Tietoaineistojen hallinta on järjestettävä jo sote-uudistuksen alkuvaiheessa 

Edellisen hallituksen maakunta- ja sote-uudistuksessa (2015-2019) 18 maakunnalle olisi siirtynyt useita tehtäviä muilta viranomaisilta kuten kunnilta, sairaanhoitopiireiltä, elinkeino- liikenne- ja ympäristökeskuksilta ja TE-toimistoilta. Tehtävien siirto edellytti sitä, että myös tehtäviin liittyvän tiedonhallinnan ja asiakirjasiirtojen ohjeistuksen suunnittelu aloitettiin ennakoivasti. 

Tätä tarkoitusta varten valtiovarainministeriö organisoi Maakuntatieto-ohjelmansa alle kaksi projektia, joihin osallistui myös kuntien ja Kuntaliiton edustajia:  

• Maakunnille siirtyvien tietoaineistojen ohjeistuksen laadinta -projekti (Siirto-ohjeistus) ja 
• Maakuntien tiedonohjaussuunnitelma (MAKU-TOS) -projekti.  

 Päättyneellä hallituskaudella maakunta- ja sote-uudistus ei toteutunut, mutta sosiaali- ja terveyspalvelujen uudistamisen tarve ei kadonnut. Tukena nykyisen hallituksen sote-uudistuksen valmisteluun toimivat näiden projektien tuotokset, jotka on julkaistu yhteentoimiva.suomi.fi- ja avoindata.fi-verkkosivustoilla. 

Ennakointi, suunnittelu ja yhteistyö 

Siirto-ohjeistus-projektia koordinoi Kansallisarkisto, joka kartoitti siirtyviin tehtäviin liittyvien tietoaineistojen ja paperiasiakirjojen määrää ja mietti ratkaisuja esimerkiksi tiedon käytettävyyden, tietopalvelun ja asiakirjojen digitoinnin kysymyksiin.  

Aineistokartoituksista on suoraan hyötyä Antti Rinteen hallituksen alkamassa olevassa sote-uudistuksessa, koska aineistoista on nyt olemassa runsaasti pohjatietoja, jota voidaan hyödyntää jatkovalmistelussa. Myös projektissa tehdyistä tärkeistä havainnoista on hyvä ottaa oppia: Tietoaineistojen hallinta tulee huomioida heti lainsäädännön uudistamisen alkuvaiheessa sisältökysymysten rinnalla, ja organisaatiorajat ylittävä yhteistyö on välttämätöntä. 

Ennakoinnin, suunnittelun ja yhteistyön merkitys korostuu etenkin, kun on kyse palveluista, joihin kuuluvat valtavan laajat tietoaineistot: Sosiaali- ja terveydenhuollon aineistoja on analogisessa muodossa eli esimerkiksi paperiasiakirjoina yli 400 hyllykilometriä. Yhtenä projektin jatkotoimenpide-ehdotuksena onkin laajamittaisen, alueittain keskitetyn ja valtakunnallisesti ohjatun digitointiprojektin käynnistäminen, mikä hyödyttäisi merkittävästi sote-uudistuksen toteuttamista. 

MAKU-TOS ja maakuntien tiedonohjauksen hallintamalli 

MAKU-TOS -projekti perustettiin yhteisen tiedonohjaussuunnitelman laatimiseksi maakunnille, jotka olisivat saaneet lukuisia tehtäviä muilta organisaatioilta. Tiedonohjaussuunnitelmasta oli valmistunut tehtäväluokitus ja hiukan keskeneräiseksi jäänyt tiedonohjauksen hallintamalli, kun hallitus lakkautti uudistuksen maaliskuussa 2019. Näitä projektin tuotoksia voivat hyödyntää useat julkishallinnon organisaatiot. 

Esimerkiksi tiedonohjauksen hallintamallissa projekti huomioi toimintaprosessit, tietovarannot, tietoaineistot ja tietojärjestelmät, sekä tiedonohjauksen kehittämisen siihen tapaan kuin 1.1.2020 voimaantuleva tiedonhallintalaki edellyttää. Tämä onkin yksi malli kuvata konkreettisemmin sitä millaisia osioita tiedonhallintalain mukaiseen tiedonhallintamalliin voi kuulua.  

Mikäli hallitus jatkaa sote-uudistuksen valmistelua maakuntalähtöisesti, ovat myös tehtäväluokitus ja tietomalli jo valmiina maakuntien yhtenäisen tiedonhallinnan tueksi. 

Kuntaliiton ja Kuntatyönantajien edustajat ovat mukana sosiaali- ja terveysministeriön juuri asettamissa Antti Rinteen hallituksen sote-uudistusta valmistelevissa ensimmäisissä työryhmissä.  

Faktalaatikko: 

• Tiedonhallinta ja tietoaineistojen määrä ja muoto on huomioitava heti lainsäädännön uudistamisen alkuvaiheessa sisältökysymysten rinnalla - Näin turvataan toiminnan jatkuvuus, vältetään päällekkäistä työtä ja säästetään rahaa. 
• Etenkin niin laajoissa hankkeissa kuin sosiaali- ja terveyspalveluiden uudistus, ennakointi ja organisaatiorajat ylittävä yhteistyö on välttämätöntä 
• Siirto-ohjeistusprojektin aineistokartoituksista on suoraan hyötyä alkamassa olevalla uudistuskierroksella, koska aineistoista on nyt olemassa runsaasti pohjatietoja, jota voidaan hyödyntää jatkovalmistelussa.
• Laajamittaisen, alueittain keskitetyn ja valtakunnallisesti ohjatun digitointiprojektin käynnistäminen hyödyttäisi merkittävästi sote-uudistuksen toteuttamista. 
• MAKU-TOS -projektin tuotoksia voivat hyödyntää julkishallinnon organisaatiot soveltuvin osin malleina ja esimerkkeinä tiedonhallinnan kuvauksia laatiessaan, koska niissä on huomioitu 1.1.2020 voimaantulevan tiedonhallintalain vaatimukset 
• Mikäli hallitus jatkaa sote-uudistuksen valmistelua maakuntalähtöisesti, ovat myös tehtäväluokitus ja tietomalli jo valmiina maakuntien yhtenäisen tiedonhallinnan tueksi. 
  
   

Linkkejä 

• Siirto-ohjeistus -projektin loppuraportti ja aineistokartoitusten yhteenvedot on julkaistu Kansallisarkiston verkkosivustolla.
• MAKU-TOS -projektin tuotokset ovat saatavilla yhteentoimiva.suomi.fi- ja avoindata.fi-verkkosivustolla: 
  • Tiedonohjaussuunnitelman tietomalli  
  • Tehtäväluokitus  
  • Tiedonohjauksen hallintamalli  
• Lisätietoa Maakuntatieto-ohjelmasta (päättynyt 30.6.2019):