Rekisteröidyn tarkastuspyyntö evättiin; tuleeko asiasta tehdä hallintopäätös?

Euroopan yleisessä tietosuoja-asetuksessa on säädetty rekisteröidyn oikeuksista. Riippuen tilanteesta rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä,
• saada pääsy tietoihin (ns. tarkastusoikeus),
• oikaista tietoja,
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi,
• rajoittaa tietojen käsittelyä,
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen,
• vastustaa tietojen käsittelyä ja
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Kunnan viranomaisen tulee rekisterinpitäjänä huolehtia näiden oikeuksien toteuttamisesta. Asetuksessa ja tietosuojalaissa on säädetty tarkemmin kunkin oikeuden toteuttamisen yksityiskohdista ja menettelytavoista. Kaikkien oikeuksien kohdalla kunnan on rekisterinpitäjänä noudatettava samoja menettelytapoja rekisteröidyn pyynnön vastaanotettuaan.

Kuinka nopeasti rekisteröidyn pyyntöön on vastattava?

Kunnan tulee vastata rekisteröidyn pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä, mutta viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Vastauksessa on kerrottava toimenpiteistä, joihin on pyynnön seurauksena ryhdytty.

Jos pyyntöjä on monta tai ne ovat monimutkaisia, kunta voi ilmoittaa vastauksessaan, että se tarvitsee niiden käsittelyyn enemmän aikaa. Tällöin määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Määräajan jatkaminen on perusteltava.

Entä jos kieltäydymme rekisteröidyn pyynnöstä?

Kaikkia rekisteröidyn oikeuksia ei ainavoida toteuttaa. Rekisteröidyn pyyntöön poistaa häntä koskevat tiedot ei voida suostua esimerkiksi silloin kun kunta on kerännyt ko. tiedot lakisääteisen tehtävän suorittamista varten. Rekisteröidyn tarkastuspyyntöön ei voida kaikilta osin suostua, koska tiedon antaminen voisi aiheuttaa vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle.

Jos kunta kieltäytyy rekisteröidyn pyynnöstä, sen on ilmoitettava siitä rekisteröidylle viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Kieltäytyminen on perusteltava ja siihen on oltava lailliset perusteet. Jos kieltäytymisperuste koskee vain osaa tiedoista, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot.

Tietosuojavaltuutettu on kansallinen valvontaviranomainen tietosuoja-asioissa

Kieltäytymisen yhteydessä rekisteröidylle on kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle sekä käyttää muita oikeussuojakeinojaan. Tietosuojalain esitöiden mukaan asetus ei rajoita rekisteröidyn mahdollisuuksia muutoksenhaun yhteydessä kääntyä myös muiden tahojen kuin tietosuojavaltuutetun puoleen. Jos rekisterinpitäjä on viranomainen, rekisteröity voi valittaa viranomaisen rekisterinpitäjänä tekemästä hallintopäätöksestä hallinto-oikeuteen. Tämä kuitenkin edellyttää sitä, että kieltäytymisestä on tehty hallintopäätös.

Koska tietosuojavaltuutettu on tietosuoja-asioissa ensisijainen valvova viranomainen, näissä asioissa on tarkoituksenmukaista kääntyä tietosuojavaltuutetun puoleen. Tietosuojalain mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

Kuntaliitto suositus on, että rekisteröidylle voi hänen niin pyytäessä antaa asiasta hallintopäätöksen, jossa valitusosoitus hallinto-oikeudelle.