Kuntaliitolta uusi säilytysaikaohjeistus ympäristönsuojelulle

Kuntaliitto on valmistellut yhteistyössä asiantuntijoiden kanssa ympäristönsuojelun uutta säilytysaikaohjeistusta. Ohjeistus sisältää sekä Kansallisarkiston määräykset pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista tai asiakirjatiedoista että Kuntaliiton suositukset määräaikaisten tietojen vähimmäissäilytysajoiksi. Säilytysaikoja sovelletaan takautuvasti 1.3.2000 kertyneisiin asiakirjatietoihin.

Säilytysaikaohjeistus tullaan viemään Kuntaliiton kunnallisten asiakirjojen säilytysajat tietokantaan kevään 2020 aikana.

Ohjeistus perustuu kansallisarkiston päätökseen 3.2.2020 pysyvästi säilytettävistä kuntien ympäristönsuojelun asiakirjatiedoista. Annettu päätös täydentää Kansallisarkiston aiempaa vuonna 2002 annettua päätöstä. Kansallisarkiston esityksessä ei oteta kantaa asiakirjojen säilytysmuotoon, koska edelleen ympäristönsuojelussa kertyy sekä analogista että sähköistä aineistoa.

Kansallisarkiston päätöksen mukaan pysyvään säilytykseen määrättyjä syntysähköisiä asiakirjoja ja tietoja voidaan säilyttää digitaalisessa tai analogisessa muodossa riippuen kuntatoimijan valmiudesta. Syntysähköisten aineistojen pysyvä säilytys pelkästään digitaalisessa muodossa edellyttää sitä, että tiedot ovat pitkäaikaissäilytykseen soveltuvassa muodossa metatietoineen tai ovat sellaiseen muotoon muunnettavissa Kansallisarkiston antamien ohjeiden mukaisesti. Mikäli kunnalla ei ole valmiuksia säilyttää tietoja pitkäaikaissäilytykseen soveltuvassa muodossa todistusvoimaisesti, säilytetään asiakirjat pysyvästi myös analogisessa muodossa.

Kuntaliiton sivuilta löytyy Kansallisarkiston päätökset pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton tekemä taulukko säilytysajoista. Lisätietoja saa erityisasiantuntija Tuula Sepolta ja ympäristöpäällikkö Miira Riipiseltä.