtäminen rajapintojen kautta ei toteudu itsestään, vaan edellyttää kunnalta rekisteröitymistä sekä rajapintaratkaisujen käyttöönottoa kunnan käyttämissä tietojärjestelmissä. Asia koskee paitsi lastenvalvojia, mahdollisesti myös tietohallintoa. 

Nämä muutokset tuovat korjausta tilanteeseen, jossa viime vuonna huoltajatietojen ilmoittaminen muuttui käytännössä manuaaliseksi osittain uudistetun ”Laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta” tullessa voimaan 1.12.2019 ja samanaikaisesti maistraattien yhdistyessä väestörekisterikeskukseen (nykyinen DVV). Tuolloin kunnissa jouduttiin siirtymään lapsen tietojen siirtämisessä manuaaliseen työhön, mikä on kuormittanut kuntia Kuntaliiton laskelmien mukaan noin 13 henkilötyövuoden verran.

Uudet päivitykset koodituksiin ja myös mahdollisuus ilmoittaa tietoja väestötietojärjestelmään rajapintojen kautta tuovat takaisin mahdollisuuden automaattiseen tietojen ilmoittamiseen kuntien järjestelmistä suoraan Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämään väestötietojärjestelmään. Ohjeet tähän löytyvät tämän jutun lopusta ja tarkemmin DVV:n tiedotteista ja verkkosivuilta. 

Muutokset koodeihin 

Digi- ja väestötietovirasto (DVV) kertoi uutiskirjeessään 23.10.2020 väestötietojärjestelmän tietorakenteen uudistumisesta 2.11 alkaen. Muutoksen myötä on mahdollista ilmoittaa entistä tarkempaa, kooditettua tietoa siitä, mitä lapsen huollosta on sovittu. Uusi kooditettu tieto kertoo digitaalisesti hyödynnettävällä tavalla, mikäli lapsen huoltoon kuuluvia tehtäviä on jaettu tai huollosta erotetulle vanhemmalle tai muulle henkilölle on annettu tietojensaantioikeus.

Uudistuksen pyrkimyksenä on helpottaa tulevaisuudessa huoltajan lapsen puolesta asiointia sähköisesti eri yhteiskunnan palveluissa.

Käyttöönotettavat kooditetut tiedot koskevat seuraavia lapsen huoltoon liittyviä asioita:

• päätösoikeudet (mm. nimiasiat, passi yms., sote-palvelut, asuminen, koulutus, muut)
• tiedonsaantioikeudet (joko kaikki, tai: sote, koulutus)

Uudet huollon sisällön koodit ovat käytössä HuoltoWeb-suorakäyttöliittymässä järjestelmäpäivityksen jälkeen 2.11.2020 alkaen. HuoltoWeb-käyttöliittymä on kuntien lastenvalvojien, tuomioistuimien ja Digi- ja väestötietoviraston viranomaiskäyttöön luotu maksuton sovellus, joka on tarkoitettu alaikäisen lapsen huoltotietojen ilmoittamiseen väestötietojärjestelmään.

HuoltoWeb-suorakäyttöliittymä on organisaatioilmoittajien käytössä sähköisen ilmoittamisen menetelmänä siihen saakka, kunnes sähköinen huoltotietojen ilmoittaminen rajapinnan kautta väestötietojärjestelmään käynnistyy organisaatioiden omien järjestelmien avulla. 

Huoltotietojen ilmoittamisen tukisivut löytyvät DVV:ltä "Huoltotietojen ilmoittaminen väestötietojärjestelmään."

Skype-klinikoita tietojen ilmoittajille marraskuussa 2020 

Digi- ja väestötietovirasto järjestää tietojen ilmoittajille marraskuun aikana koodituksen käytön aloittamisen helpottamiseksi neljä avointa Skype-klinikkaa. Tarkemmat tiedot löytyvät DVV:n uutiskirjeestä.

Rajapintojen hyödyntäminen huoltajatietojen ilmoittamisessa 

Heinäkuussa DVV on tiedottanut siitä, että huoltotietojen ilmoittaminen väestötietojärjestelmään on taas mahdollista rajapintoja hyödyntäen. Ilmoittamista varten on haettava ilmoituslupa, jonka hakemiseen löytyy ohje DVV:n tiedotteesta 14.7.2020 ja DVV:n huoltotietojen ilmoittaminen -verkkosivuilta.

Kun lupahakemus on tehty ja se on hyväksytty, kunta voi olla yhteydessä omaan järjestelmätoimittajaanne käyttöönoton aloittamiseksi.